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1 Versión 4.0 Página 1 de OBJETIVO Indicar las actividades requeridas para atender oportunamente las obligaciones contraídas por el ICBF, generando los pagos desde el y las Regionales, dando cumplimiento así a los requisitos establecidos en la reglamentación vigente. ALCANCE: Inicia con la revisión de facturas de servicios públicos, impuestos municipales, sentencias y/o embargos. En algunas oportunidades y como excepción, se pueden tramitar las cuentas de cobro de viáticos, servicios, y honorarios, caso en el cual el procedimiento inicia con la revisión del formato correspondiente a los diferentes tipos de cuenta que maneja el ICBF así. Informe de obligaciones y certificación del supervisor contratos de prestación de servicios personales o Relación de gastos de viajes e informe de cumplimiento de comisión de servicios Certificación pago Contratos, prestación de servicios y Programas diferentes a Honorarios y viáticos El procedimiento de pago descentralizado, es ejecutado por el Genera para aplicar la nómina del ICBF. Finaliza verificando semanalmente que las áreas correspondientes hayan terminado el proceso de pagos.

2 Versión 4.0 Página 2 de DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registros Inicio 1.1 Revisar y aprobar : a) Facturas de servicios públicos, impuestos municipales, sentencias y/o embargos. b) Y en casos excepcionales revisar, aprobar y firmar el formato de : 1 * F1.PR10.MPA1.P2 Certificación pago contratos prestación de servicios y programas diferentes a honorarios y viáticos, dentro del proceso este formato se puede identificar como Certificación de Cumplimiento. o * F1.PR14.MPA.P1 Informe de obligaciones y certificación del supervisor contratos de prestación de servicios dentro del proceso este formato se puede identificar como Certificación de Cumplimiento. o * F3.PR10.MPA1.P2 Relación de gastos de viaje e informe de cumplimiento de comisión de servicio y Supervisor del contrato Comisionados Facturas, Impuestos, Sentencias, Embargos Diligenciamiento F1.PR10.MPA1.P2 F1.PR14.MPA.P1 F3.PR10.MPA1.P2 F2.PR10.MPA1.P2 * F2.PR10.MPA1.P2 Certificación informe de comisión 1.2 Adjuntar los soportes correspondientes a cada uno de los formatos citados en la actividad 1.1, conforme a lo establecido en la Resolución 4272 de F4.PR10.MPA1.P2 Diligenciar el formato Datos requeridos para el Tramite financiero de los pagos a contratistas de servicios personales - Honorarios responsable de tramitar las cuentas de cobro de cada área Diligenciamiento F4.PR10.MPA1.P2

3 Versión 4.0 Página 3 de 12 No Actividad Responsable Registros Diligenciamiento 3 Validar el PAC visando el campo correspondiente en los formatos establecidos. El visado consiste en validar la firma del responsable que se defina para tal fin. responsable del manejo de PAC en el área respectiva F1.PR10.MPA1.P2 F1.PR14.MPA.P1 F3.PR10.MPA1.P2 F2.PR10.MPA1.P2 4 PC Recibir documentos como factura o cuenta de cobro con los soportes y formatos respectivos. Cumple con los requisitos? Si- Continuar con actividad 5 No- Devolver los documentos e informar por o a través de oficio. Continuar con actividad 1 responsable de las áreas de Pagaduría Regional y el Oficio o Correo electrónico 5 PC 5.1 Registrar la Cuenta por Pagar. 5.2 Revisar contra la información de SIIF Nación, el contenido de (F1.PR10.MPA1.P2 o F1.PR14.MPA.P1) Certificación de Cumplimiento y de los soportes entregados para el pago. La cuenta cumple con todos los requisitos de contenido? Sí. Continuar con la actividad 6 No. Devolver los documentos al responsable de su recepción, para envío físico y por correo electrónico, solicitando corrección. Continuar con actividad 4. responsable de funciones de contador en Regionales y (F1.PR10.MPA1.P 2, F1.PR14.MPA.P1) Certificación de cumplimiento Cuenta por pagar de SIIF Nación Correo electrónico Liquidar los descuentos tributarios y de ley en los casos que aplique. 6.2 Generarla Obligación Presupuestal en SIIF Nación responsable funciones de Contador en Regionales y Cuenta por pagar de SIIF Nación Obligación Presupuestal de SIIF Nación

