UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 1 DE 7 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES (P-AFI-02)

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG DE ,7.4.2,7.4.3 I.- OBJETIVO: Que el procedimiento de compras y adquisiciones haga posible que los suministros necesarios para el funcionamiento de la institución lleguen a los usuarios con la calidad requerida, al mínimo costo posible y justo a tiempo. II.- ALCANCE: Se aplica en la Dirección de Administración y Finanzas a través del Departamento de y en los suministros requeridos por los usuarios, e involucra y afecta a todas las áreas de la Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez. III.- DEFINICIONES: Usuario.- Las personas que en su trabajo usan los suministros. Requisitor.- Es el solicitante del suministro requerido. Es la persona de un departamento o área que inicia el proceso. Requisición.- Es el documento donde se detallan las características específicas y/o técnicas de los suministros requeridos. Orden de Compra/Servicio.- Es el documento autorizado que ampara al proveedor para surtir el suministro en la cantidad, calidad, precio, tiempo pactados y recibir el pago por el mismo. Partidas.- Es el número consecutivo que se asigna a los suministros iguales, individuales, de una sola especie, que se piden en cada renglón de las requisiciones. Unidad.- Unidad de medida de las cantidades descritas en las requisiciones (piezas, kilos, cajas, metros, etc.). Catálogo de Proveedores.- Es el registro o base de datos ordenado y pormenorizado del conjunto de proveedores autorizados por la Dirección de Administración y Finanzas. Suministro.- Es todo material, mobiliario, equipo, servicio y donación que se ingrese a la institución. DRMySG.- Departamento de y. DAF.- Dirección de Administración y Finanzas. Super-COMPRAS.- Software de compras que permite de manera virtual, la agilización del procedimiento. IV.- POLÍTICAS: Las requisiciones se enviarán de manera virtual a través del software Super-COMPRAS al Departamento de y, durante los primeros cinco días hábiles del mes. ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DIRECTOR DE LA DIRECCIÓN DE PUESTO RECURSOS MATERIALES Y RECTOR ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SERVICIOS GENERALES FECHA 8 DE AGOSTO DEL 204 DE AGOSTO DEL DE AGOSTO DEL 204 NOMBRE Y FIRMA LIC. OSCAR LUIS MURILLO GÓMEZ CP. RAFAEL RAMÓN CAMPUZANO AMAYA M.C. RICARDO ANTONIO GARCÍA PARRA F-CCA-0

2 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 2 DE 7 Las requisiciones extemporáneas serán analizadas dependiendo de la urgencia y disposición de los recursos. Se rechazarán las requisiciones que estén elaboradas de forma incompleta. De las requisiciones recibidas, se comprará sólo lo necesario, considerando el inventario de almacén. A mayor diferencia de precios entre proveedores de un mismo producto o servicio, mayor número de proveedores deberá cotizarse. En general, tres proveedores pueden ser suficientes. Al solicitar las cotizaciones a los proveedores se les dará igualdad de información. Al seleccionar a los proveedores, deberá considerarse la calidad del producto o servicio, el costo y el tiempo de entrega. Si el proveedor está registrado dentro del Catálogo de Proveedores, una cotización será suficiente para acceder a la Orden de Compra/Servicio. Las Órdenes de Compra/Servicio serán autorizadas por el jefe de Departamento de y. En caso de no autorizarse, se le explicará el por qué no, y/o se negociará con el requisitor. Serán recibidos los suministros de los proveedores siempre y cuando las especificaciones de calidad, cantidad, unidad, descripción, precio y tiempo de entrega coincidan con lo pactado o de acuerdo con las necesidades de la institución, en caso contrario, el producto, bien o servicio será considerado como no conforme, se hará devolución al proveedor para su cambio y en caso de reincidir, quedará registrado en bitácora y considerado en el Procedimiento de Evaluación a Proveedores (P-AFI-03) como un proveedor incumplido susceptible a eliminación del Catálogo de Proveedores (F-AFI-0). Las requisiciones deberán contener en la descripción del suministro, la mayor información posible para identificar, localizar y comprar lo que el requirente necesita. Los proveedores deben ser elegidos preferentemente del Catálogo de Proveedores. Los pagos los realizará la Dirección de Administración y Finanzas de acuerdo a las condiciones descritas en la Orden de Compra/Servicio. Las compras se sujetarán a la normatividad vigente que establezca la fuente de los recursos (estatal o federal). Todo suministro que impacte en activos fijos deberá ser registrado por el área de control de inventarios y resguardos del Departamento de y. Serán considerados casos excepcionales cuando el soporte documental que conlleva a la generación de una Orden de Compra/Servicio, presente irregularidades en fechas respecto a la secuencia señalada en el procedimiento. El Departamento de Desarrollo de Softwares asignará clave de acceso para elaboración y autorización de requisiciones al personal encargado de las actividades en mención, así como la anulación o reasignación al personal sustituto y nuevos funcionarios, previa solicitud del responsable del área.

