SIIGO WINDOWS. Parámetros Flujo de Caja. Cartilla

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1 SIIGO WINDOWS Parámetros Flujo de Caja Cartilla

2 I Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Parámetros? 3. Qué son Parámetros de Flujo de Caja? 4. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir para Generar el Flujo de Caja? 4.1 CREACION DE CAJAS Qué son Cajas? Cuál es la Ruta para Crear Cajas? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Cajas? 4.2 CREACION DE BANCOS Qué son Bancos? Cuál es la Ruta para Crear Bancos? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Bancos? 4.3 DEFINICION CONCEPTOS DE COBRO Qué son Conceptos de Cobro? Cuál es la Ruta para Crear Conceptos de Cobro? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Conceptos de Cobro? 4.4 DEFINICION CONCEPTOS DE PAGO Qué son Conceptos de Pago? Cuál es la Ruta para Crear Conceptos de Pago? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Conceptos de Pago?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica cada uno de los parámetros generales que son necesarios definir en el software para el correcto funcionamiento y generación del flujo de caja en el modulo de Tesorería

4 PARAMETROS FLUJO DE CAJA Qué son Parámetros? Un parámetro es una condición o un dato que se toma como necesario para analizar, ejecutar un proceso o valorar una situación. A partir de los parámetros definidos en una base de datos se realiza una estandarización de la información que se ingresa al sistema. De esta forma, es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener resultados fiables. Qué son Parámetros de Flujo de Caja? Un parámetro de flujo de caja es un dato o agrupación de datos que son necesarios por no decir obligatorios definir en el sistema para la correcta generación de un informe detallando el estado de efectivo de la empresa, el cual tendrá en cuenta las cajas, bancos y los conceptos tanto de cobro como de pago Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir para Generar el Flujo de Caja? Los parámetros que se deben definir en el sistema para la correcta generación del flujo de caja son: a. Creación de Cajas b. Creación de Bancos c. Definir Conceptos de Cobro d. Definir Conceptos de Pago Los cuales se describen a continuación: Qué son Cajas? CREACION DE CAJAS En esta opción se deben parametrizar cada una de las cajas que maneja la empresa y se requieren tener en cuenta para generar el flujo de efectivo, a su vez permite enlazar el documento contable en donde se contabilizarán los pagos realizados en la programación de pagos en efectivo de manera automática. Cuál es la Ruta para Crear Cajas? La ruta para crear las cajas en el Flujo de caja es: Tesorería Flujo de Caja - Parámetros Definición de Cajas

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Cajas? Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana: Los datos que allí se deben diligenciar son: Código: Se pueden crear hasta (999) cajas y corresponde a un digito consecutivo que asigna la empresa para la identificación de la caja.

6 Descripción: Es un nombre que identifica cada una de las cajas creadas; el cual aparecerá en el informe de flujo de caja. Cuenta: En esta casilla se debe registrar el código de la cuenta contable asignada en el P.U.C para la caja, la cual aparecerá en el informe el flujo de caja. Para incluir este código se puede digitar el código, realizar la búsqueda con las teclas de función F2 F3 o con el icono de los binoculares o crear la cuenta con el icono búsqueda que se habilita al momento de hacer la Estado: (Activo Inactivo) El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada o no en el informe de flujo de caja. Documento: El sistema habilita un recuadro con un listado de documentos:

7 Allí se debe seleccionar el documento con el cual se realizará la contabilización de la programación de pagos en efectivo, para esto se recomienda utilizar el documento Tipo L (otros). El documento que aquí se asigne debe estar previamente definido en el modulo de contabilidad Cargos y Descuentos: Luego se habilita una nueva ventana:

8 En este recuadro el sistema permite parametrizar cuentas contables adicionales utilizadas para aplicar descuentos y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar. Se pueden ingresar hasta cinco cargos y cinco descuentos; en ellos se registrara la contabilización de forma automática en el momento de realizar la programación de pagos. Allí el sistema solicita los siguientes datos: Descripción: Nombre que se le asigna a un cargo y/o descuento Cuenta contable: Corresponde al código de la cuenta en la cual se contabilizara el valor del cargo o descuento, se puede realizar la búsqueda con las teclas de función F2 o F3 o con el icono de los binoculares Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Se debe asignar el porcentaje que se aplicara a la base de cálculo. Primero se parametrizan los cargos, una vez registrada la información con el ícono de la bandera o la tecla de función F1 se graba; a continuación el sistema permite iniciar la creación de los descuentos.

