MANUAL DE MANEJO DE INVENTARIOS

Transcripción

1 MANUAL DE MANEJO DE INVENTARIOS

2 INTRODUCCIÓN El manejo de inventario de materiales, insumos, recursos, es una actividad que puede generar valor agregado a las organizaciones prestadoras de servicios, además permite disponibilidad de los elementos, herramientas y equipos necesarios para que el servicio que ofrece la entidad funcione con regularidad, sin contratiempos y con la continuidad requerida por los Usuarios. El manejo de inventarios en las empresas se plantea como un procedimiento que se llevará a cabo en forma permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes, para lo cual se llevará un registro manual de los movimientos en un Kardex en el almacén de cada una de estas empresas. Ese mismo día, se deberá realizar un informe de cierre, en el cual se reporten las entradas y salidas de suministros. En el presente documento se presenta la descripción para el manejo de inventarios en las Administradoras Públicas Cooperativas APC S y las Empresas Públicas Municipales EEPPMM S.

3 1. MANUAL DE MANEJO DE INVENTARIOS 1.1. Definiciones Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Cotización: Documento que contiene pre valor indicado por los diferentes proveedores para la venta de los elementos requeridos por la empresa, el cual a su vez incluye especificaciones, forma de pago, forma de entrega y otras particularidades del bien o servicio que se desea adquirir. Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimento de los requisitos de la calidad Factura: Documento que soporta una transacción de compraventa de bienes o prestación de servicios. Insumos: Materiales adquiridos por la empresa que se necesitan para el proceso ulterior del servicio que ofrece. Por ejemplo: equipos, químicos para el tratamiento de agua, las tuberías, los accesorios para las redes, entre otros. Inventarios: Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados Kardex: Sistema de registro y control en el cual se lleva el movimiento de las existencias (entradas, salidas) debidamente sustentadas con los comprobantes de ingreso y de salida donde permanentemente se reflejará el total de existencias del inventario. Nota no conforme: Notificación dirigida al proveedor en la cual se informa la no conformidad acerca del producto comprado en caso de que no cumpla con las especificaciones de la orden de pedido, se anotan descuentos al valor de la factura o la devolución total del bien comprado.

4 Orden de Compra: Es un formato con numeración consecutiva, donde se detallan los materiales solicitados al proveedor, se dan la instrucciones de despacho de los materiales. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Notas: Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. Los procesos de una organización son generalmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas para aportar valor. Producto: Resultado de un proceso Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Notas: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización. En una situación contractual un proveedor puede denominarse "contratista" Requisición interna de materiales: formato interno en el cual se detalla el pedido a realizar. Saldos: Diferencia entre las entradas y las salidas de almacén. Sistema de inventario periódico: Sistema en el cual la empresa determina el valor de las existencias de materiales mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, en cual se puede denominar inventario inicial o inventario final según sea el caso. Sistema de inventario permanente: Sistema en el cual la empresa conoce el valor de los materiales en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico. Generalmente se aplica a inventarios sistematizados.

5 Stock o pedido de reserva: Cantidad mínima de insumos y/o suministros que es necesario tener almacenados para compensar la diferencia entre el flujo de consumo y el costo de oportunidad. Suministros: Artículos necesarios para el funcionamiento de la entidad, pero que no llegan a ser partes del producto que se comercializa. Por ejemplo: herramientas, elementos de oficina, papelería, entre otros DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS Act. Descripción Responsable 01 Si no existe registro de inventarios o se requiere verificar los stocks existentes, se hace un listado de las previsiones antiguas. En este inventario preliminar se detalla la identificación y cantidad del recurso materiales almacenados en las instalaciones de la entidad. 02 La información recopilada se registra en un Kárdex de Inventario. 03 Se establece el tipo de sistema de inventario más adecuado a las necesidades de la entidad. 04 Cuando haya un requerimiento de algún recurso material, se llena el formato correspondiente, en el cual se detalla la identificación y la cantidad solicitada 05 Se hace un análisis de los saldos de existencia del material solicitado a través del Kárdex conveniente 06 Si no hay el stock suficiente, se pasa al procedimiento de compras 07 Si existe stock, se llena el formato de salida y se registra en el Kárdex de inventario correspondiente. 08 Se le hace entrega formal al funcionario respectivo del insumo o suministro solicitado. El formato de salida es firmado tanto por la persona que entrega como por la persona que recibe el requerimiento y Funcionario Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

6 PROCEDIMIENTO: INVENTARIOS Funcionario INICIO Hace un inventario preliminar Se registra en la Tarjeta Kárdex Establece el tipo de inventario a llevar Hay requerimiento Pasa a Compras Diligencia el Formato de requerimiento de material Hay saldo Suficiente? Recibe y analiza los saldos Envía al almacenista Llena formato de salida Llena Kárdex Entrega material a empleados Recibe material FIN Archiva formato Firma formato de Salida Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

7 2. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA 2.1. FORMATO DE ENTRADA DE MATERIAL Orden de Compra No. FECHA : Día Mes Año Proveedor : Descripción del Artículo Unidades Cantidad Referencia Valor Unitaria Valor Total Kárdex No. Entregado por: Por: Recibido Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

8 2.2. FORMATO DE SALIDA DE MATERIAL Fecha: Día Mes Año Salida No: Descripción del Artículo Unidades Cantidad Referencia Valor Unitaria Valor Total Kárdex No. Entregado por: Por: Recibido Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

9 2.3. FORMATO DE REQUERIMIENTO DE MATERIAL Fecha: Día Mes Año Requerimiento No: Cantidad Unidad Descripción y Especificaciones Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Solicitado por: Vo. Bo.:

10 2.4. TARJETA KARDEX ARTICULO REFERENCIA LOCALIZACION UNIDAD MINIMO MAXIMO PROVEEDORES FECHA Valor ENTRADAS SALIDAS SALDOS SEDE DETALLE D M A Unitario CANTIDADES VALORES CANTIDADES VALORES CANTIDADES VALORES Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial