PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA (PROC-CB-07)

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1 PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA (PROC-CB-07)

2 Página 2 de 10 PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA 1. Objetivo Determinar cuáles son los cheques girados y no cobrados a la fecha de corte de la cartola recibida; o con los saldos que el banco entrega en su página web 2. Alcances Se inicia por la necesidad de determinar cuáles son los dineros disponibles para que el DAF tenga las herramientas necesarias en la aplicación de los recursos. Termina con la entrega semanal física de ésta. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Cartola DEFINICIÓN Documento emitido por un banco donde entrega el detalle de los movimientos realizados en una cta. cte. Conciliación bancaria Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta corriente contra la cartola emitida por el banco 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del proceso:

3 Página 3 de 10 DAF: Director de Administración y Finanzas. Responsabilidad: Gestionar los recursos financieros con el fin de cancelar a los proveedores que abastecen de material y recursos para el funcionamiento de las actividades de la Corporación Municipal de lo Prado. Otros responsables: Tesorero: confecciona conciliación Administrativo : Entrega cheques emitidos Jefe de personal: entregar un informe con los cheques de sueldos emitidos

4 Página 4 de Flujo de proceso: Conciliación Bancaria

5 Página 5 de 10 Continuación.

6 Página 6 de Actividades del proceso: Conciliación Bancaria Etapa Descripción Evidencia 1 Recepción de información: el administrativo tesorería confecciona los cheques y los entrega al tesorero para su registro.remuneraciones envía por mail a el listado de los cheques girados de sueldos. Listado de cheques girados (Sueldos) Cheque impreso 2 Registro en planilla de conciliación bancaria: El tesorero registra todos los cheques girados, en planillas de conciliación bancaria, correspondientes a cada cuenta corriente, cuyo nombre es número de la cuenta. Los cheques de sueldo se registran en las planillas correspondientes mensuales, especificando el área (salud y educación). Luego se compila la información de todas las planillas anteriores en un archivo llamado saldos cuentas corrientes. 4 Plazo para cobrar un cheque: Cuando un Cheque no es cobrado por algún funcionario o proveedor, sigue registrado en las planillas correspondientes, como pendiente de pago o cheques por pagar, teniendo un plazo de 60 días para ser cobrado. 5 Revalidación del cheque: Si no es cobrado dentro de ese plazo, se puede revalidar el cheque para ser cobrado dentro de otros 60 días posteriores, y así sucesivamente. Esta revalidación se hace firmando al reverso, con dos de las firmas autorizadas, agregando la palabra revalidado y la fecha. 6 Descarga de la cartola del Banco: El encargado de descarga todos los días las cartolas de las cuentas corrientes del Banco; para revisar los cheques han sido cobrados, con el fin de conciliarlos en las planillas de conciliación correspondiente a cada cuenta. Además, se verifican los depósitos o transferencias realizas en dichas cuentas. 7 Saldos Disponibles: Con el fin de determinar los saldos disponibles en cada cuenta; se restan los cargos (cheques emitidos, los cargos por mantención de cuenta u otros). Adicionalmente, se suman los depósitos o transferencias, que entrega el saldo, que debe coincidir el saldo del Banco. Planillas Conciliación bancaria Saldos de cta. Ctes. Cartola Bancaria Conciliación Bancaria del día

7 Página 7 de Saldo Bancario mensual: Se realiza una conciliación mensual. Esto es sumar los cheques por pagar, sueldos líquidos, y los saldos disponibles (cheques girados depósitos) del mes. Y Archiva los documentos Conciliación anual de ctas : una vez al año se realiza el cuadre mensual de cada cuenta 15 Cheques nulos: Si se anula un cheque, se identifica con la palabra NULO cruzado al cheque, luego se registra en la planilla conciliación bancaria, de las cuentas correspondientes. Luego el administrativo de tesorería lo archiva en un libro de cheques nulos, el cual se anilla por cuenta corriente semestralmente. Conciliación bancaria año xx cta yy Libro de cheques nulo 7. Control de registro Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Listado de cheques girados (sueldos) Respaldo digital/pc Of. Adquisiciones Carpeta digital Mis documentos/ Pc Tesorero Of. de Respaldo digital Pc tesorero/escrit orio/archivo Excel con nombre según número de cuenta/mes, Año Permanente No Aplica Cheque impreso Contabilidad Archivador Egresos/Of. de Contabilidad Nº de Egreso Anual Bodega de Archivo de Administració

8 Página 8 de 10 Contabilidad n Planillas Excel Cuentas Corrientes con cheques girados Respaldo digital/pc Of. Adquisiciones Carpeta digital Escritorio/Pc Tesorero Of. de Contabilidad Respaldo digital/pc Of. Adquisiciones Pc tesorero/escrit orio/archivo Excel con nombre según número de cuenta/mes, Año Permanente No Aplica Cartola Bancaria Archivador Cuenta Corriente Nº /Of. de Fecha 2 años Bodega de Archivo General Conciliación Bancaria del día Archivador Informes Diarios/Of. de Fecha 2 años Bodega de Archivo General Libro de cheques nulo Archivo Impreso/Of. de Mes, Fecha, Nº de Cheque 2 años Bodega de Archivo General 8. Indicadores de desempeño DESCRIPCIÓN Entrega información en depto. Personal- Listado de cheques emitidos (día siguiente de pago de remuneraciones) INDICADORES: FORMULA DE CALCULO Cantidad de cheques entregados / cantidad de cheques informados META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO 100% proceso EFICACIA MENSUAL

9 Página 9 de Referencias No hay 10. Anexo No hay 11. Registro de modificaciones Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable 01/03/2013 Responsable del proceso 03/03/2013 Secretario General 03/03/2013 Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Versión inicial Estandarización Resumen de Modificaciones Registro de Modificaciones - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo Revisión y actualización completa del Manual de la Calidad - Modificación del Objetivo y campo de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio

10 Página 10 de Capítulo 2: Descripción de la Corporación Municipal de Lo Prado - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios Objetivos de la calidad Estructura Organizacional- Organigrama 07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.

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