Compilado de preguntas y respuestas

Transcripción

1 Compilado de preguntas y respuestas

2 1.- Garantías A. Qué es una Garantía de convenios? R.- Es una Caución que otorga una entidad financiera, a petición del cliente a favor de una tercero denominada beneficiario, que tiene por objeto garantizar el fiel cumplimiento de una obligación contraída por el cliente. Para nuestro servicio se consideran como documento en garantías: - Las Boletas de Garantías, - Las Pólizas de Seguros - Los Pagares Notariales (solo Fonapi ) B. Que es una Garantía Custodiada, Cobrada, y devuelta? R.- Una Garantía Custodiada es aquella que está vigente según convenio sin cerrar, y se encuentra resguarda dentro del servicio físicamente; Una Garantía Cobrada es aquella que se ha enviado a la institución financiera para hacer efectivo su valor por un incumplimiento en la ejecución o plazo del convenio; Una Garantía devuelta es aquella que se enviado físicamente al proponente, una vez que ha cumplido con lo pactado según convenio, dando cierre técnico y financieramente al convenio. C. Cuáles son los requisitos para aceptar un documento en Garantía de convenios? R. - Primero, que sea solicitada por el proponente o entidad que figura en el convenio. - Segundo, que se Tomada a nombre de Servicio Nacional de la Discapacidad. - Tercero, que contenga una glosa descriptiva donde se diga el motivo o para que se tomo esta garantía, por ejemplo fiel cumplimiento de la ejecución de proyecto - Cuarto, debe ser tomada por un monto igual al que figura en convenio, es decir por ejemplo el 10% del convenio. - Quinto, debe tener una vigencia o vencimiento igual la que figura según convenio, por ejemplo 90 días posteriores al cierre del proyecto.

3 2.- Fondo fijo gastos menores (caja chica). A. Qué es un fondo fijo para gastos menores? R.- Es un anticipo en dinero, que dispone un funcionario responsable en virtud a la normativa legal, para fines exclusivamente de gasto de cualquier naturaleza y de menor cuantía con excepción de las remuneraciones. B. Qué ítem se consideran específicamente en este Fondo? R. Para lograr estandarizar de las rendiciones, y sobre todo para establecer las limitaciones que tiene este fondo, existen cuatro ítems que podrán ser utilizados en la rendición de este fondo. Cabe destacar, que si su gasto no se ajusta a ninguno de ellos, se entenderá que no está autorizado a rendirlo bajo el concepto de Gastos Menores, y que por lo tanto, deberá ser gestionado por otra instancia (Unidad de Compras: Portal Chile Compra). La única excepción de rendir un gasto distinto a los relacionados con este fondo, será cuando esté autorizado con anterioridad, por el jefe del Departamento de Administración y Finanzas o encargado de Finanzas, autorización que deberá estar respaldada por un memo respuesta o por un correo respuesta a dicha solicitud, y que deberá ser adjunto de la rendición que le corresponda. - ITEM 1 MOVILIZACION: Este ítem contempla todos los gastos por concepto de movilización que deba hacer algún funcionario o alguna funcionaria de la dirección para realizar actividades diarias que estén directamente relacionadas con la misión del SENADIS. Cuando se trate de rendiciones realizadas por supervisoras y/o supervisores de proyectos, deberán hacerlo con el formato adjunto en este instructivo, confeccionado especialmente para ellos. Además, se aceptará que rindan bajo este ítem, los gastos asociados a colación, que según lo especifique el contrato de trabajo. - ITEM 2 MATERIALES DE OFICINA: Todos los materiales fungibles que necesite la oficina y que no sean proporcionados oportunamente por la Oficina de Servicios Generales, podrán ser rendidos bajo este ítem.

4 - ITEM 3 SERVICIOS BASICOS: Tal como se mencionó más arriba, este ítem se refiere exclusivamente a los gastos generados por servicios tales como electricidad, agua, gas. Por lo tanto, cada oficina deberá rendir bajo este ítem, SOLO gastos de lo anteriormente expuesto. - ITEM 4 GASTOS VARIOS: Sin la intención de ampliar las delimitaciones que se han establecido para este fondo fijo, este ítem apunta a todos aquellos gastos que sean casuales y que no superen 1 UTM en su costo. Que además se enmarquen en actividades extra programáticas, y que no puedan ser considerados como gastos asociados al subtitulo 29 de la ley de presupuesto. DOCUMENTOS DE RESPALDO Todas las rendiciones que presenten las regiones, deberán ser respaldadas con documentación validada por este departamento. Para ello, a continuación les presentamos los tipos de documentos que pueden servir para respaldar un gasto, y su asociación lógica: Factura: documento mercantil y tributario que contiene en detalle el gasto realizado. Este monto contiene IVA, y generalmente es usado por empresas que tienen personalidad jurídica. Boleta de venta: documento mercantil que respalda un gasto asociado al ítem GASTOS MENORES, pero, no siempre contiene el detalle de lo comprado. Se utiliza generalmente para respaldar gastos de menor costo. Boletas de Honorarios: Es un documento que se emite por las prestaciones de servicios personales, por las actividades clasificadas en la Segunda Categoría de la Ley de la Renta (no afectos a IVA). Se utiliza para respaldar los servicios de aseo de las oficinas, lavado de vehículos institucionales, mantenciones menores de PC (bajo autorización y visto bueno del DAF), otras reparaciones menores, etc. Comprobantes de caja chica: documento sin ninguna validez mercantil o tributaria, ya que, no está autorizado por ninguna institución fiscalizadora de referencia. Sin embargo, hemos autorizado su utilización entendiendo que algunos gastos no generan

