PROCESOPARALA EMISION,REGISTROy PAGODE CHEQUES. - Revisión: 2 Hoja: 1 de 12

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1 PROCESOPARALA EMISION,REGISTROy PAGODE - Hoja: 1 de 1 1. PROPÓSITO: Emitir los cheques para el pago por la adquisición de bienes, servicios y otros compromisos de la Entidad, efectuar su registro, realizar el pago a los beneficiarios y mantener el control de las disponibilidades bancarias de la Televisora.. ALCANCE: El proceso es aplicable a los trámites y documentos para realizar la emisión de cheques, efectuar su registro contable y realizar el pago a proveedores, prestadores de servicios y otros acreedores de la Entidad. Aplica a la Subdirección General de Administración y Finanzas; a la Subdirección General de Producción y Programación; a la Subdirección General Comercial; a la Subdirección General Técnica y Operativa; a la Dirección de Noticias; a la Dirección de Imagen Corporativa; a la Dirección de Asuntos Jurídicos; a la Dirección de Finanzas; a la Dirección de Administración; a la Gerencia de Contabilidad; a la Gerencia de Presupuesto y al Departamento de Tesorería. El proceso tiene conexión con el proceso para Trámite de pago y su registro contable y con el proceso para Registro contable y emisión de estados financieros. Área emisora del proceso: Dirección de Finanzas. 3. POLíTICAS:. Una vez cancelada una Póliza Cheque, el Titular del Departamento de Tesorería analizará la causa y en su caso imprimirá una nueva Póliza Cheque que sustituirá a la cancelada.. El Titular del Departamento de Tesorería es responsable de conservar, en archivo, el original de las pólizas cheque inutilizadas por cancelación, cualesquiera que sea la causa de la misma.. La autorización de la Póliza Cheque deberá contener la firma del Director de Finanzas y en ausencia del mismo, se deberá recabar la firma del Subdirector General de Administración y Finanzas.. Para la firma mancomunada de Cheques, en caso de ausencia del Director de Finanzas o del Subdirector General de Administración y Finanzas, se deberá obtener en primera instancia la firma de alguno de ellos y posteriormente la firma del Director de Administración.. EL Titular del Departamento de Tesorería es responsable de la guarda, custodia y control de las formas continuas para la emisión de los cheques.. El Titular del Departamento de Tesorería deberá mantener el control diario de las disponibilidades en las cuentas de cheques y deberá programar los pagos para evitar la existencia de recursos ociosos en ellas.

2 Hoja: de 1 CONEXiÓN DE PROCESOS I TRAMITEDE"\ PAGOYsu I [ REGISTRO I _ CON,"ABLE_J EMISION. REGISTRO y PAGO DE CHEQUeS r, REGISTRO CONTABLE y EMISiÓNDE ESTADOS FINI\NCIEROS ' J Proceso Proceso relacionado descrito

3 Hoja: 3 de 1 4. DIAGRAMA DE PROCESO: ANAUSTA B DE TESORERíA TITULAR DEL TITULAR DE LA TITULAR DE LA ANALlSTA A DE DEPARTAMENTO DIRECCiÓN DE GERENCIA DE TESORERíA DE TESORERíA FINANZAS PRESUPUESTO ( INICIO RECIBE VERIFICALAS SOLICITUDES Y - SOLICITUDES DE i-- VERIFICA EL DOCUMENTOS PAGO Y SU TIPO DE PAGO PARAPAGO IMPORTE VERIfiCA LA ClIPTURADELA TRANSFERENCI A I 5 kncia?/ CAPTURA EN BANCA EN L!NEA EL PAGO A REALIZAR I ) 4...-/ 6... AUTORIZA LA TRANSFERENCI A EN BANCA EN LlNEA 7 EMITE COMPROBANTE DE AUTORIZACIóN I + 8 EMITEPÓLIZAS CHEQUE.- CONT l\81l1zr, ENBMN 1 1 "'--"' Vv

