Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB)

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1 Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB)

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVO REQUERIMIENTOS ACCESO AL SISTEMA NORMATIVIDAD MANUAL SISTEMA AUTOMATIZADO I. ESTADISTICAS DE CUMPLIMIENTO II. III. CONSULTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA CAPTURA DE INFORMACIÓN Pág. 0

3 Introducción Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 1

4 INTRODUCCIÓN El Plan de Desarrollo del Estado de México , contempla en su Diagnóstico la modernización de la administración pública estatal, requiriendo que esta cuente con mayor capacidad de respuesta para la instrumentación de los planes y programas de gobierno, con nuevas formas de organización, trámites de servicios que contemplen la desregulación y simplificación, con controles preventivos eficientes, una nueva cultura de servicio a la ciudadanía y el uso generalizado de instrumentos y mecanismos de autocontrol, así como de tecnologías de vanguardia en sus procesos administrativos, para el fortalecimiento del gobierno electrónico. El Pilar 3: Seguridad Pública del Plan de Desarrollo del Estado de México , en su Vertiente 2: Instituciones y Sociedad, distingue el Cumplimiento estricto de la Ley, la cultura de la legalidad para el mantenimiento de la gobernabilidad democrática y la modernización gubernamental para garantizar el funcionamiento efectivo de las instituciones, realizando acciones tendientes al ejercicio del gobierno con apego a los ordenamientos legales y a la generalización de códigos de ética para los servidores públicos. Asimismo, el Cimiento II, Reforma Administrativa para un Gobierno Transparente y Eficiente, contempla la modernización de la administración pública estatal, para transformarla en un instrumento que responda con eficacia, eficiencia y congruencia a las exigencias de la sociedad; privilegiando la transparencia, evaluación y control del desempeño del gobierno, fomentando el ejercicio de la función pública, con base en los principios de honestidad, eficacia, transparencia, legalidad y eficiencia frente a los ciudadanos y, la cultura de responsabilidades en el ejercicio del gobierno. En razón de lo anterior, el Cimiento II señala como objetivo Construir una administración pública moderna para impulsar el desarrollo y garantizar la estabilidad institucional, estableciendo dentro de sus Estrategias y Líneas de Acción como numeral 3. Gobierno electrónico; por lo que resulta conveniente avanzar hacia el uso extensivo de tecnologías de información, a fin de automatizar los procesos, impulsando con ello el desarrollo y haciendo más eficiente la gestión pública. En este contexto, para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la administración pública estatal y a fin de garantizar la continuidad del quehacer institucional, el 26 de marzo de 2004 se expidió el Reglamento para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México, reformado y adicionado el 28 de abril de 2005, el cual busca regular los procesos de entrega y de recepción de las unidades administrativas que por nivel o por sus funciones, deben llevar a cabo los servidores públicos al iniciar y al concluir un empleo, comisión o cargo público, independientemente de la causa que motive el relevo; esto con el propósito de generar información suficiente y oportuna que permita al servidor público que suceda al cargo darle continuidad a los servicios públicos, para así atender las necesidades de la ciudadanía mexiquense. En este mismo sentido, se emite el presente Manual de usuario del Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB), el cual tiene como propósito fundamental establecer en forma sencilla y clara la descripción de la forma de operar el sistema, desde los pasos a seguir para registrar, modificar, imprimir o en su caso eliminar la información correspondiente a cada formato hasta la obtención de reportes de avance. Pág. 2

5 Por lo tanto, el proceso de entrega y recepción no debe representar una actividad adicional a los servidores públicos obligados, sino que en estricto sentido la información de la gestión del cargo que desempeñan deberá estar debidamente documentada, actualizada y validada por las instancias competentes, además, de contar con informes de avance y cumplimiento de sus funciones sustantivas conforme a las atribuciones encomendadas a cada ramo administrativo, por lo que la entrega y recepción únicamente significa depurar y, en su caso, actualizar aquello que se encuentre rezagado, así como formular un informe pormenorizado de los logros alcanzados y de aquello que esté pendiente por realizar. Pág. 3

