ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO

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1 Allende y Manuel Acuña, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila MEXICO, C.P Teléfos y Fax(844) , , , calidad@icai.org.mx DIRECCION DE DATOS PERSONALES CERTIFICACION A SUJETOS OBLIGADOS 01/04/2015 Página 1 de 5 ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Documentar el procedimiento de la certificación de los sujetos obligados para revisar y garantizar el cumplimiento del capítulo séptimo de la Ley. II. Alcance: Comprende la descripción de cada u de los pasos a seguir, para lograr la certificación del sujeto obligado en lo referente a la protección de Datos Personales que obren en su poder. III. Definiciones: ICAI CG: DG: DD: SO: SGC: DA: CDP: Documento: Ley Procedimiento: ARCO: REGLAMENTO: Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública Consejo General del Instituto Dirección General del Instituto Dirección de Datos Personales Sujetos Obligados Sistema de Gestión de Calidad. Dirección de Administración y Finanzas Comión de Datos Personales Información y su medio de soporte. Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Coahuila de Zaragoza Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Opoción. Reglamento Interior del ICAI

2 01/04/2015 Página 2 de 5 IV. Responsables: Director de Datos Personales. V. Referencia: ISO 9000:2005 COPANT/ISO 9000:2005 NMX-CC-9000-IMNC.2008 ISO 9001:2008 COPANT/ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES PARA EL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO COAHUILENSE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Sistemas de gestión de calidad - Requitos Ley en que se funda el Derecho de Protección de Datos Personales en el Estado de Coahuila, específicamente en el capítulo séptimo. Reglamento que delimita las funciones de las Unidades Administrativas del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública, dentro de las cuales se encuentra la Dirección de Datos Personales. VI. Lineamientos: CAPITULO SÉPTIMO DE LA LEY Capitulo que se refiere a los Datos Personales. ARTÍCULO 27 DEL REGLAMENTO INTERIOR DEL ICAI Atribuciones de la Dirección de Datos Personales.

3 01/04/2015 Página 3 de 5 VII. Desarrollo: 1) Se selecciona a los SO con los cuales se pretende empezar el procedimiento de Certificación en materia de Datos Personales. 2) Se realiza llamada telefónica a la unidad de atención del SO seleccionado se le explica el objetivo y procedimiento de la Certificación, y se aplica el formato ICAI DD F08 (Encuesta telefónica para la certificación a sujetos obligados), informándoles al final de la llamada el resultado de su cumplimiento y el guiente paso del proceso. 3) Si cumple con el 90 % o más de las obligaciones se agenda vita. 4) Si cuenta con mes del 90 % de sus obligaciones se le tifica el incumplimiento, se le explica cada una de estas y se le da un plazo de 10 días para subsanar sus omiones. se acuerda una guiente llamada para la supervión de su cumplimiento total, hasta que cuente con el porcentaje necesario (90% ó más) se agenda la vita de verificación de documentos. 5) Con la información de la llamada se llena el formato ICAI-DO-F-07 (minuta) para generar evidencia del procedimiento. 6) A partir de que se genera la encuesta y la minuta se crea el expediente del SO a certificar para ver el cumplimiento y avance que presente. 7) Durante la vita se revisa fícamente el cumplimiento de las obligaciones en materia de Datos Personales establecidas en la Ley con base a la información brindada durante la encuesta por parte del SO, para corroborarla. 8) Se recaban evidencias a través de copias o fotografías de los documentos que comprueben el cumplimiento y así integrarlos en el expediente. 9) Se levanta minuta de las acciones y acuerdos realizados en la vita de verificación, se solicita a los partícipes sus firmas en cada una de las hojas que conforman la minuta de la vita y además de recabar la firma de la persona con la que se entablo la llamada telefónica (en la minuta de encuesta). 10) En caso de que se encuentre alguna omión o por causas externas se verifique alguna obligación se programara una segunda vita o las necesarias (hasta completar el 100 % del cumplimiento de sus obligaciones). 11) Cuando se tengan las evidencias del cumplimiento del 100 % de sus obligaciones, se completa y anexa el formato ICAI DD F 06 (Evaluación para certificación a SO) al expediente. 12) Cuando está integrado todo el expediente se envía una copia al CDP para que dictaminen aprueban o la certificación. 13) En caso de ser aprobado se tifica el resultado al SO y se programa una última vita para llenar el formato ICAI DD F10 (Acta de resultados para certificación de SO) dejando copia mple al Titular de la Unidad de Atención como medio de prueba para solicitar su certificado. 14) En caso de ser aprobado de igual manera se le tifica al SO sus fallas para subsanarlas en el mer tiempo poble y así poder otorgarle el certificado. 15) El procedimiento de revión concluye con la entrega del Certificado ICAI DD F 07que se entrega preferentemente en un evento público 16) El certificado tendrá validez por 3 años, quedando sujeto a reviones anuales, las cuales empezaran a partir de las vitas de verificación.

