Sistema de Información del Programa Escuelas de Calidad en el Estado de Coahuila PROGRAMA ESCUELAS DE CALIDAD DE COAHUILA

Transcripción

1 Índice Introducción... 3 Objetivo... 3 Alcance:... 3 Requerimiento de Software... 3 Dirección web... 4 Escuelas Beneficiadas... 4 Material de Apoyo:... 6 FASE XV, SEGUIMIENTO Menú... 8 Inicio... 8 Normatividad... 8 Formatos... 8 Carta Compromiso Escolar... 8 Formato bienes muebles... 9 Formato de Donativos... 9 Formato de Fin de Ciclo Escolar Formato de Planeación de Inicio de Ciclo Escolar Procesos PEC Incorporación Financiamiento Formación Continua Acompañamiento Evaluación Difusión Contacto Bienvenidos a SIPECC Pantalla de Inicio Menú del SIPECC Inicio Componentes

2 Informe Financiero Subir Documentos Subir Evidencia Salir de Escuela

3 Introducción El SIPECC (Sistema de Información del Programa Escuelas de Calidad en Coahuila) es una herramienta en línea, para que las escuelas beneficiadas lleven un control de la aplicación del gasto de los recursos financieros, durante la fase XV ciclo escolar Objetivo El SIPECC, permite al director de la escuela beneficiada, registrar todas aquellas acciones a financiar con el recurso que el PEC otorga a las escuelas durante el ciclo escolar Alcance: Las 577 escuelas de Educación Básica, beneficiadas para recibir apoyo financiero y técnico pedagógico. Las 96 escuelas de Educación Básica, que van a recibir únicamente apoyo técnico pedagógico. Requerimiento de Software Es necesario que tenga instalado el siguiente software: Adobe Acrobat Reader Microsoft Excel 3

4 Dirección web Para ingresar al SIPECC, deberá teclear la siguiente dirección en su navegador: web.seducoahuila.gob.mx/pec También puede accesar a la página web de la SEDU dar clic en el submenú y dar clic en la opción Escuelas de Calidad. A continuación se mostrará una navegación web con las siguientes pantallas, en las cuales puede encontrar la siguiente información: Escuelas Beneficiadas 4

5 Fase XV.- En este botón se despliega la lista de las escuelas beneficiadas con recurso financiero, por nivel educativo, los datos que usted puede ver en este apartado son los siguientes: Clave de CT, Nombre, Domicilio, Colonia y Municipio. En este ejemplo, usted podrá ver las pantallas de los cuatro niveles, iniciando por EDUCACIÓN PREESCOLAR, al finalizar podrá seleccionar otro nivel, o bien de doble clic en este recuadro: Y le mostrará las siguientes opciones para su elección. 5

6 Fase XV: En él encontrará una pantalla donde se despliega una lista de escuelas beneficiadas únicamente con apoyo técnico pedagógico. Material de Apoyo: En esta Pantalla, encuentra el material de apoyo utilizado durante el curso de inducción para el PEC en su fase XV. 6

7 FASE XV, SEGUIMIENTO. Al dar clic se despliega la calendarización de fechas de entrega de documentos para la Fase XV, asi como fechas de dispersión de recursos a las escuelas. A continuación le mostramos un ejemplo. Es importante mencionar que en cada pantalla, usted tiene acceso a la barra de menús SIPECC. 7

8 Menú Inicio.- Esta opción lo ubica en la primera pantalla, así como también le muestra los siguientes submenús. La información que aquí se detalla, es referente al programa Escuelas de Calidad. Normatividad.-Esta opción le permite ver, guardar e imprimir las reglas de Operación, criterios específicos, así como el Manual de ejercicio y comprobación fiscal. Formatos.-En este menú puede editar, descargar e imprimir los formatos. Es importante recordarle que deberá escanear el formato con los campos llenos y las firmas correspondientes, así como también convertirlo en un archivo de acrobat (PDF). Carta Compromiso Escolar: Este formato, deberá descargarlo, capturar los campos correspondientes, firmarlo y escanearlo, en él, una vez analizada la Convocatoria del PEC la escuela toma la decisión de participar en el Proceso de Selección. Es muy importante que cuando el formato esté lleno y con las firmas correspondientes, lo convierta en un archivo de Acrobat (PDF). NOTA: Es muy importante que el total de hojas que conforma la carta compromiso, deberá ser digitalizado en un solo archivo y en formato PDF. 8