4 Versión 4.0 Página 4 de 12 No Actividad Responsable Registros 7 PC 7.1 Registrar y autorizar en SIIF Nación la Orden de Pago Presupuestal OPP y la OPNP de deducciones, Tipo beneficiario Traspaso a Pagaduría, con medio de pago - Abono a cuenta 7.2 Verificar si las OPP y OPNP de deducciones, recursos nación está en estado pagada OPP y OPNP de deducciones en estado pagada? Si Continuar con actividad 12 No Continuar con actividad 8 responsable de Pagaduría Regional, Grupo financiero sede de la Comprobante Orden de Pago presupuestal Orden de pago no presupuestal de deducciones de SIIF Nación 8 9 PC 8.1 Verificar la razón por la cual la OPP y OPNP de deducciones no se ha pagado 8.2 Contactar telefónicamente o por correo electrónico al grupo de soporte SIIF Nación, para conocer la razón del estado diferente al autorizado o pagado. (Recursos propios y Nación) 8.3 Contactar telefónicamente o por correo electrónico al Grupo de Tesorería para conocer la razón del estado diferente al pagado. (Recursos propios) 8.4 Realizar los ajustes respectivos. Continuar con actividad 7.1 Consultar diariamente el reporte del SIIF Nación de las OPP y OPNP de deducciones, Medio de pago Traspaso a pagaduría, Abono a cuenta OPP y OPNP de deducciones pagada? Si Continuar con actividad 12.1 No- Continuar con actividad 8 está en estado de Pagaduría Regional, Grupo Financiero Sede de la de Pagaduría Regional, Grupo Financiero Sede de la Orden de Pago Correo electrónico Orden de Pago

5 Versión 4.0 Página 5 de 12 No Actividad Responsable Registros 10 PC Consultar diariamente el reporte del SIIF Nación de las Órdenes de Pago No Presupuestal OPNP de deducciones recursos nación, traspaso a pagaduría OPNP de deducciones está en estado pagada? Si Continuar con actividad 12.1 No- Continuar con actividad 8. de Pagaduría Regional y Consulta listado de Órdenes de Pago SIIF Nación Generar el reporte bancario de las cuentas pagadoras regionales para verificar disponibilidad de saldos. Hay disponibilidad de recurso? Si - Continuar con actividad 12. No Consultar el estado de la OPP y OPNP de deducciones para Recursos Nación y continuar con la actividad No. 8. Consultar con el Grupo de Tesorería la asignación de los Recursos Propios Crear y autorizar en SIIF Nación, la Orden de Pago No Presupuestal Extensiva (Tipo Beneficiario Traspaso a pagaduría -Pago giro) Generar y pagar la Orden Bancaria de la (OPNP) extensiva 12.3 Cargar en el portal bancario el archivo que contiene la información de los beneficiarios finales de acuerdo a la estructura requerida por cada entidad financiera. del pagador regional responsable del área de Pagaduría Regionales y responsable del de la (Perfil preparador) Saldos Bancarios vs. Órdenes de Pago. Reporte de Orden de Pago No Presupuestal extensiva Orden Bancaria PAGADA Archivo de pago

