MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ÍNDICE CONTENIDO CÁPITULO Autorización I 3 Presentación II 4 Marco Jurídico Organigrama III 5 IV 6 Misión y Visión V 7 Simbología VI 8 Procedimientos VII Recursos Financieros VIII 10 Recursos Humanos IX Recursos Materiales X Glosario de términos XI 30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS I.- AUTORIZACIÓN Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica. COMISIONADA PRESIDENTA Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN EL COMISIONADO MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO EL COMISIONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS II.- PRESENTACIÓN El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el Titular de la Comisión. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS III.- MARCO JURÍDICO CONSTITUCIONES: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas LEYES: Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas OTRO: Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS IV.- ORGANIGRAMA PLENO COMISIONADA PRESIDENTA COMISIONADO COMISIONADO SECRETARIO EJECUTIVO AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS V.- MISIÓN Y VISIÓN DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA MISIÓN: PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS VISIÓN: EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA. DEL DE LA CEAIP MISIÓN: GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA, CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y METAS. VISIÓN: SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS, MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VI.- SIMBOLOGÍA INICIO/TERMINAL OPERACIÓN DECISIÓN O ALTERNATIVA CONECTOR DENTRO DE DIRECCIÓN DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

9 DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO INICIO 1 Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal. 3 2 Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos Es Correcta? NO Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3) 4 SI Captura la información obtenida DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

10 INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO 5 Revisa la información capturada NO Es Correcta? SI Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3) 6 Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno. 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

11 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Integración del anteproyecto de Presupuesto Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal. Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos Es correcta? No: Realiza observaciones y remite a las áreas para su regularización Si: Captura la información obtenida Revisa la información capturada Es correcta? No: Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3) FORMA O DOCUMENTO 7 Si: Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que intervinieron y del Comisionado Presidente. Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno del Estado (Art. 41 fracc. XII de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas) FIN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

12 DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. (AUXILIAR) INICIO 2 1 Recibe del Comisionado Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)intervinieron y del Comisionado Presidente. Está completa? NO Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (Regresa a la operación 2) 3 SI Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo 4 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque Póliza, cheque MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

13 DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. (AUXILIAR) Está en las Inst. el Comisionado Presiden C NO SI 6 5 Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Cheque, póliza y documentación Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. Cheque, póliza y documentación 7 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración Cheque, póliza y documentación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

14 DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. (AUXILIAR) 8 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración 9 Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva. Cheque, póliza y documentación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

15 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Recepción de facturas para pago a proveedores y/o prestadores de servicios Departamento Administrativo RESPONSABLE (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) ACTIVIDAD NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe del Consejero Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.) Esta completa? No: Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (regresa a la operación 2) Si: Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente? FORMA O DOCUMENTO Póliza, Cheque 6 5 Si Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. No. Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y Cheque Póliza y documentación Cheque Póliza y documentación Cheque MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

16 7 póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración Póliza y documentación 8 Recibe pólizas firmadas, elabora listado y turna al Auxiliar de Administración. (Auxiliar de Administración) 9 Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

17 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. (AUXILIAR) ÁREA SOLICITANTE INICIO 1 Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra SolicituddeMaterial HAY EXISTENCIAS? SI 2 Atiende Solicitud de Material, elabora la Nota de Salida del Almacén, recaba firma de acuse de recibo en Nota, entrega los bienes junto con copia de la Solicitud y de la Nota, archiva documentos. Solicitud de Material Nota de 3 Recibe bienes solicitados junto con copias de la Solicitud y de la Nota de Salida del Almacén. Se remite al fin del Procedimiento. Solicitud de Nota de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

18 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. (AUXILIAR) DEPTO 4 No hay existencias El monto solicitado es mayorde$150000? SI 5 el monto solicitado es mayor de $1, (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque. NO 6 El monto es menor de $1, se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente 7 Elabora la póliza contable y turna al Póliza 8 Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque. Póliza Cheque MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

19 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. COMISIONADO PRESIDENTE Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente? 9 SI Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. Cheque 10 Póliza Documentación Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. NO 11 Cheque Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración. Póliza Documentación Cheque Póliza Documentación MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

20 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. (AUXILIAR) DEPTO. 12 Recibe documentación; Cheque Póliza Documentación 13 Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales; Cheque Factura 14 Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Solicitud de Material 15 Recibe copia de la solicitud y archiva. Solicitud de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

