Guía para El Proveedor **********

Transcripción

1 Este es un sistema completamente nuevo, que esta implementado la OPS. Aún hay mejoras que realizar, en las secciones que tienen que estar en español. Esperamos poder tener todo actualizado muy pronto. Por ahora, gracias por su paciencia. Guía para El Proveedor Diciembre de 2013 ********** Sistema de Licitación electrónica In-Tend Organización Panamericana de la Salud / oficina regional de la Organización Mundial de la Salud (OPS/OMS) Introducción Esta guía se proporciona para ayudarle a utilizar el sistema de licitación electrónica (In-Tend). Una vez registrado, usted podrá actualizar y modificar la información de su empresa, responder a licitaciones y mantener documentación de referencia en un lugar seguro a través de Internet. Si tiene algún problema para utilizar el sistema, puede comunicarse con Pedro Miguel Ambrocio por teléfono o por correo electrónico ambrociop@paho.org Página 1 de 10 1

2 Como registrarse Visite para acceder al portal de proveedores de In-Tend de la OPS. Desde la página de inicio, haga clic en Registro. Puede escoger el lenguaje de preferencia haciendo clic en la bandera correspondiente en la parte de abajo (izquierda) de la pantalla principal. Inglés, Francés, Italiano, Español Registro (Nuevo proveedor) Como parte del proceso simple de registro, se le pedirá completar sus Datos de la empresa, Detalles de Contacto Empresa y Detalles principales usuarios, bajo la sección de Registro. Alertas de correo electrónico y acciones serán enviados a los correos electrónicos que usted proporcione. Si es posible, es útil usar una dirección de correo electrónico general de la compañía en la sección de registro llamada Detalles del Usuario Principal (por ejemplo, xxxxx@sucompañia.com Para situaciones en que esta persona o casilla de correo electrónico de entrada no esté habilitado, se recomienda añadir un usuario adicional en la parte inferior de la pantalla, para que puedan tener acceso al sitio y también puedan recibir una copia de los correos electrónicos y comunicaciones generales. Todos los campos resaltados en amarillo son obligatorios. Página 2 de 10 2

3 Usted también puede añadir un usuario adicional, el cual se recomienda, para situaciones en las que el contacto principal no siempre está habilitado (esto no es un requisito obligatorio). Al registrarse, usted podrá añadir solamente un punto adicional de contacto, sin embargo después de completar el proceso de registro, usted podrá añadir a través de su cuenta todos los contactos adicionales como desee. En la pestaña Clasificaciones usted puede añadir los códigos de categoría relevantes para su empresa. Introduzca una palabra clave o haga clic en el botón de búsqueda para ver la lista completa de categorías disponibles. Haga clic en el símbolo azul ( ) para agregar las categorías que necesite incorporar como parte de su catálogo de productos/servicios (se pueden agregar múltiples categorías). Una vez que esté satisfecho con los detalles, haga clic en Registrar mi Empresa. Página 3 de 10 3

4 Usted no debe registrar su empresa más de una vez a menos que estén bajo un número de registro diferente. Si su empresa cuenta con varias ubicaciones, registrar la compañía principal y agregar datos de contacto de los individuos en los diferentes lugares. Usted puede agregar un usuario adicional en el momento de la inscripción. Una vez registrado, puede agregar varios contactos en la sección Datos de la empresa. Favor observar que si crean diferentes cuentas, no podrán usar una dirección de correo electrónico ingresada en otra cuenta, ya que el sistema no deja repetir correos electrónicos por razones de seguridad. Una vez finalizado el registro, el sistema le dará notificación al haber completado el proceso de registro y le informara que sus datos están siendo procesados. En breve recibirá un correo electrónico con la confirmación de su correo electrónico y contraseña. Datos de la Empresa Si necesita actualizar la información de su empresa, usted podrá hacerlo desde la sección Datos de la empresa en la barra de menú superior. Desde allí se puede editar / agregar información sobre la empresa, datos de contacto, documentos de la empresa y clasificaciones. Es importante que usted mantenga sus datos actualizados, especialmente las direcciones de correo electrónico, ya que puede perder oportunidades que puedan ser de su interés. Página 4 de 10 4

5 Oportunidades de Licitación Acceso a Ofertas Cuando se le invita a participar en una licitación, usted recibirá una notificación por correo electrónico con el tipo de licitación y el enlace para iniciar la sesión: *Favor observar que el sistema le dará tres oportunidades para introducir su correo electrónico y contraseña. Por favor, asegúrese de hacer clic en el botón Recuperar datos de usuario si no recuerdas tus datos de lo contrario su cuenta será bloqueada. Para tener acceso a las oportunidades de licitación, ponga el puntero del ratón en la sección de Cotizaciones (1), en la barra de menú superior y haga clic en Mi Oferta. Esto le proporcionará una lista completa de las oportunidades de licitación actuales. Para una oferta que le interesa debe hacer clic en Ver Detalles. Adicionalmente, podrá hacer búsqueda por palabra clave o por tipo (2). 1 2 En esta sección, usted podrá ver los detalles de la licitación, contacto, fecha de vencimiento, etc., También se puede ver fácilmente desde esta pantalla, cual es el estado en el que se encuentra la licitación. Usted podrá ver las pestañas en la parte superior de la barra, la barra que esta ROJO es la etapa actual del proceso de licitación (por ejemplo, Etapa de Precalificación, invitación a licitar, etc). Este ejemplo indica en ingles* Your return has not yet been sent (su oferta no ha sido enviada). Página 5 de 10 5

