MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL COLEGIO DE BACHILLERES

Transcripción

1 COLEGIO DE BACHILLERES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL COLEGIO DE BACHILLERES Junio 2005

2 CONTENIDO Página Introducción 4 Objetivo 5 Metas Generales 6 Políticas Generales 7 I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio 9 Normas de Operación 10 Descripción del Procedimiento 11 Diagrama 17 II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18 Normas de Operación 19 Descripción del Procedimiento 20 Diagrama 24 III. Procedimiento de Salida del Material de Consumo del Departamento de Almacén General 25 Normas de Operación 26 Descripción del Procedimiento 28 Diagrama 38 IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo 39 Normas de Operación 40 Descripción del Procedimiento 41 Diagrama 45 V. Procedimiento Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General 46 Normas de Operación 47 Descripción del Procedimiento 48 Diagrama 53

3 CONTENIDO Página Oficios Modelo 1. Oficio modelo de entrega de bienes 2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen técnico 3. Oficio modelo del dictamen técnico 4. Oficio modelo de informe de dictamen técnico 5. Oficio modelo para proveedor Formatos Entrada. 2. Tarjeta Anaquel 3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén General 4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales 5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles 6. Salida 7. Informe Mensual de Entradas 8. Entrada de Activo Fijo 9. Salida de Activo Fijo 10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo Anexos 1.- CABMS ejemplo- 2.- Glosario

4 INTRODUCCIÓN El presente manual contiene los objetivos, las metas y las políticas generales para la administración centralizada del almacén, así como las normas de operación, la descripción y diagramas de flujo de los siguientes procedimientos: de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio; de Registro de Entrada de Material de Consumo; de Salida del Material de Consumo del Departamento de Almacén General; de Registro de Entrada de Bienes de Activo Fijo, y de Salida de Bienes de Activo Fijo del Departamento de Almacén General. Se integran además, en el apartado de Formatos los utilizados en los procedimientos antes señalados con sus respectivos instructivos. Finalmente se incluyen los anexos para la consulta de aspectos vinculados con la operación del almacén y del propio manual. Con este documento se da cumplimiento a los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por la Secretaría de la Función Pública y publicados el 11 de noviembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación. El Manual de Procedimientos para la Administración de los Almacenes en el Colegio de Bachilleres, fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Almacén General y las Subdirecciones de Contabilidad, Subdirección de Organización y Métodos, dependientes de las Direcciones Administrativa y de Programación respectivamente. Este documento sustituye a los siguientes procedimientos: Procedimiento de Salida de Material de Consumo del Almacén General. Julio 1997; Manual de Procedimientos de Recepción y Registro de Material de Consumo en Almacén General. Julio 1998; Recepción y Registro de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General. Octubre 1999 y Distribución, Registro y Control de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General. Octubre

5 OBJETIVOS Establecer las Políticas Generales que sirvan de marco de referencia a la administración centralizada del almacén del Colegio de Bachilleres. Establecer procedimientos que optimicen y estandaricen el funcionamiento del almacén. 5

6 METAS GENERALES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES Implantar el uso de la forma Informe Mensual de Entradas y Salidas que permitirá la obtención de datos reales de las entradas y salidas de los bienes de los almacenes de la Institución. Determinar los indicadores establecidos en el numeral tercero, fracción I de los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal : a) La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes muebles de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias. b) Confiabilidad de los inventarios, entre otros, asertividad de registros, global, etc. c) La determinación óptima de existencias por productos. d) Tiempos de reposición de inventario. e) Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario. f) Compras directas a través de fondos revolventes. PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE DATOS Apoyarse en el correo electrónico para que el Almacén General cuente con la información mensual de los movimientos de entradas y salidas de los almacenes de planteles. Solicitar el estudio técnico presupuestal para el establecimiento de la red informática entre los almacenes de planteles y el Almacén General. Revisar y en su caso actualizar el programa de cómputo para obtener la información de los almacenes de planteles con el Almacén General. Implantar y operar el sistema de cómputo que permita la captura en tiempo real de las entradas y salidas de cada uno de los almacenes existentes en la Institución. Contar con la información que permita la consulta en tiempo real de las existencias en los almacenes para la toma de decisiones por parte del área central. 6