9 Ejemplo: Crear una caja del área administrativa, asignado la cuenta contable de Caja General, un documento Tipo L y un descuento comercial

10 CREACION DE BANCOS Qué son Bancos? A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos con los cuales la empresa tiene relaciones comerciales, se utilizan para el manejo del efectivo y los bancos de los proveedores para el pago a los mismos y que el sistema tiene en cuenta para generar el flujo de efectivo; a su vez permite enlazar el documento contable en donde se contabilizara el pago realizado en la programación de pagos de manera automática. Cuál es la Ruta para Crear Bancos? La ruta para crear los bancos del Flujo de caja es: Tesorería Flujo de Caja - Parámetros Definición de Bancos Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Bancos? Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

11 Los datos que se deben diligenciar son: Código: Se pueden crear hasta (999) bancos y corresponde a un digito consecutivo que asigna la empresa para la identificación del banco Se recomienda asignar el mismo código establecido por la Superintendencia Bancaria a cada una de las entidades financieras Nombre: Se digita el nombre del banco que se está creando, el cual aparecerá en el informe de flujo de caja. Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si la empresa tiene cuenta corriente o de ahorros con el banco que se está creando y se quiere tener en cuenta en el flujo de efectivo. En caso contrario se asumirá que el banco pertenece a un proveedor. Cuenta Contable: En esta casilla se debe registrar el código de la cuenta contable asignada en el P.U.C para el banco, la cual aparecerá en el informe el flujo de caja. Para incluir este código se puede digitar el código, realizar la búsqueda con las teclas de función F2 F3 o con el icono de los binoculares

12 o crear la cuenta con el icono hacer la búsqueda que se habilita al momento de Si no se marca el campo Maneja Banco para la empresa, es decir, que el banco es de un proveedor este campo no se habilitara Documento: Se debe seleccionar entre los documentos Tipo G (Egreso) ó Tipo L (otros), en el se realizará la contabilización de la programación de pagos en cheque o pago electrónico que se realiza a través del módulo de Tesorería. Si no se marca el campo Maneja Banco para la empresa, es decir, que el banco es de un proveedor este campo no se habilitara Número del Cheque Inicial: Se debe asignar el número del cheque con el cual se iniciara el conteo automático para realizar la Programación de Pagos cuando se realiza pago en cheque. Este digito corresponde al número del consecutivo del cheque que registra la chequera de cada banco en que la empresa tiene cuenta corriente Si no se marca el campo Maneja Banco para la empresa, es decir, que el banco es de un proveedor este campo no se habilitara

13 Estado: (Activo Inactivo) El estado Activo ocasionará que el banco sea relacionado o no en el informe de flujo de caja. Cargos y Descuentos: Luego se habilita una nueva ventana: En ella el sistema permite parametrizar cuentas contables adicionales utilizadas para aplicar descuentos y/o cargos (IVA, retención en la fuente) al valor a pagar. Se pueden ingresar hasta cinco cargos y cinco descuentos; los cuales se contabilizan en el momento de realizar la programación de pagos automáticamente utilizando el cargo o descuento seleccionado. Allí el sistema solicita los siguientes datos: Descripción: Nombre que se le asigna a un cargo y / o descuento Cuenta contable: Corresponde al código de la cuenta en la cual se contabilizara el valor del cargo o descuento, se puede realizar la búsqueda con las teclas de función F2 o F3 o con el icono de los binoculares. Porcentaje del cargo y / o descuento a aplicar. Se debe asignar el porcentaje que se aplicara a la base de cálculo. Primero se parametrizan los cargos, una vez registrada la información con el ícono de la bandera o la tecla de función F1 se graba; a continuación el sistema permite iniciar la creación de los descuentos.

