ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO

Transcripción

1 Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila. México, C.P Teléfonos y Fax (844) , , , calidad@icai.org.mx DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD OTORGAMIENTO DE VIÁTICOS A EMPLEADOS ICAI REV /10/2012 Página 1 de 10 ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Proveer en tiempo y forma los recursos económicos para el desarrollo de las comisiones otorgadas a los empleados del ICAI II. Alcance: El proporcionar viáticos, forma parte de la función administrativa, su objetivo es el brindar los recursos económicos necesarios en el cumplimiento y desarrollo de comisiones otorgadas al personal del ICAI. La Dirección Administrativa es la responsable del cálculo y emisión de los mencionados recursos III. Definiciones: Viáticos: Recursos económicos destinados a los gastos generados en el desarrollo de comisiones conferidas en cumplimiento de las funciones inherentes a dicha comisión. Comisión: Labor especifica a desarrollar por los empleados del ICAI SIIF: Sistema Integral de Información Financiera DA: Dirección de Administración y Finanzas DG: Dirección General CG: Consejo General IV. Responsables: La Dirección de Administración y Finanzas V. Referencia: Marco legal. Lineamientos internos del ICAI Ley de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza Ley de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. VI. Lineamientos: VII. Desarrollo: Para el procedimiento del cálculo de viáticos, se tienen como base los Lineamientos Internos del ICAI, en los cuales se contienen las tarifas autorizadas, factores aplicables y bases en general Sujeto Involucrado: Titulares de las Unidades Administrativas del Instituto. 1.- Solicita le sean otorgados los viáticos al empleado adscrito a dicha Unidad Administrativa, mediante un oficio. Con la excepción de las Unidades Administrativas que son el Consejo General, Dirección General y Secretaria Técnica. Sujeto Involucrado: Empleado Solicitante: 1.- Este entrega a la DA el formato ICAI-DA-F-03 debidamente llenado y autorizado por su jefe inmediato. Adjuntando el oficio antes mencionado. Con la excepción de las Unidades Administrativas que son el Consejo General, Dirección General y Secretaria Técnica. Sujeto Involucrado: Director de Administración y Finanzas: 1.- Este firma de autorizado en el formato ICAI-DA-F Turna al encargado de Jefe de Contabilidad para la elaboración del cálculo del viático mediante el formato ICAI-DA-F Mediante el SIIF se imprime el cheque correspondiente formato ICAI-DA-F Se alimenta el SIIF, de la siguiente manera:

2 12/10/2012 Pagina * Para la captura de cheques, se ingresa al sistema a través del icono SIIF ubicado en el escritorio de la computadora. *2 Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, como se muestra en la pantalla, con lo que nos despliega el acceso al menú principal del SIIF, seleccionando en el apartado de Egresos, la opción de Ejercicio Presupuesto

3 12/10/2012 Pagina * Seleccionas proceso, Administrar solicitudes de pago, y das clic. 4*Nos despliega la pantalla mostrada en la que seleccionamos la opción Nueva, dando clic.

4 12/10/2012 Pagina * Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Evento Genérico, Beneficiario, Concepto de la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar. 6* Dentro de la pestaña Detalle, capturar los datos solicitados como Evento Especifico y Monto del cheque, dando clic en el botón agregar, y guardar. Con lo cual nos muestra el número de solicitud de pago generada.

5 12/10/2012 Pagina * Dentro del modulo Ejercicio Presupuestal, ingresar el número de solicitud antes generada, y te despliega la información grabada, para poder seleccionar los estatus contables necesarios. Como: Emitida, Recibida, Validada, Ejercida, En caja, En caja confirmada. Estos son indispensables para que se migre la solicitud al módulo de caja general. 8* La solicitud generada se imprime y se anexa al documento, previa firma del encargado de contabilidad.

6 12/10/2012 Pagina * Una vez impresa la solicitud de pago, nos regresamos al menú principal del SIIF, en el cual seleccionamos el módulo de caja general, ingresando al mismo 10* Dentro de caja genera, seleccionamos la opción de procesos, pagos:

7 12/10/2012 Pagina * Dentro de la pestaña: Todos, se selecciona la clasificación indicada, además de la cuenta bancaria de la que se generará el cheque, identificando el número de solicitud a trabajar, y seleccionando la misma 12* Una vez seleccionada la solicitud, se selecciona la opción de generar cheque, verificando que el número de cheque en sistema coincida con el número del cheque físicamente.