7 POLÍTICAS GENERALES 1. La operación del almacén del Colegio de Bachilleres se regirá de conformidad con lo establecido en este manual. 2. La coordinación de la operación del almacén existente en cada uno de los 20 planteles estará a cargo del Departamento de Almacén General. 3. El establecimiento de los criterios y medidas para el eficiente y racional aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes corresponderá a la Dirección Administrativa. 4. La clasificación del material será de acuerdo con el Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal y el de activo fijo de acuerdo con el Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que establezca la Secretaría de la Función Pública. 5. El Departamento de Almacén General determinará, de acuerdo con el presupuesto autorizado, la adquisición de los bienes de consumo del cuadro básico y los máximos y mínimos por cada tipo de plantel y oficinas generales. 6. El Departamento de Almacén General será el responsable de recibir, revisar (con el apoyo del área técnica correspondiente), almacenar y distribuir los bienes adquiridos por el Colegio. 7. Los materiales, como libros, reactivos, gacetas, etc., que entregue el proveedor en áreas diferentes al almacén, se registrarán en el Departamento de Almacén General. 8. Todas las entradas y salidas de bienes de los almacenes se registrarán en el programa de cómputo establecido. 9. La distribución del material de consumo la realizará el Almacén General de acuerdo con la solicitud anual y periódica de los planteles y el activo fijo conforme a lo programado por la Dirección de Programación. 10. El Departamento de Almacén General deberá registrar la entrada del software como servicios generales; lo deberá asignar, controlar y distribuir administrativamente en forma similar al activo fijo, debiendo emitir el resguardo correspondiente. 11. Los almacenes del Colegio entregarán a las áreas los bienes solicitados únicamente mediante el formato oficial. 12. Las entradas y salidas diarias de bienes en el Almacén General serán reportadas a la Subdirección de Contabilidad, a más tardar dos días hábiles posteriores al movimiento que corresponda. 7

8 POLÍTICAS GENERALES 13. Los Jefes de las Unidades Administrativas de los planteles, deberán entregar al Departamento de Almacén General el Informe Mensual de Entradas y Salidas. 14. Cada uno de los almacenes de la Institución entregará al Departamento de Almacén General la información de entradas y salidas conforme al calendario establecido por la Subdirección de Contabilidad. 15. En el Colegio se realizarán inventarios físicos totales dos veces por año, en junio y noviembre y muestreos físicos cada tres meses. El Departamento de Almacén realizará conciliaciones trimestrales de inventarios de materiales de consumo y, semestralmente en lo referente al activo fijo con la Subdirección de Contabilidad. 16. El Departamento de Almacén General establecerá las medidas necesarias para: Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos. Para tal fin procederán a su desincorporación inmediata con apego a las disposiciones legales correspondientes. Reducir las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes, que se detecten. Reducir a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios. 8

9 I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio 9

10 NORMAS DE OPERACIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio 1. El Director Administrativo propondrá al Comité de Adquisiciones del Colegio: Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacén General, a la utilización de contratos programados en la adquisición de aquellos bienes muebles que sus características lo permitan. Reducir, en al menos quince por ciento, respecto del ejercicio anterior las adquisiciones a través de los fondos revolventes. 2. El Departamento de Compras tratándose de la adquisición de bienes por licitación deberá enviar copia de los contratos firmados al Jefe del Departamento de Almacén General y al Subdirector de Contabilidad. 3. Todo bien que se entregue al Almacén General deberá contar con la documentación siguiente: Factura y/o Nota de Remisión (original) y/o Contrato Pedido (fotocopia) 4. La recepción de los bienes deberá realizarse comparando físicamente éstos con las especificaciones de la documentación de entrega. 5. En el caso de que los bienes deban recibirse de acuerdo con una muestra, sólo se aceptarán si coinciden con las mismas características de dicha muestra. 6. Si al momento de cotejar los bienes recibidos se detectan faltantes o bienes averiados, el almacén anotará en el documento de entrega, la cantidad de bienes recibidos, descontando los que estuvieran deteriorados o faltantes. 7. Los casos en que los bienes (laboratorios, eléctrico, equipo de cómputo, etc.) requiera la revisión técnica de alguna área diferente al almacén la solicitará el jefe del Departamento de Almacén General. 8. El Almacén General deberá contar con el visto bueno del área solicitante o dictamen técnico para sellar de recibido en las facturas presentadas por los proveedores. 9. Los bienes que se adquieran durante el ejercicio fiscal, deberán ser entregados a más tardar el último día hábil del mes de diciembre y el Departamento de Almacén General deberá prever las acciones para los días y horas no laborables. 10

