TUTORIAL SOBRE EL MANEJO DE LA OFICINA VIRTUAL PARA LA REMISIÓN DE INFORMES DE DOCENCIA VIRTUAL VÍA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

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1 TUTORIAL SOBRE EL MANEJO DE LA OFICINA VIRTUAL PARA LA REMISIÓN DE INFORMES DE DOCENCIA VIRTUAL VÍA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA. COORDINADORES DE MÓDULOS/MATERIAS/ ASIGNATURAS VIRTUALES DE POSGRADOS CON INICIO POSTERIOR A SEPTIEMBRE DE 2012 Procedimiento diseñado por Área de Innovación/Área TICs Vicerrectorado de Innovación y Tecnologías de la Comunicación Universidad Internacional de Andalucía

2 ANTES DE EMPEZAR Este documento, elaborado pensando en coordinadores de módulos/materias/asignaturas virtuales de posgrados con inicio posterior a septiembre de 2012, se ciñe a explicar, paso por paso, el funcionamiento de la Oficina Virtual de la UNIA en lo relativo al procedimiento disponible para la remisión de Informes de Docencia Virtual por administración electrónica. Las instrucciones generales sobre el modelo de enseñanza-aprendizaje virtual de la Universidad; las tareas mínimas de acuerdo al Plan de Innovación Docente y Digital y al Reglamento de retribuciones correspondiente; las condiciones en que deben remitirse los Informes de Docencia así como su estructura pueden consultarse en el documento: INSTRUCCIONES SOBRE LA REMISIÓN DE INFORMES DE DOCENCIA VIRTUAL DE MÓDULOS/MATERIAS/ ASIGNATURAS VIRTUALES DE POSGRADOS CON INICIO POSTERIOR A SEPTIEMBRE DE 2012 Dicho documento está disponible desde el espacio dedicado a los Informes de Docencia y otros trámites por e-administración electrónica para profesores de la UNIA, al que puede accederse desde el menú Zona del Docente del Campus Virtual: https://eva.unia.es/course/view.php?id=1472 Como coordinador de módulo/materia/asignatura, es fundamental que conozca y considere el contenido del mismo, antes de realizar el trámite de envío del informe. 2

3 ÍNDICE 1. Acceso y registro en oficina virtual 2. Alta, cumplimentación y generación de Informes 3. Acceso a mis solicitudes 4. Subsanación de informes 5. Contacto para soporte técnico 3

4 1. Acceso y registro en oficina virtual Los profesores deben cumplimentar el informe online desde la oficina virtual de la UNIA, accesible desde la dirección: https://eadministracion.unia.es/oficina/index.do En el menú de la izquierda, habrá que seleccionar la opción Perfiles>Estudiantes/PDI. Aparecerá entonces una nueva pantalla que muestra los procedimientos disponibles, entre ellos, el que nos interesa ahora, el de Informes de Docencia de asignaturas/módulos/materiales virtuales con inicio posterior a septiembre de Lo siguiente, antes de continuar y para poder acceder al formulario de alta de solicitudes, es identificarse en el sistema. Para ello habrá que pulsar el botón Autenticar (arriba a la derecha). Esta opción de Autenticarse no aparece, pues, directamente al acceder a la oficina, sino hasta después de haber seleccionado el Perfil a la izquierda. 4

5 En la pantalla que aparece entonces existen dos opciones de acceder: - Acceso mediante certificado digital. En este caso no es necesario registro previo: basta con pulsar sobre el botón Acceder para activar nuestro certificado y, una vez incluida nuestra clave, poder utilizarlo. - Acceso mediante usuario y contraseña. Escoja esta opción cuando no disponga de firma electrónica y quiera tramitar solicitudes. Si no está dado de alta en el sistema tendrá primero que pulsar Registrarse, incluir en el formulario los datos correspondientes y pulsar, para finalizar este paso, el botón Darme de alta en la parte inferior de la pantalla. 5

