MANUAL DE USUARIO PARA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ANEXOS

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1 MANUAL DE USUARIO PARA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ANEXOS

2 ÍNDICE OBJETO... 3 ALCANCE... 3 REQUERIMIENTOS Y CONSIDERACIONES... 3 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ANEXOS REGISTRO DE USUARIOS RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA INGRESO DE INFORMACIÓN ENVÍO DE INFORMACIÓN MEDIANTE FIRMA ELECTRÓNICA

3 OBJETO El presente manual describe el procedimiento para presentar electrónicamente los estados financieros y sus anexos. ALCANCE El procedimiento inicia con el registro del usuario y termina con la impresión del comprobante de presentación de información. REQUERIMIENTOS Y CONSIDERACIONES El Representante Legal y el Contador de la Compañía deben tener un dispositivo de certificado electrónico (Token). Para poder acceder a esta aplicación Web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con Internet Explorer versión 6.0 o superior (1024 x 768). Acceso a Internet. Instalar software JAVA (si aún no lo tiene). Instalar el Token de firma electrónica. Se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones generales para el ingreso de la información: La información sólo puede ser ingresada al sistema por el Representante Legal de la compañía, utilizando su usuario y clave. Los documentos que se adjuntarán deben estar en formato PDF. 3

4 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ANEXOS Para la presentación de los estados financieros de una compañía y sus documentos anexos, se deben seguir los siguientes pasos: Si es la primera vez que la compañía tiene que presentar información anual a la Superintendencia de Compañías, el Representante Legal debe registrarse en la página web de la institución para poder acceder al sistema, de acuerdo a lo detallado en el numeral 1. Para el caso de las personas que ya cuentan con un USUARIO y CONTRASEÑA, deben continuar con lo establecido en el numeral REGISTRO DE USUARIOS Para registrase como usuario, se debe seguir los siguientes pasos: 1.1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías Seleccionar la opción REGISTRARSE que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LÍNEA. 4

5 1.3. Ingresar los datos solicitados por el sistema. Los campos marcados con asterisco son obligatorios Finalizado el ingreso de datos, utilizar el botón REGISTRAR para enviar la información. Este registro se realiza por una sola vez, debiendo el usuario recordar los datos de USUARIO y CONTRASEÑA que ha definido. 5

6 2. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA 1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías. 2. Seleccionar la opción INGRESAR que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LINEA. 3. Ingresar a la opción Olvidó su contraseña? 4. Ingresar la información que solicita el sistema: Cédula o Pasaporte Correo electrónico Estos campos son obligatorios. La información ingresada para la validación debe corresponder a la ingresada cuando se registró la cuenta de usuario. 6

7 5. Presionar botón ACEPTAR. El sistema activará una pantalla indicando el envío de un mensaje al correo electrónico registrado. 6. Presionar botón Aceptar. 7. Ingresar a la cuenta de correo electrónico registrada. 8. Abrir el correo electrónico enviado por la Superintendencia de Compañías. 9. Presionar en el hipervínculo Recuperar contraseña. 7

8 El hipervínculo lo llevará a la página Ingreso de nueva contraseña para culminar el proceso de recuperación de contraseña. 10. Ingresar la nueva contraseña. 11. Confirmar la nueva contraseña. 12. Presionar el botón ACEPTAR. Al finalizar, el sistema activará la pantalla Ingresar al Sistema para que el usuario se identifique e ingrese los estados financieros. 8

9 3. INGRESO DE INFORMACIÓN Para ingresar al sistema y digitar la información financiera de la compañía, se debe seguir los siguientes pasos: 3.1. Ingresar a la página web de la Superintendencia de Compañías Seleccionar la opción INGRESAR que se encuentra en el recuadro de USUARIOS EN LÍNEA Ingresar usuario y contraseña definida y pulsar el botón INGRESAR Si todos los datos ingresados son correctos se presenta la siguiente pantalla de bienvenida. 9

10 3.5. En la pantalla de bienvenida seleccionar la opción Su compañía on line que se encuentra en el parte superior derecha Seleccionar la compañía a la que corresponde la información financiera y pulsar doble clic En la sección de ESTADOS FINANCIEROS, se presentan las opciones para el envío de la información, seleccionar la opción INGRESAR BALANCE ORIGINAL DEL AÑO XXXX. 10

11 3.8. Actualizar la información de la compañía: dirección postal, teléfonos, correo electrónico, número de empleados que labora, fecha en la que la Junta General de Socios o Accionistas aprobó el balance, número de Auditor Externo RNAE (si la compañía estuviere obligada a presentar el informe de auditoría), identificación y nombre completo del Contador que firma el balance. Para visualizar la descripción del código CIIUv4 que corresponde a la actividad económica previamente declarada puede consultar la opción Visualice la descripción de su CIIUv4 El sistema de acuerdo a la información de la compañía automáticamente definirá el formato para el ingreso de la información financiera bajo NEC o bajo NIIF. Los instructivos NEC Y NIIF pueden ser encontrados en la página principal Institucional en la opción 11

12 Requisitos o a su vez luego de haber ingresado con su usuario y clave, en la sección DOCUMENTOS DE AYUDA AL USUARIO Seleccionar la forma de envío de los documentos. El sistema permite seleccionar entre dos opciones: físico o mediante firma electrónica En la sección FORMULARIO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN, Ingresar los códigos de las cuentas y el valor correspondiente de las mismas. El sistema mostrará la descripción de la cuenta automáticamente. Cuando la compañía debe presentar sus estados financieros con formato NEC aparece un solo formulario de ingreso, pero cuando es NIIF tenemos 4 formularios de ingreso. Los estados financieros a presentar en NIIF son: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral, Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio Si desea utilizar la opción IMPORTAR, se debe tener un archivo tipo texto que en su estructura considere los campos cuenta tab valor enter: 12

