REGLAS PARA LA DISTRIBUCIÓN Y MONITOREO DE EQUIPOS PARA PLAZAS COMUNITARIAS

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1 Pág. 1 de 16 REGLAS PARA LA DISTRIBUCIÓN Y MONITOREO DE EQUIPOS PARA PLAZAS COMUNITARIAS APROBADO POR EL COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA DEL INEA, MEDIANTE ACUERDO No. A TOMADO EN SU SESIÓN EXTRAORDINARIA EL 07 DE MAYO DE APROBADA POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL INEA MEDIANTE ACUERDO No. TURNADO EN SU SESIÓN ORDINARIA, CELEBRADA EL DE DE 2007.

2 Pág. 2 de 16 ÍNDICE TEMA PÁG. Introducción 3 Objetivo general 4 Para una mejor consulta del documento 5 Simbología empleada 6 I.1 Procedimiento de verificación y captura de la distribución de equipo informático adquirido para plazas comunitarias 7 Políticas 7 Diagrama de flujo 8 Descriptivo 10 Procedimiento para monitorear los equipos informáticos adquiridos para el equipamiento de plazas comunitarias 12 Políticas 12 Diagrama de flujo 13 Descriptivo 15

3 Pág. 3 de 16 INTRODUCCIÓN La Dirección de Acreditación y Sistemas (DAS) del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos (INEA) tiene como responsabilidad brindar las herramientas necesarias para la adecuada distribución y monitoreo de los equipos informáticos adquiridos para Plazas Comunitarias. Por lo que el presente documento es una herramienta que permitirá coadyuvar a que dichos procesos se efectúen con pertinencia, relevancia y calidad, a fin de que permitan optimizar el uso de equipo de cómputo en las Plazas Comunitarias instaladas en las Delegaciones o Institutos Estatales, lo que logrará un desarrollo integral para el mejoramiento del servicio que brinda el INEA.

4 Pág. 4 de 16 OBJETIVO GENERAL El presente documento tiene como objetivo registrar todos los bienes informáticos y mobiliario adquirido y distribuido para Plazas Comunitarias en una base de datos nacional, de modo que permita contar con información confiable para su consulta, monitoreo y seguimiento tanto del equipo como de sus garantías.

5 Pág. 5 de 16 PARA UNA MEJOR CONSULTA DEL DOCUMENTO Toma en cuenta los siguientes puntos: 1. Lee la simbología que se encuentra en la siguiente página antes de iniciar con la consulta, e identifica los símbolos que se utilizan y su significado. 2. Identifica el procedimiento que vayas a consultar y lee primero sus políticas y compréndelas, si no entiendes algo No te quedes con la duda! consulta con tu jefe inmediato. 3. Después es importante que leas el diagrama de flujo, ya que te brinda el panorama general del procedimiento; ya en el diagrama: Ubica su INICIO, sigue las flechas que te van llevando a cada una de las actividades y lee cada una. Si te encuentras con una ésta te mandará a dos caminos, sigue uno y termínalo para que entiendas la secuencia, después regresa a la DECISIÓN y sigue el otro camino. Si en un camino te encuentras con es el inicio de un conector del camino, ubica otra figura similar con el mismo número adentro y continúa leyendo. Si en un camino te encuentras con te indica que vayas a la siguiente página y continúa leyendo. 4. Una vez comprendido el diagrama de flujo, ahora sí, es conveniente que leas el procedimiento descriptivo en donde se tiene un mayor detalle de cada actividad.

6 Pág. 6 de 16 SIMBOLOGÍA EMPLEADA Símbolo Representa Símbolo Representa Inicio o fin de las actividades del procedimiento. Utilización del sistema ya sea para capturar información, dar de alta o de baja, generar listados, etc. Las actividades que se deben realizar. Indica el respaldo o copia de información en disquete. Toma de decisión. Representa la conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el procedimiento. Archivo magnético. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo, dentro de la misma página. Documento que entre, se utilice o se genere en el procedimiento.

