CONCILIACIONES FINANCIERAS. CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 1 de 9

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1 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 1 de 9 OBJETIVO: Realizar la conciliación de los ingresos y gastos registrados en el sistema de liquidación y el sistema financiero e identificar las diferencias entre los movimientos de bancos de la cuenta corriente o de ahorro y los registros del libro auxiliar de bancos del sistema financiero para realizar los ajustes respectivos. ALCANCE: Se inicia descargando del sistema financiero los auxiliares contable y presupuestal de ingresos, bancos y de gastos; elaboración de los ajustes respectivos. termina con la LIDER DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Gestión Institucional Área Financiera REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma DEFINICIONES: PGCP: Plan General de Contabilidad Pública. Notas de ajuste de contabilidad: La nota de contabilidad es un documento interno, que es utilizado para hacer registros contables, resultantes de diferencias entre operaciones Auxiliar de ingresos: Documento que registra los movimientos de las consignaciones bancarias que ingresan a la Universidad por diferentes conceptos. Formato de Conciliación Bancaria: Documento que se genera en la Oficina de Contabilidad para agrupar las diferencias entre auxiliar y extracto. Aplicados: Documentos que soportan los registros realizados por medio de transacciones de pagos a proveedores y terceros en la Página Web de la Entidad Financiera donde se posee la Cuenta Bancaria. Sistema Financiero: Estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de la institución como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como facturas, cuentas de cobro, contratos y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. Sistema de liquidación: Es un software mediante la cual se realiza la liquidación de los servicios que presta la institución. Conciliación de ingresos: Se refiere a la verificación de los ingresos reportados por el Coordinador del Proyecto con la información registrada en el Sistema Financiero y el Sistema de Liquidación.

2 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 2 de 9 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 CONCILIACIÓN DE INGRESOS CAUSADOS 6. Envió de la información. Generación de reporte de errores Comparación de cifras. Elaboración de ajustes Contables. Firma de la nota contable. Verificación de corrección de errores. Generado el proceso de causación contable, si presenta errores se envía por al Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios el número del proceso de causación de ingresos para su respectiva verificación de errores. Se genera el reporte de errores de causación de ingresos en el Sistema Financiero. Se toma cada uno de los registros que presentó error, se comparara la Liquidación con el auxiliar contable que genera el sistema financiero detallando el error y se registra la observación en la hoja de trabajo Se realiza el ajuste contable, cuando haya lugar, en el Sistema Financiero los primeros 5 (cinco) días hábiles del mes siguiente al reporte y se registra la Nota de Contabilidad en la hoja de trabajo. Se firma la nota contable de causación de ingresos, por la persona que lo elaboro y se procede a archivarlas en la serie o subserie establecida en la tabla de retención documental de la dependencia por los responsables Se genera nuevamente el proceso de causación de ingresos para verificar que el error ya no se registre. Contador. Auxiliar del Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios. Auxiliar del Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios. Auxiliar del Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios. Auxiliar del Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios. Contador. . Reporte de errores de causación de ingresos. Hoja de trabajo de ingresos causados Nota Contable sin firma con sus soportes. Nota Contable

