U.M.S.N.H. Manual De Operación Del Módulo Cuentas Por Cobrar /SIIA

Transcripción

1 Manual De Operación Del Módulo Cuentas Por Cobrar /SIIA

2 CONTENIDO Bienvenidos al Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) I. Operación... 1 II. Captura de Cuentas por Cobrar... 1 III. Llenado para agregar una deuda... 2 IV. Modificaciones... 7 V. Condonación de la Deuda... 9 VI. Forma de imprimir la nueva orden de pago VII. Si se desea cambiar el porcentaje de condonación VIII. Forma de cambiar el porcentaje de condonación IX. Información que presenta SIIA en Cuentas por Cobrar... 13

3 BIENVENIDO Bienvenido al Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA). De acuerdo con los lineamientos establecidos en la Dirección General de Educación Superior a través de la Coordinación de Programa para la Normalización de la Información Administrativa (PRONAD), el SIIA se compone de tres subsistemas: Financiero, Escolar y Recursos Humanos. El SIIA tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información que generan estos tres subsistemas dentro de nuestra Institución, con el objeto de que los datos que se obtienen lleguen con oportunidad, eficiencia y calidad suficientes para la adecuada toma de decisiones. Este manual tiene como propósito guiarlo en el uso del Módulo de Cuentas por Cobrar, así como la forma de llenado de las deudas que se requiera generar. RECOMENDACIÓN Se recomienda muy especialmente que antes de iniciar operaciones en el Módulo de Cuentas por Cobrar, se lea el Manual de Navegación de SIIA, en su última versión, si no se tiene la certeza de tener el adecuado, se puede ver en la dirección. (Manuales)

4 CUENTAS POR COBRAR (SIIA) Este módulo de Cuentas por Cobrar permite alimentar con registros al SIIA y mostrar Información Financiera respecto a los Ingresos que genera cada Dependencia, dichos registros representa los cobros que Tesorería hará a los alumnos a través de sus cajas o de una institución bancaria. Los Ingresos se registraran como tales y estarán a disposición de la Dependencia generadora, una vez que Tesorería haya efectuado los cobros.

5 OPERACIÓN: I. Acceso al módulo de Cuentas por Cobrar Finanzas Ingresos Cuentas por Cobrar II. Captura de la cuenta por cobrar.?? En esta ventana se realizan las operaciones de: consulta, agregar o insertar, editar y cancelación de deudas a los alumnos o solicitantes de algún servicio.

6 III. Llenado para agregar una deuda.?? Esta ventana es de captura y aparece al seleccionar el icono de Insertar. Se debe capturar una por concepto de ingreso y/o cliente. A continuación se describe el contenido de cada uno de los campos: 1. Cuenta. Este campo es llenado de forma automática por el SIIA, representa un control numérico interno de la cuenta por cobrar 2. Concepto del movimiento. Título del movimiento que se va hacer, el usuario del sistema nombra dicho titulo, si no se nombra, será llenado automáticamente por el sistema, transcribiendo el concepto del ingreso que se esta generando 3. Cliente. Se inserta la matrícula del Alumno, o bien la matrícula del cliente que solicite un servicio a la Dependencia.?? El número de matrícula del alumno es el mismo que se ha asignado por Control

7 4. SubFondo. El fondo de reserva, con clave "2002", se antepone de forma automática al momento de insertar la Cuenta por Cobrar, como aparece en la ventana siguiente. 5. Ingreso. Se inserta la Clave del Ingreso que se trate, identificado por SIIA en un catálogo especial por el concepto y monto que esté cobrando la Dependencia. Esta Clave de Ingreso hace un llenado automático, al digitarla, sobre el Costo Unitario del concepto, U.Resp y Programa?? En el caso en que no se conozca la clave concreta, se hace una búsqueda como se describe en el Manual de Navegación.

8 6. Cantidad. El sistema antepone el número 1, porque la mayoría de los conceptos se cobra por unidad.?? En el caso de aquellos conceptos que se puedan cobrar más de una vez o bien se cobre en moneda extranjera convertida a pesos.?? Conceptos que se cobran más de una unidad. Se modifica el número que antepone el sistema (1) por el número de veces que se cobra (Cantidad). Ejemplo:?? Cobros en moneda extranjera convertida a pesos. Se modifica el número que antepone el sistema (1) por el tipo de cambio del día, y el Precio Unitario por la cantidad que se cobra en moneda extranjera El sistema realiza en forma automática las operaciones aritméticas para su cobro. Se cobran 5 libros, todos al mismo precio $25.00

9 Se cobra una inscripción por intercambio a un alumno extranjero por 400 Dls al tipo de cambio del día $ Precio Unitario. El sistema llena este campo de forma automática con el costo de cada concepto de ingreso. Cuando se ha establecido con anterioridad estos montos. En el caso en que aparezca en ceros, es necesario llenar este campo con el monto adecuado. 8. Total a Pagar. El sistema realiza operaciones aritméticas para llenar este campo de forma automática, multiplica la Cantidad por el Precio Unitario. 9. Fecha. El sistema lo antepone de forma automática, Este campo corresponde a la fecha del día que captura la cuenta por cobrar. 10. Fecha Límite de Pago. Se digita la fecha de vigencia de cobro, después de esta fecha límite, la cuenta no podrá ser cobrada por Tesorería. El alumno debe tramitar una nueva fecha de límite de pago o bien una nueva ficha de pago, si es que cambiaron los precios posterior a la fecha límite de pago. Se debe cancelar la deuda anterior.

