ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECLAMOS DE LA EMPRESA PROTOTIPO

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1 CAPITULO 3 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE CONTROL DE RECLAMOS DE LA EMPRESA PROTOTIPO En este apartado se detallaran los procesos con los que cuenta la empresa actualmente en estudio, ya sean manuales o automatizados, también se describirá el proceso básico a seguir para el registro de clientes, asignación de habitaciones y la emisión de factura. 3.1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN IMPLEMENTADOS Actualmente el Hotel Tazumal House no cuenta con procesos automatizados en el registro, control y procesamiento de la información. Hoy en día este proceso se realiza de forma manual, a través del complemento de hojas de registro de huéspedes y habitaciones, dichos formularios luego son transcritos a una hoja digital en Microsoft Excel que le sirve a la empresa para tener un registro consolidado de sus clientes. 3.2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA CONTROL DE HABITACIONES Y COBROS En la determinación de los requerimientos se estudiará como trabaja el sistema, aun cuando no este mecanizado en una computadora, con esta aparte del análisis se puede efectuar mejoras ya que se puede evaluar los métodos empleados y si es necesario, realizar ajustes. Como se describe en capítulos anteriores, uno de los pasos más importantes para el desarrollo de prototipos de sistemas es la toma e identificación de requerimientos. Un requerimiento es una característica o necesidad que debe incluirse en el nuevo sistema, por lo que es importante darle respuesta a varias preguntas importantes como: Cuál es el proceso básico de la empresa y del departamento en qué se requiere la mejora? Cuáles son los datos principales del proceso? En qué área se realizara el estudio? PROCESO BÁSICO DEL REGISTRO, CONTROL DE HABITACIONES Y COBROS El proceso básico de la empresa, es brindar los servicios de hospedaje mediante la reserva de habitaciones y su entrega o el arrendamiento de una habitación al instante de su llegada al hotel. En cuanto a la fase de registro y administración de habitaciones es recibir a los clientes, llenar la solicitud de habitación y asignar la habitación. 17

2 En general los pasos que se ejecutan son los siguientes: PASO RESPONSABLE DECRIPCIÓN 1- Solicitud de información Cliente El cliente solicita información de las habitaciones. 2- Brindar información de habitaciones Recepcionista La recepcionista da información de las habitaciones disponibles al cliente 3- Solicitud de habitación Cliente El cliente elige una habitación 4- Solicitud de información del cliente Recepcionista La recepcionista le pide al cliente sus datos personales 5- Brindar información personal y llenado de solicitud Cliente 6- llena hoja de Excel Recepcionista 7- Entrega de habitación Recepcionista El cliente llena la solicitud con su información personal La recepcionista llena un formulario en Excel con la información brindada en la solicitud que lleno el cliente La recepcionista entrega o asigna una habitación al cliente 8- Entrega de llaves y habitación Cliente El cliente después de su estadía en el hotel entrega las llaves y su habitación 9- Extensión de factura Recepcionista La recepcionista llena a mano la factura con el detalle de lo consumido del cliente (ver anexo 1,2) 10- Cancelación de cuenta Cliente El cliente cancela la factura 11- Entrega de factura original Recepcionista La recepcionista le da la factura ya cancelada la cliente PASO RESPONSABLE 18