11 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y actividad Responsable de Recepción y Distribución Método 1. Recibir documentos de entrega de los bienes Previo a la fecha de entrega el jefe del Departamento de Compras turna copia del contrato firmado en proceso de licitación y copia de pedido y en su caso contrato abierto Recibe el original y cuatro copias de la factura y/o nota de remisión de los materiales que entrega el proveedor. 2. Verificar los bienes que se reciben con los documentos Verifica que físicamente los bienes que entrega el proveedor correspondan con los documentos presentados. Corresponden los bienes con los documentos? No: Continua en la actividad número 3. Si: Continúa en la actividad número Rechazar los bienes, devolver documentos de entrega e informar. No corresponden los bienes con los documentos 3.1. Regresa los bienes y los documentos sin ningún sello Comunica verbalmente al Jefe del Departamento del Almacén General el rechazo del material por no corresponder los bienes con documento de entrega. No procede trámite 4. Identificar forma de adquisición. Si corresponden los bienes con los documentos 4.1. Identifica, con base en la documentación proporcionada por el Jefe del Departamento y la presentada por el proveedor la forma de adquisición. Es licitación? No: Continua en la actividad número 5. Si: Continúa en la actividad número 7. 11

12 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 5. Contar e identificar las condiciones de entrega. No es licitación 5.1. Asigna a personal para el conteo de los bienes y en caso necesario solicita también el apoyo del área solicitante Revisa físicamente los bienes, cuenta e identifica las condiciones en las que se entregan como: diferencia de número de bienes, material deteriorado, etc. Nota: Si derivado de esta revisión se determina que no se aceptan los bienes continúa en la actividad Anotar, recabar firmas. sellar y entregar Anota en su caso, en la factura o remisión el número real recibido de bienes, descontando los detectados como deteriorados y faltantes Recaba firma de visto bueno del área solicitante. Nota: En el caso de que el área solicitante sea el propio almacén recaba la firma del jefe de Departamento de Almacén General o firma el propio responsable por instrucciones de su jefe Revisa que coincidan los importes entre el contrato pedido y la factura Sella de acuerdo con el resultado del cotejo: Si no coinciden los importes, devuelve el original de la factura al proveedor sin sello de recibido, indicando la corrección en la factura para continuar el tramite de pago. Resguarda los bienes hasta la presentación de la factura correcta. Si coinciden los importes sella según corresponda: RECIBÍ MATERIAL si no presenta el original de la factura. RECIBÍ FACTURA si presenta factura original Obtiene fotocopias. Entrega factura sellada al Proveedor 12

13 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 6.6. Turna al Jefe del Departamento de Almacén General mediante memorando, copia de factura o remisión Archiva copia del memorando con el sello de recibido y copia de la factura. 7. Revisar contrato y solicitar dictamen técnico Jefe del Departamento de Almacén General 8. Recibir y revisar los documentos de recepción de bienes e identificar. Continúa en la actividad 8.1 Si es licitación 7.1. Revisa el contrato por licitación e informa al jefe del departamento el número de contrato y tipo de bienes que se reciben. Continua en la actividad Recibe memorando y copia de la factura y/o remisión con las anotaciones Recibe solicitud del Responsable de Recepción y Distribución para que se tramite dictamen técnico sobre los bienes recibidos por contrato e identifica. Requiere dictamen técnico? No: Continua en la actividad número 9 Si: Continúa en la actividad número Elaborar carta al Departamento de Compras, distribuir y archivar. No requiere dictamen técnico 9.1. Elabora carta de los bienes recibidos y revisados al Departamento de Compras (original y cuatro copias) y anexa copia de la factura, y/o nota de remisión Distribuye: O.- Jefe del Departamento de Compras, C1.- Subdirector de Contabilidad, C2.- Proveedor, C3.- Personal de Control Operativo (Área Operativa de Almacén), C4.- Archivo. 13

