SALIDAS. Computadores, aplicativos Insumos y bienes

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3 OBJETIVO: Verificar la disponibilidad de las herramientas informáticas, suministrar asistencia técnica a los usuarios, almacenamiento de los documentos de afiliación. Dar requerimiento a los clientes internos en cuanto a la información requerida del sistema Integra ARS e Integra IPS. ENTRADAS Todo el personal Requerimientos de sistemas Solicitudes de mantenimiento Solicitud de compra de Hardware Información de bases de datos Computadores, aplicativos Insumos y bienes RECURSOS A UTILIZAR SALIDAS Planes de mejora Acciones correctivas Sistema actualizado y vigente Informes Fias y rips Hardware en buen estado Informes gerenciales Administración de Software Administración de Hardware Inscripción de AFILIADOS Soporte telefónico Información para pago PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS QUE S E UTILIZAN EN EL PROCESO INDICADORES DE MEDICION DEL PROCESO Cumplimiento en la entrega de información solicitada a sistemas Seguimiento asistencia técnica

4 SOPORTE TELEFONICO OBJJETIVO : Suministrar asistencia telefónica a los usuarios que en su labor diaria utilizan Equipos de informática, solicitan documentos de afiliación y hacen uso de los sistemas de información De la Institución Realiza la llamada al departamento de sistema Recepciona la llamada y atiende la solicitud Evalúa la inquietud y genera ticket de soporte Indica tareas a realizar dando la solución Verifica si el requerimiento queda solucionado Realiza las tareas realizadas como medida de autocontrol Usuario Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas Auxiliar de sistemas Coordinador Dto. Sistemas.

5 INFORMACION PARA PAGO OBJETIVO: Recopilar, analizar y hacer entrega de la información necesaria para el pago por parte de la FIDUPREVISORA S.A a la Unión Temporal Medicol Salud en el tiempo estipulado Se genera consolidado mensual del sistema Integra ARS con los campos requeridos por el cliente y se hace entrega a la Coordinación de Salud Ocupacional el día 01 de cada mes. Se consolida información de asistencias registradas en el sistema y se envía a coordinación de Referencia y Contra referencia. Se genera por medio del sistema Integra ARS los rips y se validad teniendo en cuenta el validador establecido por Fiduprevisora, si es necesario se realizan las correcciones. Se genera las bases de datos de usuarios teniendo en cuenta los parámetros de la resolución 812 y se verifican que la información sea concordante. Se consolida toda la información necesaria para el pago (Fias, Rips, base de datos de usuarios, cirugias, incapacidades inasistencias, informe atención al usuario) y se hace entrega por medio de colrreo electrónico a la UT Medicol Salud.

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7 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: ESTANDARIZAR EL DESARROLLO DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS REQUERIDAS POR LOS FUNCIONARIOS Y ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN, PARA MEJORAR LA EJECUCIÓN DE SUS LABORES.

8 DESCRIPCION: 1. Recibe el nuevo Software o aplicativo. Coord. Dpto Sistemas 2. Que éste se ajuste a las necesidades y requerimientos. Coord. Dpto Sistemas 3. Define con las áreas interesadas, el perfil de los usuarios que utilizaran el software. Coord. Dpto Sistemas 4. Instala el software en los servidores y equipos de computo necesarios. Coord. Dpto Sistemas y Proveedor 5. Recibe informe el Coord. Dpto Sistemas sobre el plan de capacitación. Dirección Administrativa 6. Aprueba capacitación y devuelve a la Coord. Dpto Sistemas. Dirección Administrativa 7. Recibe autorización del área de la dirección administrativa

9 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: PERMITIR A LOS USUARIOS DEL SISTEMA LA ENTRADA CON LAS RESTRICCIONES DE SEGURIDAD PERTINENTES DE ACUERDO AL CARGO Y LAS FUNCIONES A DESEMPEÑAR.

10 RECIBE COMUNICACIÓN ESCRITA DEL JEFE DEL ÁREA INTERESADA, LA SOLICITUD PARA CREAR UN USUARIO EN EL SISTEMA 1. Cuando se esté implementando un software nuevo no habrá solicitud, sino que se procederá según los perfiles. Coord. Dpto Sistemas 2. Define los perfiles del(los) usuario(s) para identificar el nivel de acceso y restricciones que tendrá(n). Coord. Dpto Sistemas 3.Crea el usuario en el sistema, autorizándolo para trabajar en los módulos requeridos, de acuerdo a su perfil.coord. Dpto Sistemas 4. Ingresa clave de acceso al aplicativo Usuario 5.FIN

11 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: VELAR POR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE TODOS LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INFORMÁTICOS QUE SE MANEJAN EN LA INSTITUCIÓN.

