ANEXO Nº 2. Manual de uso SW Ca lculo gastos de comisio n de servicios

Transcripción

1 ANEXO Nº 2 Manual de uso SW Ca lculo gastos de comisio n de servicios Procedimiento Fondos Comisiones de Servicios Nacionales e Internacionales Mayo 2014 Página 1

2 PASO A PASO DEL PROCESO SOLICITUD Construcción de la solicitud Aprobación de la solicitud Construcción solicitud de Egreso Revisión y paso a pago Pago de la solicitud para gastos de viajes Solicitante Control gastos Finanzas MMAIL. RENDICION Rendición de los gastos de viajes Montos solicitados = Montos rendidos Monto solicitado Mayor que Monto rendido Enviar físicamente Depósito bancario Monto solicitado Menor que Monto rendido Construcción solicitud de Egreso Revisión y paso a pago Pago de solicitud para gastos de viajes Solicitante Control gastos Finanzas Página 2

3 1º Paso Ingresar a la dirección WEB y logearse 2º Paso Seleccione el Proceso de Viáticos Página 3

4 3º Paso Seleccionar Crear solicitud 4º Paso Completar los datos que solicita el formulario FORMULARIO Solicitud INFORMACIÓN DEL SOLICITANTE - Ingresar su Rut o el Rut de quien realizará la comisión de servicios - Ingresar la empresa por la cual realizara la comisión de servicio y además el centro de costo al cual hay que cargar el gasto de los gastos de viaje. Página 4

5 DATOS DE LA SOLICITUD - Tipo de viaje Deberás seleccionar si es un viaje Nacional o Internacional. - Zona En esta parte del formulario deberá señalar si la Comisión es al norte, al centro o al sur. - Transporte En esta parte del formulario deberá señalar si la Comisión es en Bus, Avión o Auto-propio - Fechas Debe indicar la fecha inicio de la comisión (Desde) hasta la fecha de término de la comisión de servicio (Hasta) - Forma de Pago Debe elegir como quiere recibir el monto a cobrar, ya sea con depósito en su cuenta corriente o con vales vista. - Hotel En esta parte deberá confirmar si la comisión cuenta o no con la confirmación de reserva del hotel (hoteles en convenio) Si cuenta Deberá presionar el botón y dejar el botón en verde, con la condición SI. Entonces el sistema no considerara el valor del hotel, debido a que el Hotel facturará directamente la reserva a la empresa. Junto con esto el sistema obligara a que ingrese el nombre del hotel con el que se tomó la reserva y además el nº de la reserva. Con estos antecedentes se podrá confirmar la factura que llegue desde el hotel. Si no cuenta Deberá dejar el botón en Gris, con la condición NO. En este caso, a diferencia con el anterior, el sistema si considerará el valor del hotel debido a que el empleado deberá pagar directamente el hotel llegando al lugar. DATOS DEL VIAJE Esta parte del formulario se completa automáticamente, con los antecedentes ingresados en la parte de DATOS DE LA SOLICITUD Página 5

6 5º Paso Eliminar, Guardar o Enviar solicitud Si cree que la solicitud que ha ingresado es errónea y no desea mantenerla, entonces debe seleccionar ELIMINAR SOLICITUD Si por el contrario, cree que la solicitud corresponde pero aún le faltan antecedentes para cerrar el envío de la solicitud a aprobación, puede guardarla y así no perder los antecedentes ingresados, para eso debe seleccionar GUARDAR SOLICITUD y puede recuperarla en la opción del menú MIS SOLITUDES, terminar de completarla y enviarla a aprobación. Si cree que la solicitud que ha ingresado, está completa y lista para ser enviada a aprobación, entonces elija la opción ENVIAR SOLICITUD. Página 6