7 Pág. 7 de 16 I.1 PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN Y CAPTURA DE LA DISTRIBUCIÓN DE EQUIPO INFORMÁTICO ADQUIRIDO PARA PLAZAS COMUNITARIAS I.1.1 Políticas El equipo informático y mobiliario adquirido de acuerdo a la LAASSP para Plazas Comunitarias deberán ser ingresados en el Almacén Central del INEA, antes de realizar la solicitud de distribución. La Dirección de Acreditación y Sistemas con apoyo de la Subdirección Técnica será la responsable del seguimiento de la captura y distribución del equipo informático adquirido para plazas comunitarias. La Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión será la responsable de la distribución de los bienes informáticos y mobiliario adquirido para Plazas Comunitarias a través del Almacén Central del INEA El Director General del IEEA o Delegado Estatal, serán los responsables de la supervisa del proceso de distribución y captura de datos en el sistema MAGIC de los bienes informáticos y de mobiliario adquirido para Plazas Comunitarias y que son entregados por el Almacén Central de INEA en su Almacén Estatal. El Jefe del almacén central del INEA, de acuerdo a sus funciones y procedimientos será el responsable de la distribución de acuerdo a la lista proporcionada por la DAS el equipo informático y mobiliario para Plazas Comunitarias a las Delegaciones e Institutos Estatales, generando entre otras cosas salidas de almacén. El Jefe del almacén estatal, de acuerdo a sus funciones y procedimientos será el responsable de la recepción y distribución del equipo informático y mobiliario para Plazas Comunitarias en su Entidad Federativa. El responsable de plazas comunitarias, será el responsable de dar de alta los bienes recibidos por su almacén estatal en el sistema MAGIC y pone en operación la Plaza Comunitaria en el SINAPLAC. La Subdirección Técnica será la responsable del seguimiento al procedimiento en general y validar que la información de captura en el sistema MAGIC recibida por las Delegaciones o Institutos Estatales sea la correcta. La Subdirección de Tecnologías de la Información, deberá recibir la validación del Área Técnica para solicitar a la Subdirección de Programación y Presupuesto la liberación del pago a figuras. El Departamento de Centro de Apoyo a Plazas, deberá llevar el seguimiento al proceso de captura de datos en el Sistema MAGIC por parte de las Delegaciones o Institutos Estatales, el cual se realizará a través de su personal operativo realizando llamadas telefónicas para agilizar el procedimiento.

8 Pág. 8 de 16 I.1.2 Diagrama de Flujo DAS DPAEyD DELEGACION / IEEA COMENTARIOS Inicio Recibe solicitud, firma acuse y devuelve, verifica disponibilidad en almacén Recibe equipo en almacén estatal y distribuye por plaza La DAS verifica que el equipo se encuentre disponible para su distribución Genera solicitud de distribución de equipo informático y envía a la DPAEyD Envía a la Deleg/IEEA el equipo informático de acuerdo a la solicitud recibida y comunica a la DAS 1 Da de alta en el MAGIC el equipo recibido e informa a la DAS A 1 Verifica la recepción del equipo informático en el almacén estatal no El equipo fue entregado en el A.E.? si Solicita a la Delegación / IEEA dar de alta en el MAGIC el equipo recibido B

9 Pág. 9 de 16 I.1.2 Diagrama de Flujo DAS / ST DPAEyD DAS / STI COMENTARIOS A Recibe notificación y verifica en el MAGIC que la información sea correcta La información es correcta? no B si si Es equipo para Plaza nueva? no Fin Solicita a la STI ponga las plazas en operación en el SINAPLAC Informa a la DPAEyD para la liberación del pago a las figuras de la nueva plaza Recibe información e inicia trámite para la liberación del pago a las figuras

10 Pág. 10 de 16 I.1.2 Descriptivo N Responsable Actividad 1 DAS / ST Verifica que el equipo adquirido para Plazas Comunitarias haya sido entregado en el Almacén Central del Instituto. 2 La Dirección de Acreditación y Sistemas, en adelante DAS, envía mediante oficio a la Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión, en adelante DPAEyD, la Distribución Total del equipo correspondiente a Plazas Comunitarias. Nota: La tabla de distribución se integra por la requisición enviada a la DPAEyD al inicio del procedimiento de Adquisición correspondiente (ya sea Licitación Pública, Invitación a Cuando Menos Tres Persona o Invitación Directa) 3 Las DAS informa a las Delegaciones y/o Institutos Estatales que los bienes para Plazas Comunitarias han sido adquiridos, se encuentran disponibles y en breve le serán entregados por parte de la DPAEyD, asimismo les solicita que una vez recibidos los bienes informáticos los den de alta en el sistema MAGIC. 4 DPAEyD / AC Recibe solicitud de distribución, firma acuse y devuelve a la DAS. 5 Verifica y de acuerdo a sus funciones clasifica y envía con base en la distribución enviada por la DAS, la totalidad del equipo adquirido a los destinos correspondientes e informa a la DAS. 6 DAS / ST Una vez que recibe notificación de la distribución y verifica, les solicita a las Delegaciones / IEEA s que una vez recibidos los bienes informáticos los den de alta en el sistema MAGIC. 7 DELEGACIÓN / IEEA / AE 8 DELEGACIÓN / IEEA / RPC Recibe en el Almacén Estatal los bienes clasificados para su distribución en las Plazas Comunitarias u Oficinas Administrativas. Da de alta el total de los bienes recibidos en el sistema MAGIC por Plaza Comunitaria, de acuerdo a lo siguiente: Accesa a la aplicación del MAGIC ( inserta su clave de usuario y password, en la parte de Manejo de inventarios registra el bien de acuerdo a las características del equipo y de acuerdo a la categoría. Posteriormente registra el número de serie, inventario y catálogo, registra las fechas de instalación y fin de garantía. Una vez concluido lo anterior asigna el bien a la Plaza Comunitaria. Por último registra en el campo de observaciones el número de folio de la salida del almacén estatal del equipo informático o mobiliario dirigido a la Plaza Comunitaria. Documento o Referencia (clave) de Control Oficio DAS de distribución de equipo informático y mobiliario enviado a la DPAEyD Oficio DAS de aviso de adquisición Salida de Almacén Central del INEA Oficio DAS de solicitud de captura de datos Entrada de Almacén Estatal Alta de los bienes en el Sistema MAGIC

