MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 1 GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA

2 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 2 GLOSARIO Para los efectos del presente procedimiento se entenderá por: COFAA: Comisión de Operación y Fomento de Actividades Académicas Aspirante Docente que solicita una Beca de Estudio COFAA Becario: Profesor a quien se le otorga una Beca de Estudio COFAA hasta la liberación total de la beca por parte del COTEPABE. COTEPABE: Comité Técnico de Prestaciones a Becarios. : Dirección de Especialización Docente e Investigación Científica y Tecnológica Unidades Académicas: Escuelas, Centros y Unidades del Instituto Politécnico Nacional. DAF Dirección de Administración y Finanzas

3 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 3 OBJETIVO Establecer las normas y actividades para la gestión de la Beca de Estudio COFAA, con la finalidad de fortalecer el quehacer académico e impulsar la formación de expertos de alto nivel en aquellas disciplinas que en forma relevante contribuyan al desarrollo económico y social del país, mediante el otorgamiento de becas a profesores de carrera del Instituto Politécnico Nacional, para que éstos realicen estudios de posgrado o especialización en el país o en el extranjero.

4 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 4 MARCO LEGAL Reglamento de Becas de Estudio, Apoyos Económicos y Licencias con Goce de Sueldo del Personal Académico del Instituto Politécnico Nacional. Lineamientos para el Otorgamiento de Becas de Estudio, Apoyos Económicos y Licencias con Goce de Sueldo para el Desarrollo del Personal Académico de Carrera del Instituto Politécnico Nacional.

5 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 5 NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN La COFAA Efectuará el financiamiento para estudios de posgrado, según el presupuesto asignado para este concepto. El COTEPABE: Decidirá sobre el otorgamiento de la beca, tomando en consideración la importancia de los estudios para el IPN, la antigüedad laboral del solicitante y su desempeño académico, además de los requisitos indicados en la convocatoria. Las becas de estudio son otorgadas para realizar estudios de posgrado al personal académico del IPN, dentro del territorio nacional o en el extranjero, podrán complementarse con licencias de goce de sueldo, siempre y cuando estén autorizadas por el COTEPABE. Aspirantes Obtendrán la información necesaria en su Unidad Académica, misma que los postulará ante la. Becarios Se sujetarán a las disposiciones normativas establecidas y al presupuesto asignado. En caso de incumplimiento de las obligaciones adquiridas como becarios, devolverán a la COFAA el importe de la beca otorgada, en un plazo no mayor a 30 días naturales, de acuerdo a la carta compromiso y pagaré firmado por el interesado. Cuando los becarios no puedan cobrar sus cheques, por estar realizando estudios de posgrado en el interior de la república o en el extranjero, éstos deberán expedir cartas poder debidamente validadas por la, para que su facultado pueda recoger los cheques de la beca. Una vez concluidos sus estudios, sin que el profesor tenga ningún problema en cuanto a la beca, el profesor deberá permanecer en su Unidad Académica un tiempo igual al de la duración de la beca.

6 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 6 RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMA O 1. Elabora anteproyecto de presupuesto anual, incluye las metas respectivas y turna documento. Anteproyecto DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 2. Recibe anteproyecto, lo incluye en el proyecto general de presupuesto; lo gestiona y comunica a la la asignación y aprobación en este rubro. Anteproyecto Presupuesto 3. Recibe notificación de asignación de presupuesto aprobado y con base en éste, reprograma, en su caso, sus metas. 4. Elabora y pública en la página WEB de la COFAA la convocatoria para Becas de Estudio COFAA, durante el primer trimestre de cada año. Presupuesto Metas Pagina WEB Convocatoria ASPIRANTE 5. Obtiene los formatos de solicitud en la página WEB de la COFAA, previa entrevista con el personal del Departamento de Becas, recopila la documentación requerida, la cual entrega a su Unidad Académica para que ésta gestione lo que proceda. 6. Recibe de los profesores las solicitudes de beca requisitadas, las ordena, elabora oficios de postulación y los envía a la COFAA anexando la documentación soporte correspondiente. 7. Recibe oficios, solicitudes y documentación soporte y revisa si cumple con los requisitos señalados en la convocatoria. Cumple? Formatos Página Web Solicitud s de postulación Solicitudes s de postulación y soporte.

7 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 7 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O Expediente 8. NO: Elabora oficio de notificación de rechazo, informándole los motivos por los cuales no fue aceptado y devuelve el expediente al interesado y turna para firma. Archiva: - Copia del oficio de postulación. - Formatos de la beca. - de dictamen. 9. Recibe oficio, firma y devuelve al Departamento de Becas para que la envíe a las Unidades Académicas. 10. Recibe oficio de rechazo y expediente y lo entrega al profesor solicitante. Expediente F I N 11. SÍ: Analiza programa académico de trabajo, elabora formatos de propuesta ante el COTEPABE y turna a la anexando expedientes. Programa Formatos Expedientes 12. Recibe formatos de propuesta y los presenta al COTEPABE Formatos COTEPABE 13. Recibe propuesta, la analiza, emite dictámenes, elabora acta de reunión y devuelve a la. 14. Recibe dictamen, instruye lo conducente y turna. Formatos Acta Dictamen Formatos Acta Dictámenes

