Registrar, controlar y contabilizar la cancelación y reposición de los cheques emitidos.

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha : 12/08/09 1. PROPÓSITO: Registrar, controlar y contabilizar la cancelación y reposición de los cheques emitidos. 2. ALCANCE: Proveedores, empleados y terceros de la UAEM. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: autoriza la reposición de los cheques. Dirección de Programación y Control Presupuestal emitirá los contra recibos para la entrega de cheques. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE: No aplica 5. POLÍTICAS: La deberá firmar la ficha de salida de efectivo que emita el espacio académico o administrativo para el caso de reposición de cheques cancelados.

2 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO Interesado de Tesorería Dirección de Programación y Control Presupuestal Unidad de Cuentas por Pagar Unidad de Conciliaciones Bancarias INICIO 1 3 Obtiene contra recibo (O) y lo archiva temporalmente en tanto acude al de Tesorería por su cheque. Conecta con paso XXX. Elabora ficha de salida de efectivo (O-1) para hacer la reposición del cheque cancelado temporalmente y envía a la Dirección de Programación y Control Presupuestal. 2 Elabora y emite contra recibo (O-1); turna (1) junto con la ficha de salida en efectivo(o- 1), los cheques cancelados y la relación de cheques (O) a la Unidad de Cuentas por Pagar; el contra-recibo (O) lo envía al interesado y la relación (1) la archiva para su control con la firma de recibido. 4 Registra en una libreta por fechas los números de contra recibos (1) y entrega a la Unidad de Conciliaciones Bancarias junto con contra recibo (1), ficha de salida en efectivo (O-1), cheques cancelados y relación de cheques (O). La libreta la archiva para su control. 6 5 Genera el pasivo de los cheques cancelados y turna los documentos a la Unidad de Cuentas por Pagar. Recibe documentos y realiza la captura en el módulo financiero de cheques, los concentra en un expediente, genera la póliza de cheque por los recursos que le corresponde y turna al Depto de Contabilidad. A

3 de Contabilidad A 7 Recibe documentos y realiza la captura en el módulo financiero de cheques, los concentra en un expediente, genera la póliza cheque (O-2) por los recursos que le corresponde y turna al de Contabilidad. 8 Revisa expediente, autoriza póliza cheque y turna los documentos a la Revisa el expediente, autoriza póliza cheque y turna a la Unidad de Cuentas por Pagar. Elabora relación de trámite (O- 1); turna relación (O) junto con las póliza-cheque (O) al de Tesorería; integra al expediente las póliza cheque (1,2) y relación de trámite (1) con la firma de recibido y envía el expediente al Archivo de la Dirección. B C

4 Dirección de Programación y Control Presupuestal de Tesorería Archivo de la Dirección de Recursos Financieros B C Revisa la relación de trámite (O) así como las póliza cheque; turna al interesado el cheque y archiva para su control la relación (O) junto con el contra recibo (O). 13 Recibe el expediente y lo archiva para su control. Recibe el cheque y lo archiva para su control. INICIO

5 7. GLOSARIO: Cheques cancelados: Anulación de un mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Ficha de salida de efectivo: Formato a través del cual el espacio académico o administrativo solicita una cantidad determinada a la que tiene derecho con base en su presupuesto. 8. ANEXOS: N/A 9. REVISIÓN HISTÓRICA: Número de Revisión Fecha de Revisión 00 12/11/ /08/09 Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del Cambio Primera edición Segunda edición