6 2. Alta, cumplimentación y generación de Informes Independientemente de la forma de acceso (con certificado digital/ con usuario y contraseña sin certificado), una vez autenticado, el siguiente paso, una vez registrado el usuario, es seleccionar de nuevo Procedimientos Disponibles (menú izquierdo), luego el Procedimiento de Informes docentes (parte central de la pantalla) y a continuación pulsar sobre Dar de alta una solicitud. Aparecerán entonces varias pantallas. La primera de ellas, para verificar datos personales (pulsar siguiente para continuar). Una vez pulsado siguiente, se inicia el procedimiento de cumplimentación y generación de informes de docencia virtual, el cual consta de varios pasos, visibles en el menú izquierdo, a modo de asistente, de la forma que se indica a continuación. 6

7 1) Pantalla de Informe de docencia de módulos/materias/asignaturas virtuales (coordinación) Como se indica en esta misma pantalla 1, cada módulo/materia/asignatura normalmente corresponde a un curso en el campus virtual, está compuesto/a por distintos temas impartidos por varios profesores y tiene un coordinador encargado, entre otras cuestiones, de apoyar y coordinar la labor de éstos, elaborar la guía didáctica específica Se trata aquí, por tanto, de indicar los datos identificativos del módulo/materia/asignatura así como las tareas de coordinación efectuadas. Tanto en este como en el resto de formularios, los campos que aparecen con asterisco son obligatorios. Para que el Informe sea válido a efectos de Gestión Económica el coordinador debe, además, haber realizado y marcar todas las casillas correspondientes a las tareas mínimas (guía, uso de herramientas, configuración personalizada de calificaciones). Una vez cumplimentado el formulario (ver detalles en captura siguiente), hay que pulsar Siguiente para continuar. 1 El texto de ayuda dice, así: Introduzca en esta pantalla la información general de la materia/asignatura que coordina y marque las tareas de coordinación realizadas en la misma. Una vez hecho, pulse en Siguiente para coordinar 7

8 2) Pantalla de Informes de asignaturas/temas (docencia). Lo siguiente que aparece es una pantalla con el modelo de formulario por asignatura/ tema, donde, como se indica en el texto de ayuda 2, se deben proporcionar los datos identificativos de la misma y la actividad realizada por los profesores correspondientes. 2 Verá que aparece este texto de ayuda: Introduzca la información correspondiente a cada asignatura/tema que conforme la materia/asignatura que coordina y señale la actividad realizada por los docentes en la misma. Una vez hecho pulse sobre Insertar este/a asignatura/tema en informe. SI todo es correcto, aparecerá en la tabla de la parte superior incluida. Para continuar insertando otra, repita el proceso y una vez finalizado el informe pulse siguiente 8

9 Por defecto verá que se muestra un formulario en blanco, que puede usar para la primera asignatura/tema de su módulo/materia/asignatura (ver captura siguiente). Al cumplimentar el formulario de cada asignatura/tema, tenga en cuenta que: - Si hay varios profesores encargados de la docencia de un tema/asignatura, escriba sus nombres separados por comas. - En cuanto a la realización de tareas obligatorias, deben marcarse todas para que el Informe sea válido a efectos de Gestión Ecónómica. - Respecto al resto de campos que aparecen bajo el epígrafe Tipo de Recursos, no olvide indicar el tipo de materiales y de actividades incluidas, así como si se han usado espacios/herramientas de la web social más allá del campus virtual. Estos datos serán muy valiosos para el Área de Innovación a efectos de elaborar informes, planificar la formación del profesorado Una vez cumplimentado este formulario del primer tema/asignatura, hay que pulsar sobre el botón Insertar este/a asignatura/tema en informe de la parte inferior para que los datos se graben. Si todo es correcto, en la tabla de la parte superior de la pantalla que estaba vacía aparece ahora una fila desde la cual se puede acceder y editar, en caso necesario, la parte del informe de la misma. Cómo cumplimentar el formulario del resto de temas/asignaturas? Como lo normal es que un módulo incorpore varios temas/asignaturas, existe la posibilidad de insertar tantos como sea necesario en cada caso. Para ello hay que repetir el procedimiento (rellenar formulario y pulsar sobre el botón de Insertar). Una vez incluidos los formularios de todos, pulsando Siguiente se continúa el proceso. 9