11 Pág. 11 de 16 N Responsable 9 DELEGACIÓN / IEEA / RPC Actividad Informa a la DAS que los bienes recibidos en el Almacén Estatal han sido dados de alta en el Sistema MAGIC y enviados a las Plazas Comunitarias correspondientes. 10 Da de alta o verifica que el estado de la Plaza se encuentre en Operación en el sistema SINAPLAC (Sistema Nacional de Plazas Comunitarias). 11 DAS / ST / DCSPC Recibe notificación de alta en el sistema MAGIC de los bienes recibidos en la Entidad. 12 Verifica que el total de bienes asignados de origen en el oficio de distribución enviado a la DPAEyD haya sido dado de alta en el Sistema MAGIC. El Equipo fue dado de alta en el Sistema MAGIC? 13 No Regresa a la actividad No. 6 de este procedimiento 14 Si Continúa en la actividad No 15 de este procedimiento 15 Verifica si el equipo incluye Plazas de nueva creación Es Equipo para Plaza de nueva creación? 16 No Termina procedimiento 17 Si Informa a la Subdirección Técnica 18 DAS / ST Recibe notificación y solicita a la Subdirección de Tecnologías de la Información se ponga en operación en el SINAPLAC, para que se pueda solicitar el trámite administrativo de pago de a las figuras. 19 DAS / STI Recibe solicitud, verifica información y pone en operación en el SINAPLAC y notifica a la Subdirección Técnica. 20 DAS / ST Recibe notificación e informa a la DPAEyD que inicie ó continúe con el trámite administrativo de pago a figuras incorporados en las Plazas Comunitarias de nueva creación. Termina procedimiento Documento o Referencia (clave) de Control Oficio de informe de alta de bienes de la Delegación o Instituto Estatal a la DAS Oficio de informe de alta de bienes de la Delegación o Instituto Estatal Oficio de aviso a la Subdirección de Tecnologías de la Información Nomenclatura: DAS.- Dirección de Acreditación y Sistemas DPAEyD.- Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión ST.- Subdirección Técnica STI.- Subdirección de Tecnologías de la Información DCSPC.-Departamento de Centro de Servicio a Plazas Comunitarias RPC.- Responsable de Plazas Comunitarias AC.- Almacén Central del INEA AE.- Almacén Estatal

12 Pág. 12 de 16 I.2 PROCEDIMIENTO MONITOREAR ELQUIPO INFORMÁTICO ADQUIRIDO PARA EL EQUIPAMIENTO DE LAS PLAZAS COMUNITARIAS I.2.1 Políticas Las Plazas Comunitaria deberán contar con conectividad satelital o terrestre (prodigy) y tener instalado en cada equipo de cómputo el cliente de Landesk. La Dirección de Acreditación y Sistemas es la responsable a través de la Subdirección Técnica de generas y enviar el reporte del monitoreo del uso de equipo a las Delegaciones y/o Institutos Estatales para proceder con las aclaraciones o acciones correspondientes. El Director General del IEEA o Delegado Estatal es el responsable de enviar o realizar las acciones correspondientes en las Plazas reportadas en el monitoreo y que fueron previamente enviadas por la Directora de Acreditación y Sistemas. La Subdirección Técnica será la responsable de revisar la información del monitoreo de uso de equipo de cómputo generada por el Departamento de Centro de Apoyo a Plazas Comunitarias para preparar los Oficios correspondientes. El Departamento de Centro de Soporte a Plazas Comunitarias, será el responsable del monitoreo de uso de equipo de cómputo en las Plazas Comunitarias con conectividad y cliente de Landesk instalado, posteriormente genera el reporte correspondiente por Entidad Federativa.

