MANUAL DE USUARIO Permiso de Funcionamiento

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1 MANUAL DE USUARIO Permiso de Funcionamiento

2 Índice Introducción... 3 Pantalla de bienvenida... 3 Actualización de datos... 4 Crear nuevo permiso de funcionamiento... 4 Registrar pago... 7 Lista de solicitudes del usuario... 9 Ingreso al sistema del contador Validar pago Emitir factura Impresión de la factura cargada por el contador Página 2

3 Introducción El presente manual tiene como objetivo explicar el funcionamiento del presente sistema informático el cual tiene como objetivo orientar al usuario externo con pantallas intuitivas, claras y precisas a fin de poder agilizar y optimizar el proceso de obtención de permiso de funcionamiento a los establecimientos sujetos a vigilancia y control sanitario. Se conocerá la manera correcta de ingresar al sistema, así como también, creación de usuario y roles tanto para el usuario externo como para para el contador. PERMISO DE FUNCIONAMIENTO- PERFIL USUARIO Pantalla de bienvenida Una vez ingresado el usuario y la clave, nos aparecerá la pantalla de bienvenida como se muestra a continuación. Figura 1: Pantalla de bienvenida Nota: Al dar clic en Datos Personales, Mis Solicitudes o Solicitar permiso, el sistema le re direcciona a la pantalla de Actualización de datos del usuario, esta acción solo se realiza la primera vez. Como se muestra en la siguiente pantalla. Página 3

4 Actualización de datos Para la actualización de datos se debe llenar los datos personales del usuario, tomando en cuenta los campos que son solo números como es el número de teléfono. Figura 2: Actualización de datos Crear nuevo permiso de funcionamiento Para crear un nuevo permiso de funcionamiento se debe dar clic en el link Solicitar permiso. Y a continuación en el botón Crear, lo cual nos permitirá crear un nuevo establecimiento como se muestra en la siguiente figura: Dar clic para para crear un nuevo establecimiento Figura 3: Solicitar nuevo permiso de funcionamiento Página 4

5 Para crear el nuevo establecimiento se debe llenar el siguiente formulario. Dar clic para verificar el Ruc y Número de establecimiento Una vez completado los datos del formulario, dar clic en Crear para crear el establecimiento. Figura 4: Crear nuevo establecimiento Recuerde que debe ingresar un número de RUC válido, el número del establecimiento luego dar clic en Validar, en ese momento se llenará automáticamente la razón social y la actividad a la que se dedica el establecimiento según la base de datos del SRI. Tener en consideración que cuando se trate de establecimientos en los cuales necesite BP (Buenas Prácticas), es necesario que digiten el número correcto según el tipo de establecimiento ya que el sistema validará esa información, finalmente, una vez completo el formulario se debe dar clic en el botón Crear. El siguiente paso es generar la solicitud, para lo cual se debe seleccionar el proceso, el establecimiento que se desea solicitar el permiso de funcionamiento, y completar los archivos pdf que solicita el sistema, como se muestra a continuación: Página 5

6 Permite editar la información de los datos personales del Representante Legal. Permite editar la información de los datos personales del Establecimiento Figura 5: Generar solicitud Una ve llenado los datos y cargado todos los archivos en formato.pdf que nos solicita el sistema, dar clic en Generar solicitud. Una vez completado los datos el sistema informático nos mostrará una pantalla en la cual debemos imprimir la orden de pago y a su vez cargar al sistema el comprobante de depósito el mismo que será validado por el contador. Así como se muestra en siguiente figura. Página 6

7 Registrar pago El primer paso es imprimir la orden de pago como se muestra en la figura y con ello sabremos el detalle del pago como es, el valor a cancelar, entidad bancaria, número de cuenta donde depositar etc. Primer paso: Imprimir orden de pago Figura 6: Visualización de solicitud Figura 7: Descarga de la orden de pago Se da clic en Aceptar, en ese momento se abrirá el archivo (Orden de pago) en formato pdf y procedemos a realizar el pago en el banco indicado. Página 7

8 Una vez que se da clic en el botón Aceptar se debe descargar e imprimir la orden de pago y con ello acercarse al banco a realizar el respectivo pago. Luego de eso se debe escanear el comprobante de depósito en archivo pdf y cargarlo al sistema como se muestra en la siguiente figura: Figura 8: Registro de orden de pago Segundo paso: Una vez realizado el pago se procede a escanear el comprobante de pago y subirlo al sistema, para lo cual damos clic en Registrar pago. A continuación se tiene la pantalla con el formulario respectivo para llenar la orden de pago. Una vez lleno los datos, se da clic en Registrar pago para enviar la solicitud al Financiero para que valide dicha información. Figura 9: Formulario de registro de pago Página 8