21 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES DEPTO. COMISIONADO PRESIDENTE 16 Elabora reporte diario de la cuenta de cheques y turna de al Comisionado Presidente Para verificar la actividad. Archiva copia Informe 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Dpto. Admvo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

22 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Control de cheques Departamento Administrativo RESPONSABLE (Auxiliar de Administración ACTIVIDAD NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD 1 Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra Hay existencias? Si FORMA O DOCUMENTO Solicitud de Material (Auxiliar de Administración 2 Atiende Solicitud de Material, elabora la Nota de Salida del Almacén, recaba firma de acuse de recibo en Nota, entrega los bienes junto con copia de la Solicitud y de la Nota, archiva documentos. Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén ÁREA SOLICITANTE 3 Recibe bienes solicitados junto con copias de la Solicitud y de la Nota de Salida del Almacén. Se remite al fin del Procedimiento. Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén (Auxiliar de Administración (Auxiliar de Administración 8 4 No hay existencias y el monto solicitado es mayor de $1,500.00? Si el moto solicitado es mayor de 5 $1, (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque; 6 No El monto es menor de $1, se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente 7 Elabora la póliza contable y turna al Jefe del departamento Administrativo Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque. Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente? Cheque Póliza Póliza, Cheque MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

23 10 11 (Auxiliar de Administración (Auxiliar de Administración 9 Si Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados. No. Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma. Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración. 12 Recibe documentación; cheque y póliza firmadas; (Auxiliar de Administración Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales; Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Administrativo. Recibe copia de la solicitud y archiva. Elabora reporte de saldos de la cuenta bancaria diario de la página de Internet contra el reporte de cheques emitidos, se determinará el saldo disponible de bancos y turna al Comisionado Presidente cuando menos una vez a la semana. Archiva copia cheque, póliza, y documentación cheque, póliza, y documentación cheque, póliza, y documentación cheque, póliza, y documentación Cheque, Factura Solicitud de Material Solicitud de Material Reporte de saldos de la cuenta bancaria COMISIONADO PRESIDENTE 17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Departamento Administrativo FIN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

24 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR INICIO 1 Verifica el registro de la contabilidad, que este completo Se encuentran todos los registros? Sí Sí 2 3 Identifica los movimientos no considerados y los Imprime reportes presupuéstales y analíticos contables Concilia saldos contables y presupuestales 4 Existen diferencias No Sí 6 Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

25 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables 7 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente 8 Se entrega la información al Comisionado Presidente y se archiva. 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

26 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Elaboración de Estados Financieros y presupuéstales Departamento Administrativo RESPONSABLE (Aux. de Administración) ACTIVIDAD NÚMERO 1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Verifica que se encuentre registrada toda la información en el Programa de Contabilidad Se encuentran todos los registros? FORMA O DOCUMENTO (Aux. de Administración) 2 No: Identifica los movimientos no considerados y los captura para completar la Contabilidad. (regresa a la operación 1) (Aux. de Administración) 3 Si: Imprime reportes presupuéstales y analíticos de saldos del sistema de contabilidad (Aux. de Administración) 4 Concilia saldos contables y presupuéstales Existen diferencias? (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) 5 6 Si: Determina diferencias y realiza correcciones No: Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con la Jefe de Departamento.. Emite Estados Financieros y sus 7 análisis presupuestales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento 8 Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Se entrega la información a cada uno de los Comisionados y archiva 9 la información original en la Contabilidad de la CEIAP TERMINA EL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

27 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR INICIO 1 Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas. No Está todo registrado y no ex. diferencia? Sí 2 3 Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1) Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos. Concilia saldos contables y presupuestales 4 Existen diferencias No Sí 6 Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del Departamento Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

28 DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL AUXILIAR Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables 7 Revisa la información y recaba firma del Comisionado Presidente 8 Prepara documentación para envío a la H. Legislatura del Estado. Archiva 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

29 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Elaboración del Cierre Anual Departamento Administrativo RESPONSABLE (Aux. de Administración) ACTIVIDAD NÚMERO 1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas. FORMA O DOCUMENTO (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) Esta todo registrado y/o no existen diferencias? No: Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1) Si: Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos. Concilia saldos contables y presupuéstales Existen diferencias? (Aux. de Administración) (Aux. de Administración) Si: Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones No: Concilia cifras contables y financieras con la Jefe de Departamento. Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables. Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente. Prepara documento para envío a la H. Legislatura del Estado y archiva la información original en la Contabilidad de la CEAIP TERMINA EL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