13 Pág. 13 de 16 I.2.2 Diagrama de Flujo DAS DELEGACION / IEEA DELEGACION / IEEA COMENTARIOS Inicio Recibe oficio, e informe, firma acuse y devuelve Monitorea equipo instalado en plazas que cuentan con conectividad Verifica información del informe de monitoreo Genera a través del LANDESK, reporte de monitoreo no La PC requiere acción de mejora.? Valida reportes de uso de equipo informático en plazas comunitarias si Realiza acción correspondiente B Genera informe sobre los resultados del monitoreo encontrado por Delegación / IEEA - Plaza Valida reportes de uso Genera aclaración de la situación de la plaza Envía oficio a las Delegaciones / IEEA s, anexando informe Genera informe sobre los Elabora y envía oficio de respuesta, anexando informe con acciones a tomar y aclaraciones necesarias A

14 MANUAL DE REGLAS Pág. 14 de 16 I.2.2 Diagrama de Flujo DAS / ST DAS / ST COMENTARIOS A Recibe notificación y verifica acciones tomadas y aclaraciones Proceden acciones y aclaraciones? no B si Fin

15 Pág. 15 de 16 I.2.2 Descriptivo N Responsable Actividad 1 DAS / ST / DCSPC El Técnico Especializado del Departamento de Centro de Apoyo a Plazas Comunitarias, mediante la herramienta de monitoreo de Landesk verifica el uso del equipo de cómputo en las Plazas Comunitarias con conectividad y cliente instalado de Landesk. 2 Genera los reportes del uso del equipo de cómputo instalado en las Plazas Comunitarias con conectividad y entrega a la Subdirección Técnica. 3 DAS / ST Revisa y valida reportes del monitoreo y autoriza su envío al Jefe del Departamento de Soporte a Plazas Comunitarias para su validación y depuración. 4 Revisa y valida la información depurada, de acuerdo a las aclaraciones de los Jefes del Departamento de Soporte a Plazas Comunitarias de cada entidad. 5 Elabora informe de monitoreo por entidad y crea el oficio correspondiente del uso de equipo de cómputo en Plazas Comunitarias con conectividad y cliente instalado de Landesk. 6 DAS Una vez integrado el reporte de monitoreo del uso del equipo de cómputo en Plazas Comunitarias, la DAS lo envía mediante Oficio para que las Delegaciones y/o Institutos Estatales aclaren la situación correspondiente por Plaza Comunitaria. 7 DELEGACIÓN / IEEA La Delegación y/o Instituto Estatal recibe información, revisa el estatus de las Plazas Comunitarias reportadas e identifica las que requieren acciones de mejora y las que únicamente requieren aclaración. 8 La Plaza Comunitaria requiere acción de mejora? 9 Si Realiza las acciones correspondientes para optimizar el uso de los equipos de cómputo en las Plazas Comunitarias que le correspondan. Continúa en actividad No. 11 de este procedimiento 10 No Realiza las aclaraciones correspondientes. 11 Envía oficio a la DAS anexando informe de acciones a tomar y aclaraciones correspondiente por Plaza Comunitaria. 12 DAS / ST La DAS recibe información y evalúa las causas para brindar soluciones y/o acciones que permitan optimizar el uso de equipo de cómputo en las Plazas Comunitarias instaladas en las Delegaciones o Institutos Estatales. Documento o Referencia (clave) de Control Reporte de uso del equipo de cómputo en Plazas Comunitarias por Entidad Federativa Oficio del monitoreo de la situación encontrada en las Plazas Comunitarias por Delegación y/o Instituto Estatal para su aclaración.

16 Pág. 16 de 16 N Responsable Actividad 13 Proceden las acciones y aclaraciones? 14 No Regresa a la actividad No.6 de este procedimiento 15 Si Termina procedimiento Documento o Referencia (clave) de Control Nomenclatura: DAS.- Dirección de Acreditación y Sistemas DPAEyD.- Dirección de Planeación, Administración, Evaluación y Difusión ST.- Subdirección Técnica STI.- Subdirección de Tecnologías de la Información DCSPC.-Departamento de Centro de Servicio a Plazas Comunitarias RPC.- Responsable de Plazas Comunitarias AC.- Almacén Central del INEA AE.- Almacén Estatal