ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD ECYO CONTRATACIÓN NO EXCEDE EL 10% DE LA MENOR CUANTÍA

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1 No. y fecha de la radicación: (diligencia Secretaría General y de Asuntos Jurídicos) PARA CONTRATAR BIENES SERVICIOS A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido conforme a lo dispuesto en el artículo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1993 y en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 3 del decreto 2474 de 2008, para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del contrato requerido. Se podrá consultar en el Archivo General de la Nación Carrera 6 No. 6-91, segundo piso Grupo Asuntos Jurídicos y Contratación, Teléfono: Ext. 276 / 250. O a través de la página web del AGN: / 1. DEPENDENCIA SOLICITANTE: GRUPO SERVICIOS GENERALES 2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: (Con base en el Plan de Compras y Plan de Acción). Se hace necesario la compra. Revisión, mantenimiento y carga de extintores de propiedad del AGN, con el fin de continuar prestando un servicio óptimo de seguridad contra incendios y proteger de esa manera los funcionarios que laboran en el Archivo General de la Nación y su acervo documental. 3. OBJETO DEL CONTRATO Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: Adquisición e instalación de extintores solkaflam y revisión, mantenimiento y carga de los extintores de propiedad del AGN, con el fin de continuar prestando un servicio óptimo de seguridad contra incendios y proteger de esa manera los funcionarios que laboran en el Archivo General de la Nación y su acervo documental. 4. MODALIDADES DE SELECCIÓN : Por la cuantía, el proceso sería Invitación Pública Subasta Inversa presencial. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE LAS SOPORTAN: serán definidos en el pliego por el GJC. 5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: Ítem Descripción del Bien y Especificaciones Técnicas Soporte Técnico Soporte Económico (*) Unidad de Valor Unitario Valor Total Medida con IVA($) con IVA ($) 1. ADQUSICIÓN E INSTALACIÓN DE CUARENTA Y SIETE (47) EXTINTORES Cantidad por el contrato Especificaciones técnicas: Extintor Solkaflam AGENTE EXTINTOR Solkaflam 123 AGENTE EXPULSOR NITROGENO N2 PRESIÓN DE TRABAJO 150 P.S.I. CANTIDAD DE AGENTE EXTINTOR 3700gr TIEMPO DE DESCARGA 10 a 12 S MANGUERA SI ALCANCE DE DESCARGA 2.7 A 4.5 m % DE DESCARGA HASTA EL 97% Extintor Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: Versión: 4 Código: CO-301-FR-100 Página 1 de 5

2 Ítem Descripción del Bien y Especificaciones Técnicas Soporte Técnico Soporte Económico (*) Unidad de Valor Unitario Valor Total Medida con IVA($) con IVA ($) 2. MANTENIMIENTO, CARGA DE LOS EXTINTORES DE PROPIEDAD DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, SEDE CRA. 6 # 6-91 Y SEDE CALLE 18 SUR # Cantidad por el contrato especial para toda clase de riesgo, modelo especial para toda clase de riesgo, modelo especial para toda clase de riesgo, modelo 10 Extintor especial para toda clase de riesgo, modelo especial para toda clase de riesgo, modelo de polvo químico seco B.C. Especial para líquidos inflamables y equipo eléctrico, modelo Revisión, mantenimiento para extintor de Co2, especial para líquidos inflamables y equipo eléctrico, modelo Revisión, mantenimiento para extintor de Co2, especial para líquidos inflamables y equipo eléctrico, modelo de AGUA A PRESION, especial para materiales livianos como maderas, papel, telas etc. Modelo 2,5 Galones (H2O) Revisión, mantenimiento y nivelación de carga para extintor tipo Solkaflam y/o agente limpio, multipropósito para toda clase de riesgos, especial para equipo delicado, modelo gramos Revisión, mantenimiento y nivelación de carga para extintor tipo Solkaflam y/o agente limpio, multipropósito para toda clase de riesgos, especial para equipo delicado, modelo o tipo SPLINKER Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selección se optó por el siguiente método: Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: Versión: 4 Código: CO-301-FR-100 Página 2 de 5