12 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. Diligencia y entrega al departamento de sistemas formato de asistencia técnica para la realización de la actividad preventiva o correctiva sobre el software disponible. Usuario 2.Revisa la solicitud y evalúa el requerimiento. Coordinador Departamento de Sistemas 3. Si se concluye que existe la necesidad de Formatear el computador, reinstalar el software afectado o que se puedan dañar datos almacenados, realiza copia de los archivos. Coordinador Departamento de Sistemas 4. Realiza las tareas seleccionadas de acuerdo al paso 04.Auxiliar de Sistemas 5. Reinstala el software dañado y los archivos copiados. Auxiliar de Sistemas 6.Siesnecesariodainstruccionesal(los)usuario(s)delsistemaque accede a través de ese computador sobre las medidas necesarias para evitar nuevos daños. Auxiliar de Sistemas 7. Informa al usuario sobre el procedimiento realizado. Auxiliar de Sistemas 8.FIN

13 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: ASEGURAR QUE EL SOFTWARE DISPONIBLE SE ENCUENTRE AL DÍA Y FUNCIONANDO CON LA VERSIÓN ACTUALIZADA, DE MANERA QUE SU OPERACIÓN SEA CONFIABLE.

14 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Diligencia y entrega al departamento de sistemas Formato de Asistencia Técnica con el nuevo requerimiento. Usuario Recibe formato y revisa la solicitud de los nuevos requerimientos. Coordinador Departamento de Sistemas Se evalúa requerimiento, Si es requerimiento para ajustar o implementar nueva función al sistema o Si NO continua procedimiento solicitud de información. Coordinador Departamento de Sistemas Envía requerimiento al proveedor del software en el formato de requerimiento de sistema Integra con la información del requerimiento. Coordinador Departamento de Sistemas Un número al requerimiento, lo evalúa y envía respuesta y/o actualizaciones al coordinador del departamento de sistemas. Proveedor del Software Recibe respuesta y/o actualizaciones y las implementa en el servidor de pruebas de acuerdo a las instrucciones dadas por el proveedor. Coordinador Departamento de Sistemas

15 Realiza verificación de la respuesta y/o actualización enviada por el proveedor del software en el servidor de pruebas. Si NO cumple con el requerimiento solicitado pasa al paso. Coordinador Departamento de Sistemas Informa al departamento que solicito el requerimiento la respuesta entregada por el proveedor del software para su revisión y aprobación. Coordinador Departamento de Sistemas Si aprueban la respuesta emitida por el proveedor del software, se realiza la instalación de la actualización en el servidor de producción. Si no aprueban la respuesta pasa al paso Coordinador Departamento de Sistemas Se cierra requerimiento, Archiva Formato de solicitud de requerimiento software con el formato de requerimiento de sistema Integra y la respuesta dada por el proveedor Coordinador Departamento de Sistemas

16 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar y garantizar la entrega de información del sistema, necesaria para el análisis que realiza cada una de las direcciones y coordinaciones de Colombiana de Salud.

17 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Diligencia y entrega al departamento de sistemas formato de solicitud de requerimiento de software. Usuario Revisa la solicitud e indica al área solicitante que información específica requiere para evaluar la solicitud Coord. Dpto Sistemas Silainformaciónseencuentraenelsistemaseindicacomopuede obtener la información el usuario. Cord Dpto Sistemas Serealizalaconsultaenlabasededatosdeacuerdoalrequerimiento solicitado Coord. Dpto Sistemas Se entrega información al usuario verificando que cumple con el requerimiento solicitado. Cord. Dpto Sistemas Se cierra requerimiento. Cord. Dpto Sistemas

18 CODIGO INSTRUCTIVO MANUAL DE USUARIO INTEGRARED MANUAL DE USUARIO INTEGRAIPS PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE COMPUTADORES INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE EQUIPOS DE COMPUTO SOFTWARE INSTRUCTIVO ANTIVIRUS KASPERSKY INSTRUCTIVO PARA INSTALACIÓN Y USO DE ESCANNER INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN DE HISTORIA CLÍNICA SISTEMATIZADA INSTRUCTIVO PARA COPIAS DE SEGURIDAD INSTRUCTIVO DE AUDITORIA DE INSCRIPCIONES

