MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD DE TRABAJO Y CUENTAS PRESUPUESTARIAS

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1 . MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD DE TRABAJO Y CUENTAS PRESUPUESTARIAS

2 Valparaíso, Septiembre de 2009 INTRODUCCIÓN 4 TRABAJOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENCIÓN 6 SOLICITUD DE TRABAJO 6 PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO 6 PROCEDIMIENTO DEL FLUJO DE UNA SOLICITUD DE TRABAJO 7 RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONFECCIÓN DE PRESUPUESTO 7 PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO 8 PROCESO DE CIERRE DE ORDEN 8 CUENTAS PRESUPUESTARIAS 9 REGISTRO DE TRASPASO PRESUPUESTARIO 9 INFORMACIÓN REQUERIDA PARA REALIZAR TRASPASO 9 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN 10 MEMORANDO DE TRASPASO. 10 DETALLES DE LOS TRASPASOS 10 2

3 INTRODUCCIÓN El presente manual de procedimientos, se fundamenta en dos objetivos generales: El primero es establecer un criterio uniforme, en torno a la forma en que se realizará el proceso de ingreso de una solicitud de trabajo. El segundo objetivo es, establecer una política de fiscalización sobre la forma en que se realizan los trabajos solicitados, facilitando así que el control sobre los mismos, permita asegurar la calidad de estos. Para la realización de estos objetivos se contempló un claro desarrollo del flujo para una solicitud de trabajo, donde se indica forma y contenido de la misma. Junto a lo anterior se incluyó los criterios que se adoptarán para determinar la urgencia de un determinado trabajo, quien lo realizará, las recepciones de los trabajos, así como el flujo que tendrán los cobros respectivos sobre dichos trabajos. Otro aspecto que se aborda para el cumplimiento de dichos objetivos es la prevención de riesgos, abordada desde una óptica de lo que se conoce como calidad total. Buscando la realización de este concepto se generó ciertos criterios que se deberán usar antes, durante y después de efectuado un trabajo, para garantizar por una parte la calidad del servicio que se nos está brindando y del cual finalmente seremos responsables para las Unidades o Departamentos que lo soliciten y por otra el cumplimiento de la normativa legal vigente, lo cual resulta en resguardo de los trabajadores. Dichos criterios apuntan en dos direcciones totalmente complementarias. Una que permite visualizar los aspectos legales que observa la Ley y el Código del Trabajo, en torno al personal que efectúa el trabajo. La segunda va dirigida a las políticas o directrices que tiene la Universidad en torno al cumplimiento de los acuerdos contractuales con las Empresas contratistas y la calidad de servicio que se establece al contratarlos. 3

4 Una vez establecidos estos criterios, en este manual de procedimientos, se han resumido en una tabla que permitirá calificar el servicio entregado por estas empresas, y por tanto ayudará a conservar sólo aquellas que entreguen un servicio óptimo en torno a la calidad del trabajo y la responsabilidad con sus trabajadores. Aspectos como identificación y uniformidad en el vestuario, son abordados con el propósito de generar un ordenamiento al interior de la Universidad y así poder facilitar la seguridad institucional. En términos prácticos este manual permitirá, en la medida de su correcta implementación, un parámetro concreto con el cual se pueda regularizar los procesos de reacción a los trabajos solicitados. 4

5 TRABAJOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENCION El Departamento de Mantención, se encargará de atender los diferentes requerimientos de las distintas Unidades que dicten relación con: Mantención del Campus. Mantención, reparación y remodelaciones de Edificios y dependencias. Mantención eléctrica. Mantención mueblería. Cada uno de estos temas abordados tiene como objetivo mantener el desarrollo normal y estético al interior de la Universidad. SOLICITUD DE TRABAJO Este se refiere al documento físico con el cual se comunica el requerimiento de una determinada tarea en el campo de la mantención o remodelación de algún espacio físico. Esta deberá ser enviada a la oficina de la Dirección de Infraestructura. Debe contener: La reseña del trabajo que se desea realizar, fecha, código y nombre de cuenta presupuestaria, nombre del responsable del trabajo, como también del responsable de la cuenta presupuestaria. Una vez recibida ésta se procede a su análisis y evaluación para asignarle la prioridad de ejecución. 5

6 PROCEDIMIENTO DEL FLUJO DE UNA SOLICITUD DE TRABAJO RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONFECCIÓN DE PRESUPUESTO Cada Unidad o Departamento que requiera de trabajos de mantención o remodelación, deberá emitir una solicitud de trabajo que será dirigida a la Dirección de Infraestructura y. Una vez recibida está, se ingresará al Sistema de Planificación y Control de Solicitudes, (SCS) permitiendo en este punto llevar un seguimiento de la misma. De acuerdo a lo solicitado es que se clasificará en una de las tres secciones: Eléctrica, General o Mueblería. Todo trabajo será realizado en un plazo no superior a 5 días de recepcionado el documento físico, sea ejecución directa del trabajo como también elaboración de presupuesto requerido por el Departamento. Se establece de acuerdo al tipo de trabajo que se solicita y al recurso humano que exista, la asignación del trabajo personal de mantención o a contratistas. Como anexo a lo anterior se deberá establecer que en caso de realizarse por personal de mantención un trabajo urgente, el cual se define anteriormente, y exista la necesidad de comprar materiales esto se podrá solicitar a través de un memorando dirigido a la Sección Compras que en el caso que la compra no exceda las 100 UF, de lo contrario se deberá seguir el flujo normal de compras. Cuando se requiera la elaboración de un presupuesto este será entregado en un plazo máxima de 5 días hábiles, desde el momento de recibida la solicitud, el cual contemplará monto económico del trabajo, plazo de ejecución y alguna observación si es necesario. 6