3 Consulta SICE - CUBS. Catalogo Único de Bienes y Servicios Consulta a reconocidos expertos en el tema Consulta a proveedores de los productos o servicios Se acudió a estudios de entidades que provean información de precios Análisis Históricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad Estudios de expertos Otra. Especifique cuál? x 6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: (artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, concordantes con los artículos 1 y 2 del Decreto 3576 de 2009). Para dar cumplimiento con el presente numeral deberán tener en cuenta el artículo en mención. a) La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Entidad. 7. DE LOS RIESGOS: (Deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación para la Entidad y el Contratista, que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.artículo 88 del decreto 2474 de 2008) Riesgo AGN: Que el CONTRATISTA no cumpla dentro del plazo estipulado con el objeto y/o obligaciones y especificaciones técnicas de lo contratado. Riesgo Contratista: Que el AGN incumpla con lo que se compromete en las obligaciones y en la oportunidad necesaria, que le impida el cumplimiento del objeto contractual. 8. CONDICIONES DEL CONTRATO 8.1 Plazo de Ejecución: Un mes (1) así: - Para la carga de los extintores de propiedad del ARCHIVO GENERAL, sede cra. 6 # 6-91 y sede calle 18 sur # 28-59: Dentro de los cinco (5) días siguientes a la suscripción del Acta de Inicio. - Para el suministro e instalación de los extintores solkaflam en las instalaciones del AGN: Dentro de los veinte (20) días siguientes a la suscripción del Acta de Inicio. 8.2 Vigencia del Contrato: Cuatro (4) meses a partir del vencimiento del plazo de ejecución 8.3 Lugar de Ejecución: Archivo General de la Nación Carrera 6 No y sede calle 18 sur # Valor del Contrato: OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTITRES MIL NOVECIENTOS DOCE PESOS M/CTE. $ Forma de Pago del Contrato: El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes del recibo a satisfacción del objeto contratado expedida por el supervisor del contrato acompañado de los respectivos recibos de pago por concepto de aportes al sistema de Seguridad Social y aportes de sus empleados Parafiscales. Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la contraprestación pactada. Lo anterior sujeto a la disponibilidad de PAC. 8.6 Obligaciones del Contratista: En relación con el suministro e instalación de extintores solkaflam: 1. Suministrar e Instalar cuarenta y siete (47) extintores de Solkaflam 123 de 3,700 grs, de acuerdo con la NTC 2885 Extintores de fuego portátiles, y la NFPA No. 10 y las demás normas vigentes sobre este asunto a la fecha, en los lugares requeridos y con la señalización correspondiente en las instalaciones del AGN. 2. Entregar informe para la liquidación del contrato donde se indique la ubicación y clase de extintor. (en soporte papel y magnético) 3. Garantía de los bienes contenido - por cinco años. Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: Versión: 4 Código: CO-301-FR-100 Página 3 de 5