6 Objetivo Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 4

7 OBJETIVO Proporcionar a los Servidores Públicos obligados del proceso de Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas que conforman la Administración Pública Estatal, un sistema automatizado de apoyo para la integración de la información objeto del proceso. Así mismo que los usuarios tengan un documento que les facilite el manejo del sistema, donde se describan los diferentes módulos con que cuenta el sistema, sus interfaces gráficas y la forma de operarlo. Pág. 5

8 Requerimientos Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 6

9 REQUERIMIENTOS Los requerimientos necesarios para visualizar correctamente el sistema son: Navegador Internet Explorer versión 6.0 o superior. Descargar e instalar Acrobat Reader (para visualizar e imprimir los formatos). Resolución óptima de pantalla 800 x 600. Las condiciones de seguridad son: El Código de la Unidad Administrativa. Y la contraseña del usuario. Pág. 7

10 Acceso al sistema Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 8

11 ACCESO AL SISTEMA Tener en cuenta que para ingresar al Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción de Unidades Administrativas (SISER-WEB), es necesario contar con el servicio internet. Localice en el escritorio de Windows el icono de Internet Explorer representado con la siguiente imagen: Haga doble clic sobre este icono, para abrir la pantalla del navegador y en el campo de dirección digite la dirección electrónica: y pulse la tecla Enter, para mostrar la Pantalla principal del sistema. Como puede observar, dentro de esta pantalla, se encuentra un menú compuesto por tres botones: 1. Normatividad 2. Manual 3. Sistema automatizado Pág. 9

12 Haciendo clic sobre el botón Normatividad, el sistema mostrará el Reglamento y Acuerdo para la entrega y recepción de las Unidades Administrativas del Estado de México. Pág. 10

13 Así mismo dentro de la pantalla principal del sistema, se encuentra el botón con la leyenda Manual, al hacer clic sobre éste, el sistema despliega la estructura del Manual para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México. Pág. 11

14 Y por último se encuentra el botón con la leyenda Sistema Automatizado, donde al hacer clic sobre este, el sistema mostrará la opción de Acceso al Sistema. En dicha opción tendrá que capturar el Código de su Unidad Administrativa y la Contraseña que le fue asignada por el administrador, y a continuación hacer clic sobre el botón Ingresar. Pág. 12

15 Cabe mencionar que si el Código de la Unidad Administrativa aún no está registrado o la Contraseña tiene algún error debe comunicarse con el Administrador del sistema. La siguiente pantalla será la que se muestre cuando ocurra alguna de las dos situaciones: Y deberá hacer clic en el botón Aceptar, para que el sistema regrese a la opción de Acceso al Sistema, para que en el caso de haber digitado incorrectamente su Código y/o Contraseña, realice la corrección correspondiente y a continuación deberá hacer un clic nuevamente en el botón Ingresar. Si el sistema verifica que el Código de la Unidad Administrativa y la Contraseña son los correctos, entonces éste, le permitirá el acceso al Menú principal del sistema automatizado, el cual está compuesto por tres módulos: 1. Estadísticas de cumplimiento. 2. Consulta por Unidad Administrativa. 3. Captura de Información. Pág. 13

16 I. Estadísticas de cumplimiento Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 14

17 I.-ESTADÍSTICAS DE CUMPLIMIENTO Al hacer clic sobre el botón con la leyenda Estadísticas de cumplimiento : El sistema muestra el porcentaje del avance de la Unidad Administrativa con la que se acceso. Pág. 15

18 Al dar clic sobre la descripción de la Unidad Administrativa. El sistema desplegará su gráfica de avance correspondiente, así como un informe estadístico con el total de formatos requeridos por Estructura y Unidad Administrativa. Pág. 16

19 Cabe mencionar que sólo en caso de que la Unidad Administrativa con la que se accesó tenga unidades subordinadas en su estructura, se mostrará en el área central el avance de entrega para cada una de ellas, de lo contrario el sistema mostrará un mensaje indicando que No existen Unidades Administrativas. Al dar clic sobre la información mostrada en el informe estadístico con el total de formatos faltantes por Dependencia globalizadora. El sistema mostrará un informe detallado con la lista de formatos faltantes y los registros de estos. Pág. 17