14 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y actividad Jefe del Departamento de Almacén General 10. Elaborar solicitud de dictamen al área técnica y archivar. Método 9.3. Archiva:» original del memorando turnado por el Responsable de Recepción y Distribución.» copias de la factura o nota de remisión con las anotaciones realizadas a la revisión de cantidades.» copia de la carta turnada al Departamento de Compras con sello de recibido. Si requiere dictamen técnico Elabora oficio en original y tres copias solicitando la revisión técnica, con base en los documentos de recepción, firma y distribuye: O.- Área técnica, C1.- Jefe del Departamento de Compras, C2.- Personal de Control Operativo (Área Operativa de Almacén), C3.- Archivo. Área técnica 11. Recibir solicitud y realizar dictamen técnico Archiva:» copia del oficio solicitando revisión técnica con sello de recibido Recibe del Jefe del Departamento de Almacén General el original la solicitud de revisión técnica y sella de recibido en la copia de acuse de recibo Realiza la revisión técnica del material, para verificar que cumpla con las especificaciones establecidas. 12. Elaborar oficio, distribuir y archivar Elabora oficio en original y tres copias, indicando el dictamen de aceptación o rechazo y el motivo de la resolución Firma oficio y distribuye: O.- Departamento de Almacén General, C1.- Departamento de Compras, C2.- Responsable de Recepción y Distribución (Área Operativa de Almacén), C3.- Acuse de recibido. 14

15 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y Actividad Jefe del Departamento de Almacén General Método 16.1 Archiva:» el original de la solicitud de revisión técnica, y» la copia tres del oficio de aceptación o rechazo. 13. Recibir oficio de dictamen técnico, revisar, elaborar oficio al proveedor y distribuir Recibe el original del oficio de revisión técnica Revisa el dictamen recibido para conocer si los bienes serán aceptados o rechazados Elabora, en original y tres tantos, oficio de dictamen técnico: O.- Proveedor, C1.- Departamento de Compras, C2.- Responsable de Recepción y Distribución (Área Operativa de Almacén), C3.-Archivo Archiva: original de oficio de revisión técnica copia del oficio de recibido del proveedor al cual entrega cuando el oficio es de aceptación. Nota: Cuando se rechaza el material, entrega al Responsable de Recepción y Distribución el original y copia de acuse para que lo entregue al proveedor. Responsable de Recepción y Distribución 14. Recibir copia de oficio de solicitud y resultado de dictamen técnico e identificar Recibe: original y copia dos del oficio solicitud de dictamen técnico, copia dos del oficio de revisión técnica, copia dos del oficio para el proveedor (en caso de aceptación de material) o el original y copia en caso de rechazo e identifica. 15

16 DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable y Actividad Responsable de Recepción y Distribución Método Se da entrada a los bienes? No: Continúa en actividad número 15 Si: Continúa en actividad número Preparar bienes para devolver al proveedor. No se da entrada a los bienes Prepara los bienes para la devolución al proveedor Entrega al proveedor el oficio de rechazo y recaba firma de recibido. 16. Dar entrada a los bienes y archivar Si se da entrada a los bienes 16.1 Recibe instrucciones cuando el oficio es de aceptación de los bienes Espera al proveedor y sella y/o firma la copia de la factura o nota de remisión; si se recibe original de factura sella de RECIBÍ FACTURA a. Archiva:» copia tres del oficio de entrega» copia dos del oficio de solicitud de dictamen técnico» copia dos del oficio de dictamen técnico. TERMINA PROCEDIMIENTO CONTINÚA EN II. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO. O IV. PROCEDIMIENTO DEREGISTRO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO. 16.