8 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 8 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O 15. Recibe documentos y analiza los dictámenes. Fueron positivos? NO: Conecta con la actividad # 8. Formatos Acta Dictámenes 16. SI: Elabora oficio de dictamen positivo de aceptación de la beca solicita y turna para firma y envío. 17. Recibe oficio, firma y devuelve al Departamento de Becas para que lo envíe a las Unidades Académicas. - Original.- Al responsable de la Unidad Académica del becario. - 1ª. copia.- Secretaría Ejecutiva - 2ª. copia.- Becario - 3ª. copia.- Archivo 18. Recibe oficio de aceptación (original y copia) y entrega al aspirante. ASPIRANTE 19. Recibe oficio de dictamen positivo, realiza sus estudios y espera su pago. 20. Registra al aspirante como becario y lo incluye en la base de datos. 21. Elabora listado de becarios, resumen y oficio de petición de pago y los turna para su aprobación. 22. Recibe oficio, listado y resumen de becarios, firma y turna para el pago correspondiente. Base de datos Listado Resumen petición. Listado Resumen petición

9 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 9 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DIRECCIÓN DE 23. Recibe listados y resumen de becarios, elabora cheques y los envía con los pagadores habilitados de cada Unidad Académica para su entrega a los becarios. Listado Resumen petición BECARIO 24. Informa semestralmente al Departamento de Becas el avance de sus estudios. Informe 25. Si el becario tiene un retraso en su informe semestral, elabora oficio dirigido al docente, solicitándole justifique su retraso y envíe su informe a la brevedad, turna oficio a la para firma. 26. Recibe oficio, los revisa, autoriza y regresa al Departamento de Becas para su distribución: - Original.- Al responsable de la Unidad Académica del becario. - 1ª. copia.- Becario - 2ª. copia.- Archivo 27. Recibe oficio y solicita al becario el informe requerido. BECARIO 28. Recibe oficio y proporciona el informe requerido y envía a la Unidad Académica. Informe 29. Recibe informe y lo remite mediante oficio al Departamento de Becas. Informe

10 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 10 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 30. Recibe de los becarios el informe semestral del avance de sus estudios y revisa si cumple con el programa académico comprometido. Cumple? FORMA O Informe semestral COTEPABE 31. NO: elabora propuesta al COTEPABE para aplicar sanción económica al becario. 32. Recibe propuesta, analiza y emite dictamen, elabora acta de reunión y envía a la. Propuesta Propuesta Dictamen Acta 33. Recibe dictamen, instruye lo conducente y turna Dictamen 34. Elabora oficio notificando que el becario deberá devolver el monto de la beca por no cumplir con lo establecido y distribuye de la siguiente manera: - Original.- Unidad Académica de adscripción del becario. - 1ª. copia.- Secretaría Ejecutiva. - 2ª. copia.- Departamento Jurídico. - 3ª. copia.- Departamento Contabilidad. - 4ª. copia.- Becario - 5ª. copia.- Archivo 35. Envía expediente original del becario mediante oficio al Departamento Jurídico de la COFAA para la recuperación del apoyo económico. 36. Lo registra en la base de datos y archiva el informe en el expediente respectivo. Expediente Informe F I N

11 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 11 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 37. SI: Revisa base de datos para detectar la fecha de conclusión de los estudios y solicita a los becarios la documentación respectiva, mediante oficio firmado por la. a) Acta de examen de grado, para lo que fue otorgada la beca. b) Constancia de reincorporación a su centro de labores (en su caso). 38. Recibe oficio firmado por la y lo distribuye de la siguiente forma: - Original.- Al responsable de la Unidad Académica del becario. - 1ª. copia.- Becario. - 2ª. copia.- Archivo. 39. Recibe oficio y solicita al becario documentación que avale la conclusión de los estudios. FORMA O Expediente BECARIO 40. Proporciona constancia y la documentación requerida y envía a la Unidad Académica. Constancia 41. Recibe constancia o documentación solicita y la envía mediante oficio. Constancia 42. Recibe oficio y documentación soporte y la analiza. Está correcta? NO: Conecta con la actividad # 34. Constancia

12 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 12 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 43. SI: Registra en la base de datos la constancia de terminación y la anexa al expediente respectivo. 44. Elabora formato de postulación para liberación parcial o total de la beca, según sea el caso y envía al COTEPABE para su dictamen. FORMA O Constancia Formato de postulación COTEPABE 45. Analiza formato y dictamina la liberación parcial o total, según sea el caso y envía a la. Formato de postulación Dictamen 46. Recibe dictamen y turna para lo procedente. Dictamen 47. Elabora oficio informando al profesor de la liberación a la beca, según sea el caso y envía a la. 48. Recibe oficio, firma y regresa al Departamento de Becas, para que lo envíe a la Unidad Académica. 49. Recibe oficio y turna copia al profesor. 50. Solicita, mediante oficio, (al inicio de cada semestre) a la Unidad Académica validen la permanencia académica del profesor y turna para firma. 51. Recibe oficio, firma y regresa al Departamento de Becas para que lo envíe a la Unidad Académica. 52. Recibe oficio y valida la permanencia del becario en el IPN e informa mediante oficio.

13 PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE ESTUDIO COFAA 13 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O 53. Recibe de la Unidad Académica la información del becario, respecto a su situación laboral y analiza si cumple con la permanencia en el Instituto. Cumple? NO: conecta con la actividad # SI: Registra estatus del becario, anexa documentación al expediente respectivo. Programa de actividades Programa de actividades 55. Recibe carta poder, verifica el período de la beca con el Departamento de Becas y si procede, certifica y valida. Carta poder 56. Supervisa el cumplimiento de las metas programadas. F I N

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