3 12- Archivar una copia de factura 13- Pasar una copia de factura a contaduría Recepcionista Recepcionista La recepcionista guarda una de las copias de la factura que se le da al cliente (ver anexo 1,2) La recepcionista pasa una copia al departamento de contabilidad. Se deben identificar que datos se utilizan para llevar a cabo cada actividad; identificar entidades externas e internas, identificar procesos y procedimientos, identificar flujos e identificar almacenamientos ANÁLISIS DE FLUJOS DE DATOS Otro punto importante de análisis de sistemas, es la identificación de Flujos de Datos. Todo análisis requiere el estudio de varios aspectos como, los datos que emplea cada proceso y cuales son almacenados, que datos ingresan y abandonan el sistema. Los datos forman un papel muy importante en un empresa, seguir el flujo de datos por todos los procesos de la empresa, es la finalidad del análisis de flujos de datos. El análisis de flujo de datos estudia el empleo de los datos en cada actividad. El análisis de flujo de datos usa las siguientes herramientas: Diagrama de flujo de datos: Describe gráficamente el movimiento de datos a través de un sistema, ya sea manual o automatizado, se incluye procesos, almacenamientos y flujo de sistemas. Los diagramas de flujo de datos constituyen una de las herramientas predilectas para la documentación de los requisitos de procesos o actividades de un nuevo sistema. Hacen modelos de una sola dimensión del sistema: sus procesos. La modelización de datos y redes. Diccionario de datos: Contiene las características lógicas de los lugares donde se almacenan los datos del sistema, estos contienen: nombre, descripción, alias, contenidos y organización; así mismo, se identifican los procesos donde se emplean los datos, y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información. Diagrama de estructura de datos: Es una descripción de la relación entre entidades de un sistema y la información concernida con la entidad, no se consideran los almacenes físicos. NOTACÍON las cuatro notaciones utilizadas para los diagramas de flujo de datos se visualizan en la figura 1. Se utilizara el enfoque yourdon. 19

4 SIMBOLOGIA DE FLUJOGRAMAS Figura1 Se comenzará con el diagrama de contexto, el cual contiene las características generales del proceso bajo investigación en el nivel muy general, (Figura 2). En la figura 2 se muestran algunas entidades que intervienen en el Sistema de control de habitaciones y cobros como Clientes y la Gerencia, el Depto. Contable y la WEB. El diagrama de contexto del Sistema de Control de habitaciones y Cobros, requiere de más detalle; el primer paso es describir el primer nivel de la gráfica de jerarquía de procesos, esto es, los flujos de datos, almacenes de datos, entradas y salidas. Este primer nivel se representa en la figura 3. Los almacenes utilizados son: A. Habitaciones: Se guardan los datos generales de las habitaciones. B. Reservas: Se guardan datos de las reservas de habitaciones para un tiempo determinado. C. Países: Se guardan los países y ciudades de procedencia de los clientes. 20

5 D. Clientes: Se almacenan los datos generales de los huéspedes, numero de habitación y tipo de habitación. E. Pagos: Se almacena el tipo de pago si es factura o crédito fiscal. 21

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8 3.2.3 DICCIONARIO DE DATOS El diccionario contiene las características lógicas de los sitios donde se almacenan los datos del sistema, incluyendo: nombre, descripción, alias, contenidos y organización. También identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información. Sirve como punto de partida para identificar los requerimientos de las bases de datos, durante el diseño del sistema. PROCESOS NOMBRE DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO 1.0 Reserva de habitaciones El cliente por medio de la web, personalmente o por teléfono, puede solicitar o reservar una habitación. Datos de reserva. Datos de correo de reserva. Inf. habitaciones disponibles. Inf. habitación reservada. Disponibilidad. Datos de reserva. 2.0 Registro de clientes Cuando el cliente solicita una habitación se le pide la información general para completar el registro. Solicitud de registro solicitud de información de habitaciones Solicitud de pago. Datos de habitación. Datos de habitación envío de reportes. Datos país. Solicitud de Inf. de habitación. Solicitud de registro. Solicitud de pago. Datos del cliente. 24

9 NOMBRE DEL PROCESO 2.0 Registro de clientes NOMBRE DE LA ENTIDAD Crédito fiscal original. Factura original. Datos de factura. Crédito fiscal original. Factura original. Consolidado de facturas. Consolidado crédito fiscal. Crédito fiscal. Facturas. ENTIDADES WEB Esta es una página web que promociona diferentes hoteles por medio la cual los clientes pueden realizar reservar para el hotel y al hotel le envían un correo con la información del cliente. NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE DE LA ENTIDAD Datos de correo de reserva. GERENCIA Esta entidad representa los dueños del hotel los cuales solicitan reportes de la actividad del hotel. Envío de reportes. Cliente Esta entidad representa a los clientes que solicitan el servicio de hospedaje. Datos de habitación Inf. habitación reservada. Crédito fiscal original. Factura Original. 25