14 Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los proveedores por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se marca este campo para los bancos que maneja la empresa. Cuando se marca esta opción el sistema habilita los campos de parte inferior de la ventana donde se parametrizan los siguientes campos: Código Interno: Es el código asignado al banco por la Superintendencia Bancaria a las entidades financieras. Oficina: Corresponde al código de la oficina del banco donde se tiene la cuenta bancaria; estos son asignados por las Entidades Bancarias y es un campo de carácter informativo. Tipo de Cuenta: Seleccionar si es de Ahorros o Corriente. Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta bancaria asignada por el banco a la empresa. Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico y este debe ser suministrado por el banco. Nombre del Titular: Se digita el nombre del responsable o titular de la cuenta bancaria, generalmente es la empresa. Identificación del Titular: Se digita el numero de Nit o de Cedula del responsable o titular de la cuenta bancaria.

15 País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente parametrizados. Genera Archivo: Detallado: Al seleccionar esta opción el programa genera el archivo del pago electrónico detallando documento por documento y el valor de cada una de ellos por proveedor. Agrupado Al seleccionar esta opción el programa genera el archivo del pago electrónico con el detalle de las facturas por proveedor, pero únicamente muestra un valor que corresponde a la sumatoria de todas las facturas. Corporación: Se selecciona la descripción corta o abreviatura definidas en el programa a cada banco. Con la tecla de función F2 se puede realizar la consulta del listado de bancos que contiene el software. Aplicación: En esta opción se digita como se va a realizar el pago electrónico a través de la cuenta bancaria. El sistema permite seleccionar si el pago que realizara el banco será: Inmediato (I) Al medio día (M) En la noche (N) Transacciones: Seleccionar el concepto más usual para realizar la transacción electrónica. El sistema despliega una serie de conceptos definidos en el software. Los conceptos que habilita el sistema son: 220 Pago a Proveedores 225 Pago de Nomina 238 Pago de Terceros 720 Cuenta Mundial Proveedores 725 Cuenta Mundial Nomina 738 Cuenta Mundial Terceros Ejemplos. 1. Se crea un Banco que será asignado a un proveedor

16 2. Se crea un banco en el cual la empresa tiene cuenta corriente

17 DEFINICION CONCEPTOS DE COBRO Qué son Conceptos de Cobro? Son aquellos conceptos de ingresos que no están contabilizados y que se deben o se quieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de caja. Cuál es la Ruta para Crear Conceptos de Cobro? La ruta para crear los bancos del Flujo de caja es: Tesorería Flujo de Caja - Parámetros Conceptos de Cobro Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Conceptos de Cobro? Al momento de ingresar a esta opción, se habilita la siguiente ventana:

18 Código: El programa permite crear hasta 999 conceptos y corresponde a un numero o consecutivo que maneja el programa para identificar el concepto de cobro creado. Nombre: Descripción del concepto de cobro. Estado: (Activo Inactivo) El estar activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo de Caja, de lo contrario no aparecerá. DEFINICION CONCEPTOS DE PAGO Qué son Conceptos de Pago? Son aquellos conceptos de erogaciones o pagos que debe realizar la empresa y los cuales no se encuentran contabilizados, pero se deben o requieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de Caja. Cuál es la Ruta para Crear Conceptos de Pago? La ruta para crear los bancos del Flujo de caja es: Tesorería Flujo de Caja - Parámetros Conceptos de Pago

19 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Conceptos de Pago? Al momento de ingresar a esta opción, se habilita la siguiente ventana: Código: El programa permite crear hasta 999 conceptos y corresponde a un numero o consecutivo que maneja el programa para identificar el concepto de pago creado. Nombre: Descripción del concepto de pago. Estado: (Activo Inactivo) El estar activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo de Caja, de lo contrario no aparecerá.