Procedimiento Pago a Proveedores

Transcripción

1 H. Ayuntamiento Metepec Procedimiento Pago a Proveedores Fecha: 04 febrero l 2014 Elaboró Patricia González Hernànz Revisó Lic. Jesús Gualberto Mejía Díaz Autorizó C.P. Alfonso Gómez Domínguez

2 Fecha: 04 febrero l 2014 Subdirección Egresos 1. OBJETIVO. Realizar pagos exactos en forma oportuna a los proveedores l H. Ayuntamiento Metepec por los bienes o servicios adquiridos. 2. ALCANCE. Des la integración l expediente un proveedor hasta la confirmación la recepción su pago por los bienes o servicios adquiridos. 3. REFERENCIAS. 3.1 Ley Superior Fiscalización l Estado México. 3.2 Ley Impuesto sobre la Renta. 3.3 Código Fiscal la Feración. 3.4 Ley Orgánica Municipal. 3.5 Manual Único Gubernamental para las Depenncias y Entidas Públicas l Gobierno y Municipios l Estado México. 3.6 Lineamientos Control Financiero y Administrativo Emitidas por el Órgano Superior Fiscalización. 3.7 Lineamientos para el Ejercicio y Control l Gasto Municipal emitidas por Tesorería Municipal 3.8 Manual Calidad MDC-DIG-UIN Procedimiento para la integración los procedimientos los procesos documentados l Sistema Gestión Calidad PRO-DIG-UIN Procedimiento para el Control Documentos PRO-DIG-UIN TERMINOLOGÍA Áreas Administrativas: Es parte la Institución en la que se subdivi y a la cuales se les asigna una responsabilidad diferente Cuentas por Pagar: Es el registro contable l gasto. 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD. 5.1 Es responsabilidad el Presinte Municipal vigilar la correcta inversión los fondos públicos Municipales. Página 2 6

3 Fecha: 04 febrero l 2014 Subdirección Egresos 5.2 Es responsabilidad l Síndico cuidar que la aplicación los gastos se haga llenando todos los requisitos legales y conforme al presupuesto respectivo. 5.3 Es responsabilidad la administrar la Hacienda Pública Municipal conformidad con las disposiciones legales aplicable. 5.4 Es responsabilidad las Depenncias entregar las facturas bidamente requisitadas conforme a lo establecido en los artículos 29 y 29A l Código Fiscal la Feración y los lineamientos para el ejercicio y control l gasto emitidos por la. 5.5 Es responsabilidad la Subdirección Egresos supervisar que la documentación generada por el partamento contabilidad se encuentre bidamente soportada y requisitada. 5.6 Es responsabilidad los auxiliares l partamento contabilidad revisar la documentación turnada por personal glosa preventiva, para procer a realizar la provisión los pasivos. 5.7 Es responsabilidad la Secretaria la Dirección la recepción las facturas ingresadas por las Áreas Administrativas para turnar al personal glosa preventiva y llevar a cabo la recepción las mismas. 5.8 Es responsabilidad l Auxiliar Egresos la emisión l Contra-Recibo cada una las facturas ingresadas por las Áreas Administrativas para procer al registro l gasto; así como la atención acuada a los proveedores. 6. DESARROLLO. FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE A petición parte Se reciben facturas y son turnadas para una glosa preventiva Secretaria la se reciben facturas Dirección Revisa Reciben documentación y verifican que las facturas cumplan con los requisitos legales, fiscales, administrativos en base a los artículos 29 y 29ª l Código la Feración y Compendio Circulares emitidas por el Órgano Superior Fiscalización y los Lineamientos para el ejercicio y Control l Gasto emitidos por la, amás verifican que la documentación soporte sea congruente con el gasto. Auxiliares Página 3 6

4 Fecha: 04 febrero l 2014 Subdirección Egresos Recepciona y turna Recepciona, Registra y turna Recibe y Turna Recibe y distribuye Revisan y realizan Se proce a la recepción y registro las facturas por los gastos efectuados y son turnadas a la Subdirección Egresos para el registro l pasivo Recibe documentación bidamente glosada la cual se registra y es turnada al Auxiliar Egresos para emisión Contrarecibo FOR-TMM-EGR-001/03. Se reciben las facturas con su soporte correspondiente se verifica que la documentación este completa, si es así se emite Contra-Recibo FOR-TMM-EGR-001/03 y se turna al l mediante Relación Facturas Ingresadas FOR-TMM-EGR-003/03; en caso no procer se notifica al área correspondiente FOR-TMM-EGR-002/03 y se vuelve la documentación Recibe facturas con documentación soporte mediante la Relación Facturas Ingresadas FOR-TMM-EGR-003/03, la distribuye a los Auxiliares para que procedan a registrar el gasto, generando la Cuenta por Pagar. Revisan los requisitos legales y fiscales los documentos ingresados, hacen la provisión l gasto conforme a las políticas registro l Manual Único Gubernamental para las Depenncias, Organismo Auxiliar y Fiicomisos l Gobierno y Municipios l Estado México. Procediendo a revisar que la factura cuente con todos los requisitos fiscales conforme al Código Fiscal la Feración, se proce a contabilizar cuentas por pagar, capturando en el Sistema Gubernamental conforme a los datos obtenidos las facturas, la requisición compra, ingresando al Menú l Sistema en la opción mantenimiento pólizas, procediendo a realizar el registro contable asignando el número cuenta por pagar y fecha, capturando la clave la cuenta l gasto, el concepto l gasto y el monto acuerdo a la distribución l gastos por Depenncia, complementándose con las partidas presupuestales, la cual viene implícita en la requisición compra, misma que fue autorizada previamente por el Control Presupuestal, acuerdo a la estructura programática integrada la siguiente forma: Cuenta l Egreso, Depenncia, Proyecto, Fuente Financiamiento, Partida, Cuenta l concepto l gasto, y monto, finalizando la captura con la clave y nombre l proveedor y monto a pagar, una vez capturada se proce a imprimir la cuenta por pagar, se anexa a la documentación soporte y se turna. Secretaria la Dirección. Secretaria la Subdirección Egresos Auxiliar Egresos Auxiliares l l Página 4 6