10 NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE DEL ALMACEN Solicitud de información de habitaciones. Datos de reserva. Solicitud de Registro. Datos de habitación. Solicitud de pago. Crédito fiscal original. Factura Original. Departamento contable Este departamento es el encargado de realizar todas las actividades contables de la empresa. Consolidado de Facturas. Consolidado de crédito fiscal. ALMACENES HABITACIONES Esta tabla almacena toda la información referente a las habitaciones. Disponibilidad. Solicitud de Inf. habitación. Solicitud de registro. NOMBRE DEL ALMACEN NOMBRE DEL ALMACEN Datos de habitación Inf. habitaciones disponibles. RESERVAS Esta tabla contiene toda la información de las reservas de los clientes. Datos de reserva. PAISES Esta tabla almacena toda la información referente a los países como lo es código nombre y descripción del país. Datos de país. 26

11 NOMBRE DEL ALMACEN CLIENTES Contiene todo los datos referentes a los clientes como lo son los datos personales e información adicional de registro. Datos del cliente. Solicitud de pago. NOMBRE DEL ALMACEN Datos de facturas. PAGOS Esta contiene toda la información de pago si es crédito fiscal o factura. Facturas. Crédito fiscal. FLUJOS DE DATOS Datos de correo de reserva Este es un correo que los administradores de la página web donde promocionan al hotel le envían un correo al Hotel Tazumal con los datos de reserva y datos del cliente. 1.0 Reserva de habitaciones. Nombre del cliente, N de documento, N de reserva, N tarjeta de crédito. Inf. habitaciones disponibles Esta es la información de las habitaciones que están disponibles para poder ser asignadas a cualquier cliente. 1.0 Reserva de habitaciones. N de la habitación, tipo de habitación. 27

12 Disponibilidad Es la solicitud o consulta si hay habitaciones disponibles. 1.0 Reserva de habitaciones. Datos reserva Es la información acerca de la reserva del cliente, así como la información general del cliente y el número de reserva. 1.0 Reserva de habitaciones. N de reserva, información general del cliente. Inf. habitaciones reservada Esta es la información de las habitaciones que el cliente ha reservado. 1.0 Reserva de habitaciones. 1.0 Reserva de habitaciones. Tipo de habitación, numero de habitación. solicitud de pago Es cuando el cliente entrega la habitación. 28

13 Datos generales del cliente, datos de habitación. Solicitud de información de habitaciones Es la petición que hace el cliente para saber a cerca de las habitaciones. Tipo de habitación, disponibilidad, costo. Datos de habitación Esto lleva la información general de las habitaciones como precio, y el tipo de habitaciones. N de habitación, tipo de habitación, costo de la habitación. Solicitud de registro. Es cuando el cliente se decide a registrarse en el hotel. 29

14 Datos generales del cliente. envío reportes Contiene la información que la gerencia solicita para el análisis de la situación del hotel. Datos país Este contiene la información acerca del país de procedencia del huésped. ID de país, nombre del país. Datos de cliente Este contiene toda la información general del cliente como lo es nombres, N de documento. Datos generales del cliente. 30

15 Crédito fiscal original Es el comprobante de crédito fiscal que se queda el cliente. Datos generales del cliente, N de crédito fiscal, detalle factura, total. Factura original Es el comprobante que se le entregara al cliente de consumidor final. Datos generales del cliente, detalle de factura, total. Consolidado de factura Estas son un grupo o las facturas de un periodo que se le pasan al depto. de contabilidad. Datos del cliente, detalle factura, total. Consolidado de crédito fiscal Estas son un grupo o las facturas con crédito fiscal de un periodo que se le pasan al depto. De contabilidad. 31

16 Datos del cliente, detalle factura, total. Datos de facturas Esta contiene toda la información del cliente, con el detalle de lo facturado. Datos generales del cliente, detalles lo facturado, total. Facturas. Contiene información de los clientes que pagaron como consumidores finales. Datos generales del cliente, detalles lo facturado, total. Crédito fiscal Contiene información de los clientes que pagaron con crédito fiscal. Datos generales del cliente, detalles lo facturado, total 32