4 01/04/2015 Página 4 de 5 17) Durante todo el procedimiento se va actualizando el formato ICAI DD F09 (Control de expedientes y certificados a SO en materia de Datos Personales) 18) Fin de procedimiento. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Inicio Se contacta a la UA del SO por teléfo para explicarle el objetivo y procedimiento de la Certificación. Se levanta minuta ( ICAI DO F07) de las acciones y acuerdos realizados en la vita de verificación, Se recaban evidencias a través de copias o fotografías de los documentos que comprueben el cumplimiento y se integraran al expediente se aplica el formato ICAI DD F08 (Encuesta telefónica para la certificación a sujetos obligados) Con la información de la llamada se llena el formato ICAI-DO-F-07 (minuta) para generar evidencia del procedimiento al final de la llamada se les informa a los SO el resultado de su cumplimiento En la vita se revisa fícamente el cumplimiento de las obligaciones con base a la información brindada durante la encuesta por parte del SO, para corroborarla. A partir de que se genera la encuesta y la minuta se crea el expediente del SO a certificar para ver el cumplimiento y avance que presente. se solicita a los partícipes sus firmas en cada una de las hojas que conforman la minuta de la vita Se recaba la firma de la primer minuta (minuta de encuesta) con la persona que se entablo la llamada telefónica. cumple con el 90 % o más de sus obligac iones se agenda vita (o las necesarias) para la verificación de documentos Cuenta con todas las evidencias de las obligaciones se le tifica el incumplimiento, se le aclaran dudas y se le da un plazo de 10 días para subsanar sus omiones. Se envía una copia del expediente al CDP para su revión Se llena y anexa el formato ICAI DD F 06 (Evaluación para certificación a SO) al expediente se acuerda una guiente llamada para la supervión de su cumplimiento total se tifica el resultado al SO se programa una última vita para llenar el formato ICAI DD F10 (Acta de resultados para certificación de SO) El CDP dictamina la certificación Se entrega copia mple al Titular de la Unidad de Atención como medio de prueba para solicitar su certificado reviones anuales Durante todo el procedimiento se va actualizando el formato ICAI DD F09 (Control de expedientes y certificados a SO en materia de Datos Personales) Entrega del Certificado ICAI DD F 07 preferentemente en un evento público con validez por 3 años. Fin de procedimiento

5 01/04/2015 Página 5 de 5 Formatos: ICAI-DO-F-07 Minuta ICAI-DD-F-06 Evaluación para certificación en Datos Personales ICAI-DD-F-07 Certificado ICAI-DD-F-08 Encuesta telefónica para la certificación a SO. ICAI-DD-F-09 Control de expedientes y certificados a SO en materia de DP ICAI-DD-F-10 Acta de resultados para certificación a SO Fin del Procedimiento. Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la guiente verón 00 01/09/2014 Se modificó el desarrollo del procedimiento para integrar formatos