7 La Unidad o Departamento, una vez que haya recibido la respuesta deberá en un tiempo no mayor de 10 días hábiles evaluar la información e indicar si la acepta, en este caso se seguirá con el proceso de la solicitud, en caso de rechazarla, corresponderá finalizar el proceso de la solicitud de trabajo. Si es aceptada la respuesta entregada por la DI, con posterioridad a los 10 días antes señalados, se deberá realizar una nueva solicitud de trabajo para dar inicio a las tareas. Una vez recibida ésta, procede la ejecución del trabajo. Una vez terminado este, se realizará la recepción conforme, en compañía del solicitante y éste deberá firmar la solicitud de trabajo como aceptada. PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO Con el objeto de mejorar el funcionamiento y tiempo de respuesta de los trabajos que se realicen en la Casa Central, se pretende centralizar la información. De aquí la implementación de un programa computacional que permita la correcta canalización de la información a través de la red, la cual permita que se realice un seguimiento a la solicitud. Se realizarán de forma inmediata toda solicitud de trabajo que envuelva la optimización de las actividades docentes u operativas de la Universidad, ya que se la considera como urgente. A partir de este criterio se asignará un valor de prioridad decreciente para cada solicitud. PROCESO CIERRE DE ORDEN Una vez reunida toda la información comprometida en la solicitud de trabajo se procede a efectuar el cargo y abono a la cuenta presupuestaria. En el caso de tratarse de un trabajo de remodelación, junto con el envío del memorando de solicitud de traspaso, se remite a la Unidad solicitante el detalle del trabajo y valores comprometidos en la obra. 7

8 Realizado lo anterior, se procede a indicar en el software que la solicitud esta ejecutada y recibida como conforme por el solicitante. De lo anterior se desprende, que los objetivos de hacer uso de éste serán: Obtener de forma más rápida y ágil el costo de trabajos normalmente ejecutados. Mantener una base de datos, de los valores unitarios de los trabajos realizados en la Universidad. Control de los trabajos realizados. Seguimiento de los trabajos. Cuantificar la cantidad de trabajos que se realizan en los diferentes Departamentos, Unidades y Campus en general. Control de los trabajos por código presupuestario cifrado a los diferentes Departamentos. Tiempo de respuestas menor en una solicitud de trabajo. Planificación de trabajos. Elaboración y ejecución de un Plan de Mantención del Campus. 8

9 CUENTAS PRESUPUESTARIAS Se individualiza con un código la cuenta presupuestaria de determinada Unidad o proyecto a la cual se cargan los gastos comprometidos en un trabajo determinado. REGISTRO DE TRASPASO PRESUPUESTARIO Este paso en el desarrollo del proceso, corresponde al punto en el cual una vez terminado el trabajo, se procede a realizar el cobro correspondiente por medio de la solicitud de un traspaso de fondos de acuerdo al presupuesto aceptado por la Unidad o Departamento. A continuación se describen los pasos a seguir: Para cada solicitud de trabajo se llevará un registro interno, el cual consistirá en fotocopias de facturas y solicitud con la firma de recibido conforme. Cada factura llevará la firma del Director de la DI o Jefe de Mantención. De igual forma se deberá llevar un registro de los memorandos de traspasos, enviados con su respectivo Nº de folio para su ordenamiento. Además, existirá un tercer registro en formularios de solicitudes de trabajo con la copia del memorando de cobro que se esté efectuando. INFORMACIÓN REQUERIDA PARA REALIZAR EL TRASPASO Al recibir una S/T, ésta deberá contar con el número de código y firma del responsable de la cuenta presupuestaria. Previo a este paso, cada Unidad o Departamento, deberá hacer llegar a la DI el nombre y firma de la persona autorizada o responsable de la cuenta presupuestaria, para crear una base de datos. Dicha información podrá ser enviada por medio de un memorando. 9

10 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Una vez terminado el trabajo, se deberá reunir los antecedentes relacionados al mismo, como: Fotocopias de solicitud de trabajo, con su respectiva firma de recibido conforme. Facturas, recibos. Presupuestos. Valores de mano de Obra. MEMORANDO DE TRASPASO. Se remitirán al Director de Presupuesto, las solicitudes de traspaso en un tiempo máximo de 30 días y un mínimo de 15 días, a partir del momento de terminada la ejecución del trabajo. Una vez recibida por el Director de Presupuesto, éste enviará a la(s) Unidad(es) o Departamento(s) los respectivos traspasos de fondo por los trabajos realizados. DETALLES DE LOS TRASPASOS. Se realizará el envió por parte del Departamento de Mantención el detalle de cobros que se está realizando a la Unidad o Departamento, por medio de un memorando. 10