MANUAL DE USUARIO PARA INGRESO DE ESTADOS FINANCIEROS

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1 MANUAL DE USUARIO PARA INGRESO DE ESTADOS FINANCIEROS

2 ÍNDICE OBJETO... 3 ALCANCE... 3 REQUERIMIENTOS Y CONSIDERACIONES... 3 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE ESTADOS FINANCIEROS REGISTRO DE USUARIOS RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA INGRESAR INFORMACIÓN AL SISTEMA INGRESAR ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS... 17

3 OBJETO El presente manual describe el procedimiento para ingresar los estados financieros de las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías a través de Internet. ALCANCE El procedimiento inicia con el registro del usuario y termina con la impresión del comprobante de ingreso de información. REQUERIMIENTOS Y CONSIDERACIONES Para poder acceder a esta aplicación Web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con Internet Explorer versión 6.0 o superior (1024 x 768). Acceso a Internet. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones generales para el ingreso de la información: La información sólo puede ser ingresada al sistema por el Representante Legal de la compañía, utilizando su nombre de usuario y contraseña.

4 PROCEDIMIENTO PARA INGRESO DE ESTADOS FINANCIEROS Para la presentación de los estados financieros de una compañía y sus documentos anexos, se deben seguir los siguientes pasos: Si es la primera vez que la compañía tiene que presentar información anual a la Superintendencia de Compañías, el Representante Legal debe registrarse en la página web de la Institución para poder acceder al sistema, de acuerdo a lo detallado en el numeral 1. Para el caso de las personas que están registrados en el Sistema pero han olvidado su nombre de usuario y/o contraseña, se debe seguir con lo establecido en el numeral 2. Las personas que ya cuentan con un USUARIO y CONTRASEÑA y desean ingresar información anual, deben continuar con lo establecido en el numeral REGISTRO DE USUARIOS Para registrase como usuario, se debe seguir los siguientes pasos: 1.1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías Seleccionar la opción REGISTRARSE que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LÍNEA.

5 1.3. Ingresar los datos solicitados por el sistema. Los campos marcados con asterisco son obligatorios Finalizado el ingreso de datos, utilizar el botón REGISTRAR para enviar la información. Este registro se realiza por una sola vez, debiendo el usuario recordar los datos de USUARIO y CONTRASEÑA que ha definido.

6 2. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA 1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías. 2. Seleccionar la opción INGRESAR que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LINEA. 3. Ingresar a la opción Olvidó su contraseña? 4. Ingresar la información que solicita el sistema: Cédula o Pasaporte Correo electrónico Estos campos son obligatorios. La información ingresada para la validación debe corresponder a la ingresada cuando se registró la cuenta de usuario.

7 5. Presionar botón ACEPTAR. El sistema activará una pantalla indicando el envío de un mensaje al correo electrónico registrado. 6. Presionar botón Aceptar. 7. Ingresar a la cuenta de correo electrónico registrada. 8. Abrir el correo electrónico enviado por la Superintendencia de Compañías. 9. Presionar en el hipervínculo Recuperar contraseña. El hipervínculo lo llevará a la página Ingreso de nueva contraseña para culminar el proceso de recuperación de contraseña.

8 10. Ingresar la nueva contraseña. 11. Confirmar la nueva contraseña. 12. Presionar el botón ACEPTAR. Al finalizar, el sistema activará la pantalla Ingresar al Sistema para que el usuario se identifique e ingrese los estados financieros.

9 3. INGRESAR INFORMACIÓN AL SISTEMA Para ingresar al sistema y digitar la información financiera de la compañía, se debe seguir los siguientes pasos: 3.1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías Seleccionar la opción INGRESAR que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LÍNEA Ingresar usuario y contraseña definida y pulsar el botón INGRESAR Si todos los datos ingresados son correctos se presenta la siguiente pantalla de bienvenida.

