FICHA ESTUDIOS PREVIOS MÍNIMA CUANTÍA

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1 Página 1 de 6 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD. Que el Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad, denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, debe brindar los medios necesarios para el normal funcionamiento de sus sedes y puestos de control fluvial, en este caso específico, se debe garantizar el suministro de combustible del parque automotor que apoya las operaciones misionales en la Regional Orinoquia Puerto Carreño, y que se configura como herramienta fundamental en los servicios de control migratorio a cargo de la Entidad, razón por la cual, la administración debe garantizar su operación y el adecuado, continuo e ininterrumpido suministro de combustible, en aras de propender por su correcta operación y funcionamiento. El parque automotor requiere para su funcionamiento (60) galones de gasolina al mes, para un total de quinientos cuarenta (540) galones de gasolina corriente por los nueves meses que restan del año. Igualmente, se requieren ciento ocho (108) galones de ACPM al año, de manera esporádica, como contingencia por la falta de energía que llegare a presentarse y que permitirá el funcionamiento de la planta eléctrica en esa localidad. Por lo anterior, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, debe adelantar un proceso de contratación para el suministro de dicho combustible, esto con el fin de satisfacer las necesidades del Puesto de Control Migratorio Fluvial de Puerto Carreño Vichada, y para el desarrollo de las actividades propias de la Entidad, en cumplimiento de sus objetivos misionales. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR. A. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: Contratar el suministro de combustibles (Gasolina Corriente y Diésel Corriente), para el parque automotor y para la planta eléctrica ubicada en el Puesto de Control Migratorio Fluvial de Puerto Carreño Vichada, de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACION COLOMBIA, ubicados en la Regional Orinoquia. B. LUGAR DE EJECUCIÓN: El suministro de combustible (Gasolina Corriente y Diésel Corriente) debe ser entregado en la localidad de Puerto Carreño - Vichada. C. FORMA DE PAGO: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor pactado en mensualidades vencidas, de conformidad con el suministro efectivamente entregado en cada mes inmediatamente anterior, y liquidado a los precios ofrecidos, previa la presentación de la factura o cuenta de cobro correspondiente, acompañada de la certificación de cumplimiento debidamente firmada por el supervisor del contrato, así como el certificado de paz y salvo por todo concepto expedido por el Revisor

2 Página 2 de 6 Fiscal cuando exista, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, del pago de sus obligaciones a los Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y Aportes a Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. La cancelación se efectuará mediante transferencia electrónica. PARÁGRAFO 1: Si las facturas o cuentas de cobro no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 2: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 3: Los pagos quedan sujetos igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO 4: Si la Entidad recibe los documentos para pago dentro de los cinco (5) últimos días hábiles del mes, se tramitarán para efectos de pago, el primer día hábil del mes siguiente. D. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta la necesidad planteada por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el presente proceso de contratación se enmarca dentro de la modalidad de, acorde con lo señalado en el capítulo V, Artículos y ss., del Decreto 0734 de En el presente caso se trata de un proceso de mínima cuantía, como quiera que el valor se encuentre por debajo del 10% de la menor cuantía de conformidad con el presupuesto de la entidad. E. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: El supervisor del contrato será el Coordinador del Grupo de Apoyo de la Regional Orinoquia de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, o quien haga sus veces. 3. CONDICIONES TÉCNICAS. A. SITIO DE ENTREGA DEL SUMINISTRO: Durante el término de ejecución, el contratista efectuará el suministro del combustible requerido en Puerto Carreño Vichada. B. CARACTERISTICAS DEL BIEN Y/O SERVICIO: El proponente debe garantizar que los combustibles ofrecidos cumplen con los estándares ambientales y de calidad exigidos en la Resolución 1180 del 21 de Junio de 2006 expedida por el MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL Y MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA.

3 Página 3 de 6 C. CALIDAD Y CUMPLIMIENTO: El proponente debe certificar por escrito que el producto ofrecido cumple con la normatividad establecida en el territorio nacional, para los productos derivados del petróleo. D. CERTIFICACION DE DISTRIBUIDOR MAYORISTA O MINORISTA: El proponente deben anexar certificación escrita, que lo acredite como distribuidor mayorista o minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo en el Territorio Nacional, de igual manera certificar por escrito que dentro de su proceso de almacenamiento, manejo, transporte y distribución del combustible, cumple con la normatividad vigente (Decreto 1609 de 2002). E. ANÁLISIS DE RIESGOS: Para minimizar los riesgos derivados de esta contratación, el pago se realizará contra los servicios efectivamente recibidos. F. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El Proponente deberá garantizar el suministro de combustible aproximado mensual de sesenta (60) galones de gasolina corriente, que corresponde al consumo promedio en condiciones normales de funcionamiento del vehículo y aproximadamente doce (12) galones de diésel corriente para la planta eléctrica. Estas cantidades podrán variar de acuerdo a la necesidad que presente la UNIDAD, situación que debe ser atendida de manera inmediata por el proponente. El proponente debe garantizar el suministro de combustible continuo e ininterrumpido, durante el término de ejecución del contrato. El proponente debe garantizar el suministro del combustible en las siguientes condiciones: Suministro de combustible en Puerto Carreño cuando sea requerido por MIGRACIÓN COLOMBIA. Suministrar un timbo para el transporte del combustible hacia la planta eléctrica cuando se requiera. Presentar mensualmente la información del suministro de combustible. Mantener el mejor precio dentro de los parámetros establecidos por el Gobierno Nacional, durante todo el tiempo de duración del contrato. Reportar de manera inmediata a MIGRACION COLOMBIA, cualquier novedad o anomalía e informar al supervisor del contrato sobre cualquier eventualidad o irregularidad que pudiere surgir, respecto a la ejecución del contrato. Elaborar y presentar de manera oportuna las correspondientes cuentas de cobro y/o facturas, de los suministros efectuados. Presentar mensualmente el certificado de paz y salvo por todo concepto expedido por el Revisor Fiscal cuando exista, de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el Representante Legal, del pago de sus obligaciones a los sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, pensiones y Aportes a Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, a que haya lugar. G. GARANTÍAS: De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012, las garantías no serán obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta Ley, caso en el cual