4 Hoja: 4 de 1 ANAUSTA B DE TESORERíA TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE TESORERíA ANAUSTA A DE TESORERíA TITULAR DE LA DIRECCiÓN DE FINANZAS TITULAR DE LA GERENCIA DE PRESUPUESTO - - ~.,,, (! ~ EMITE CONSTANCIA DE RETENCiÓN DE IMPUESTOS Q ~11 REGISTRA EL NÚMERO DE CI-IEOOEPOR SOliCITUD I H 10 REVISA, VAliDA LA PÓLIZA CHEQUE - 1 VERIFICf, REGISTRO Y PAGO FIRMA PÓLIzr,s 13 REVISA, FIRMA CHEQUES Y PÓUZ-'\S REALIZAEL PAGO,RECABAI FIRMASY CONTRARECISO f 14 INSTRUYE EL PAGO, I I INTEGRA LAS PÓLIZAS INSTRUYE LA ENTREGA DE LAS PÓLIZAS EMITE REU,CiÓN ENTREGA LAS PÓLIZAS

5 Hoja: 5 de 1 5. DESCRIPCiÓNDEL PROCESO: SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLE ETAPAS 1. Recibe solicitudes y 1.1 Recibe del (los) Titular (es) de la (s) Gerencia (s) ANALlST A B DE documentos para de Contabilidad y Presupuesto: la Relación de TESORERíA pago. solicitudes de pago en dos tantos; las solicitudes (Sandra) de pago originales y los documentos soporte que les son relativos. En lo sucesivo Solicitud de pago. Nota: Ver documentación contenida en la solicitud de pago en la etapa 8 del proceso para "Trámite de Pago y su Registro Contable". 1. Verifica, sella y firma de recibido en los dos tantos de la relación, devuelve un tanto como acuse de recibo, archiva el primer tanto. 1.3 Estampa sello de la Tesorería en cada una de las Solicitudes de pago. 1.4 Captura en documento electrónico de Excel "Control interno de solicitudes de pago" los datos de cada una de ellas:. Número de Solicitud de pago;. Númerode controlnafin;. Indica si el pago se realizará con recursos fiscales o propios.. Nombreo razónsocialdel proveedor;. Importe a pagar;. Concepto de pago;. Fecha de recepción en el área de Contabilidad o Presupuesto, según el caso.. Fechade recepciónen el Departamentode Tesorería.. Área de la Televisoraque generael pago.. Partida presupuestal que se afecta. 1.5 Turna en forma económica las Solicitudes de pago al (la) Titular del Departamento de Tesorería.. Verifica las.1 Recibe las Solicitudes de pago. TITULAR DEL solicitudes de pago y. Verifica que los documentos soporte estén DEPARTAMENTO DE su importe. completos y reúnan los requisitos de forma para TESORERíA su pago. En su caso aclara con el área que remitió la Relación de solicitudes de pago..3 Sumariza los importes y determina el total de recursos que se requerirán para el pago. Toma nota del importe para programar los recursos..4 Instruye el registro y emisión del cheque. Turna las Solicitudes de pago al Analista A de Tesorería 3. Verifica el tipo de 3.1 Recibe las Solicitudes de pago. ANALlSTA A DE pago 3. Separa los pagos a realizar mediante expedición TESORERíA de cheque y los pagos por transferencia bancaria.

