REGLAMENTO ASISTENTE I CAJAS

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer directrices y comportamientos de los Asistentes I Caja y Asistente II Seccionales con el fin de brindar la atención adecuada a los usuarios de la Cámara de Comercio de Cartagena. 2. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO Es importante que los Asistente I Caja, que atienden público en el horario establecido en cada una de las sedes y seccionales que tiene la Cámara de Comercio de Cartagena, lleguen a sus puestos de trabajo con 15 minutos de anticipación, esto incluye también a los Asistente II Seccionales, y se deberá atender hasta el último cliente que haya entrado a las instalaciones de la Cámara de Comercio de Cartagena al cerrar al público. 3. BASE DE CAJA Cada Asistente I Caja de las Sede Centro y de la Sede Ronda Real dispondrá de un 60% del salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), destinados exclusivamente para dar cambio durante las operaciones diarias; los Asistentes II Seccionales, de las Seccionales de Turbaco y El Carmen de Bolívar dispondrán de un 30% y 6 % respectivamente del SMMLV. Como base de monedas, la Sede Centro tendrá el 10% del SMMLV y la Sede Ronda Real tendrá el 85% del SMMLV adicional, la cual deberá ser manejada por un Asistente I Caja designado por el Jefe de Servicio al Cliente y CAE. 4. RECIBO DE CAJA El Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales elaborarán los recibos de caja y para ello se basa en las liquidaciones elaboradas en el programa de liquidación que se maneja a través de Optimización, para luego dar ingreso a los dineros que la Cámara percibe por concepto de los Servicios Registrales y demás servicios que preste la Cámara de Comercio que generen algún costo. Al elaborar el recibo de caja, el Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales deben revisar: Fecha de elaboración del recibo. Nombre de la persona natural o razón social de quien se recibe el ingreso o concepto del ingreso o pago. Que el número del recibo y consecutivo impreso coincida con el que se muestra en la pantalla. Que el valor que recibe en dinero sea igual en el recibo que entrega, indicando si es efectivo o cheque o consignación. Elaborado el recibo de caja en original y copia, el original se le entrega al usuario, la copia se adhiere a los documentos (sí da lugar).

2 Página 2 de 5 Por ningún motivo los Asistente I Caja y los Asistente II Seccionales pueden elaborar recibos de caja en forma manual ya sea parcial o totalmente, salvo autorización formal de la Dirección Administrativa y Financiera. Cuando se reciban pagos en consignación, para poder elaborar estos recibos se deberá tener previa autorización del Jefe del Departamento Financiero o del Contador de la Cámara de Comercio, quienes harán una verificación de la consignación antes de elaborar el Asistente I Caja y los Asistente II Seccionales. 5. ANULACION RECIBO DE CAJA Al anular el recibo de caja el Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales coloca sobre el recibo el sello de anulado. Inmediatamente que se produzca el error, se debe proceder a la anulación física y en el programa del recibo de caja, esta acción deberá ser realizada por el mismo Asistente I Caja o el Asistente II Seccionales que elaboró el recibo, por ningún motivo el Asistente I Caja o el Asistente II Seccionales podrá anular recibos de otra fecha a la de la expedición del recibo de caja. Los recibos de caja anulados deben enviarse relacionados y enviados a través del correo interno al Coordinador de Control Interno. 6. CUADRE DE CAJA Al terminar la jornada diaria, el Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales deben ejecutar los programas que realizan el cuadre de los ingresos diarios. El programa produce los listados donde discriminan el valor recibido por cada concepto y si el pago se efectúa en cheques o en efectivo o consignación o con tarjeta y esto debe cuadrar con el valor en cheques, efectivo o consignación que se encuentra en poder de cada uno de los Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales. 7. BILLETES FALSOS En caso de recibir billetes falsos, el Asistente I Caja o el Asistente II Seccionales asumirán el valor de los mismos. 8. INCONSISTENCIAS EN EL CUADRE DE CAJA Si por algún motivo, al efectuar el cuadre de caja, se presentan diferencias entre las cifras del cuadre y control que arroja el programa y los valores recibidos en dinero en efectivo, cheques y consignaciones, el Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales debe comunicar el hecho al Coordinador de Control Interno y/o al Jefe del Departamento Financiero.