6 Envío de su Propuesta Si hace clic en esta pestaña, entrara en la sección donde se puede acceder a los documentos de la licitación. En la parte superior de esta sección podrá ver instrucciones sobre cómo adjuntar y presentar los documentos, los cuales deberá leer con cuidado, ya que le dará información e instrucciones. La barra abajo indicada le indicara el vencimiento y tiempo restante para enviar su oferta. El nombre en la pestana cambia dependiendo del tipo de licitación. Generalmente, el nombre indicado será el nombre genérico: quote documents, pero puede variar. En esta sección podrá ver lo siguiente: Los documentos de licitación recibidos: ver y / o descargar los documentos de licitación recibidos. Envío de la Licitación: Si alguno de los documentos obligatorios han sido solicitados, se muestra en la sección Mi envío, al lado de un botón rojo. Usted tendrá que adjuntarlos usando el botón Adjuntar documentos en la sección Mi Licitación en la parte inferior de esta pantalla. Si un cuestionario se requiere, también se mostrará en rojo y marcado No se ha iniciado en la sección Mi Envío de Licitación. Es obligatorio que todo cuestionario sea completado. Adjuntar documentos (si está habilitado): Adjunte cualquier documento adicional que desee enviar como parte de la presentación de las ofertas, los cuales se cargarán en la sección Mi Envío de Licitación Página 6 de 10 6

7 Enviar Oferta: Hacer clic en el botón Enviar Oferta sólo cuando esté completamente seguro de que tiene todos los documentos incluidos que usted necesita para enviar. Una vez que haya enviado su respuesta, usted podrá de ver un acuse de recibo que confirma todos los detalles de su presentación. Esto siempre estará disponible para ver en la ficha Historia. Si por cualquier razón desea enmendar su envío, puede hacerlo a través de la sección de documentos, donde la pantalla visible le mostrará todos los documentos que se enviaron como parte de su informe original. Si desea eliminar cualquier documento o agregar documentos adicionales, lo podrá hacer desde la misma sección. Usted debe incluir todos los documentos que deben ser evaluados como parte de su participación en la cotización antes de que haga clic en el botón de modificar ya que estará reemplazando los documentos originalmente cargados. Página 7 de 10 7

8 Correspondencia Este procedimiento se utiliza para recibir y enviar comunicaciones relevantes a la cotización a través de la página web. Si recibe correspondencia a través de este modulo, primero recibirá un mensaje de alerta vía correo electrónico que le informara de ello. Usted tendrá que acceder al sistema para poder verla. La primera vez que inicie sesión, verá en la página principal un mensaje que le indicara que hay correspondencia sin leer. Si hace clic en el enlace lo llevará directamente al mensaje. También puede ver el mensaje a través de la pestaña de Correspondencia. Usted puede ver el mensaje, ver los archivos adjuntos y también responder. También puede ver la correspondencia a través de Mensajes en la parte superior de la pantalla Página 8 de 10 8

9 Aclaraciones Si hay aclaraciones hechas en contra de la oferta puede verlos en la sección de licitaciones, bajo la pestaña Aclaraciones, la cual solamente será visible cuando exista una. El número de aclaraciones aparecerá en paréntesis. Haga clic para verlas. NOTA: Si necesita aclaraciones sobre la licitación deberá enviar la solicitud de aclaración por el módulo de correspondencia de este sistema (in-tend) Acciones Este procedimiento se utiliza para que la OPS envíe acciones (pedidos) que deben cumplirse antes de una fecha predeterminada. El sistema enviará recordatorios automáticos para que complete las acciones. Si usted recibe un correo electrónico de Acción, acceda a su página web y un enlace rojo aparecerá en la pantalla principal. Haga clic en el enlace rojo (o encima de Mensajes en la barra de menú superior y haga clic en Acciones). Será enviado directamente a la pantalla donde se puede ver los detalles de la acción. Leer toda la información de la acción y asegurarse de que todo lo que está marcado como obligatorio esté completo. Cuando termine, haga clic en el botón Ejecutar acción. Página 9 de 10 9

10 Historia de la Licitación Dentro de la sección Mis Licitaciones podrá ver la pestaña Historial, donde hay un registro de su participación en la licitación desde su expresión de interés hasta el estado actual. Cerrar la sesión Seleccione la pestaña de cerrar sesión ya completadas todas las transacciones. Página 10 de 10 10