10 10

11 3) Pantalla para generar la documentación necesaria para la tramitación del expediente. Dicha pantalla permite también descargar dicha documentación. Una vez generado, en su caso, para continuar habrá que pulsar Siguiente. 4) Pantalla de Registro. Es el último paso antes de finalizar el procedimiento de remisión de informes. Resulta esencial comprobar antes todos los datos, puesto que estos no pueden modificarse luego (habría para ello que iniciar un procedimiento de subsanación). Una vez el coordinador ha asegurado que todo es correcto, debe pulsar sobre Registrar. Entonces recibirá un correo electrónico avisándole de que su expediente (=informe) pasa a estudio, lo que implica que se ha remitido correctamente y que Innovación Docente puede comenzar su tramitación). 5) Pantalla para finalizar procedimiento. Pulsando Finalizar vemos cómo la solicitud que acabamos de realizar se muestra en Mis solicitudes, según se indica más adelante. 3. Acceso a Mis solicitudes Cada vez que remita un informe (u otra solicitud), verá cómo ésta se muestra accesible desde el menú izquierdo Mis solicitudes. Desde aquí puede comprobarse su estado; descargarse; eliminarse; o accederse a la misma para iniciarse, en caso de tener que subsanarla, el procedimiento para ello. 11

12 El Estado Archivado indica que el informe es correcto y que ya ha sido ya firmado por los responsables de la Universidad y remitido a Gestión Económica (en todo caso, cuando eso suceda recibirá una alerta a su ). Si el informe debe corregirse le llegará otro aviso indicándoselo, en cuyo caso deberá acceder y, desde aquí, subsanarlo. 4. Subsanación de Informes Cuando tenga que subsanar un informe (u otra solicitud), verá cómo ésta se muestra accesible desde el menú izquierdo Mis solicitudes. Desde aquí podrá ver que se encuentra en estado subsanación. Una vez accedida a la solicitud, le aparecerá una pantalla como esta: 12

13 Haga click en Iniciar Asistente Subsanar para comenzar con el proceso de subsanación. La primera pantalla que le saldrá será la de sus datos de contacto. Saldrán todos los datos completados, así es que no tendrá que hacer nada a no ser que quiera cambiar sus datos. Una vez completados, pulsar en siguiente: 13

14 A continuación podrá modificar los datos referentes a la coordinación, si no tiene nada que modificar, pulse siguiente. Si ha de modificar algo, cámbielo aquí y pulse siguiente cuando haya acabado: La siguiente página es en la que podemos modificar los datos referentes a las asignaturas. Si hemos de subsanar algún campo de algunos de los temas/asignaturas (parte de docencia), hacer click sobre el botón Editar de la asignatura en concreto y se cargará el formulario con los datos que hay almacenados de esa asignatura. Una vez modificados los datos necesarios, debe pulsar sobre el botón Modificar Asignatura y a continuación, pulsar Siguiente. Si no tiene que modificar ningún campo de ninguna asignatura, pulse siguiente directamente. 14

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16 Incorpore documentación en caso de que sea necesario y pulse Siguiente : A continuación se generará su solicitud. Pulse Siguiente para pasar a la pantalla de registro de su solicitud: 16

17 Pulse el botón Registrar para proceder al registro de dicha solicitud y por último pulse finalizar para completar el trámite de subsanación. De esta forma le llegará al área encargada de revisar los informes (normalmente, Ordenación Académica de su Sede), un correo informándoles que se ha producido la subsanación de su solicitud. 17

18 Contacto para soporte técnico Para dudas sobre el registro o funcionamiento de oficina virtual puede contactar con el personal de la UNIA que gestiona administración electrónica a través del correo electrónico: Si su duda tiene que ver con el contenido del informe y no encuentra su respuesta en el documento referenciado al inicio de éste, escriba a 18

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