17 DIAGRAMA DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL ÁREA TÉCNICA RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN INICIA 1 RECIBIR DOCUMENTOS DE ENTREGA DE LOS BIENES C CONTRATO O/4 PEDIDO FACTURA O REMISIÓN 2 VERIFICAR LOS BIENES QUE SE RECIBEN CON LOS 1T DOCUMENTOS CONTRATO O/4 PEDIDO FACTURA O REMISIÓN CORRESPO- NDEN BIENES CON DOCUEMEN- TOS? NO 3 RECHAZAR LOS BIENES, DEVOLVER DOCUMENTOS DE ENTREGA E INFORMAR NO PROCEDE TRÁMITE 15 PREPARAR BIENES PARA NO DEVOLVER AL PROVEEDOR C REVISIÓN TÉCNICA NO SE DA ENTRADA A LOS BIENES SI SE DA ENTRADA A LOS BIENES? SI 16 DAR ENTRADA A LOS BIENES Y ARCHIVAR OFICIO DE REVISIÓN TÉCNICA IDENTIFICAR FORMA DE ADQUISICIÓN ANOTAR RECABAR FIRMAS, SELLAR O/4 Y ENTRAGAR FACTURA O REMISIÓN C FACTURA 6 4 ES LICITACIÓN? 14 RECIBIR COPIA DE OFICIO DE SOLICITUD Y RESULTADO DE DICT. TÉC. E /C IDENTIFICAR REVISIÓN TÉCNICA CONTINUA EN PROCEDIMIENTO DE. II ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO O IV ENTRADA DE ACTIVO FIJO NO SI 5 NO CONTAR E IDENTIFICAR LAS CONDICIONES DE ENTREGA 7 REVISAR CONTRATO Y SOLICITAR DICTAMEN C TÉCNICO CONTRATO C O/C PEDIDO FACTURA O REMISION MEMORANDUM 8 RECIBIR Y REVISAR LOS O/1C DOCUMENTOS CARTA DE C DE RECEPCIÓN BIENES E IDENTIFICAR RECIBIDOS FACTURA O F REMISIÓN O FACTURA O MEMORANDUM REMISIÓN 9 ELABORAR CARTA AL DEPTO. DE NO COMPRAS REQUIERE DISTRIBUUIR O/1C Y DICTAMEN ARCHIVAR CARTA DE C TÉCNICO? BIENES F RECIBIDOS FACTURA O O REMISIÓN FACTURA O SI MEMORANDUM REMISIÓN 10 ELABORAR CONTINÚA EN SOLICITUD DE EL PROCESO DE DICTAMEN AL C DEPARTAMENTO ÁREA TÉCNICA Y OFICIO C DE ARCHIVAR SOLICITUD COMPRAS DE REVISIÓN CONTRATO C O TÉCNICA PEDIDO FACTURA O REMISION MEMORANDUM 13 RECIBIR OFICIO DE DICTAMEN TÉCNICO. REVISAR ELABORAR OFICIO 0 AL PROVEEDOR Y OFICIO C/3 DISTRIBUIR DE REVISIÓN TÉCNICA OFICIO 11 RECIBIR SOLICITUD, Y REALIZAR DICTAMEN 0/C TÉCNICO REVISIÓN TÉCNICA 12 ELABORAR OFICIO, DISTRIBUIR Y 0/2 ARCHIVAR C OFICIO C3 SOLICITUD REVISIÓN OFICIO T TERMINA 17