3 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 3 de CONCILIACIÓN DE INGRESOS EFECTIVAMENTE RECAUDADOS Generación de reportes Se ingresa al Sistema Financiero al módulo de reportes para generar Contador, Jefe de Reporte balance de de balances contables y el balance de prueba consolidado nivel 1 a 4, plan de cuentas 2, y el Presupuesto, Jefe de prueba consolidado presupuestales balance presupuestal de ingresos. Fondos, mensual Tesorero Transcripción de cifras Se elabora hoja de trabajo con las cifras generadas por el balance de Contador, Jefe de Hoja de trabajo de prueba y el balance presupuestal de ingresos en el trimestre de Presupuesto, Tesorero, ingresos corte, por cada uno de los responsables, diligenciando la Jefe de Fondos efectivamente información pertinente a cada dependencia, iniciando por la oficina y Jefe de recaudados de contabilidad, quien la envía vía a la oficina de Liquidación de presupuesto, tesorería, fondos especiales, liquidación y derechos pecuniarios para su diligenciamiento, el quinto día hábil siguiente a matrículas y derechos pecuniarios la terminación de cada trimestre. 6. Comparación de cifras Consolidación de cifras Identificación de Partidas conciliatorias y elaboración de ajustes Aprobación de la conciliación y archivo Se realiza la conciliación entre las cifras obtenidas, comparando las cuentas contables parametrizadas en la interface con presupuesto y los rubros presupuestales, conservando la equivalencia entre los conceptos.. Ver documento de apoyo FIN-DA-04 CONCILIACIONES FINANCIERAS INGRESOS EFECTIVAMENTE RECAUDADOS. El sexto día hábil después del trimestre conciliado, los responsables del procedimiento, aclaradas las partidas conciliatorias se reúnen para realizar el análisis de la conciliación o las posibles dudas de las mismas. Si como resultado de la comparación entre cifras resultan diferencias se efectúan los ajustes de las partidas conciliatorias, según el caso. Los responsables del procedimiento diligencian el formato resultado de conciliaciones en donde se aprueba la conciliación, se firma se le anexa la hoja de trabajo diligenciada por las partes y se archiva en la serie y subserie establecida en la tabla de retención documental de la dependencia. Tesorero, Contador, Jefe de Presupuesto, Jefe de Fondos, Jefe de Liquidación Tesorero, Contador, Jefe de Presupuesto, Jefe de Fondos Tesorero, Contador, Jefe de Presupuesto, Jefe de Fondos Tesorero, Contador, Jefe de Presupuesto, Jefe de Fondos Notas de ajuste Notas de ajuste Formato AP-FIN- FO-19 Conciliaciones Financieras

4 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 4 de CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR CONVENIOS Solicitud a Ordenadores del Gasto Solicitud a Tesorería y Entidades Contratantes Identificación de Partidas conciliatorias y elaboración de ajustes Se solicita a los ordenadores del gasto enviar antes del último día hábil de labores académicas, la relación del saldo de las cuentas por cobrar respaldadas en facturas entregadas a las entidades contratantes de convenios y contratos interadministrativos. Se solicita a tesorería y a las entidades contratantes enviar antes del último día hábil de labores administrativas, la relación de las cuentas por cobrar y las respectivas facturas emitidas durante la vigencia de convenios y contratos Interadministrativos. Se realiza la conciliación entre las cifras obtenidas, manteniendo la equivalencia entre las cuentas contables y los saldos de las cuentas por cobrar reportados por las entidades contratantes, ordenadores del gasto y la tesorería. Si resultan diferencias se ajustan. Contador y Coordinador de Fondos Contador y Coordinador de Fondos Contador y personal de apoyo y asesoría Hoja de trabajo Notas de ajuste

5 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 5 de CONCILIACIONES BANCARIAS Consulta y descarga de los movimientos bancarios del periodo, en Se ingresa a cada aplicación WEB, consulta y descarga de archivos con los movimientos en formato Excel. Profesional de Apoyo Oficina de Contabilidad, Archivo en Excel o compatible (csv o txt) las aplicaciones virtuales de las Auxiliar Administrativo con los movimientos y entidades bancarias (aplicable para Oficina de Tesorería transacciones del los bancos BBVA, Bancolombia, y periodo. Bogotá). Descarga del auxiliar de bancos de cada cuenta desde el Sistema Financiero Confrontar los movimientos del extracto bancario con los del auxiliar de bancos por cada cuenta. Verificación de las transacciones de las partidas que se identifican con alguna dificultad. Determinar las diferencias y establecer las partidas conciliatorias. Elaboración de la conciliación bancaria en el formato establecido e impresión de la misma con los respectivos auxiliares. Identificación y preparación de los cuadros complementarios, con el resumen de los costos y gastos financieros. Se imprime los libros auxiliares de bancos del mes correspondiente a conciliar, generados por el Software Contable. Por medio del reporte 006 del sistema Financiero LINIX, se descarga en formato CSV delimitado por comas, el auxiliar bancario de cada cuenta. Se individualizan e identifican los movimientos débito y crédito del extracto bancario con relación a cada registro del auxiliar bancario. Se analiza cada movimiento del auxiliar bancario para identificar la naturaleza de los registros contables y el movimiento en contraparte en el extracto bancario. Se identifican las partidas conciliatorias de los movimientos de extracto que no están registrados en el auxiliar, y de los movimientos en el auxiliar que no han sido aplicados en el banco. Se diligencia formalmente la conciliación bancaria, y se imprime, junto con el libro auxiliar, para que sea presentada a las dependencias encargadas de los ajustes. Se detalla en relación los costos y gastos financieros debitados por las entidades bancarias en la prestación del servicio. Archivo en Excel o compatible (csv o txt) con los movimientos del libro auxiliar. Hoja de trabajo en Excel a los responsables de ingresos y gastos. Hoja de trabajo en Excel, con las partidas conciliadas. Conciliación bancaria. Hoja de Trabajo cuadro en Excel.