9 Formato bienes muebles: Es en este formato donde una vez efectuada la compra de un bien (mobiliario y equipo), se deberá dar de Alta al inventario general de la escuela llenando el Formato de Inventarios de mobiliario y equipo adquirido. Formato de Donativos: Formato para tramitar ante el PEC recursos de contrapartida. Para ello el director debe capturar los datos de su escuela, así como los datos correspondientes a los donadores, ejemplo: Sociedad de padres, Municipio y/o otros, así como especificar en qué partidas destinó ese donativo, el monto y el tipo de donación que recibió. Recuerde que al llenarlo y firmarlo hay que convertirlo a PDF y subirlo al sistema de SIPECC, junto con el soporte del donativo (carta donativo, identificación del donante, notas, facturas, recibos y evidencias). NOTA: Es muy importante que el total de hojas que conforma el donativo por escuela, deberá ser digitalizado en un solo archivo y en formato PDF. 9

10 Formato de Fin de Ciclo Escolar: La escuela que participa en el Programa Escuelas de Calidad, de acuerdo a las Reglas de Operación PEC XV deberá elaborar y presentar a la comunidad escolar y a la Dirección del Programa Escuelas de Calidad, el Informe de Fin de Ciclo Escolar de acuerdo a lo programado en la Ruta de Mejora Escolar, como parte del ejercicio de transparencia y rendición de cuentas. En dicho informe se deberá contemplar el presente formato PEC con el cual, el centro escolar, estará atendiendo la disposición en cuanto al ejercicio del recurso financiero que brinda el PEC mismo que será utilizado para apoyar las acciones que las escuelas determinen e incluyan en su planeación escolar (Ruta de Mejora) con el propósito de atender las prioridades educativas y mejorar la calidad educativa en un marco de equidad e inclusión. 10

11 Formato de Planeación de Inicio de Ciclo Escolar. La escuela que participa en el Programa Escuelas de Calidad, de acuerdo a las Reglas de Operación PEC XV deberá elaborar y presentar a la comunidad escolar y a la Dirección del Programa Escuelas de Calidad, el formato de inicio de Ciclo Escolar de acuerdo a lo programado en la Ruta de Mejora Escolar, como parte del ejercicio de transparencia y rendición de cuentas. En dicho informe se deberá contemplar el presente Anexo PEC con el cual, el centro escolar, estará atendiendo la disposición en cuanto al ejercicio del recurso financiero que brinda el PEC mismo que será utilizado para apoyar las acciones que las escuelas determinen e incluyan en su planeación escolar (Ruta de Mejora) con el propósito de atender las prioridades educativas y mejorar la calidad educativa en un marco de equidad e inclusión. 11

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13 Procesos PEC.- En este menú, usted podrá ver el significado de los Procesos para la fase XV del ciclo escolar Incorporación: Comprende actividades como lanzamiento de convocatoria, inscripción, asesoría y capacitación en el Modelo de Gestión, elaboración de la Ruta de Mejora, elaboración de los informes de fin de ciclo escolar y financiero. Financiamiento: Con este proceso se determinan los mecanismos ágiles y transparentes para ejercer los recursos aportados por el programa para los gobiernos federal y estatal para financiar las acciones plasmadas en la Ruta de Mejora de las escuelas beneficiadas. Formación Continua: Comprende acciones de formación, seguimiento y evaluación para fortalecer la gestión educativa. Acompañamiento: Consiste en brindar asesoría y seguimiento en el desarrollo de procesos inherentes a la operación del programa, a través de visitas de acompañamiento asesoría vía telefónica y correos electrónicos. Evaluación: Para valorar la mejora de la gestión educativa, se realiza una autoevaluación inicial, una evaluación continua y final de la Ruta de Mejora Escolar. 13

14 Difusión: Mecanismos de comunicación con la finalidad de fortalecer la cooperación, el diálogo y la articulación de acciones que favorezcan la mejora de la gestión educativa en las escuelas beneficiadas. Contacto.- En esta pantalla, usted puede ubicar a través de google map, la ubicación de las oficinas centrales de PEC, también en la parte inferior podrá ver la dirección, teléfono, correo electrónico y horario de oficina. Nota: En la parte inferior de la pantalla usted podrá encontrar la siguiente información, referente a la ubicación física de nuestras oficinas y los nombres de los contactos. 14

15 Bienvenidos a SIPECC (Sistema de Información del Programa Escuelas de Calidad en el Estado de Coahuila). 15

16 En esta pantalla, encontrará el botón de acceso por escuela, también es importante mencionarle que en todas las pantallas podrá ver un botón en la parte superior derecha, mismo que le ayudará a conocer el estatus de documentos por escuela, además de conocer los montos autorizados y realizar la captura del informe financiero en línea. Pantalla de Inicio Al dar clic en el botón arriba mencionado, aparece la siguiente pantalla, en la cual usted debe capturar el Usuario, el cual corresponde a la clave de centro de trabajo de su escuela y con la tecla de tabulaciones, se ubica en el campo de Contraseña, la cual corresponde a la misma del sistema de control escolar. Si el usuario y/o contraseña fue incorrecto, el sistema le mostrará la siguiente pantalla: 16

