Contabilidad de Gastos de Representación 12/10/2012 Página 1 de 14

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1 Allende y Manuel Acuña, s/n Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila MEXICO, C.P Teléfonos y Fax(844) , , , DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Contabilidad de Gastos de Representación 12/10/2012 Página 1 de 14 ESTE PROCESO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Contar con la correcta y oportuna comprobación de los recursos autorizados a funcionarios del ICAI, CG Y DG. Por concepto de Gastos de Representación, esto en forma mensual. II. Alcance: El procedimiento de Contabilizar de los gastos de representación de funcionarios del ICAI, es un proceso indispensable para lograr un correcto y oportuno reporte de los recursos ejercidos de este Instituto y sus Funcionarios de Primer Nivel. La Dirección Administrativa y el Encargado de Contabilidad son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento. Este Procedimiento se realiza a través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) III. Definiciones: Gastos de Representación: Monto autorizado por el Consejo General, destinado al desarrollo de las actividades inherentes al puesto, esto atañe únicamente al Consejo General y la Dirección General de este Instituto SIFF. Sistema Integral de Información Financiera CG: Consejo General DG. Dirección General Funcionarios de Primer Nivel: Consejeros y Dirección General IV. Responsables: La Dirección Administrativa y el Responsable de contabilidad son los responsables del control y registro contable de los mencionados gastos. V. Referencia: Marco legal. Ley de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza Presupuestos de Egresos de Estado de Coahuila de Zaragoza para el ejercicio Fiscal del año Presupuesto de egresos del ICAI. VI. Lineamientos: Para el procedimiento de contabilizar los gastos de representación se tiene como directriz, la aprobación del Consejo General de este Instituto, y los requisitos fiscales indispensables, así como la normatividad emitida por la Auditoria Superior del Estado El Responsable de Contabilidad, tendrá un catálogo de cuentas de egresos, autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

2 12/10/2012 Página 2 de 14 VII. Desarrollo: Sujeto involucrado: Funcionario ICAI 1. El funcionario ICAI, cuenta con una tarjeta corporativa destinada exclusivamente para Gastos de Representación, con la cual deberá de cubrir el pago de todos los gastos generados en el desempeño de labores inherentes al puesto. (alimentación de personas) 2. El funcionario ICAI, previo ejercicio de esta prestación, deberá de presentar la facturación correspondiente relacionada en forma mensual, cubriendo los requisitos fiscales. Sujeto involucrado: Jefe de contabilidad 1. En el momento en que se recibe el estado de cuenta bancario de la cuenta n se analizan los movimientos de cada uno de los funcionarios, identificándolos con el numero de cuenta bancario de cada uno de ellos, se llena el formato ICAI-DA-F-06, en la columna del CARGO EN ESTADO DE CUENTA BANCARIO con los cargos correspondientes a cada empleado. 2. Recibe la relación de gastos con facturaciones anexas de los funcionarios ICAI 3. Coteja con estados de cuenta bancarios, relacionando la información recibida del funcionario con la emitida por el banco, (estado de cuenta previamente recibido) alimentando con esta información el formato ICAI-DA-F-06. las columnas de Importe facturado incluye iva, propina facturada y total facturado Una vez que dicho formato esta alimentado y conciliado, 3. Se alimenta el sistema SIIF, de la siguiente manera: 1* Se ingresa al icono SIIF ubicado en el escritorio de la computadora

3 12/10/2012 Página 3 de 14 2* Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, como se muestra en la pantalla, con lo que nos despliega el acceso al menú principal del SIIF, seleccionando en el apartado de Egresos, la opción de Ejercicio Presupuesto 3* Seleccionas proceso, Administrar solicitudes de pago, y das clic.

4 12/10/2012 Página 4 de 14 4*Nos despliega la pantalla mostrada en la que seleccionamos la opción Nueva, dando clic. 5* Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Justificación, Beneficiario, Concepto de la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar.

5 12/10/2012 Página 5 de 14 6* Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de: -Evento especifico -La clave presupuestal -El monto. -Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud Y guardando, esto nos genera un número de control. 7* Se imprime la solicitud de pago, se archiva junto a la comprobación física (fiscal) del empleado. Generando con esto la solicitud de pago

6 12/10/2012 Página 6 de 14 8* Con lo anterior, nos emite un numero de solicitud de pago, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables siguientes: emitida, recibida, validada, ejercida, en caja, en caja confirmada; para que dicha solicitud pase al módulo de caja general para su respectiva impresión de cheque. 9* Una vez estando la solicitud en el estatus de EN CAJA ingresamos en el menú principal a la opción de CAJA GENERAL.