6 Transferencia? Hoia: 6 de 1 ANALlSTA A DE TESORERíA Si: Continuar en etapa 4 No: Continuar en etapa 8 4. Captura en banca 4.1 Ingresa en Internet al sistema de banca en línea en línea el pago a de la institución bancaria a través de la que se realizar. operará el pago: módulo "Traspaso mismo banco u otros bancos", según el caso. 4. Selecciona la cuenta bancaria de cargo y captura el importe a pagar, imprime el comprobante de captura y lo anexa a la Solicitud de pago. 4.3 Turna la Solicitud de pago atendida por transferencia bancaria, al Titular del Departamento de Tesorería. En lo sucesivo solicitud de pago por transferencia. 5. Verifica la captura 5.1 Recibe la Solicitud de pago por transferencia y el TITULAR DEL del pago por comprobante de captura bancaria. DEPARTAMENTO DE transferencia. 5. Verifica la solicitud de pago por transferencia y el TESORERíA comprobante de captura. En su caso indica, las inconsistencias detectadas, mismas que se subsanan de inmediato y la turna al Titular de la Dirección de Finanzas para autorización. 6. Autoriza en banca 6.1 Recibe la Solicitud de pago por transferencia y el TITULAR DE LA en línea la comprobante de captura de banca en línea, DIRECCiÓN DE transferencia verifica y en su caso aclara e instruye lo FINANZAS necesario. 6. Ingresa en Internet al sistema banca en línea de la Institución bancaria a través de la que se operará el pago: módulo de "Traspaso mismo banco u otros bancos", según el caso, y registra la autorización del pago, según comprobante de captura. 6.3 Imprime el número de autorización, lo anexa a la - Solicitud de pago por transferencia y la devuelve en forma económica al Titular del Departamento de Tesorería para su registro. 7. Emite el 7.1 Recibe la Solicitud de pago por transferencia y la TITULAR DEL comprobante de hoja impresa con el número de autorización DEPARTAMENTO DE autorización de la verifica la autorización. TESORERíA transferencia 7. Ingresa en Internet al sistema banca en línea de Analista A de Tesorería la institución bancaria a través de la que se operó el pago, módulo "Traspaso mismo banco u otros bancos", según el caso e imprime el comprobante de autorización y lo anexa a la Solicitud de pago. 7.3 Turna la Solicitud de pago y el comprobante de autorización de la transferencia bancaria al Analista A de Tesorería y le instruye su registro. 8. Emite pólizas 8.1 Ingresa al sistema BAAN módulo de Tesorería: ANALlSTA A DE cheque, contabiliza en "Sugerencia de pago" y genera un lote de pago TESORERíA BAAN. "nuevo" y capturael númerode cliente. Selecciona "paao sin factura" o "factura de

7 PROCESO PARA LA EMISIÓN, REGISTRO Y PAGO DE compra", según el caso. Ingresa el número de documento (orden o solicitud de pago) y verifica en pantalla los datos presentados por el sistema: nombre del proveedor, divisa, importe a pagar, número de Solicitud de pago y número de factura. 8. Selecciona el tipo de pago (Cheque o Transferencia) ingresa la fecha de pago y elige la cuenta bancaria a que se cargará el importe del mismo. Anota el número de lote de pago asignado en la parte superior de la solicitud de pago. 8.3 Ingresa al módulo "composición de pagos", selecciona el lote de pago correspondiente, verifica que no existan errores. Selecciona el número de cheque o transferencia, según el caso y captura: concepto, fecha de expedición y en el caso de transferencia bancaria selecciona la leyenda: para abono en cuenta del beneficiario. 8.4 Verifica los datos en pantalla, si son correctos, imprime la póliza en las formas continuas destinadas para póliza cheque o para transferencia bancaria, según el caso. Contabiliza la operación y anota el número de contabilización en la parte superior de la Solicitud de pago. Hoia: 7 de 1 ANALlSTA A DE TESORERíA Nota: en caso de ser incorrectos los datos, cierra las pantallas, no imprime ni contabiliza. Ingresa al módulo: Pagos proveedores-varios: Crear ordenes de pago y continua en actividad Ingresa al sistema BAAN módulo de Transacciones: "Transacciones por finalizar" crea un nuevo registro, selecciona el número de contabilización asignado, el cual fue anotado en la Solicitud de pago y finaliza la transacción. 8.6 Extrae de la impresora el formato de la póliza, cheque o transferencia, según sea el caso y lo anexa al frente de la solicitud de pago a que corresponde. En lo sucesivo el cheque o transferencia. 8.7 Realiza en el sistema BAAN la consulta "Detalle de movimientos" y Verifica en pantalla la correcta aplicación del registro y la disponibilidad para posteriores operaciones. 9. Emite constancia de 9.1 Selecciona las Solicitudes de pago que implican ANALlST A A DE retención de retención de impuestos. TESORERíA impuestos. 9. Ingresa al programa SI FISCAL Y selecciona la pestaña "Constancias" "formato 37 A" posterior a. Selecciona retenedor para abrir el catálogo y "Nuevo" para generar una nueva retención. Captura el mes y año tomado de la fecha de la factura; selecciona el proveedor; ingresa el importe bruto y el importe de retención de ISR y/o IVA que se señale en la factura.