6 Versión 4.0 Página 6 de 12 No Actividad Responsable Registros 13 PAGO DE NOMINA Y SUS INHERENTES 13.1 Recibir de Gestión Humana el archivo de Excel encriptado Generar el archivo plano a través de SIIF Nación 13.3 Cargar el archivo plano al conversor del gestor de bancos, quedando bajo la estructura requerida por el Banco Cargar al portal bancario el archivo generado en la actividad 12.2 responsable (Perfil Preparador) Archivo Excel encriptado PAGO DE NOMINA Y SUS INHERENTES Dispersar los Pagos a Terceros beneficiarios a través del Gestor de Bancario. 15. Generar y consultar el archivo de pagos desde el Portal Bancario. El pago fue exitoso? Sí. Va a la actividad 16 No. Verificar las inconsistencias y una vez se hayan corregido, continuar con actividad 12.3 o 13.3, según el caso Archivar los documentos soportes de acuerdo con el número de la obligación que lleva el consecutivo regional. responsable del (Perfil Autorizador) Responsable de la Regional y. (Preparador) responsable de la Regional y Archivo de Pagos Reporte de pagos Archivo excel Consulta de procesos de Pagos, Consecutivo obligación

7 Versión 4.0 Página 7 de 12 No Actividad Responsable Registros 17 Verificar semanalmente que las regionales hayan terminado el proceso de pagos, estableciendo los ajustes y medidas necesarias teniendo en cuenta la fecha de corte y cierre establecido, garantizando el cumplimiento de la cadena presupuestal. Fin del Grupo de Contabilidad con apoyo de las Regionales, los Grupos de Presupuesto y Tesorería Conciliación Bancaria 3. CRITERIOS OPERATIVOS Actividad 1 Los pagos de cuentas como: servicios y programas diferentes a honorarios y viáticos, son tramitados de acuerdo a lo establecido en el PR10.MPA1.P2 Procedimiento de Pago Centralizado; sin embargo se puede presentar como contingencia el pago de los mismos a través del procedimiento de Pagos descentralizado. Actividad 2 El formato F4.PR10.MPA1.P2 Datos requeridos para el Trámite financiero de los pagos a contratistas de servicios personales consolida la información por área, de los contratistas que están tramitando cuentas de cobro. Actividad 3 Validar la aprobación del PAC, según el tipo de cuenta de cobro así: En el formato F1.PR10.MPA1.P2 Certificación pago contratos prestación de servicios y programas diferentes a honorarios, visar la información contenida en el espacio denominado ENCARGADO DEL VISADO DEL PAC. Para las cuentas de cobro de contratistas, visar la información contenida en el F4.PR10.MPA1.P2 formato Datos requeridos para el trámite financiero de los pagos a contratistas de servicios personales - Honorarios Las cuentas de cobro por concepto de comisiones, no tienen un formato o espacio para registrar la validación de la información de PAC, ya que la asignación del mismo está definido en la Resolución de Comisión generada para cada caso. Para Recursos Nación, debe efectuarse la solicitud de PAC conforme lo establecido en el procedimiento de PAC

8 Versión 4.0 Página 8 de 12 Los viáticos no requieren validación del PAC, porque viene incluido en la Resolución que autoriza la comisión. Actividad 4 Los soportes deben ser validados contra las resoluciones y normatividad vigente que definen los documentos requeridos para las diferentes cuentas de cobro que maneja el ICBF. Actividad 7 Las OPNP de Deducción que se pagan descentralizadamente, cubren todos los conceptos existentes (nómina, embargos, impuestos, etc.) a excepción de la retención en la fuente que se paga centralizadamente Todo pago que se haga con Abono a Cuenta en las cuentas registradas por las entidades usuarias del SIIF Nación, se hará de conformidad con el Acto Administrativo que lo ordena. Los usuarios que intervinieron en el mismo, serán responsables por las imprecisiones e inexactitudes de la información registrada. Art. 18 Capítulo III del Decreto 2674 del 21 de Diciembre de 2012 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Actividad 13 y 14 Los pagos de nómina y sus inherentes (descuentos como: FNA, AFC, pensiones, salud, etc.), serán efectuados por el, durante la Vigencia. En caso de requerirse por Sentencia Judicial el pago de Nómina y sus inherentes, este debe ser efectuado por la Regional. Actividad 13, 14 y 15 Por políticas de seguridad, el servidor público que tenga asignado un perfil pagador no puede a su vez, tener asignado un perfil autorizador 4. DURACIÓN DEL CICLO DEL (DÍAS): El tiempo de ejecución de pago descentralizado es de cinco (5) días hábiles. 5. PRODUCTO: Pagos de conformidad con las obligaciones contraídas por el ICBF. 6. DEFINICIONES: FNA: Fondo Nacional del Ahorro AFC: Cuenta de Ahorro para el fomento de la construcción