7 6º Paso Proceso de aprobación de la solicitud Una vez enviada la solicitud, se inicia el proceso de aprobación ejecutiva del proceso. La aprobación está estructurada con las dependencias organizacionales vigentes, siendo los niveles Subgerentes y Gerentes de los solicitantes, los que participaran en esta etapa. Será en el mismo SW donde se hace la solicitud, donde también se deban generar las aprobaciones de éstas, a través del menú MIS TAREAS POR REALIZAR. El ejecutivo podrá aprobar desde la pantalla resumen (cuadro donde se debe seleccionar con un flack) y presionar el botón aprobar o desde dentro de cada una de las solitudes, pinchando la lupita que se encuentra en la columna detalle y seleccionando el botón aprobar. 7º Paso Creación de una Solicitud de egresos y pago del valor solicitado, al solicitante Debido a que el SW de Proceso de Viáticos y el sistema de pagos no se encuentran integrados, es necesario hacer este paso manual de creación de una Solicitud de egresos. Esta solicitud solo deberá levantarla y enviarla una vez que se termine el proceso de aprobación de la solicitud de gastos de viajes. Para eso, entonces seleccionar del menú del sistema APOLO: 1.- Motivo K, opción GASTOS DE COMISION DE SERVCIOS e ingresar la siguiente información 2.- Incluir en esta solicitud - Datos del solicitante - Monto solicitado - Folio >>> Numero de la solicitud que le entrego el sistema de solicitud de gastos de viajes, ingrese solo el correlativo numérico. - Glosa Datos generales del viaje Página 7

8 Este proceso hará llegar en forma inmediata la solicitud al departamento de Control gastos, el cual validara la información en el SW de Viáticos y generara el envío a pago a la Gerencia de finanzas. Todo este proceso dentro de los plazos debidamente explicados en el procedimiento. Lo más importante es que los antecedentes que se solicitan que se ingresen en la solicitud de egresos, estén y se encuentren correctos, no existe la posibilidad que contabilidad (control gastos) modifique la información. Página 8

9 8º Paso Rendición de gastos de comisión de servicio Los Viáticos de comisión de servicios deben ser rendidos, de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento, para lo cual esta rendición debe hacerse en el mismo SW de Proceso de viáticos. Para eso, ingrese en la opción del menú MIS TAREAS POR REALIZAR, identifique la solicitud que desea rendir, ingrese a ella y vaya al final de la página a la sección del formulario RENDIR Hay tres posibles casos que pueden ocurrir en esta etapa 1.- Que no hayas viajado y que necesites devolver completamente el viatico Para lo cual antes de rendir, debes efectuar el deposito en la cuenta corrientes que se encuentran mencionadas en el procedimiento, escanearla y adjuntarla donde dice comprobante. Y en el formulario debes seleccionar en el botón Utilizo Viatico, la opción NO y presionar el botón RENDIR 2.- Que hayas viajado por los días que por los que se solicitaron los fondos Para lo cual en el formulario debes seleccionar en el botón Utilizo Viatico, la opción SI, colocar las fechas de inicio y termino de la comisión de servicio y presionar el botón RENDIR. 3.- Que hayas viajado por más días que por los que se solicitaron los fondos Para lo cual en el formulario debes seleccionar en el botón Utilizo Viatico, la opción SI, colocar las fechas de inicio y termino de la comisión de servicio, el sistema volverá a calcular y determinara el valor a devolver y presionar el botón RENDIR. En este caso, nuevamente se irá al proceso de aprobación y cuando este termine, se deberá generar nuevamente una SOLICITUD de EGRESO en el sistema APOLO, para generar la solicitud de pago de la diferencia a favor del solicitante. Página 9

10 Tracking del proceso La herramienta le permitirá poder siempre saber en qué estado esta su solicitud, para eso debe entrar al menú MIS SOLICITUDES y averiguar en qué paso del proceso se encuentra. Los pasos del proceso son los siguientes; Los responsables de cada paso del proceso son; Inicio del proceso Aprobador 1 Aprobador 2 Control Gastos Solicitante Subgerente del solicitante Gerente del solicitante Jefe del área de Control Gastos Subgerente del área Control Gastos Rendición gastos Solicitante Para saber en etapa del proceso se encuentra su solicitud, entonces deberá en MIS SOLICITUDES a.- En esta pantalla identificar en la tarea en que paso está. Página 10

11 O si necesita más detalles, comentarios que se puedan haber hecho en alguna parte del proceso, deberás seleccionar la lupita que se encuentra en la columna detalle del menú MIS SOLICITUDES aquí encontraras la solicitud propiamente tal, como la lista de los pasos de aprobaciones y los comentarios ingresados Lo más importante de la solicitud es que se cierre el proceso de aprobación, ya que solo una vez que este se termine, se podrá dar inicio al proceso para pago. Las gestiones del cierre del proceso de aprobación es de cada solicitante. Página 11