20 Para regresar a la Pantalla principal del sistema deberá hacer clic sobre la leyenda Inicio. Para regresar a la ventana anterior, es decir al Menú principal, deberá hacer clic sobre la leyenda Regresar. Pág. 18

21 II. Consulta por Unidad Administrativa Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 19

22 II.-CONSULTA POR UNIDAD ADMINISTRATIVA Al hacer clic sobre el botón con la leyenda Consulta por Unidad Administrativa El sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cual deberá selecciona su Unidad Administrativa de trabajo que le corresponda y hacer clic sobre el botón con la leyenda Continuar Pág. 20

23 III. Captura de información Sistema Automatizado para la Entrega y Recepción (SISER-WEB) Pág. 21

24 III.-CAPTURA DE INFORMACIÓN Al hacer clic sobre el botón con la leyenda Captura de Información El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde de lado izquierdo se visualiza la lista de cada EJE TEMÁTICO correspondiente al Acta de Entrega y Recepción y en la parte superior de la ventana, un submenú compuesto por las siguientes tres opciones: Formatos. Generalidades. Salir Pág. 22

25 Al dar un clic en cualquiera de las leyendas del eje temático, en la parte izquierda de la ventana, el sistema mostrará, el área donde se encuentra el índice de los formatos concentradores para su llenado. Dando un clic sobre el nombre del formato, el sistema abrirá una pantalla nueva como la siguiente, la cual contiene también un submenú superior e inferior, compuesto de las siguientes opciones: Ayuda. Registrar. Buscar. Firma. Imprimir. Salir. Pág. 23

26 Al dar un clic en la opción Ayuda, el sistema despliega el Instructivo de Llenado, indicando la forma correcta de capturar los datos en cada uno de los formatos. La opción Registrar, permite dar de alta la información en el formato correspondiente. Cabe mencionar que la selección en todos los casos se realiza con un clic del mouse sobre la opción requerida. Pág. 24

27 A continuación se explica cómo llenar un formato, donde la forma de hacerlo es igual para todos los formatos, debido a sus similitudes. Primero debe seleccionar el Eje Temático, para desplegar la relación de los formatos concentradores correspondientes. Después debe seleccionar el formato que desea llenar. Pág. 25

28 A continuación el sistema abrirá una nueva ventana con el formato correspondiente, donde deberá seleccionar la opción Registrar, hecho esto, el sistema activará en la parte inferior, los campos que permiten la captura de la información correspondiente. Una vez capturados los datos, deberá hacer clic en la opción Guardar, para que el sistema almacene el registro en la base de datos. Cabe mencionar que el número consecutivo, es asignado automáticamente por el sistema. Y el último número, permite consultar, el número de registros existentes en cada uno de los formatos por Unidad Administrativa de trabajo. Pág. 26

29 Cuando el registro ya existe en la base de datos del sistema, de un clic en el número, para que el sistema active el modo de edición. Y así pueda realizar las modificaciones correspondientes al registro, una vez realizados los cambios deberá hacer clic en el botón con la leyenda Guardar. Pág. 27

30 Cuando requiera terminar la acción antes de que la información quede registrada en el sistema, deberá hacer clic sobre el botón con la leyenda Cancelar y así el sistema regresará a la ventana anterior. Otro tipo de acciones que permite realizar el sistema para algunos formatos, es el adjuntar archivos, documento referenciado o una dirección url al formato. Para adjuntar un archivo se debe hacer un clic en la opción ADJUNTAR ARCHIVO, y enseguida debe dar clic en la leyenda Registrar. Pág. 28

31 El sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del archivo que va a adjuntar al formato. Al dar un clic sobre la leyenda Cancelar, el sistema cancelará la acción, regresando a la ventana anterior. Al dar un clic sobre el botón con la leyenda Guardar, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá hacer clic sobre el botón con la leyenda Examinar. Pág. 29

32 Cabe mencionar que los archivos a adjuntar deberán estar en el equipo del usuario. A continuación debe localizar donde se encuentra el archivo, seleccionarlo y posteriormente hacer clic sobre el botón Abrir. Una vez seleccionado el archivo que se va a adjuntar, deberá dar un clic sobre el botón con la leyenda Subir. Pág. 30