6 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 6 de 9 Contabilización de los costos Se registra contablemente los costos financieros Nota de Contabilidad. 8. financieros. debitados sin autorización de las cuentas de ahorro y corrientes, como cuenta por cobrar a cada entidad Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal a la Vicerrectoría Administrativa. Contabilización del gasto por Gravamen a los movimientos financieros Revisión y firma de las conciliaciones bancarias y registros contables realizados. Remisión de las conciliaciones bancarias a cada dependencia. bancaria. Para dar trámite al gasto por gravamen a los movimientos financieros, se solicita disponibilidad presupuestal al ordenador del gasto. Causación del gravamen a los movimientos financieros del periodo. Se revisa la conciliación de cada cuenta bancaria, y se firman conjunto con las notas de contabilidad realizadas para el ajuste de Costos y gastos financieros. Se elabora el oficio remisorio con destino a las Oficinas de Tesorería, y Fondos especiales, a quienes son entregadas las conciliaciones. Contador Contador Contador Oficio correspondencia interna. Nota de Contabilidad. Oficio correspondencia interna con firma de Recibido. 1 Realización de Ajustes a partidas conciliatorias. Se analiza cada partida conciliatoria y se realizan los ajustes pertinentes. Auxiliares Administrativos Oficina de Tesorería y Fondos Nota de Contabilidad. Oficios. Reenvíos de pagos. 1 1 Revisión y firma por parte de los Jefes de dependencia y reenvío de carpetas a la oficina de contabilidad. Archivo de conciliaciones bancarias Las conciliaciones bancarias son revisadas y firmadas por cada Jefe, y son remitidas de nuevo a la oficina de contabilidad. Se archivan las conciliaciones bancarias, asignándole el respectivo marcado de caja y carpetas, con sujeción a la tabla de retención documental. Tesorero Coordinadora Fondos Carta solicitud CDP, RP y Orden de Pago del Ordenador del Gato.