3 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 3 DE 7 V.- DIAGRAMA DEL PROCESO: Requisitor. Departamento de y Proveedor Dirección de Administración y Finanzas Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios Elabora, autoriza y envía virtualmente Requisición. (Si es recurso extraordinario entrega físicamente ficha técnica firmada y validada) 2 Recibe virtualmente Requisición, genera Cuadro de Cotizaciones excepto proveedor crediticio, compara con inventario de almacén y registra saldo a cotizar. 3 Selecciona proveedores, cotiza artículos o servicios requeridos y registra costos en Cuadro de Cotizaciones. 4 Selecciona la mejor partida de acuerdo a políticas La adquisición requiere aprobación del Comité? Si 5 No Recibe oficio, analiza cotizaciones y emite dictámen o fallo 6 Elabora y firma Orden de Compra Firma Orden Compra 7 Recibe Orden de Compra/Servicio, elabora factura o remisión y entrega material. 8 Recibe el material, firma y sella factura o remisión, fotocopia, si es activo fijo se genera resguardo y se registra en Sistema Control Inventarios. A

4 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 4 DE 7 A 9 Recibe factura o remisión sellada y firmada por DRMySG, acude a DAF a gestionar pago y envía factura digital. 0 Recibe factura o remisión firmada y sellada, y tramita pago al proveedor Recibe material y firma de salida de almacén. Registra alta de materiales y activos en sistema, prepara y entrega material al área o departamento requisitor. Alimenta sistema con bajas en inventario de almacén. Entrega pago a proveedor FIN VI.- RESPONSABILIDADES: Responsable Secuencia Actividades Requisitor Elabora y autoriza la Requisición de Materiales, Activos y Servicios (F-AFI-07) en el sistema Super-Compras y la envía virtualmente al Departamento de y. En caso de solicitar equipamiento y materiales para adquisición con recursos extraordinarios (FAC, PIFI, Congreso, Universidad Incluyente, FADOEES, etc.), deberá entregar físicamente la ficha técnica con la firma del requirente así como del Secretario Académico. 2 Recibe virtualmente la Requisición de Materiales, Activos y Servicios (F-AFI-07). Genera Cuadro de Cotizaciones (F-AFI-08), con excepción en caso de considerarse la adquisición con proveedor crediticio y cotización