33 De esta forma el sistema irá almacenando los archivos en la base de datos. Se recomienda que los documentos digitalizados tengan formato jpg, jpeg, gif, pdf,.rar o.zip de lo contrario el sistema mostrará un mensaje indicando que el archivo no está grabado con las condiciones necesarias. Pág. 31

34 Para guardar un documento referenciado, debe hacer clic en la opción DOCUMENTO REFERENCIADO y después deberá hacer clic en la opción Registrar. A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del documento que requiera adjuntar al formato. Si hace clic en la leyenda Cancelar, el sistema cancela la acción, regresando a la ventana anterior. Pág. 32

35 Para guardar una dirección url, debe hacer clic en la opción DIRECCIÓN URL y después deberá hacer clic en la opción Registrar. A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar el nombre del documento y la dirección url, que requiera adjuntar al formato. Si hace clic en la leyenda Cancelar, el sistema cancela la acción, regresando a la ventana anterior. Pág. 33

36 Al dar un clic en la leyenda Guardar, el sistema mostrará una pantalla similar a la siguiente, donde podrá visualizar las direcciones url almacenadas en la base de datos para el formato y así mismo tendrá disponible la opción para registrar otras direcciones url. Para salir de esta opción y regresar al menú de EJE TEMÁTICO, deberá hacer clic sobre la leyenda Salir. Para consultar los archivos o direcciones adjuntos al formato, solo necesita hacer clic sobre la opción correspondiente: ADJUNTAR ARCHIVO, DOCUMENTO REFERENCIADO ó DIRECCIÓN URL Pág. 34

37 Continuando con las opciones del submenú, de la ventana donde se muestra el formato, al dar un clic en la opción con la leyenda Buscar. En la parte superior de la ventana se despliega una lista, donde deberá seleccionar una de las opciones de búsqueda que muestra el sistema. Pág. 35

38 Después deberá capturar el dato con el cual desea realizar la búsqueda del registro. Y en seguida deberá hacer clic en la opción con la leyenda Buscar, que se encuentra ubicado a la derecha del dato. Si el sistema localiza la información, esta se despliega en modo de edición. En la parte derecha de la información del registro, se activan los siguientes botones: Guardar : este botón permite guardar los cambios realizados en la información. Borrar : permite eliminar la información. Cabe mencionar que el consecutivo no se pierde, únicamente lo ajusta. Cancelar : sirve para cancelar la acción. Pág. 36

39 Otra de las opciones es Firma ; al dar un clic sobre esta opción, el sistema mostrará la siguiente ventana: Pág. 37

40 Al hacer clic en el número que se encuentra a la izquierda de la ventana, el sistema activa dos campos, donde permite capturar el nombre del responsable de la elaboración del formato, el cual se imprime en la parte de la firma. Y una vez guardado el nombre, si nuevamente hace clic sobre el número, el sistema le permitirá actualizar o modificar el nombre del responsable. Una vez que la información ha sido capturada en el formato correspondiente y ha sido guardada en el sistema, deberá hacer clic en la opción Imprimir Pág. 38

41 A continuación el sistema mostrará una vista preliminar del formato. Cabe mencionar que para poder realizar esta acción, deberá tener instalado en su computadora el Acrobat Reader. Esta sección indica la página que se está visualizando y el total de páginas del reporte. En esta parte se amplía o disminuye la visión del reporte y lo muestra dependiendo del porcentaje seleccionado Esta opción permite guardar el reporte en un archivo con el formato que muestra (.pdf). Esta opción envía la pantalla de impresión, que se muestra a continuación: Pág. 39

42 En la ventana de impresión, deberá hacer clic sobre el botón con la leyenda Aceptar, cuando decida enviar el reporte a impresión. Haga clic sobre el botón con la leyenda Cancelar para regresar a la ventana de la vista preliminar del reporte. Pág. 40

43 Y por último al hacer clic sobre la opción con la leyenda Salir, el sistema cerrará la ventana actual sólo quedará la ventana de EJE TEMÁTICO, teniendo la oportunidad de seleccionar otro formato concentrador para llenar. Pág. 41

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