5 documentación de respaldo. Su uso queda restringido para gastos tales como: colectivos, micros, cartero, etc. Boletos de microbuses y buses: documento foliado que indica el uso de un transporte colectivo, donde no siempre se detalla el costo del pasaje, destino o fecha. Por lo tanto, todos los datos deberán ser proporcionados por quien haga uso de este. DOCUMENTOS DE RESPALDO Todas las rendiciones que presenten las regiones, deberán ser respaldadas con documentación validada por este departamento. Para ello, a continuación les presentamos los tipos de documentos que pueden servir para respaldar un gasto, y su asociación lógica: Factura: documento mercantil y tributario que contiene en detalle el gasto realizado. Este monto contiene IVA, y generalmente es usado por empresas que tienen personalidad jurídica. Boleta de venta: documento mercantil que respalda un gasto asociado al ítem GASTOS MENORES, pero, no siempre contiene el detalle de lo comprado. Se utiliza generalmente para respaldar gastos de menor costo. Boletas de Honorarios: Es un documento que se emite por las prestaciones de servicios personales, por las actividades clasificadas en la Segunda Categoría de la Ley de la Renta (no afectos a IVA). Se utiliza para respaldar los servicios de aseo de las oficinas, lavado de vehículos institucionales, mantenciones menores de PC (bajo autorización y visto bueno del DAF), otras reparaciones menores, etc. Comprobantes de caja chica: documento sin ninguna validez mercantil o tributaria, ya que, no está autorizado por ninguna institución fiscalizadora de referencia. Sin embargo, hemos autorizado su utilización entendiendo que algunos gastos no generan documentación de respaldo. Su uso queda restringido para gastos tales como: colectivos, micros, cartero, etc. Boletos de microbuses y buses: documento foliado que indica el uso de un transporte colectivo, donde no siempre se detalla el costo del pasaje, destino o fecha. Por lo tanto, todos los datos deberán ser proporcionados por quien haga uso de este.

6 3.- Pago Boletas Honorarios (gestión de pago) A. Cuál es el procedimiento para pago de Boletas de Honorarios? R. Primero, debe estar visado el contrato de Honorarios por el Ministerio Desarrollo Social, tramitación realizada por Gestión de las personas. Segundo, Una vez aprobado y subido el contrato a plataforma Fonaweb, es responsable del contrato (ya sea director regional o jefe depto.) deberá subir boletas de honorarios al modulo de honorarios (fonaweb), para luego aprobarlas. Tercero, una vez aprobadas las boletas llegara un automático (desfase 24 horas) a la sección de Finanzas que se encargara de pagar y efectuar el depósito o transferencia al prestador del servicio. La sección de Finanzas tiene dos fechas durante el mes para pago de Boletas, para las ingresadas con fecha entre el 15 y 25 de cada mes, se pagaran dichas boletas los 30 o 31 de cada mes, para las aprobadas entre el 01 y 15 de cada mes estas se cancelaran con fecha 20 de cada mes. B. Hasta cuando puedo autorizar pagos de boletas de honorarios R. Recuerde que no puede autorizar pagos después de la fecha de término del contrato o después del 31 de diciembre de cada año presupuestario.

7 4.- Pago a Proveedores A. Cuándo procede el pago a proveedores?. R. Al ingresar un documento para su pago (factura, boletas, etc.) por oficina de parte, este deriva a la sección finanzas los documentos mas sus respaldo (Orden Compra, recibo conforme, etc.), para luego ser revisada y dar conformidad al pago. En el caso que no tenga los respaldos y vistos buenos necesarios, la sección finanzas se pondrá en contacto con el proveedor para que envié los documentos faltas o se devolverá al proveedor inmediatamente. B. Cuánto tiempo tiene la sección finanzas para el pago de la factura? R. De acuerdo a normativa vigente y compromiso gubernamental el pago a proveedores tiene un plazo máximo de 30 días desde el ingreso del documento al sistema de oficina de partes de la institución. C. Cómo puedo hacer seguimiento si una factura fue pagada o no? R. Una vez que se realiza el pago, se procederá a ingresar la información requerida del pago a Fonaweb, para así sea de conocimiento de la toda la institución. Para ver si esta pagada solo se debe ingresar al modulo gestión de pago y buscar el documento en cuestión.