8 12/10/2012 Pagina 8-10 Sujeto Involucrado: Jefe de Contabilidad: Este turna el documento (FORMATO ICAI-DA-F-05) a la DA, para su correspondiente revisión y firma. Sujeto Involucrado: Dirección De Administración y Finanzas Esta turna a la DG, quien a su vez también firma el documento y lo envía al Consejero Presidente para su revisión y firma. Sujeto Involucrado: Consejero Presidente: Este regresa el documento (FORMATO ICAI-DA-F-05) ya firmado a la DA, para que sea entregado al empleado comisionado. Sujeto Involucrado: Empleado comisionado: Este firma de recibido el documento, FORMATO ICAI-DA-F-04, y FORMATO ICAI-DA-F-05 Diagrama de flujo:

9 12/10/2012 Pagina 9-10 INICIO DEL PROCEDIMIENTO FIN DEL PROCEDIMIENTO SE RECIBE DEL EMPLEADO EL FORMATO (ICAI-DA-F-03) DONDE SE SOLICITA EL VIÁTICO, ACOMPAÑADO DEL OFICIO GIRADO POR SU JEFE INMEDIATO (TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS), A EXCEPCIÓN DE LAS (U.A.) QUE SON EL CONSEJO GENERAL (5) CONSEJEROS DIRECCIÓN GENERAL Y SECRETARIA TÉCNICA POR FALTA DE DOCUMENTOS. SE EXIGE AL EMPLEADO VIATICANTE FORMATOS FALTANTES O EL OFICIO DE AUTORIZACIÓN FIRMADO POR SU JEFE INMEDIATO (TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS) NO SE AUTORIZA? EL CONSEJERO PRESIDENTE REGRESA EL DOCUMENTO FORMATO ICAI-DA-F-05 FIRMADO A LA DA PARA LA ENTREGA AL EMPLEADO, QUIEN FIRMA DE RECIBIDO EN EL FORMATO ICAI-DA-F-04 E ICAI-DA-F-05 SE ENTREGA A LA DA EL FORMATO ICAI-DA-F-03 DEBIDAMENTE LLENADO Y AUTORIZADO POR SU JEFE INMEDIATO. A EXCEPCIÓN DE LAS (U.A.) QUE SON EL CONSEJO GENERAL (5) CONSEJEROS DIRECCIÓN GENERAL Y SECRETARIA TÉCNICA SI UNA VEZ FIRMADO POR LA DG SE ENVÍA AL CONSEJERO PRESIDENTE PARA SU FIRMA LA DA FIRMA DE AUTORIZADO EL FORMATO ICAI-DA-F-03 SE TURNA AL JEFE DE CONTABILIDAD PARA LA ELABORACIÓN DEL CALCULO DEL VIÁTICO MEDIANTE EL FORMATO ICAI-DA-F-04 TOMANDO EN CUENTA EL TRAYECTO, LOS DÍAS Y LOS REQUERIMIENTOS ESPECIALES COMO PASAJES, PEAJES, GASOLINA ETC. EL ENCARGADO DE CONTABILIDAD ELABORA EL CHEQUE MEDIANTE EL SISTEMA SIIF Y LO TURNA A LA DA PARA REVISIÓN FIRMA LA DA, AUTORIZA EL DOCUMENTO Y LO TURNA A LA DG PARA SU CORRESPONDIENTE AUTORIZACIÓN Y FIRMA

10 12/10/2012 Pagina Instrucciones de trabajo: Sistema Integral de información Financiera (SIIF). Formatos: Formato ICAI-DA-F-03 Formato ICAI-DA-F-04 Formato ICAI-DA-F-05 Fin de Procedimiento Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión. Se modifico el procedimiento en el alcance de las Unidades Administrativas obligadas a 30/08/ presentar oficio de comisión.