10 URes. Y Programa. En estos campos no es necesario digitar claves, el sistema lo antepone de acuerdo a la clave de ingreso. 13. Materia. Este campo es llenado con la clave de la materia de que se trate, si es que está dada de alta en el plan de estudios o bien si el ingreso está relacionado con una materia. Si esto no sucede se puede quedar en blanco. 14. Ciclo. Este campo es llenado con la clave ciclo al que corresponda y se debe seleccionar de las opciones que aparecen en la búsqueda, cuando se desee llevar un control por ciclo escolar. 15. Texto. Este campo se utiliza para poner una descripción mas amplia del concepto o condiciones de la deuda que es está generando. 16. Pagado y pendiente. Este campo es llenado por el sistema e indica la cantidad que está pagada o pendiente de pago.

11 IV. Modificaciones:?? La Dependencia puede editar la cuenta por cobrar y modificar: la fecha de vencimiento, clave de ingreso, la descripción de la deuda, la clave de la materia, el ciclo y/o el texto, desde la ventana de Cuentas por Cobrar.?? Selecciona la CxCobrar que desea editar insertando el número de referencia de la orden de pago.

12 ?? Esta operación muestra únicamente la cuenta por cobrar que se desea modificar.?? Se edita, según se explica en el manual de navegación?? El sistema abre la ventana que con anterioridad se creo la deuda,?? Se hacen la modificaciones pertinentes.

13 ?? al aceptar los cambios, se imprime nuevamente la orden de pago, con las modificaciones realizadas. V. Condonación de la Deuda. Esta operación sólo la puede realizar la persona autorizada por el titular de la Dependencia.?? Desde la ventana de Cuentas por Cobrar se selecciona la deuda del alumno que se va a condonar,?? Y se selecciona la opción de "Condonar la Deuda" desde el menú de Procesos. Proceso Condonar la Deuda?? Al entrar al proceso de condonación aparece una nueva ventana a llenar, en la que se podrá digitar los siguientes datos: 1. Porcentaje. Si se desea condonar por porcentaje, se digita un número > 0 y < 100, que es el porcentaje de condonación que el titular de la Dependencia otorga al alumno. O bien se digita un 0 si la condonación es por un monto 2. Condonado. Si se digitó en porcentaje no se tiene acceso a éste campo pero sí en el porcentaje se digitó un 0, entonces debe digitar un monto en este campo.

14 Al aceptar el proceso de la condonación, el sistema le pedirá una firma electrónica, si no se digita esta firma electrónica no se condona la deuda del alumno. Los datos que se tienen que teclear para completar la firma son los siguientes: 1. User Name. Clave del usuario que está autorizado para condonar la deuda del alumno. 2. Password. El usuario autorizado tendrá que escribir la contraseña que le ha sido asignada. Recuerde leer el Manual de Políticas y Procedimientos de Seguridad en el SIIA.

15 ?? Se acepta modificación y se imprimirá la orden de pago con las modificaciones. VII. Si se desea cambiar el porcentaje de condonación?? Se selecciona la Cuenta por Cobrar?? Se sigue el proceso de condonar la deuda?? Una vez que se abre la ventana se le da "clic" al icono de borrar.?? Se inserta la firma electrónica VIII. Forma de cambiar el porcentaje de condonación?? Se selecciona la Cuenta por Cobrar?? Se sigue el proceso de condonar la deuda?? Una vez que se abre la ventana, se modifica el porcentaje de la Condonación o si se desea digitar un monto se teclea un 0 en el porcentaje y se digita el nuevo monto y se ecepta.?? Se inserta la firma electrónica. IX. Información que presenta SIIA en Cuentas por Cobrar La información generada por la misma Dependencia, se encuentra a disposicipon de la misma y, de acuerdo a la necesidad requerida, su utilización puede dar un panorama preciso de los Ingresos Generados que está percibiendo. Como ejemplo las deudas que han sido cobradas y las que aún están pendientes de cobro. Para obtener un reporte con esta información:?? Filtrar solo la información deseada en el universo de información desde la ventana de Cuentas por Cobrar, tal como se describe en el Manual de Navegación.

16 ?? Hacer la selección de los campos que se desean imprimir.?? Para saber solo el total de las sumas, se marca con un clic en el recuadro de Solo Cortes.?? Para hacer un recuento de los renglones, se marca con un clic en el recuadro de Contar.?? La impresión puede ser en forma horizontal o vertical, dependiendo de los conceptos a imprimir, marcando la opción deseada en el recuadro de orientación

17 ?? Opción donde se remarca que solo aparezcan los cortes