18 II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18

19 NORMAS DE OPERACIÓN II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 1. Se dará entrada al almacén al material de consumo una vez que éste fue revisado físicamente; cuente con el visto bueno o dictamen de aceptación y las facturas presentadas por los proveedores cuenten con el sello de recibido en el almacén. 2. El material de consumo se clasificará para su registro y almacenamiento de la siguiente manera: Materiales y útiles de oficina Material de limpieza Material didáctico y de apoyo informático Material y útiles de impresión Material y útiles para el procesamiento en equipo y bienes informáticos Refacciones, accesorios y herramientas menores Refacciones y accesorios de equipo de cómputo Materiales de construcción Estructura y manufacturas Material complementario Material eléctrico Materiales, accesorios y suministro de laboratorio Vestuario, uniformes y blancos Medicinas y suministros farmacéuticos Prendas de protección Substancias químicas Suministros médicos Artículos deportivos 3. Los almacenes registrarán la entrada de todos y cada uno de los materiales de consumo, en tarjeta de anaquel, incluyendo materiales fuera del cuadro básico. En el caso del material de consumo cuya entrega y revisión sea realizada en el área solicitante ésta deberá turnar la documentación al almacén para sustentar el registro de entrada. 4. El almacén general elaborará el Informe Diario de Entradas al Almacén General, en el que se concentre el total de materiales al que se le dio entrada durante el día, dejando en blanco las columnas de precio unitario e importe total. El almacén general entregará a la Subdirección de Contabilidad el Informe Diario de Entradas al Almacén General, a más tardar dos días hábiles después de la fecha de entrada del material. Asimismo deberá entregar el Informe mensual de entrada. 5. El almacén general integrará y mantendrá debidamente actualizados los expedientes con la documentación soporte de las entradas del material. 19

20 II. DESCRIPCIÓN Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo Responsable y Actividad Método Viene del I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio Responsable de Recepción y Distribución 1. Elaborar memorando, turnar documentos del material recibido para registrar su entrada Elabora memorando en original y una copia informando al Responsable de Control la entrada de bienes de consumo, anexa la factura sellada de recibido el material Turna y recaba firma de recibido en la copia del memorando. Responsable de Control Operativo 2. Recibir y registrar entradas del día y turnar 2.1. Recibe del Responsable de Recepción y Distribución el memorando y la factura Revisa factura en cuanto a importes, descripción de los materiales y datos generales del proveedor con el contrato-pedido o contrato de licitación Registra de acuerdo con la forma de adquisición: en la fotocopia de la factura fecha y la cantidad de los materiales recibidos en el almacén general, numero de cuenta contable y clave de almacén; número de pedido y número de requisición. tratándose de contrato de licitación el porcentaje recibido con relación al total indicado en el contrato; si el contrato no lo especifica anota además cuenta contable y clave de almacén Registra en el programa las entradas del material de consumo Asigna número de entrada, y emite la forma de Entrada (ver formato 1) en tres tantos y entrega al Jefe del Departamento de Almacén General. 20

21 II. DESCRIPCIÓN Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 3. Recibir y revisar el registro de entradas Recibe las formas de Entradas Revisa con base en su expediente de recepción de bienes e identifica: Captura de entradas correcta? NO: Continúa en la actividad número 4 SI: : Continúa en la actividad número 5 4. Regresar los formatos de Entrada para su corrección. No está correcta la captura de entradas 4.1. Regresa los formatos de Entrada para su corrección Regresa a la actividad número 2 5. Aprobar la Entrada, distribuir y archivar. Si está correcta la captura de entradas 5.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de Recepción y Distribución para su firma en todos los tantos Distribuye: Responsable de Recepción y Distribución Responsable de Control Operativo Archivo del Departamento con las firmas de acuse de recibido Archiva el formato de entrada. Responsable de Recepción y Distribución 6. Recibir entrada e identificar Recibe la forma de Entrada Revisa, con base en su expediente regresa al Jefe del Departamento del Almacén firmada de recibido Revisa con base en el contrato, requisición y tipo de material si el material será almacenado. 21