8 PROCESO PARA LA EMISIÓN, REGISTRO Y PAGO DE Hoja: 8 de Imprime dos tantos de la hoja Constancia de ANALlSTA A DE pagos y retenciones delisr, IVA e IEPS. La TESORERíA anexa al cheque y Solicitud de pago a que corresponde y lo turna al Titular del Departamento de Tesorería para su validación. 10. Valida la póliza 10.1 Recibe y revisa que el cheque y la constancia TITULAR DEL cheque. de pagos y retenciones dellsr, IVA e IEPS DEPARTAMENTO DE cumplan con las indicaciones de la Solicitud de TESORERíA pago correspondiente. 10. Valida con su firma cada una de las pólizas cheque en el apartado de elaboró Turna los cheques e instruye al analista B para su registro en el control Interno de Solicitudes de pago y trámite de firmas. 11. Registra el número 11.1 Recibe los cheques y registra en el documento ANALlST A B de cheque de cada electrónico de Excel "Control interno de solicitud Solicitudes de Pago" por cada Solicitud de pago, el número de cheque asignado o en su caso si se realizó por transferencia bancaria y la fecha de expedición. 11. Toma nota del número de cheques y/o transferencias bancarias a tramitar para firma y los turna al Titular de la Gerencía de Presupuesto para su revisión. 1. Verifica registro y 1.1 Recibe las pólizas cheque y/o transferencias. TITULAR DE LA pago, firma pólizas 1. Coteja que las pólizas cheque o transferencias GERENCIA DE cumplan con las indicaciones de la Solicitud de PRESUPUESTO pago correspondiente y estampa su firma en el apartado de revisó de la póliza. 1.3 Turna las pólizas cheque y/o de transferencia al Titular de la Dirección de Finanzas para su firma. 13. Revisa, firma 13.1 Recibe las pólizas cheque y/o transferencias y DIRECTOR DE cheques y pólizas. sus Solicitudes de pago. FINANZAS 13. Verifica la congruencia de los cheques y/o transferencias, con las indicaciones de la Solicitud de pago y documentación soporte correspondiente Firma los cheques y/o transferencias, así como las pólizas en el campo de autorización Recaba firma del (la) Subdirector (a) General de Administración y Finanzas en los cheques y/o transferencias, en su caso, en la Constancia de pagos y retenciones delisr, IVA e IEPS Entrega los cheques y/o transferencias, así como sus Solicitudes de pago al Titular del Departamento de Tesorería. 14. Instruye el pago Recibe los cheques y/o transferencias firmados TITULAR DEL Y sus Solicitudes de pago. Instruye al analista B DEPARTAMENTO DE de Tesorería para que coteje que sea el mismo TESORERíA número de trámites que turnó a firma. 14. Instruye la elaboración de programa de pagos y aviso de pagos por transferencia, le entrega los chequesy/o transferenciasfirmados.

9 Hoja: 9 de Realiza el pago, 15.1 Recibe los cheques y/o transferencias ANALlST A B DE recaba firmas y bancarias y sus Solicitudes de pago. TESORERíA contrareci bos. 15. Separa los pagos por transferencia bancaria Archiva temporalmente en la caja de la Tesorería los cheques firmados en espera de realizar el pago a los beneficiarios Comunica por correo electrónico a las áreas responsables del gasto, la disponibilidad de los Cheques en el Departamento de Tesorería, la fecha y horario de pago y la documentación que deben presentar los beneficiarios para realizar el cobro. Nota: Con relación a las pólizas por pagos a través de transferencia bancaria, da aviso al área responsable del gasto sobre el pago por este medio y le entrega una impresíón del comprobante obtenido del sistema de banca electrónica de la ínstitución bancaria, a cambio del contrarecibo Realiza el pago de los cheques a los beneficiarios en el Departamento de Tesorería a cambio del contrarecibo y de la firma de recibido del cheque en la póliza, en su caso le entrega la Constancia de pagos y retenciones delisr, IVA e IEPS y recaba firma de recibido en copia de la misma, la anexa a la Solicitud de pago con la póliza firmada Turna las pólizas cheque y los contrarecibos al Analista A de Tesorería, así como las pólizas y comprobantes por transferencia bancaria. 16. Integra las pólizas Recibe las pólizas cheque pagadas, pólizas y ANALlSTA A DE comprobantes de transferencias bancarias, TESORERíA Solicitudes de pago y los contrarecibos. 16. Integra la póliza cheque o de transferencia con la Solicitud de pago y en su caso copia de la constancia de pagos y retenciones de ISR, IVA e IEPS. En lo sucesivo la Póliza cheque o por transferencia Asienta sello de pagado del Departamento de Tesorería, con la fecha en que se realizó el pago, en todos los documentos de la Póliza cheque o por transferencia Anota en la parte frontal del contrarecibo el número de cheque o transferencia asignado por el sistema BAAN y la fecha de expedición de la misma. Estampa sello de pagado del Departamento de Tesorería, al reverso del contrarecibo, con la fecha en que se realizó el pago. Lo integra a la Póliza Cheque o por transferencia Turna al Titular del Departamento de Tesorería las Pólizas Cheque o por transferencia para su revisión.

