PAGO DE EROGACIONES DIVERSAS DE GOBIERNO DEL ESTADO

Transcripción

1 PAGO DE EROGACIONES DIVERSAS DE GOBIERNO DEL ESTADO OBJETIVO Poner a disposición de los beneficiarios, el importe que cubra las obligaciones de pago contraídas por las distintas Dependencias de Gobierno del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN Previa elaboración del cheque, el personal de las oficinas de pagaduría deberán cerciorarse de que la póliza cheque cuente con la firma del servidor público responsable de la elaboración y revisión de la misma. Todos los cheques deberán contar invariablemente con la firma de dos servidores públicos autorizados para tal fin. Los cheques para pago a proveedores con importe de $ 5,. o más, deberán tener plasmado el sello con la leyenda PARA ABONO EN CUENTA DEL BENEFICIARIO. El horario establecido para pagos generales y obra pública es de lunes a viernes de : a : horas, con excepción del pago a proveedores que se realiza los martes y jueves de : a :. Para la entrega de cheques, los beneficiarios deberán presentar credencial de elector u oficial (en el caso de servidores públicos), con copia de oficio de solicitud de pago o contra recibo en caso de pago a proveedores o pago de C.L.C. (Cuenta por liquidar certificada). En caso de que no sea el interesado quien se presente a cobrar, el apoderado deberá presentar carta poder debidamente requisitada y copia de la credencial de elector, tanto del que otorga el poder como de quien lo recibe, las cuales se anexarán a la póliza cheque. Los cheques para pago a proveedores, si no son cobrados en el transcurso de un mes desde su elaboración, serán cancelados, debiendo solicitar su reposición por escrito al Director General de Tesorería. Es responsabilidad del beneficiario del cheque, el uso y destino que se le dé a los recursos recibidos por parte de la Secretaría de Finanzas.

2 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÁREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS / OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. Recibe las pólizas cheque (O/C) con el soporte documental respectivo, de la Dirección de Programación y Presupuesto. Distribuye formato póliza cheque de la siguiente manera: - PÓLIZA Dir. de Contabilidad Original, ª y 2ª copia Ofna. de órdenes de pago ª copia Archivo ª copia 2 Separa las pólizas cheque por cuenta bancaria Conecta con actividad 6 Verifica la disponibilidad financiera para la liberación de recursos. NO CUENTA CON DISPONIBILIDAD FINANCIERA: ÁREA DE TESORERÍA Devuelve las pólizas cheque a las cajas para su trámite posterior. Conecta con actividad 2. SI CUENTA CON DISPONIBILIDAD FINANCIERA: 5 Valida y devuelve las pólizas cheque a las cajas para la elaboración de los cheques. 6 Asigna un cheque a cada póliza cheque y procede a la elaboración de los mismos. -

3 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÁREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS / OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. 7 Revisa que los cheques hayan sido elaborados de acuerdo con el importe de la póliza cheque y cuenta bancaria correspondiente. - - NO SE ELABORARON CORRECTAMENTE: 8 Los devuelve a la cajera para su corrección. PRINCIPAL Conecta con actividad 6. SE ELABORARON CORRECTAMENTE: 9 Recaba firma en los cheques de los funcionarios autorizados. - Recibe cheques firmados, los clasifica por cuenta bancaria y resguarda en orden alfabético. NOTA: La caja 2 registra los cheques en libros de diario por cuenta bancaria, mencionando fecha de elaboración, número de cheque, nombre e importe. - - Elabora relación de cheques emitidos (O/C) por cuenta bancaria, enviándolas diariamente a la Dirección de Contabilidad con dos copias de la póliza cheque por cheque emitido, recaba firma de recibido; remite a la Oficina de Ordenes de Pago copia de las pólizas cheque de los cheques emitidos y archiva una copia de la relación y de las póliza cheque - RELACIÓN DE S EMITIDOS. Distribuye la relación de cheques emitidos de la siguiente manera: - PÓLIZA Dirección de Contabilidad Archivo Original ª. copia