9 Lista de solicitudes del usuario En la siguiente pantalla se mostrará la lista de solicitudes de permisos de funcionamiento que ha generado el usuario, así como también el estado en que cada una de ellas se encuentra. A continuación podremos visualizar las etapas que se han generado al realizar todo el proceso realizado, es decir, se visualizará la etapa en la que se encuentra actualmente nuestro trámite como se muestra a continuación. Indica que la tarea fue enviada al financiero para que valide el pago. Figura 10: Estado de la solicitud Es importante saber que para que se genere la etapa Validar pago el usuario debió completar con la etapa previa que es Registrar pago. Nota: Se debe tener en cuenta que si el comprobante de pago que se adjuntó no es el correcto, al momento que el contador realice la validación del mismo, devolverá el trámite al usuario para que este realice nuevamente la carga de la orden de pago como se explicó anteriormente. Página 9

10 PERMISO DE FUNCIONAMIENTO- PERFIL CONTADOR Ingreso al sistema del contador Para proceder con el procedo de la validación del pago realizado por el usuario la persona encargada del Dpto. Financiero debe ingresar al sistema ingresando su usuario y contraseña como se muestra a continuación: Dar clic para ingresar al sistema Figura 11: Ingreso al sistema del contador A continuación aparecerá la pantalla de bienvenida para el contador. Dar clic para visualizar las solicitudes pendientes de validar. Figura 12: Pantalla de bienvenida al contador Página 10

11 Validar pago Para empezar con la validación del pago, el contador debe seleccionar la solicitud que desea procesar y luego dar clic en Validar pago como se muestra en la figura 13. Dar clic para empezar validación del pago. con la Figura 13: Selección de registro a validar En la siguiente pantalla se visualizará el pago que el usuario realizó con todos la información requerida, para lo cual el contador debe verificar que la información es correcta, es decir, que el paga efectivamente se encuentra acreditado en la cuenta del ARCSA en la fecha y hora exacta. Si la información es correcta debe responder la pregunta El valor adjunto se encuentra acreditado en la cuenta del ARCSA? Con la respuesta SI, como se muestra en la fig. 14. Página 11

12 Dar clic para pasar a la etapa de emisión de la factura. Figura 14: Confirmación de los datos Si llegado el caso la información no es correcta el contador debe responder la pregunta anterior con NO y especificar las razones. En ese momento el trámite automáticamente se devolverá el trámite a la bandeja del usuario. Emitir factura Si el contador verifica que los datos son los correctos automáticamente le sistema creará la siguiente etapa que es Emitir factura, como se muestra a continuación. Observamos que la solicitud cambio a la etapa de Emitir factura, por tanto, debemos seleccionar el registro y dar clic en el botón Emitir Factura. Figura 15: Etapa de emisión de factura Página 12

13 El siguiente paso es llenar los datos necesarios para la respectiva emisión de la factura, para lo cual, el contador debe digitar el número de la factura seguido de la carga de la factura en formato PDF y en formato XML, completado estos datos debe dar clic en Subir factura como se muestra en la fig. 16. Una vez que llenemos el formulario, damos clic en Subir Factura para que el usuario ya lo pueda visualizar. Figura 16: Carga de la factura En la siguiente pantalla se evidenciará que el trámite ha sido finalizado por parte del contador desapareciendo de la lista de solicitudes pendiente como se muestra a continuación. Figura 17: Verificación de fin de proceso del contador Página 13

14 PERMISO DE FUNCIONAMIENTO- PERFIL USUARIO Impresión de la factura cargada por el contador Una vez que el contador ha cargado la factura, el usuario podrá visualizar e imprimir la misma, para ello, se debe seleccionar el trámite y dar clic en Visualizar solicitud. Seleccionar la solicitud que ya se encuentre finalizada la etapa de Emitir factura, luego dar clic en Visualizar solicitud para imprimir la factura. Figura 18: Comprobar que la factura ha sido emitida En la siguiente pantalla se podrá imprimir la factura como se muestra a continuación. Dar clic para obtener la factura que subió el departamento financiero. Figura 19: Proceso de impresión de factura Página 14

15 Figura 20: Visualización e impresión de factura Una vez que se ha completado el proceso el usuario ya podrá imprimir el permiso de funcionamiento para el establecimiento ingresado, por tanto, solo basta con dar clic en el botón Permiso de funcionamiento como se muestra en la siguiente figura. Dar clic para abrir en formato pdf el permiso de funcionamiento otorgado por el ARCSA. Figura 21: Impresión del permiso de funcionamiento Página 15

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