UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE ALMACÉN GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

Transcripción

1 Página: 1/7 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE PROCEDIMIENTO DE ENTRADA DE ALMACÉN GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS

2 Página: 2/7 1. OBJETO Establecer las actividades desarrolladas en el Dpto. de Almacén de la del Caribe para efectuar la recepción de la enviada por los diferentes proveedores. 2. ALCANCE Se aplica a las actividades tendientes a recibir la enviada por los proveedores. Este procedimiento empieza con la recepción de s y finaliza con el reporte a contabilidad. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus etapas: - y/o Asistente Administrativo, por la supervisión del correcto desarrollo del procedimiento - Almacén, por el correcto direccionamiento y desarrollo de las actividades del procedimiento. - Ayudante de Almacén, por la ejecución de las actividades del procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Mercancía: Cualquier cosa que se puede comprar y vender. 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES Entrada de s de proveedores 1. Recepción de Mercancía: El Ayudante de Almacén recibe la enviada por el proveedor. En caso de que sea entregada por una empresa transportadora, pasa a la actividad 2, en caso contrario pasa a la actividad 3. Para los casos de entrega de equipos el deberá llamar al funcionario competente para que efectúe la evaluación técnica de los mismos, consignándola en el Formato Revisión Técnica. 2. Revisión de guía de entrega: El Ayudante de Almacén revisa que el paquete venga sellado y que la cantidad reportada corresponda a la entregada. está sellado y corresponde a la guía recibe la, firma la guía de la transportadora, almacena la guía de recibido y pasa a la actividad 8. En caso contrario pasa a la actividad 5.

3 Página: 3/7 3. Entrega por remisión o por factura: El Ayudante de Almacén recibe el documento de entrega de la. es una remisión por entrega parcial, pasa a la actividad 4, en caso contrario pasa a la actividad Revisión entrega por remisión: El Ayudante de Almacén recibe del proveedor la constatando mediante conteo que la cantidad reportada en la remisión corresponde a la cantidad entregada. A su vez verificara que la entrega de la, sea conforme a las especificaciones establecidas en la Orden de compra. En caso de que la entregada corresponda a la reportada en la orden de compra y remisión, firma la copia del proveedor, registra la entrada en el formato Entrada de Almacén las cantidades respectivas con su descripción y su codificación, y luego archiva la copia de recibido en el correspondiente A-Z y pasa a la actividad 7. En caso de que no corresponda pasa a la actividad Conteo de verificación: El Ayudante de Almacén verifica en presencia del transportador la integridad del pedido y decide con asesoría del Almacén si debe ser rechazada o aceptada la. la es rechazada se anota en un libro de actas y se termina el procedimiento. En caso contrario pasa a la actividad Recepción condicionada: El Ayudante de Almacén recibe la modificando el número reportado en la remisión por aquel que corresponda al número de la entregada, una vez verificada también por la orden de compra, entonces firma la copia del proveedor, registra la entrada en el formato Entrada de Almacén las cantidades respectivas con su descripción y codificación, y luego archiva la copia de recibido en el correspondiente A-Z y pasa a la actividad Reporte a Contabilidad: El jefe de envía los formatos de Entrada de Almacén al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro en el sistema de inventarios, y como documento soporte al momento de recibir la factura del proveedor. 8. Seguimiento devolución : En caso de devolución de la se diligenciara el formato de devolución de a proveedor, el cual deberá contener los motivos de la devolución, descripción del articulo a devolver y firma del proveedor que recibe la. Es responsabilidad del Almacén hacerle el respectivo seguimiento a la devolución, sobre todo en los casos en que la factura ya esta en proceso de pago o esta cancelada y no se le pueda descontar al proveedor la devolución. Entradas de trabajos de taller de carpintería 1. Reporte en : una vez es entregado el mueble, el responsable de taller entrega al una copia del formato de salida del taller, para que éste se encargue del trámite correspondiente.

4 Página: 4/7 2. Elabora entrada al : el ayudante de se encarga de elaborar la entrada respectiva, a partir del formato y firma de satisfacción registrada. El jefe de se encarga de registrar en el formato de control de entradas de trabajos del taller de carpintería con el fin de informar semanalmente a la Dirección Administrativa, quienes se encargan del control sobre los trabajos entregados al taller y finalizados por él. 3. Reporte a Contabilidad: El jefe de envía los formatos de Entrada de Almacén al Departamento de Contabilidad para su respectivo registro en el sistema de inventarios, y como documento soporte al momento de recibir la factura del proveedor. 4. Seguimiento devolución : En caso de devolución de la se diligenciara el formato de devolución de a proveedor, el cual deberá contener los motivos de la devolución, descripción del articulo a devolver y firma del proveedor que recibe la. Es responsabilidad del Almacén hacerle el respectivo seguimiento a la devolución.

5 Página: 5/7 5.2 Diagrama de flujo DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Inicio 1. Recepción de Mercancía 1. Recibe la enviada por los proveedores. 1.. Entrega por empresa Trasportadora? 2. Revisión de la guía de entrega Guía 2. Contrasta la cantidad entregada con la reportada en la guía de entrega. 2.. Está sellada y corresponde? 3. Entrega por remisión o por factura 8 3. Clasifica la entrega según sea parcial o por factura. 3.. Entrega parcial? 5. Conteo de verificación Fin Rechaza la? 6. Recepción condicionada 4. Revisión entrega por emisión Corresponde? Verifica la cantidad entregada Verifica la integridad del pedido y decide si recibirla o no. 5. auxiliar de. 6. Recibe la realmente entregada y anota la no correspondencia entre el documento y la cantidad entregada. 6.. A

6 Página: 6/7 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE A 7. Revisión entrega por factura Factura 7. Recibe la y registra la entrada Almacenamiento 8. Coloca en los espacios determinados por tipo de el material recibido Reporte a Financiera Reporte 9. Reporta a Dirección Financiera las entradas Reporte a Contabilidad Reporte 10. Envía a Contabilidad los formatos de entrada de Fin

7 Página: 7/7 6. REFERENTES NORMATIVOS rma ISO 9001 Numerales 8.3 / REGISTROS Código mbre Tipo NA NA NA GC- 03-PR- 01-F01 GC- 03- PR-01-F02 GC- 03- PR-01-F03 Formato de Entrada de Almacén Guías de empresas transportadoras Remisión proveedor Formato Revisión técnica Formato devolución de a proveedor Control de entradas trabajos de taller Nivel de Acceso Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia entradas de Cronológica entrada del taller Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central