7 12/10/2012 Página 7 de 14 10* Dentro de caja general, seleccionamos la opción de procesos, pagos: 11* Dentro de la pestaña: Todos, se selecciona la clasificación indicada, además de la cuenta bancaria en la que se generará el solo cargo, identificando el número de solicitud a trabajar, y seleccionando la misma.

8 12/10/2012 Página 8 de 14 12* Una vez seleccionada la solicitud, se selecciona la opción de solo cargo Ingresamos nuevamente al menú de SIIF, ejercicio presupuestal,

9 12/10/2012 Página 9 de Procesos, administrar solicitud de pago, 15.- Opción Nueva,

10 12/10/2012 Página 10 de Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Justificación, Beneficiario, Concepto de la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de: -Evento especifico -La clave presupuestal -El monto. -Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud Y guardando, esto nos genera una póliza de diario, afectando con esto nuestra contabilidad según el catálogo de cuentas y el clasificador del SIIF

11 12/10/2012 Página 11 de Póliza de diario. Emitida 19.-Cuando se contabilizan comprobaciones de gastos de representación de los empleados, automáticamente el SIIF, nos emite pólizas de DIARIO, en esta opción se selecciona el tipo de solicitud Póliza de Diario, en el campo de no. de solicitud se ingresa el número antes generado, nos despliega la misma en pantalla dándole enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables necesarios para que dicha póliza se refleje en nuestra contabilidad y estados financieros, los cuales: emitida, recibida, validada, ejercida y en contabilidad.

12 12/10/2012 Página 12 de Con lo anterior se afecta contablemente nuestras cuentas según el clasificador y catalogo de cuentas utilizado bajo el criterio contable del responsable. 21. Una vez captura la comprobación y si existieran cantidades en las columnas CARGO EN ESTADO DE CUENTA BANCARIO NO HAY COMPROBANTE Y PROPINA PAGADA CON TARJETA DE DEBITO, se procede a hacer un descuento vía nomina.

13 12/10/2012 Página 13 de 14 VIII-. Diagrama de Flujo INICIO DEL PROCESO FIN DE PROCESO EL JEFE DE CONTABILIDAD RECIBE EL ESTADO DE CUENTA BANCARIO Y DEL FUNCIONARIO LA COMPROBACIÓN FISCAL (FACTURAS) NO SE AUTORIZO? SE REALIZA LA CONCILIACIÓN BANCARIA DE LA CUENTA CORRESPONDIENTE A LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN SI EL JEFE DE CONTABILIDAD REVISA QUE LOS DOCUMENTOS CUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES INDISPENSABLES, ASÍ COMO LA FECHA Y QUE LOS MISMOS ESTÉN REFLEJADOS EN LOS ESTADOS DE CUENTA BANCARIA NO PROCEDE A DESCUENTO SE VERIFICA EN AUXILIARES CONTABLES QUE SE HAYA REALIZADO EL CORRECTO CARGO A LA COMPROBACIÓN DEL EMPLEADO SE COTEJA CON ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS, RELACIONANDO LA INF. RECIBIDA DEL FUNCIONARIO CON LA EMITIDA POR EL BANCO (EDO CUENTA) SE ALIMENTA FORMATO ICAI-DA-F- 06 SI SE EMITE UNA SOLICITUD DE PAGO Y UNA PÓLIZA DE DIARIO COMO RESULTADO DE CAPTURA EN EL SISTEMA SIIF AL OBTENER LOS RESULTADOS FINALES DEL FORMATO ICAI-DA- F-06 SE CAPTURA EN EL SIIF SE REPORTA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA PROCEDER AL DESCUENTO VIA NOMINA

14 12/10/2012 Página 14 de 14 Instrucciones de trabajo: SIFF. Sistema Integral de Información Financiera Sistema Integral de información Financiera (SIFF). *Las que se indican según Manuel del SIFF, al cual se accesa, ingresando en el modulo indicado en el SIIF, y seleccionando la opción de ayuda, dentro de la cual se indican los pasos específicos a seguir. (SISTEMA INTUITIVO) Formatos: Formato ICAI-DA-F-06 Fin de procedimiento. Control de Cambios. Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión /10/2012 Se modifico el desarrollo del procedimiento en el punto n 1 del sujeto involucrado: jefe de contabilidad y el punto n 3 y se agrego el paso n 21 del desarrollo del mismo y el diagrama.

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