5 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 5 DE 7 única. Compara contra inventario de almacén y registra el saldo a cotizar. 3 Selecciona del Catálogo de Proveedores (F-AFI-0) conforme al giro de la empresa. Cotiza con los proveedores seleccionados preferentemente del Catálogo. En caso de no existir, se dará búsqueda en otras instancias (internet, sección amarilla, etc.) Registra la información sobre cotizaciones en el Cuadro de Cotizaciones (F-AFI-08). 4 Selecciona la mejor opción de cada partida de acuerdo a las políticas. En base al Artículo 6, en sus fracciones III y V del Reglamento del Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios, se turnará al Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios de la UTCJ el soporte y oficio signado por la Dirección de Administración y Finanzas para normar la adquisición de los materiales y servicios para la elaboración de un dictamen o fallo. Comité de 5 Recibe el soporte y oficio para normar la adquisición de materiales. Adquisiciones, Analiza cotizaciones. Arrendamiento y Emite dictamen o fallo sobre la elección del(os) proveedor(es). Servicios Turna documentación al Departamento de y para proceder. 6 En ambos casos, elabora y firma la Orden de Compra/Servicio (F- AFI-09) para cada proveedor con las partidas elegidas. Firma de autorización el Director de Administración y Finanzas. Envía Orden de Compra/Servicio debidamente firmada y asegura la recepción de la misma con los proveedores. Proveedor 7 Recibe la Orden de Compra/Servicio (F-AFI-09) y prepara el material o activo requerido. Elabora la factura o remisión indicando en la misma, el número de Orden de Compra/Servicio (F-AFI-09) correspondiente. Entrega el material en el almacén del Departamento de Recursos Materiales y de la Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez, con la factura o remisión. 8 Recibe el material del proveedor asegurándose que coincida con la Orden de Compra/Servicio (F-AFI-09), en caso contrario, el jefe del Departamento resolverá la situación. Firma y sella de recibido en la factura o remisión con fecha, obtiene copia fotostática y regresa originales al proveedor para su presentación ante la Dirección de Administración y Finanzas para su pago. Si la compra impacta en activos fijos, se generará el resguardo correspondiente y se registrará en el Sistema de Control de Inventarios (IT-AFI-0). Proveedor 9 Recibe copia fotostática, factura o remisión sellada y firmada por el

6 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 6 DE 7 Dirección de Administración y Finanzas Departamento de y y presenta ante la Dirección de Administración y Finanzas para gestionar el pago y posteriormente envía factura vía correo electrónico al personal encargado de pagos en el área de Finanzas. 0 Recibe del proveedor la factura o remisión debidamente firmada y sellada por el Departamento de y Servicios Generales y entrega contra-recibo. Tramita el pago al proveedor. Se da de alta en el sistema Super-COMPRAS los materiales o activos adquiridos. Con la información de la Requisición de Materiales, Activos y Servicios (F-AFI-07) prepara las entregas para cada área e informa a los requirentes. Entrega el material a cada departamento o área requisitora. Requisitor 2 Recibe el material, partida por partida de su requisición y registra con firma, nombre y fecha la salida del almacén. 3 Alimenta el sistema con las bajas en inventario de almacén por la entrega a las áreas requirentes. VII.- CONTROL DE REGISTROS: CÓDIGO NOMBRE RETENCIÓN ALMACENAJE DISPOSICIÓN FINAL F-AFI-07 Requisición de Materiales, Requisitor/Recursos año Archivo Muerto Activos y Servicios Materiales y Servicios Generales F-AFI-08 Cuadro de Cotizaciones y año Archivo Muerto F-AFI-09 Orden de Compra/Servicio y año Archivo Muerto F-AFI-0 Catálogo de Proveedores y año Archivo Muerto VIII.- CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN DESCRIPCIÓN 4/Agosto/ Se afina la política: El Departamento de Recursos Materiales y solicitará al

7 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ PAG 7 DE 7 Departamento de Desarrollo de Softwares asigne clave de acceso quedando de la siguiente manera: El Departamento de Desarrollo de Softwares asignará clave de acceso para elaboración y autorización de requisiciones al personal encargado de las actividades en mención, así como la anulación o reasignación al personal sustituto y nuevos funcionarios, previo aviso del responsable del área, por considerar que la solicitud de claves corresponde al funcionario de más alto rango de cada una de las áreas de la institución. Se agrega a secuencia 6 la actividad de firma de autorización de Órdenes de Compra/Servicio tanto del Director de Administración y Finanzas. En la secuencia 9 del diagrama se agrega: envía factura vía correo electrónico al personal encargado de pagos en el área de Finanzas. En la secuencia 2, el requisitor registra con firma, nombre y fecha la salida de almacén de los materiales o bienes solicitados. Se elimina la secuencia 4: Entrega pago al proveedor por no corresponder esta actividad al Departamento de y Servicios Generales.

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