7 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 7 de CONCILIACION PROYECTOS DE FONDOS ESPECIALES 6.1 INGRESOS Registro de los ingresos Coordinador del Formato AP-FIN-FOefectivamente recaudados por el proyecto proyecto Envió Formato AP-FIN-FO-13 Fondos Anexo 1 Relación de Ingresos y Relación de cartera a la Coordinación de Fondos Depuración de ingresos efectivamente recaudados Confrontación de ingresos del proyecto Consolidación de Cartera del Proyecto Elaboración Anexo de Conciliación de Ingresos del Proyecto Ajustes y/ó corrección de diferencias Se diligencia el formato correspondiente con los ingresos del mes a conciliar, con base en el documento de recaudo reportado por cada tercero. Y previamente verificados con el reporte del sistema financiero LINIX y SILSA. En caso de no identificar algún ingreso o recaudo en dichos sistemas, debe anexar el respectivo soporte. El formato anteriormente diligenciado junto con la relación de cartera se remite a la Coordinación de Fondos Se toman los movimientos mensuales de las respectivas cuentas del Sistema financiero donde se registran los ingresos de cada proyecto, deduciendo los descuentos, devoluciones y facturas causadas sin cancelar, verificando el recaudo en las cuentas bancarias. Los ingresos depurados, tomados del Sistema financiero se comparan con los relacionados en el Formato AP-FIN- FO-13 Fondos Anexo 1 Relación de Ingresos y se establecen las diferencias. Se establece la Relación de Cartera de estudiantes del Proyecto, previamente verificado con el Software académico. Una vez analizados y verificados cada uno de los registros, se elabora Conciliación de Ingresos y se envía a la Coordinación del proyecto. Se verifican los registros en el Sistema financiero y las inconsistencias y/o diferencias presentadas se subsanan por los responsables según sea el caso. Coordinador proyecto. 13 Fondos Anexo 1 Relación de Ingresos del Coordinación de Fondos Coordinación de Fondos Coordinador proyecto. del Coordinación de Fondos Jefe Grupo Liquidación, Coordinador del proyecto y Coordinación de fondos especiales Nota de envió, relación de cartera y Formato AP-FIN-FO-13 Fondos Anexo 1Relación de Ingresos Reporte 3430 Relación de CXC Conciliación por las partes firmada Nota de ajuste contable soportada

8 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 8 de CONCILIACION PROYECTOS DE FONDOS ESPECIALES 6.2 EGRESOS Registro de los Egresos efectivamente ejecutados Envió Formato AP-FIN-FO- 14 Fondos Anexo 2 Relación de Egresos a la Coordinación de Fondos Informe sobre Cuentas por pagar del Proyecto Elaboración Anexo de Conciliación de Egresos del Proyecto Se diligencia el formato correspondiente con los egresos bimestrales a conciliar, con base en las autorizaciones de pago de obligaciones expedidas por el Ordenador del Gasto del respectivo Fondo Especial. El formato anteriormente diligenciado por cada proyecto se remite a la Coordinación de Fondos Se establece la Relación de Cuentas por pagar del Proyecto, debidamente soportado con el recibo de los bienes y servicios y el respectivo acto administrativo de ordenación del gasto. Una vez analizados y verificados cada uno de los registros, se determinan las diferencia y se elabora Conciliación de Egresos la cual se envía a la Coordinación del proyecto. Asistente Administrativo de la Decanatura Asistente Administrativa Decanatura de Asistente Administrativa y Decano Coordinación de Fondos Formato AP-FIN-FO-14 Fondos Anexo 2 Relación de Egresos Nota de envió Relación CXC Conciliación firmada por las partes Ajustes y/o correcciones de diferencias y/o inconsistencias. Se verifican los registros en el sistema financiero y las inconsistencias y/o diferencias presentadas se subsanan por los responsables según sea el caso. Coordinación Coordinador Proyecto Fondos y del Nota de ajuste contable soportada

9 CÓDIGO AP-FIN-PR-10 VERSIÓN 7 VIGENCIA 2014 Página 9 de 9 7. OBSERVACIONES: Las dependencias involucradas se reunirán trimestralmente para realizar la conciliación financiera entre las partes. Las conciliaciones de proyectos de fondos especiales de ingresos será mensual y la de egresos bimestral para cada proyecto. Los Documentos Conciliación de Ingresos, Conciliación de Egresos, Relación de Cuentas Por Cobrar y Relación de Cuentas por Pagar se constituyen en anexos del Formato AP-FIN-FO-16 Liquidación de Proyectos de Fondos En todo caso se diligenciarán las Relaciones de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar por cada proyecto. Se terminarán las conciliaciones bancarias dentro de los veinticinco (25) días siguientes al término del mes anterior. La actividad descrita puede presentar demora, debido principalmente por la recepción de los extractos bancarios. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato EV-CAL-FO-17 Julio 31 de 2012 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 01 de 2013 Actualización documentos 06 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 06 de 2014 Actualización documentos 07 Formato EV-CAL-FO-17 Mayo 15 de 2014 Actualización documentos Elaboro Reviso Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ Representante de la Dirección