4 Página 4 de 6 corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento. Con el fin de minimizar los riesgos de la etapa contractual se fija la forma de pago contra el recibo a satisfacción de los bienes solicitados. 4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO. A. CONSULTA DE PRECIOS O CONDICIONES DE MERCADO: Por las condiciones de Puerto Carreño, en esa localidad solo se consiguió un proveedor que suministra el combustible. Es importante señalar que los precios de los combustibles en el territorio colombiano se encuentran debidamente regulados por el Ministerio de Minas y Energía, razón por la cual los precios ofrecidos deben corresponder a dicha regulación. Con base en lo anterior se solicita cotizar el valor unitario por galón. Descripción del bien/servicio UNIDAD DE MEDIDA ESTACION BRISAS DEL ORINOCO GASOLINA CORRIENTE GALÓN DIESEL GALÓN Descripción del bien/servicio CONSUMO ESTIMADO A 31 DE DICIEMBRE DE 2013 VALOR UNITARIO ESTACION BRISAS DEL ORINOCO VALOR TOTAL PROMEDIO GASOLINA CORRIENTE DIESEL TOTAL PROYECTADO VALOR PROMEDIO REQUERIDO: CINCO MILLONES CUATROCIENTOS DOCE MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS MCTE ($ ,00). Por ser el único proveedor en la zona de Puerto Carreño, no se anexan más cotizaciones. Contratando en esa localidad se evitarían dificultades con el traslado de combustibles, sobrecostos y riesgos. CONCLUSIÓN: De acuerdo con lo señalado en el estudio de mercado, el valor del contrato a suscribir es de CINCO MILLONES CUATROCIENTOS DOCE MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS MCTE ($ ,00). B. PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso será hasta el 31 de diciembre de 2013 o hasta agotar presupuesto, lo primero que ocurra; contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución, es decir la expedición del registro presupuestal correspondiente.

5 5. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACIÓN. Página 5 de 6 La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuenta con la disponibilidad presupuestal necesaria para desarrollar el objeto de la presente contratación, por valor de CINCO MILLONES CUATROCIENTOS DOCE MIL NOVECIENTOS SESENTA PESOS MCTE ($ ,00). Los recursos están amparados según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 7 de marzo de 2013, el cual afecta el Rubro Presupuestal: A ; Combustible y Lubricantes; Fuente: Nación, Recursos 10, Situación CSF, expedido por la Coordinación Financiera de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. El valor del contrato a suscribir no podrá superar la suma señalada, todos los impuestos y demás gravámenes derivados de la contratación estarán a cargo del contratista. 6. FIRMAS DEL DOCUMENTO. COMITÉ ESTRUCTURADOR. Parte técnica: AREA RESPONSABLE: Regional Orinoquia. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Sandro Eduardo Murcia Alfonso CARGO: Director Regional Orinoquia. FIRMA: ORIGINAL FIRMADO AREA RESPONSABLE: Regional Orinoquia. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Liliana Astrid Castellanos Torres. CARGO: Coordinadora Grupo de Apoyo Regional Orinoquia. FIRMA: ORIGINAL FIRMADO Parte Financiera: AREA: Coordinación Financiera FUNCIONARIO: Gina Paola Dueñas Barbosa CARGO: Coordinadora Financiera FIRMA: ORIGINAL FIRMADO

6 Página 6 de 6 AREA: Coordinación Financiera FUNCIONARIO: Maribel Barros Barreto CARGO: Funcionaria - Coordinación Financiera FIRMA: ORIGINAL FIRMADO AREA: Oficina Asesora Jurídica FUNCIONARIO: Jorge Rodríguez CARGO: Abogado - Oficina Asesora Jurídica FIRMA: ORIGINAL FIRMADO LA CONVENIENCIA, NECESIDAD Y MODALIDAD FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN EL 2 DE ENERO DE 2013.

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