4 4. Realizar la entrega de los bienes con la calidad y según especificaciones técnicas requeridas. 5. Dictar capacitación sobre su uso y manejo al Grupo de Brigadistas y personal de mantenimiento del AGN así: 1 hora académica y 2 horas de práctica (manejo) 6. Allegar al AGN certificación del aporte al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de conformidad con lo establecido en el Artículo de la Ley 789 de 2003, concordante con el artículo 1º. De la Ley 828 de En relación con la carga de extintores de propiedad del AGN: 1. Mantenimiento de 185 extintores de acuerdo con lo señalado en el soporte técnico. 2. Dejar extintores en calidad de préstamo durante el tiempo que dure el mantenimiento y carga de los mismos. 3. Realizar el mantenimiento y carga de los extintores de acuerdo con la NTC No PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO, MEDIOS DE EXTINCIÓN DE FUEGO, POLVO QUÍMICO SECO. 4. Suministrar repuestos menores necesarios como: Juegos de empaques, conjunto de tubo vástago y resorte, pasador. 5. Reubicación, señalización de los extintores donde se requiera de acuerdo con la NTC Suministrar calcomanías y rotulado nuevo (de clasificación y fecha de carga) 7. Retirar y reintegrar en el plazo establecido los extintores del AGN sin costo de transporte para la entidad. 8. Suministrar los extintores que la entidad requiere con las características técnicas solicitadas. 9. Garantía de calidad de los bienes por un año. 10. Ejecutar el contrato con calidad y según especificaciones técnicas. 11. Allegar al AGN certificación del aporte al Sistema de Seguridad Integral y Parafiscales de conformidad con lo establecido en el Artículo de la Ley 789 de 2003, concordante con el artículo 1º. De la Ley 828 de Entregar informe para la liquidación del contrato donde se indique la ubicación y clase de extintor. (en soporte papel y magnético) 13. Dictar capacitación sobre su uso y manejo al Grupo de Brigadistas y personal de mantenimiento del AGN así: 1 hora académica y 2 horas de práctica (manejo) 8.7 Obligaciones del AGN 1. Pagar el valor estipulado en el contrato en la forma y oportunidad prevista en el mismo. 2. Vigilar y supervisar la oportuna ejecución del contrato y el cumplimiento de todas las obligaciones pactadas. 8.8 Supervisión: La Supervisión del contrato estará a cargo de quien designe el Director General 9. VIABILIDAD PRESUPUESTAL: CINCO MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL PESOS. ($ ) INVERSIÓN Eje Estratégico Fortalecimiento Institucional Objetivos Estratégicos Específicos PROGRAMA Mantenimiento Instalaciones Actividades SUBPROGRAMA / PROYECTO Adquisición Extintores Proyecto de Inversión Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del AGN Clase de Gasto G.G. (*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales FUNCIONAMIENTO Presupuesto Concepto del Gasto Mantenimiento (*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: Versión: 4 Código: CO-301-FR-100 Página 4 de 5

5 RECURSO Inversión: $ Recurso 21 Funcionamiento: Recurso 21 Visto Bueno Jefe OPA: 10. PRESUPUESTO OFICIAL: OCHO MILLONES QUINIENTOS VEINTITRES MIL NOVECIENTOS DOCE PESOS MCTE/ ($ ) 11. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN. (serán los requisitos habilitantes, según sea el caso, de los oferentes. El área técnica a su criterio elegirá solicitar experiencia para permitir participar en el proceso.) a. Cumplir con los requerimientos técnicos mínimos señalados en el soporte técnico b. Certificaciones: Se requiere acreditar como máximo de tres (3) certificaciones, una por cada contrato, cuyo objeto esté relacionado con el suministro y/o carga de extintores y la sumatoria debe ser igual o superior al valor del presente proceso de selección. Mínimo una de suministro y una de carga. Expedidas por el contratante, a nombre del proponente o de alguno de sus integrantes en el caso de consorcios o uniones temporales, que contengan como mínimo la siguiente información: La certificación deberá contener como mínimo: Nombre de la entidad o empresa contratante. Nombre o razón social del contratista con su respectiva identificación (nit ó cédula de ciudadanía). Fecha del contrato. Fecha de iniciación. Fecha de terminación. Objeto Valor del contrato. Seriedad y cumplimiento: se debe indicar claramente en qué condiciones se desarrolló el contrato (respecto a cumplimiento y calidad). Cargo, nombre y firma de la persona que certifica: debe ser el representante legal de la empresa o quién haya ejercido las funciones de supervisión. DEPENDENCIA SOLICITANTE Y COORDINADORA DEL PROYECTO DE INVERSIÓN Firma: Nombre: OLGA YANETH SANDOVAL GÓMEZ Cargo: Coordinadora Grupo Servicios Generales ORDENADOR DEL GASTO: Firma: Nombre: ARMANDO ENTRALGO MERCHÁN Cargo: Director General Fecha de elaboración: 21/07/2010 Proyectó: Olga Yaneth Sandoval G. Coordinadora GSG Revisó: Jefe de la DAF. Archivado en: Serie contratos -GAJC Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: Versión: 4 Código: CO-301-FR-100 Página 5 de 5