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1 de 5 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A

2 de 5. OBJETIVO. Determinar de forma clara y precisa los pasos que se deben tener en cuenta en la realización de las conciliaciones bancarias, para reflejar saldos reales y disponibles en las cuentas de bancos. 2. ALCANCE. Inicia desde la recepción de los extractos bancarios emitidos por las entidades financieras, recibos de consignaciones remitidos por otras entidades y/o dependencias de la Universidad; hasta el registro contable y presupuestal de las cifras encontradas pendientes de registrar, ya sean de ingresos y/o gastos. 3. DEFINICIONES. 3. Conciliación Bancaria: comparación que se hace entre los datos informados por el banco mediante el extracto bancario de una cuenta corriente, con la información reflejada en los libros auxiliares de contabilidad de la Institución, con el propósito de determinar las diferencias en los registros de las operaciones; corregir diferencias por errores u omisiones, establecer responsabilidades por dichos errores y mostrar el saldo real disponible para la empresa. 3.2 Libros Auxiliares De Contabilidad: documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte. 3.3 Extracto Bancario: estado de cuenta que emite una entidad financiera indicando el saldo anterior, los movimientos que se han producido a lo largo de un periodo y el saldo final, en una cuenta bancaria. 3.4 Nota Debito Bancaria: documentos emitidos por la institución bancaria que soportan el egreso de dineros de la cuenta bancaria por diferentes conceptos, relacionados con la prestación de servicios financieros tales como: chequeras, remesas, cuota manejo tarjeta, intereses sobre prestamos, papelería, comisiones entre y otros. 3.5 Nota Crédito Bancaria: documentos emitidos por la institución bancaria que soportan el ingreso de dineros a la cuenta bancaria por diferentes conceptos, relacionados con la prestación de servicios, tales como: préstamos abonados en cuenta, consignaciones, rendimientos financieros, entre otros. 3.4 Radicar: Registro detallado en un libro especial, de la documentación que se entrega a una determinada dependencia, indicando No. de folios, concepto, fecha y hora, nombre y firma de quien recibe.

3 de 5 4. DESCRIPCION No PASOS A REALIZAR Recepcionar documentos Imprimir los libros auxiliares de contabilidad Analizar y confrontar los documentos 9.4 Elaborar documento de conciliación Analizar y firmar el formato con los soportes Radicar y entregar el formato con los soportes Revisar y Registrar en el sistema 9.8 Imprimir y Archivar DESCRIPCION Recibe documentación soporte: Extractos bancarios de cada una de las cuentas corrientes y de ahorro, emitidos por las entidades bancarias con fecha de corte al mes. Consignaciones provenientes de clientes y/o entidades; por concepto de pagos de derechos de matriculas, créditos ICETEX, convenios, entre otros. Imprime los libros auxiliares de contabilidad, de cada una de las cuentas bancarias a conciliar. Confronta y analiza los movimientos registrados en los libros auxiliares de bancos, con el extracto bancario y soportes (consignaciones, notas créditos y débitos, resoluciones del ICETEX, etc.) e identifica las partidas no registradas. Elabora un documento detallando las diferencias encontradas, clasificadas por conceptos (notas créditos y débitos, No. de y beneficiario de cheques, etc), estableciendo sumas iguales entre el extracto bancario y libros auxiliares. Imprime y remite a Contador (a) la conciliación bancaria. Formato de conciliación bancaria FO- A-GF-09-0 Verifica la conciliación bancaria con los soportes anexos y firma. Radica y entrega las conciliaciones bancarias con sus respectivos soportes a la sección de tesorería. Tesorería: Revisa cada una de las conciliaciones bancarias, elabora nota crédito de contabilidad y nota debido de contabilidad; en el aplicativo (software). Presupuesto: Registra en el aplicativo (modulo de presupuesto) la nota crédito y débito, afectando el respectivo rubro presupuestal. Imprime las notas de contabilidad, las anexan a los soportes y se archivan todos los documentos, con el Boletín Diario de Caja y Bancos. RESPONSABLE Contador(a) Tesorero(a) Técnico Administrativo Tesorero(a)

4 de 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO

5 de 5 6. ANEXOS FO-A-GF-09-0 Formato de conciliación bancaria: 7. DOCUMENTO DE REFERENCIA Extractos bancarios Formato de nota crédito de contabilidad Formato de nota debido de contabilidad Libros Auxiliares de bancos Recibos de consignaciones Régimen de Contabilidad Pública Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: María Elena Chaguala Nombre: Guineth Facundo Nombre: Guineth Facundo Vargas Vargas Cargo: Profesional Especializado Cargo: Jefe División Cargo: Jefe División Financiera con funciones de contadora Financiera Fecha: Sep. 5 de 2009 Fecha: 5 de Octubre de Fecha: 5 de Noviembre de 2009

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