5 Fecha: 04 febrero l 2014 Subdirección Egresos Recibe y revisa Recibe y archiva Elabora y turna Recibe las cuentas por pagar y verifica que el registro l gasto se haya efectuado correctamente con los datos la requisición así como el importe la factura y turna las Cuentas al personal indicado. Recibe las Cuentas por Pagar y se resguardan hasta recibir autorización para realizar el pago las facturas por los gastos efectuados por el H. Ayuntamiento Autorizando los movimientos pago se proce a generar la Relación Transferencias Electrónicas FOR-TMM-EGR-006/03 registrando el nombre l proveedor, concepto, número referencia, importe a pagar e institución bancaria. l Auxiliar Auxiliar Egresos Recibe y firma Revisa el contenido la Relación Transferencias Electrónica FOR-TMM-EGR-006/03 firma y turna l Recibe y firma Firma la Relación Transferencias Electrónica FOR-TMM-EGR-006/03 y turna Recibe y firma Firma la Relación Transferencias Electrónicas FOR-TMM-EGR-006/03 y turna. Recibe y Entrega Recibe la relación Transferencias Electrónicas FOR-TMM- EGR-006/03, bidamente firmada y autorizada y turna la información a la Cajera General para que se realicen los movimientos vía transferencia electrónica. Recibe y proce Recibe la Relación Transferencias Electrónica FOR-TMM- EGR-006/03 para el pago a proveedores la cual contiene el nombre l proveedor, concepto, referencia, importe y banco, efectuado el movimiento emite el comprobante l pago (Reporte Transferencia SPEI) y turna Recibe y turna Recibe el comprobante la transferencia efectuada, revisando la información l documento con la relación y la turna Recibe, genera y Recibe el comprobante pago con la documentación soporte turna y genera la póliza egresos FOR-TMM-EGR-005/03, con los datos que contiene la cuenta por pagar, se anota el nombre l proveedor, fecha, concepto l gasto, monto a pagar, y se anotan las cuentas contables proveedores y bancos, se firma elaborado y turna. Simultáneamente se captura en el Sistema Gubernamental conforme a los datos obtenidos la cuenta por pagar, ingresando al Menú l Sistema en la opción Pólizas Egresos, se proce a realizar el registro contable asignando el número la póliza y fecha, capturando la clave l proveedor, el concepto l gasto y el monto a pagar, clave l gasto y la clave l flujo efectivo, se complementa con la afectación presupuestal la cual Subdirector Egresos Tesorero Municipal Auxiliar Egresos Cajera General Auxiliar Egresos Auxiliar l Página 5 6

6 Fecha: 04 febrero l 2014 Subdirección Egresos Revisa y Firma Recibe y Firma se captura acuerdo a la siguiente estructura programática: Cuenta l Egreso, Depenncia, Proyecto, Fuente Financiamiento, Partida Presupuestal, Concepto l gasto, y monto, una vez capturada se proce a imprimir la póliza egresos FOR-RMM-EGR-005/03. Revisa el contenido la Póliza Egresos FOR-TMM-EGR- 005/03, que se hayan afectado las cuentas contables y presupuestales conforme a la requisición compra y la factura, así mismo verifican que los importes sean correctos en número y letra, que la persona física o moral sea la misma a la que se le provisionó el pasivo y una vez revisado firma la misma Vo.Bo. Firma la Póliza Egresos Autorizó. FOR-TMM-EGR-005/03 Subdirector Egresos. l Recibe y Firma Recibe pago Firma la Póliza Egresos el titular l Área. FOR-TMM-EGR-005/03 Consulta vía telefónica si se realizó movimiento bancario a su favor y el a su vez verifica el pago vía electrónica consultando su Estado Cuenta. Tesorero Municipal Proveedor. 7. ANEXOS. N/A 8. DISTRIBUCIÓN. Este procedimiento está disponible en la página internet 9. HISTORIAL DE CAMBIOS NIV. DE REV.: FECHA: DESCRIPCIÓN: 00 14/DIC/09 Emisión l documento /MAR/2010 Cambio en imagen institucional, referencias /JUN/2011 Cambio en imagen institucional (Toponimio) /ENE/2013 Cambio imagen institucional (Toponimio), Director y jefe /FEB/2014 Cambio la imagen institucional, también se cambio la fecha y versión vigente. Fin l documento Página 6 6