13 Presionar el botón Examinar Seleccionar el archivo tipo texto Presionar el botón IMPORTAR. Para que esta opción funcione correctamente es necesario que en el navegador de internet se encuentren habilitadas las opciones que permita la utilización del Active X Presionar el botón VALIDAR INFORMACIÓN Y CALCULAR TOTALES Una vez validada la información por el sistema, aparecerá una ventana que indica los requisitos para enviar los estados financieros con firma electrónica. 13

14 3.14. Presionar botón Aceptar Presionar el botón GRABAR INFORMACIÓN habilitado por el sistema. 14

15 4. ENVÍO DE INFORMACIÓN MEDIANTE FIRMA ELECTRÓNICA Para enviar la información mediante el uso de la firma electrónica, se debe seguir los siguientes pasos: 4.1. Una vez grabada la información, se muestra la siguiente pantalla: 4.2. En esta pantalla se puede seleccionar entre dos opciones: ENVIAR ELECTRÓNICAMENTE u OPCIONES DE LA COMPAÑÍA Si selecciona la opción ENVIAR ELECTRÓNICAMENTE, el sistema lo llevará a la pantalla de envío electrónico de documentos. Continuar con numeral Si selecciona la opción OPCIONES DE LA COMPAÑÍA, el sistema lo llevará a la pantalla principal del Usuario Seleccionar la opción IMPRIMIR FORMULARIOS PARA ENTREGA FÍSICA O ENVÍO MEDIANTE FIRMA ELECTRÓNICA de la sección de ESTADOS FINANCIEROS. 15

16 El sistema ingresará a la pantalla de Impresión del Comprobante de Ingreso, en el cual deberá seleccionar ENVIAR ELECTRÓNICAMENTE Al abrirse la aplicación de JAVA, aparece una ventana de seguridad preguntando si se desea ejecutar la aplicación. Seleccionar la opción Confiar siempre en el contenido de este editor Presionar Ejecutar Inmediatamente aparece la página que permitirá realizar el envío de los documentos firmados electrónicamente. 16

17 Esta página tiene cuatro pestañas que representan los cuatro pasos para el envío de la información: 1. Seleccionar archivos para firmar. 2. Incluir Firma del Representante Legal. 3. Incluir Firma del Contador General. 4. Enviar documentos firmados a la Superintendencia En la pestaña Seleccionar archivos para firmar, el sistema genera automáticamente el estado de situación financiera en función de la información ingresada en el numeral 2. El usuario podrá visualizar el estado de situación financiera dando clic en el botón VISUALIZAR Para adjuntar los archivos en formato PDF, presionar el botón EXAMINAR, seleccionar el archivo y presionar el botón ABRIR. El sistema muestra los documentos que deben anexarse de manera obligatoria mediante asteriscos de color rojo. 17

18 4.10. Una vez adjuntados todos los documentos, el sistema habilita el botón ACEPTAR Y CONTINUAR Presionar el botón ACEPTAR Y CONTINUAR En la pestaña Incluir Firma del Representante legal, seleccionar la opción Usar dispositivo de firma electrónica (Token) Ingresar la contraseña. (Contraseña correspondiente al Token del Representante Legal) Presionar el botón INCLUIR FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Y CONTINUAR. 18

19 El sistema activa una ventana con un mensaje de advertencia para el usuario indicando que se asegure que el dispositivo de firma electrónica del Representante legal se encuentre conectado en la computadora y sea reconocido por el Sistema Operativo Presionar botón ACEPTAR El sistema muestra mensajes en color azul en la parte inferior de la pantalla en los que indica el estado del certificado electrónico y los documentos que se han firmado correctamente El sistema abre una ventana con un mensaje indicando que los documentos han sido firmados exitosamente y solicita se desconecte el dispositivo electrónico (Token) del Representante Legal Presionar botón ACEPTAR En la pestaña Incluir Firma del Contador General, seleccionar la opción Usar dispositivo de firma electrónica (Token) Ingresar la contraseña. (Contraseña correspondiente al Token del Contador) 19

20 4.21. Presionar el botón INCLUIR FIRMA DEL CONTADOR Y CONTINUAR. El sistema activa una ventana con un mensaje de advertencia para el usuario indicando que se asegure que el dispositivo de firma electrónica del Contador se encuentre conectado en la computadora y sea reconocido por el Sistema Operativo. Presionar botón ACEPTAR El sistema muestra mensajes en color azul en la parte inferior de la pantalla en los que indica el estado del certificado electrónico y el documento que se ha firmado correctamente El sistema abre una ventana con un mensaje indicando que el balance/estado de situación financiera ha sido firmado exitosamente y solicita se desconecte el dispositivo electrónico (Token) del Contador. Presionar botón ACEPTAR En la pestaña Enviar los documentos firmados a la Superintendencia, presionar el botón ENVIAR LOS DOCUMENTOS FIRMADOS DE MANERA DEFINITIVA A LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS. 20

21 Una vez realizado este proceso no habrá opción a ninguna modificación El sistema envía los documentos a los servidores de datos y muestra una ventana con un mensaje que indica que los documentos firmados electrónicamente han sido enviados a la Superintendencia de Compañías Imprimir el comprobante de entrega de la información presionando el botón habilitado por el sistema. El comprobante incluye el nombre de la compañía, el número de expediente, a que año corresponde la información enviada, la fecha y hora en que se genera el comprobante, la fecha y hora de la presentación de la información y el listado de los documentos enviados en formato PDF. 21

22 Para efectos de comprobación el sistema incluye en el comprobante un código QR en la parte superior derecha. Este documento constituye la fe de presentación de la información anual y deberá ser guardado por el Representante Legal. Fin del Procedimiento 22

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