17 El sistema le mostrará el siguiente menú: Menú del SIPECC Inicio.- Le mostrará la siguiente pantalla: Recurso Autorizado.- En esta opción se presenta la aportación inicial, la aportación contrapartida y el total. 2. Recurso Dispersado.- En esta opción se presenta la aportación inicial y la aportación de contrapartida, la cual el PEC ya disperso a través de una instrucción bancaria. 3. Datos de la Escuela.- Aquí se despliega información detallada de la escuela: clave de centro de trabajo, nombre de la escuela, nombre del director, nombre del supervisor, nombre del asesor PEC y el nombre del asesor PEC, en el caso de que la escuela sea de monitoreo (acompañamiento). 4. Iconos de los formatos con los que ya cuenta su escuela. En esta opción usted puede ver los formatos que ya se subieron al sistema los cuales se mostraran como el siguiente ejemplo: Si usted no subió alguno de estos formatos, se presentará como lo muestra la siguiente imagen: 17

18 Componentes.- En apartado el directivo capturará todos los comprobantes fiscales (facturas) las cuales soportan el uso del recurso en cada uno de los componentes del gasto, para ello deberá contar con su comprobante fiscal, debidamente verificado en el SAT en línea, para proceder a vaciar la información que se pide. 1. Capture la fecha de la factura. 18

19 2. En este campo capture el importe, únicamente la cantidad, el sistema le agrega el signo de $. 3. Capture la Razón Social. 4. En este campo usted debe de describir a detalle la compra. 5. Organización y Funcionamiento escolar.- Usted puede capturar el monto que haya gastado en la adquisición de alguno de los rubros que se describen en esta opción. Si el monto sobrepasa, la cantidad facturada, el sistema le mostrará la siguiente información. 6.- Aquí podrá capturar el monto a comprobar de alguna de estas opciones. 7.- Al igual que las opciones anteriores, usted puede capturar el monto de la Gestión de M a t e r i ales e Insumos Educativos. 19

20 8.- Al final de la pantalla, usted podrá ver el total, como se muestra en el siguiente ejemplo. 9.- El último paso a seguir es dar clic en el siguiente botón, esto para que ya quede reflejado el gasto. Al dar clic en esta opción, automáticamente se limpia el formato para seguir capturando otra factura. Informe Financiero.- En este apartado, usted podrá ver en resumen lo anteriormente capturado, el total de facturas y sus rubros, el total de recurso y lo comprobado. Este informe usted lo puede exportar a Microsoft Excel, así lo podrá imprimir y guardar. Subir Documentos.- En este submenú, el directivo deberá proceder a subir al SIPECC, todos los documentos de acuerdo a las fechas establecidas en SEGUIMIENTO. Para subir documentos, el directivo debió digitalizarlos en formato PDF, las instrucción se le muestran a continuación. 20

21 a) Deberá seleccionar el tipo de documento, de clic en la flecha, enseguida se despliega una lista con los nombres de los formatos de clic en el que desea subir. b) En este cuadro, usted deberá teclear únicamente la clave del centro de trabajo de su escuela. c) Para adjuntar el archivo, de clic en el botón Esta opción le mostrará, este cuadro de diálogo, donde usted selecciona su archivo PDF, enseguida de clic en el botón. 21

22 d) Después de este paso, debe de dar clic en el siguiente botón para así terminar este proceso. e) El sistema le mostrará una lista como el siguiente ejemplo. En esta lista, puede ver su archivo o bien eliminarlo y volverlo a subir. Subir Evidencia.- En esta opción, usted puede subir fotografías, que sirvan de respaldo para su información. Al igual que en la opción anterior, usted puede describir o bien capturar alguna información de la imagen, anteponiendo siempre la clave de su centro de trabajo, únicamente ubique el cursor en el cuadro y capture. De clic en el botón y seleccione la fotografía y/o imagen a subir. 22

23 Cuando ya la imagen este lista de clic en el siguiente botón Automáticamente, le mostrará una lista como el siguiente ejemplo, en el cual usted puede ver y borrar el archivo. Nota: En todas las pantallas en la parte inferior, usted puede ver información relevante de su Centro de Trabajo, como en el siguiente ejemplo: Salir de Escuela: En este botón, usted puede regresar a la primera pantalla de acceso al sistema, para ingresar a otro C.T. 23

24 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS SUBDIRECCIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS El presente manual se elaboró el día 03 de noviembre de 2015 por el departamento de Servicios de Cómputo. 24