10 3.5. En la pantalla de bienvenida seleccionar la opción Su compañía on line que se encuentra en el parte superior derecha Seleccionar la compañía a la que corresponde la información financiera y pulsar doble clic En la sección de ESTADOS FINANCIEROS, se presentan las opciones para el envío de la información, seleccionar la opción INGRESAR BALANCE ORIGINAL DEL AÑO XXXX Actualizar la información de la compañía: dirección postal, teléfonos, correo electrónico, número de empleados que labora, fecha en la que la Junta General de Socios o Accionistas aprobó el balance, número de Auditor Externo RNAE (si la compañía estuviere obligada a presentar el informe de auditoría), identificación y nombre completo del Contador que firma el balance. Para visualizar la descripción del código CIIUv4

11 que corresponde a la actividad económica previamente declarada puede consultar la opción Visualice la descripción de su CIIUv4 El sistema de acuerdo a la información de la compañía automáticamente definirá el formato para el ingreso de la información financiera bajo NEC o bajo NIIF. Los instructivos NEC Y NIIF pueden ser encontrados en la página principal Institucional en la opción Requisitos o a su vez luego de haber ingresado con su usuario y clave, en la sección DOCUMENTOS DE AYUDA AL USUARIO Seleccionar la forma de envío de los documentos. El sistema permite seleccionar entre dos opciones: físico o mediante firma electrónica En la sección FORMULARIO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN, Ingresar los códigos de las cuentas y el valor correspondiente de las mismas. El sistema mostrará la descripción de la cuenta automáticamente. Cuando la compañía debe presentar sus estados financieros con formato NEC aparece un solo formulario de ingreso, pero cuando es NIIF tenemos 4 formularios de ingreso. Los estados financieros a presentar en NIIF son: Estado de Situación Financiera,

12 Estado de Resultado Integral, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio Si desea utilizar la opción IMPORTAR, se debe tener un archivo tipo texto que en su estructura considere los campos cuenta tab valor enter: Presionar el botón Examinar Seleccionar el archivo tipo texto Presionar el botón IMPORTAR.

13 Para que esta opción funcione correctamente es necesario que en el navegador de internet se encuentren habilitadas las opciones que permita la utilización del Active X Presionar el botón VALIDAR INFORMACIÓN Y CALCULAR TOTALES Verificar que los totales cuadren Presionar el botón GRABAR INFORMACIÓN habilitado por el sistema.

14 Una vez grabada la información se almacena en una base temporal en la Institución. En caso de no presentar la información físicamente en los puntos de recepción a nivel nacional hasta la fecha máxima de presentación indicada en el Comprobante de Ingreso, la misma se eliminará de la base de datos temporal y deberá empezar el proceso de ingreso de información financiera nuevamente. Cuando hemos registrado los estados financieros y se han grabado correctamente, se procederá con la impresión del Comprobante de ingreso y de los estados financieros para poder presentar la información física en la Superintendencia de Compañías. Estos documentos impresos más las firmas del Representante Legal y Contador se presentarán en las oficinas de la Superintendencia de Compañías para contar con la legalidad correspondiente. Tomar en cuenta la advertencia y declaración al final de cada formulario que se presenta adjunto al estado financiero: El sistema lo llevará a la página para imprimir el comprobante de ingreso.

15 3.15. Presionar el botón IMPRIMIR COMPROBANTE DE INGRESO Presionar el botón Imprimir Dar clic en el link OPCIONES DE LA COMPAÑÍA para imprimir los formularios para entrega física: Seleccionar la opción IMPRIMIR FORMULARIOS PARA ENTREGA FÍSICA O ENVÍO CON FIRMA ELECTRÓNICA.

16 Seleccionar la opción que desea imprimir, sea ésta COMPROBANTE DE INGRESO O ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA. En el comprobante de ingreso le aparecerá el número de ingreso, la fecha máxima de presentación y un detalle de los documentos a presentar.

17 4. INGRESAR ESTADOS FINANCIEROS RECTIFICATORIOS Cuando se trata del ingreso de un balance rectificatorio, el sistema cuenta con la opción correspondiente: 4.1. Para identificar plenamente el balance a ser rectificado es necesario proporcionar el año y pulsar la opción BUSCAR BALANCE A RECTIFICAR Si no se identifica el año y se procede a utilizar la opción BUSCAR BALANCE A RECTIFICAR asociará la información a ser ingresada al primer balance que se encuentre en la base de datos, lo que puede ocasionar ingresar información rectificatoria del primer año de información registrada en la base de datos y no la que se desea rectificar. 17

18 4.3. Este registro de información rectificatoria únicamente aplica a estados financieros bajo NIIF que hayan sido ingresados y presentados previamente y estos se encuentren registrados en la base de datos de la Superintendencia de Compañías. Con la información proporcionada se procede de la misma manera del acápite INGRESAR INFORMACIÓN AL SISTEMA. 18

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