4 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ÁREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS / OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 RESPONSABLE ACT. NUMERO DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO O DOCTO. 2 Entrega cheque al beneficiario y/o apoderado al momento que éste se presenta a solicitar su pago y recaba el nombre, firma y fecha de recibido en la póliza cheque. - Elabora relación de cheques pagados (O/C) por cuenta bancaria, enviándolas diariamente a la Dirección de Contabilidad, anexando las pólizas cheque originales y el soporte documental con el sello de pagado, así mismo recaba firma de recibido y archiva una copia. Distribuye la relación de cheques pagados de la siguiente manera: Dirección de Contabilidad Archivo Original ª copia - RELACIÓN DE S PAGADOS. - PÓLIZAS Y SOPORTE DOCUMENTAL. NOTA: La caja 2 registra en el libro diario la fecha en que se realiza el pago del cheque. FIN DE PROCEDIMIENTO ELABORÓ Dirección de Metodología Administrativa L.A.E. José Luís Naya González REVISÓ Dirección de Egresos Lic. Manuel Ahumada Hernández

5 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO AREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS/OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 ÀREA DE TESORERÍA PRINCIPAL INICIO Recibe las pólizas cheque (O/C) con el soporte documental respectivo, de la Dirección de Programación y Presupuesto. 2 2 Separa las póliza cheque por cuenta bancaria:, Verifica la disponibilidad financiera para la liberación de recursos. CUENTA CON DISPONIBILIDAD FINANCIERA? No Devuelve las pólizas cheque a las cajas para su trámite posterior. Si 5 Valida y devuelve las pólizas cheque a las cajas para la elaboración de los cheques. 6 Asigna un cheque a cada póliza cheque y procede a la elaboración de los mismos. A

6 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO AREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS/OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 ÀREA DE TESORERIA PRINCIPAL A Revisa que los cheques hayan sido elaborados de acuerdo con el importe de la póliza cheque y cuenta bancaria correspondiente. 7 2 Los devuelve a la cajera para su corrección. No SE ELABORARON CORRECTAMEN TE? Si 9 Recaba firma en los cheques de los funcionarios autorizados. Recibe cheques firmados, los clasifica por cuenta bancaria y resguarda en orden alfabético. 2 NOTA: La caja 2 registra los cheques en libros de diario por cuenta bancaria, mencionando fecha de elaboración, número de cheque, nombre e importe. B

7 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO AREA: DIRECCIÓN DE EGRESOS DEPARTAMENTO: DE EGRESOS/OFICINAS DE PAGADURÍA CAJA Y 2 ÀREA DE TESORERIA PRINCIPAL B Elabora relación de cheques emitidos (O/C) por cuenta bancaria, enviándolas diariamente a la Dirección de Contabilidad con dos copias de la póliza cheque por cheque emitido, recaba firma de recibido; remite a la Oficina de Ordenes de Pago copia de las pólizas cheque de los cheques emitidos y archiva una copia de la relación y de las pólizas cheque. RELACIÓN S EMITIDOS RELACIÓN DE S EMITIDOS 2 OFICINA DE ORDENES DE PAGO CONTABILIDAD 2 Entrega cheque al beneficiario y/o apoderado al momento que éste se presenta a solicitar su pago y recaba el nombre, firma y fecha de recibido en la póliza cheque RELACIÓN DE S PAGADOS Elabora relación de cheques pagados (O/ C) por cuenta bancaria, enviándolas diariamente a la Dirección de Contabilidad, anexando las pólizas cheque originales y el soporte documental con el sello de pagado, así mismo recaba firma de recibido y archiva una copia. La caja 2 registra en el libro diario la fecha en que se realiza el pago del cheque. RELACIÓN DE S PAGADOS BENEFICIARIO CONTABILIDAD FIN