30 DIAGRAMA DE FLUJO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS INICIO 1 Recibe Presupuesto autorizado y calendarizado por la Sría. De Finanzas y por la H. Legislatura del Estado 2 Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente tránsito que tengas más de tres meses y el monto será reintegrado a la cuenta de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública. 3 Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos. 4 Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

31 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Gestión de recursos financieros ante la Secretaría de Finanzas Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe Presupuesto detallado y autorizado por la Sría. De Finanzas y la H. Legislatura del 1 Estado, para su ejercicio. Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos 2 financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente. Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De 3 Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos. Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica 4 de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado. TERMINA EL PROCEDIMIENTO FORMA O DOCUMENTO Presupuesto autorizado Calendario anual Calendario anual MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

32 DEPTO. DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO. (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE INICIO 1 Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación. Estado de Cuenta 2 Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal Conciliación Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros? MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

33 DEPTO. DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO. (AUX) SI 3 En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6 Oficio COMISIONADO PRESIDENTE 4 Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación. NO Estado de Cuenta 5 Conciliación Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos. Reporte de saldos de la cuenta Bancaria MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

34 DEPTO. DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO. (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE 7 Recibe y revisa el oficio y 6 Oficio y/o documentación anexa Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa. Oficio y/o Estado de Cuenta NO Es correcto el oficio? 8 En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección. Oficio y/o documentación anexa 9 Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma. Oficio y/o documentación anexa SI 10 Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Oficio documentación anexa y/o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

35 DEPTO. DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO. (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE 11 Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio Oficio y/o documentación anexa MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

36 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Conciliación Bancaria Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO 1 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación. FORMA O DOCUMENTO Estado de Cuenta Bancario (Auxiliar de Administración 2 Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal de la dependencia. Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros? Conciliación Bancaria (Auxiliar de Administración 3 Si En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6 Oficio Estado de Cuenta (Auxiliar de Administración) 4 No. Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación. Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

37 (Auxiliar de Administración) (Auxiliar de Administración) 5 6 Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos. Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa. Reporte de saldos de la cuenta Oficio y/o documentación anexa, estado de cuenta 7 Recibe y revisa el oficio y documentación anexa Oficio y/o documentación anexa Es correcto el oficio? 8 No. En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección. Oficio y/o documentación anexa 9 Si. Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma. Oficio y/o documentación anexa COMISIONADO PRESIDENTE Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Administrativo. Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio. Oficio y/o documentación anexa Oficio y/o documentación anexa FIN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

38 DIAGRAMA DE FLUJO CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL ÁREA DE CONTABILIDAD INICIO 1 Recibe de proveedores y/o de prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se le expide contra-recibo con fecha programada de pago para después del cierre mensual 2 Revisa facturas y documentación Están correctas? No Si 3 Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores para su corrección. Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación. 4 Registra la póliza y turna al Jefe del Depto. Administrativo para firma y autorización. 5 6 Recibe póliza autorizada, captura y archiva con documentos originales en cuentas por pagar. 7 Recibe, analiza, autoriza y firma póliza de cuentas por pagar y turna para archivo temporal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

39 PROCEDIMIENTO: AREA QUE EJECUTA: Creación de pasivos por cierres mensuales Departamento Administrativo RESPONSABLE (Aux. de Administración) ACTIVIDAD NÚMERO 1 2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Recibe de proveedores y/o prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se expide contra recibo con fecha programa de pago para después del cierre de mes.. Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.) FORMA O DOCUMENTO Esta completa? (Aux. de Administración) 3 Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores y/o prestadores de servicios para su corrección. (regresa a la operación 1) (Aux. de Administración) 4 Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación. (Aux. de Administración) 5 Registra la póliza y turna al Jefe del Departamento Administrativo para su firma y autorización. 6 Recibe, analiza y firma póliza y turna al Auxiliar de Administración (Aux. de Administración) 7 Recibe póliza autorizada, captura y activa póliza, las facturas originales están en cuentas por pagar, para realizar trámite de pago. TERMINA EL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS S FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO /

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