19 OBJETIVO DEL PROCESO Suministrar asistencia técnica a los usuarios que utilizan en su labor diaria equipos de computo con el fin de mejorar lo procesos que se realizan en cada área de la organización

20 PROCEDIMIENTO HARDWARE USUARIO CORD SISTEMAS AUX SISTEMAS FORMATO AUX SISTEMAS CORD SISTEMAS AUX SISTEMAS USUARIO, AUX SISTEMAS

21 INSCRIPCION DE AFILIADOS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el ingreso de los afiliados a la base de Realizar el ingreso de los afiliados a la base de datos de Colombiana de Salud S.A., y realizar la entrega necesaria de dicha información a la red de prestadores subcontratada, sedes propias y para el resto de procedimientos que dependan de este.

22 CIENTE Se recibe del cliente la Base de datos de afiliados: cotizantes o cotizantes y beneficiarios según el cliente externo y con los parámetros establecidos contractualmente. CORD SISTEMAS Se verifica si para el cliente se requiere realizar revisión documental o se realiza el procedimiento en la empresa. 1. Si la Base de datos es por primera vez: se realiza carga masiva de los afiliados relacionados, sea esta de cotizantes o de cotizantes con sus beneficiarios. CORD SISTEMAS Se corre el proceso dentro del sistema de información en el término de 24 a 48 horas para que actualice en red, el estado de afiliación del usuario. Pasa al punto 16. AUX AFILIACIONES Se establece contacto con el usuario para definir claramente la información necesaria para el proceso de inscripción y afiliación. En este punto se incluyen cambios de documentación, cambios de estado, cambios de domicilio y sitios de atención, solicitudes de suspensión y demás referentes a cambios en la base de datos.

23 AUX AFILIACIONES Recibir al usuario y escuchar su solicitud con respecto a los puntos anteriores. Para los documentos radicados en otras sedes enviados por correspondencia, Se revisa y audita la documentación. AUX AFILIACIONES Verificar los derechos del usuario en el sistema, revisando claramente su estado dentro del mismo AUX AFILIACIONES Recibir y revisar la documentación que es entregada por el usuario. AUX AFILIACIONES Si la documentación se encuentra incompleta se le informa al usuario los documentos faltantes. Se actualiza en el sistema en el campo de observaciones tal y como se muestra en el instructivo de afiliaciones. Si la documentación esta completa se radican los documentos, se coloca fecha y firma de quien radica.

24 AUX AFILIACIONES Se realiza auditoria de afiliaciones sobre los soportes físicos, posteriormente se ingresa al sistema las nuevas afiliaciones e inscripciones y se actualiza la información que sea pertinente. CORD SISTEMAS Una vez este se ingresa al sistema pasa nuevamente a auditoria para revisión de afiliación. AUX AFILIACIONES Se alista la documentación para ser entregada al archivo central mediante relación interna: a) Si el cotizante es nuevo se abre carpeta con el número de identificación del cotizante. b). Si el cotizante ya se encuentra registrado se agrupan los documentos en un solo paquete de todo el grupo familiar para ser archivados. AUX AFILIACIONES Se realiza foliación de documentos por carpeta de cotizante y se actualiza archivo en medio magnético del contenido del archivo central de afiliaciones. AUX AFILIACIONES Se entrega diariamente al auxiliar de archivo relación de soportes para ser archivada en las carpetas respectivas por afiliado.

25 AUX ARCHIVO Archivar los documentos entregados por la auxiliar de Afiliaciones AUX AFILIACIONES Si la institución es responsable de la entrega del carné: Se relacionan en medio magnético y se emiten los formatos de entrega de carné para contar con el registro de dicha entrega. Si no es responsable se envía al cliente externo y pasa al punto 20. AUX CIAU Una vez recibidos los carné por parte del cliente se entrega el carné al usuario, diligenciando fecha de recibido en formato de entrega de carné, el cual es enviado de vuelta a la coordinación de sistemas.

26 CORD SISTEMAS Se realizan copias de Base de datos por sitios de atención de IPS primarias a cada uno de los proveedores para ser enviadas, los cinco (5) primeros días de cada mes, con novedades de afiliación. Si el usuario solicita entrega certificación para atención sin embargo se le garantizará al a atención sin carnet. CORD SISTEMAS Al finalizar el mes se debe contar con la base de datos de los cotizantes reportados y los beneficiarios que han sido activados en el transcurso del mes para realizar los respectivos recobros al cliente externo.

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