9 Versión 4.0 Página 9 de 12 DTN : del Tesoro Nacional DGCPTN: de Crédito Publico y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DGCPTN) MEDIO DE PAGO: Forma en que se va a realizar el pago a un tercero (abono en cuenta y/o en cheque) DEDUCCIONES: Son los descuentos que se registran en el momento de generar el documento de Obligación Presupuestal en SIIF, según las normas aplicables. : Es la operación mediante la cual se dispersan los recursos a terceros beneficiarios del pago, desde las Regionales y del (Traspaso Pagaduría). PAGOS NO EXITOSOS: Pagos devueltos por la entidad financiera ya que la información contenida en el archivo de pago definido por la entidad, no cumple con los requisitos previamente establecidos o presentan inconsistencias. SIIF NACIÓN: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación Aplicación informática Oficial de la (DGCPTN) de obligatoria utilización para el registro y seguimiento presupuestal de los recursos de la Nación CADENA PRESUPUESTAL: Es el proceso técnico mediante el cual se ejecuta la apropiación presupuestal asignada a las entidades públicas, a través de las operaciones de certificación de disponibilidad presupuestal y el registro de compromisos, cuentas por pagar, obligaciones y órdenes de pago, de conformidad con las normas vigentes. La cadena presupuestal inicia desde la apropiación el primer día hábil del año y culmina el 31 de diciembre con la generación de la Orden Bancaria (OB) en estado pagada. REGISTRO PRESUPUESTAL DE COMPROMISO: Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta de forma definitiva la apropiación garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las operaciones a que haya lugar. (Art. 20 Decreto 568 de 1996) REGISTRO DE CUENTA POR PAGAR: Es la operación realizada en el SIIF Nación, mediante la cual se reconoce que los proveedores de bienes y servicios han cumplido con los compromisos legalmente contraídos con la entidad pública y por tanto procede la aceptación de las facturas o cuentas de cobro para el correspondiente tramite de pago. El registro de este documento se constituye en condición para la expedición de la obligación. OBLIGACIÓN: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

10 Versión 4.0 Página 10 de 12 ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL (OPP): Es el documento final de la cadena presupuestal derivado de un acto administrativo o de una obligación contraída por el ICBF. ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL (OPNP): Derivada de OPP con tipo de beneficiario Traspaso a Pagaduría. TRASPASO A PAGADURÍA: Es un tipo de beneficiario que se define en las órdenes de pago de Egresos, Deducciones e Ingresos cuando las Unidades o Subunidades Ejecutoras del ámbito SIIF requieren que la Pagaduría que atiende sus pagos le disponga los recursos en sus cuentas Pagadoras (con atributo Autorizada DTN para Nación CSF) y desde allí realizar el pago al beneficiario final. Cuando en el registro presupuestal de compromiso se ha definido como tercero beneficiario la entidad (Unidad o Subunidad que está ejecutando), el aplicativo automáticamente en la orden de pago lo considera como tipo de beneficiario Traspaso a Pagaduría. ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL (OPNP) EXTENSIVA: Derivad de OPP con tipo de beneficiario Traspaso a Pagaduría que registra la Regional para terminar la cadena de pagos presupuestales (aplicar para servicios públicos, impuestos regionales y municipales, pagos de sentencias) CSF: Con situación de Fondos. En términos generales una apropiación sin situación de fondos implica que no requiere para su ejecución desembolsos directos por parte de la (DGCPTN). Por el contrario, las partidas que se apropian con situación de fondos, están sujetas a estos desembolsos directos. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA G02.PA02 Guía de Políticas y Estándar de Seguridad para el Manejo y Control de los Recursos Financieros del ICBF. PR10.MPA1.P2 Procedimiento Pago Centralizado de Cuentas VER MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 del MHCP Resolución ICBF 4272 de 2008 Resolución ICBF 4040 de 2012 Estatuto Tributario Nacional Resolución ICBF 1615 de 2006 Ley 1607 de 2012 Reforma Tributaria. Manual cadena presupuestal sin bienes y servicios Nación SIIF nualcadenasinbys Guía cancelación de pasivos originados en deducciones por traslado a pagaduría uía para generar órdenes de pago no presupuestales derivadas de órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso pagaduría Instructivo 19 del 11 de diciembre de 2012 de la Contaduría de la Nación.

11 Versión 4.0 Página 11 de RELACION DE FORMATOS F1.PR10.MPA1.P2 Certificación pago contratos prestación de servicios y programas diferentes a honorarios o F1.PR14.MPA.P1.Informe de obligaciones y certificación del supervisor contratos de prestación de servicios o F3.PR10. MPA1.P2 Relación de gastos de viaje e informe de cumplimiento de comisión de servicio y F2.PR10.MPA1.P2 Certificación informe de comisión F4.PR10.MPA1.P2 Datos requeridos para el Tramite financiero de los pagos a contratistas de servicios personales - Honorarios 9. ANEXOS Sin anexos 10. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: No. de Ítem Modificado. Nombre del ítem 1 Nombre 2 Objetivo Se modifica la redacción 3 Alcance Descripción del Cambio Se modifica el nombre, ya que no se detalla el tipo de recursos (propio/nación), por considerar que no aplica esta especificación Se modificó completamente, porque se incluyó la actividad inicial citada en el procedimiento Trámite y Pago de cuentas PR23.PA02 ya que este documento se elimina por quedar contenido en el presente procedimiento. Actividad 1 : Se integra la actividad 1 que estaba contenida en el procedimiento Tramite y Pago de cuentas PR23.PA02, pero se modifica la redacción 4 Actividades Actividad 2 : Se incluye el formato Datos requeridos para el Tramite financiero de los pagos a contratistas de servicios personales Honorarios, Actividad 3 : Se incluye la validación del PAC Actividad 13 y 14 : Se especifica el tema de pago de nomina A nivel general se modificó la redacción en las actividades y se detalló más el procedimiento

12 Versión 4.0 Página 12 de 12 5 Criterios operativos 7 Definiciones 8 Documentos Se registran de acuerdo a nuevos lineamientos establecidos en procedimiento PR5.MPE2 Elaboración y control de documentos. Se elimina Autorizar Orden de Pago Se incluye Cadena presupuestal Registro presupuestal de compromiso Registro de cuenta por pagar Cuenta por pagar Obligación: Orden de pago presupuestal (OPP): Orden de pago no presupuestal (OPNP): Traspaso a pagaduría Orden de pago no presupuestal (OPNP) extensiva CSF Se elimina : Manual de Tesorería Se incluye : Estatuto Tributario Nacional Guía de Políticas y Estándar de Seguridad para el Manejo y Control de los Recursos Financieros del ICBF. Procedimiento pago Centralizado Por indicación telefónica de la (DGCPTN), la Guía cancelación de pasivos originados en deducciones por traslado a pagaduría se reemplaza por la guía Guía para generar órdenes de pago no presupuestales derivadas de órdenes de pago con tipo de beneficiario traspaso pagaduría

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