10 Hoja: 10 de Instruye la entrega 17.1 Recibe las Pólizas Cheque o por transferencia. TITULAR DEL de las pólizas. 17. Revisa que las pólizas cheque o por DEPARTAMENTO DE transferencia estén completas, firmadas y en TESORERíA orden, en su caso aclara lo necesario Archiva los contrarecibos, turna las pólizas cheque o por transferencia al Analista A de Tesorería, e instruye su entrega a la Gerencia de Contabilidad. 18. Emite relación, 18.1 Recibe las Pólizas Cheque o por transferencia e ANALlSTA A DE entrega las pólizas. instrucciones para su entrega. TESORERíA 18. Ingresa en el sistema BAAN al módulo de Tesorería: Registro de transacciones; Mantener y en la pestaña Registro de Cheques, extrae el listado de cheques o transferencias expedidos por día (dos tantos), por fecha de expedición y número consecutivo de cheque o transferencia. En lo sucesivo "Listado de entrega de Pólizas Cheque o transferencia" Separa las Pólizas Cheque o por transferencia Integradas, por fecha de expedición y cuenta bancaria. Verifica el número de Póliza Cheque o transferencia contra el Listado de entrega de Pólizas Cheque o transferencia y marca el número correspondiente, para su entrega Ingresa a documento electrónico de Excel "Entrega de pólizas" y relaciona los números de cheque o transferencia expedidos por día, así mismo, descarga las Póliza Cheque o por transferencia a entregar Entrega las Pólizas Cheque o por transferencia a la Gerencia de Contabilidad, con los dos tantos del "Listado de entrega de pólizas cheque o transferencia" y recaba acuse de recibo en uno de ellos, lo archiva Emite por correo electrónico el aviso de la entrega realizada, adjuntando el Documento electrónico de Excel "Entrega de pólizas"; y lo envía a los (las) Titulares de: la Dirección de Finanzas; la Gerencia de Contabilidad y de la Gerencia de Presupuesto. Termina el proceso. Tiempo de ejecución del proceso: tres días hábiles.

11 HOja: 11 de 1 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: DOCUMENTOS CODIGO (cuando aplique) 7. REGISTROS: Registros Tiempo de Responsable de Código de registro conservación conservarlo o identificación Sistema de registro BAAN (respaldo) Indefinido Titular de la Informática Gerencia Control interno de solicitudes de Indefinido Titular del Departamento Paqo, Excel de Tesorería Control de Entrega de pólizas, Excel Indefinido Titular del Departamento de Tesorería 8. GLOSARIO: BAAN: Sistema de registro contable automatizado implantado para el control de las operaciones financieras y presupuesta les de la Entidad. NAFIN: Nacional Financiera. 9. ANEXO:.

12 Hoja: 1 de CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN: Número de versión Fecha de la actualización Descripción del cambio 16 de diciembre de 009 Mejora continua y cambio de nombre, anterior Elaboración y expedición de cheques y elimina al proceso Integración de la glosa de la póliza cheque para enviar a la Gerencia de Presupuesto. Fecha de autorización: 7 de diciembre de 005 ELABORO CONTROL DE EMISION C.P. Miguel Angel Rodríguez Rángel Director de Finanzas SubdiÍ'ector General de Administraciónv Finanzas Dr. Jorge Volpi Escalante Director General

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