3 Página 3 de 5 Cuando sea imposible aclarar la inconsistencia, se debe presentar un informe al Jefe del Departamento Financiero, con copia a su Jefe Inmediato y a la Dirección Administrativa. Es responsabilidad de cada Asistente I Caja y Asistente II Seccionales asumir el faltante del dinero, cancelándolo según la decisión que se tome. En caso de sobrante, éste valor debe ser incluido en la consignación y registrado en la cuenta otros ingresos. 9. CONSIGNACIONES Al terminar la jornada diaria, el Asistente I Caja, después de realizar al cuadre de caja, debe preparar el envío de los diversos recaudos en efectivo, los cuales se le entregarán al Asistente I Caja designado por el Jefe de Servicio al Cliente y CAE, quien hará la consolidación de los dineros recaudado en el día por la sede correspondiente y quien a su vez dispondrá el recaudo para que sean entregados a la empresa transportadora de valores, para lo cual debe empacar en bolsas de seguridad y diligenciar el documento único para transporte de valores dependiendo el orden de los reembolsos. Los ingresos recibidos en cheques deben ser enviados al día siguiente hábil al Departamento Financiero. Los Asistentes II Seccionales, deberán consignar estos dineros a más tardar al segundo día hábil de la fecha de su recaudo. En caso de que por cualquier motivo, no se puedan consignar los dineros en el tiempo establecido, se debe notificar al Jefe Inmediato, al Profesional de Control Interno, y al Jefe del Departamento Financiero al respecto. 10. NORMAS A TENER EN CUENTA CUANDO SE RECIBEN PAGOS POR NUESTROS SERVICIOS EN CHEQUES Al recibir pagos en cheques, el Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales debe: Verificar que el cheque sea girado únicamente a favor de la Cámara de Comercio de Cartagena. Verificar que el valor en letras y en números sea igual al valor recibido. Verificar si el cheque es de otras plazas y cobrar la comisión. Verificar que la fecha esté correcta. El cajero liquidador no puede aceptar pagos mediante cheques personales que involucren Ingresos provenientes de los registros públicos, o impuestos recaudados a nombre de terceros, a excepción de los pagos realizados por afiliados o que dichos cheques sean autorizados por La Presidencia Ejecutiva, La Dirección Administrativa Financiera o el Jefe del Departamento Financiero.

4 Página 4 de 5 Los cheques girados por la misma Cámara de Comercio de Cartagena, a nombre de funcionarios de la entidad, pueden ser cambiados por los cajeros liquidadores, previa autorización por parte de la Presidencia Ejecutiva, la Dirección Administrativa y Financiera o el Jefe del Departamento Financiero. 11. CHEQUES IMPAGOS El Jefe del Departamento Financiero recibe por intermedio de Archivo y Correspondencia las notas débito bancarias correspondientes a cheques impagados junto con el cheque y el volante del banco donde explica la devolución de éste y se procede así: Acredita Bancos y Debita Documentos por Cobrar, cheques impagados por el valor de éste. Localiza al interesado por teléfono y consigue de éste el cambio del cheque por otro, o su autorización para consignarlo nuevamente o el cambio por dinero en efectivo. Una vez recibido el dinero o el cheque, debe ser entregado personalmente al cajero liquidador, cancelando el 20% de sanción comercial, salvo los casos en que la Dirección Administrativa, exonere de este pago. El Asistente I Caja y el Asistente II Seccionales da ingreso al dinero por concepto 70 Reintegro Cartera y Sanción Cheques devueltos. Procede a hacer la consignación aparte, por el valor del reintegro, anotando al margen de la consignación el término Cheque Devuelto. 12. PROHIBICIONES A los cajeros liquidadores les queda prohibido: Cambiar cheques a terceras personas, salvo los casos autorizados en este manual. Hacer préstamos respaldados por un vale. Elaborar recibo de caja en forma manuscrita, salvo mediante autorización formal de la Dirección Administrativa y Financiera. No podrá cambiar la forma de pago que el cliente haya realizado, utilizando otros medios de pago diferentes al escogido o realizado por el cliente. Mientras se esté en el área de atención al cliente y en ejercicio de sus funciones ningún Asistente I Caja deberá contestar o realizar llamadas de su teléfono personas y mucho menos mediante teléfonos suministrado por los clientes. 13. TEMPORADA DE RENOVACIÓN Estos procedimientos pueden ser modificados en la temporada de renovación por medio de un manual especial de renovación.

5 Página 5 de ENTREGA DE CAJA Cuando el Asistente I Caja o el Asistente II Seccionales tenga que ausentarse y deba ser reemplazado, debe entregar al otro funcionario que lo reemplace todos los elementos de trabajo, incluyendo el fondo fijo para vueltos y papel de seguridad, debidamente inventariados. En caso de ausencia por incapacidad, el Jefe del Departamento Financiero y/o Profesional de Control Interno hace entrega de la caja. 15. ELEMENTOS DE TRABAJO Computador e Impresora. Calculadora. Máquina probadora de billetes. Engrapadora. Sellos Papelería en general (lápices, grapas, clips etc.). Caja de Seguridad 16. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Se especifico la base de caja para cada sede, se incluyo un item relacionado con los billetes falsos. En las normas a tener en cuenta cuando se realizan pagos con cheques, se incluyo el cambio de cheques girados por la Cámara de Comercio de Cartagena Revisión general del manual, se modificó el nombre de Jefe de área Financiera por Jefe Financiero, Subdirección de Apoyo Logístico por Dirección Administrativa. Se agregó en el item de consignaciones un manejo especial para las seccionales, se colocó en algunos ítems que la notificación y entrega de caja se debe hacer ante el Jefe Financiero y/o Profesional de Control Interno. En cuanto al Horario se agregó el de las seccionales Revisión general del manual, eliminación de algunos párrafos que en la práctica no se aplicaban y se agregó en el ítem de inconsistencia en el cuadre de caja que deben reportar al profesional de control interno y/o jefe financiero. 5 10/06/10 Revisión general del manual, se corrigió el horario de trabajo en las sedes y seccionales, y se aclaró que solo cuando los cheques no son de gerencia se deben anotar la información de nombre, dirección, telefono. 6 05/09/2012 Revisión, actualización del manual de acuerdo a políticas internas y cambios de procedimientos