22 II. DESCRIPCIÓN Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo Responsable y actividad Responsable de Recepción y Distribución 7. Rotular la tarjeta anaquel en su caso y dar indicaciones para registrar entrada de material. Responsable de Control Operativo 8. Elaborar el informe de entradas del día y turnar. Método El material será almacenado? No: Continúa en el III. Procedimiento de "Salida de Material de Consumo del Almacén General" SI: Continua en la actividad número 7 Si será almacenado el material 7.1. Rotula, en su caso, la Tarjeta Anaquel (ver formato 2) Da indicaciones al estibador para que se almacenen los materiales de consumo y registre en Tarjeta Anaquel. Continúa en el III. Procedimiento de "Salida de Material de Consumo del Almacén General 8.1. Elabora el Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén General (ver formato 3) en tres tantos con base en las Entradas autorizadas por el jefe del Departamento de Almacén General Turna a revisión de su jefe inmediato. Jefe del Departamento de Almacén General 9. Aprobar el informe, distribuir y archivar Recibe y revisa con base en las Entradas y facturas; de estar correctamente elaborado, solicita tres tantos del Informe. En caso de tener errores solicita se elabore de nuevo Distribuye el Informe Diario de Entradas de la manera siguiente: 1.- Subdirección de Contabilidad, anexa facturas 2.- Departamento de Compras 3.- Departamento de Almacén General 9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas que sirvió como acuse de recibido en el expediente correspondiente. 22

23 II. DESCRIPCIÓN Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo Responsable y actividad Método Subdirección de Contabilidad 10. Recibir Informe y realizar registros contables Recibe el Informe Diario y las facturas Registra en kardex las entradas del material de consumo. Continúa en el Proceso de Registros Contable TERMINA PROCEDIMIENTO CONTINÚA EN III. PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO. 23

24 DIAGRAMA II. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN RESPONSABLE DE CONTROL OPERATIVO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD VIENE DEL PROCEDIMIENTO I. RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO INICIA 1 ELABORAR MEMORAANDUM DOCUMENTOS DEL MATERIAL RECIBIDO PARA REGISTRAR SU ENTRADA.. OFICIO DE O ACEPTACIÓN DE ENTRADA DE MATERIAL F FACTURAS Y/O REMISIONES MEMORANDUM 2 RECIBIR Y REGISTRAR ENTRADAS DEL DÍA Y TURNAR F FACTURAS Y/O REMISIONES F CONTRATO- PEDIDO OFICIO DE O ACEPTACIÓN ENTRADA O REGRESAR LOS NO FORMATOS DE ENTRADA PARA SU CORRECCIÓN 4 3 RECIBIR Y REVISAR IT REGISTRO FACTURAS DE O NOTAS DE REMSIÓN IT ENTRADAS. REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE C CARTA AL PROVEEDOR CAPTURA DE ENTRADAS CORRECTAS? OFICIOS DE DICTAMEN EL NO MAT ERIAL SERÁ ALMACENADO? SI 7 CONTINÚA EN EL PROCEDIMIENTO DE ROTULAR LA "SALIDA DE MATERIAL TARJETA ANAQUEL DE CONSUMO DEL EN SU CASO Y DAR ALMACÉN GENERAL" INDICACIONES PARA REGISTRAR ENTRADA MAT ERIAL. 6 RECIBIR ENTRADA E IDENTIFICAR. 1C ENTRADA 8 ELABORAR INFORME DE ENTRADAS DEL DÍA Y TURNAR 3t INFORME DE ENTRADAS OFICIO D E AC EPTAC IÓN APROBAR INFOME DISTRIBUIR Y ARCHIVAR C. ENTRADAOFICIO A PROVEEDOR 9 SI 5 APROBAR, ENTRADA, DISTRIBUIR Y ARCHIVAR. ENTRADA C OFICIO A PROVEEDOR DICTAMEN TÉCNICO FACTURA 10 RECIBIR INFORME Y REALIZAR REGISTRO CONTABLE. O INFORME DIARIO DE ENTRADAS DE MATERIAL DE CONSUMO F FACTURAS Y/O REMISIONES CONTINÚA EN EL PROCESO DE :"REGISTRO CONTABLE" EN TR AD AS DICTAMEN TÉCNICO FACTURA TERMINA CONTINUA EN III PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO 24