FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA

Transcripción

1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DE BILLETERÍA NO VENDIDA INICIO V 1 Verificar la destrucción de las planchas y billetes sobrantes y no entregados para la venta en las instalaciones del impresor Funcionario / Delegado SI NO 1 Asistencia del funcionario delegado y Control Interno de destrucción H 2 Levantar acta cantidad de planchas y Funcionario / de películas destruídas Delegado con indicación del sorteo al cuál pertenece Se debe levantar acta entre la firma impresora y el delegado de la Unidad de Loterías y Control Interno H 3 Levantar acta cantidad de billetes sobrantes destruídos y Funcionario / de los no entregados Delegado para la venta los cuáles deben ser anulados con corte de guillotina 1 d Se debe levantar acta entre la firma impresora y el delegado de la Unidad de Lotería y Control Interno H 4 Determinar la asignación definitiva de billetería a distribuidores que participarán en el sorteo respectivo. H 5 Archivar las actas 0,25 d FIN A En el momento de archivar se deben tener en cuenta las Tablas de Retencion

2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DE BILLETERÍA NO VENDIDA 0,25 d Desasignar en el sistema los billetes A 1 H 6 retenidos y no PAOYER entregados para la venta H 7 Elaborar y entregar a la transportadora de valores la lista de distribuidores para hacer recorrido de recolección de billeteria no vendida en Bogotá y la recolección foránea, de acuerdo con los despachos efectuados. 0,5 d Lista de distribuidores V 8 Verificar los reportes de devolución transmitidos por la página web, Internet, modem o fax por cada uno de los distribuidores de todo el país y verificar que el archivo haya pasado correctamente y confirmar al distribuidor la devolució en caso de que llame para tal efecto. 0,125 d RIESGO: Que el distribuidor no pueda transmitir la devolución oportunamente : Brindar soporte técnico por los profesionales de sistemas con el fin de resolver los inconvenientes técnicos Reportes de del distribuidor o brindar alternativas distintas de Devolución transmisión de la información. RIESGO: No se pueda realizar el sorteo : Revisar y actualizar periodicamente el Plan de Contingencia en forma anual (Lotería- NTC) Sistemas debe activar los canales de recepción de archivos devolución (4:45 p.m. a 9:30 p.m.) y disponer el sistema informativo comercial para el procesamiento de archivos. Sistemas también debe desactivar los canales de transmisión una vez se termine el proceso de recepción en el horario establecido RIESGO: Que el distribuidor no pueda transmitir la devolución oportunamente : Brindar soporte técnico por los profesionales de sistemas con el fin de resolver los inconvenientes técnicos del distribuidor o brindar alternativas distintas de transmisión de la información. RIESGO: No se pueda realizar el sorteo : Revisar y actualizar periodicamente el Plan de Contingencia en forma anual (Lotería- NTC) H 9 Imprimir listado de devoluciones y de y entregar a Unidad de Loterias 10 min Listado de Se entrega al de la Unidad de Loterias para llevar el control de las devoluciones H 10 Informar a Sistemas la terminación del proceso de devolución. B Listado de Se informa de forma telefonica

3 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DE BILLETERÍA NO VENDIDA H 11 Realizar copia de los archivos de devolución en el estado en que fueron transmitidos B Copia de respaldo (Back up) H 12 Recibir la devolución de billeteria por parte de la transportadora, antes de la realización del sorteo. 0,125 d Reportes de La billetería devuelta distribuida a Bogotá se recibe antes de realizar el sorteo. Aquella despachada al resto del país se recibe dentro de los dos (2) días habiles siguientes a la realización del mismo V 13 Verificar que se haya recibido la totalidad de las devoluciones físicas de los distribuidores de Bogotá vrs. planillas de recorrido presentadas por el transportador Planillas de recorrido H 14 Relacionar en el formato de control la información guía de remisión. Guia de remisión Recibo de devolución V 15 Verificar que los billetes y/o fracciones devueltas por los distribuidores de Bogotá, se encuentren debidamente y perforadas en señal de Delegado de la anulación, y que se Secretaría de haya practicado el corte Gobierno de guillotina a los billetes no entregados para la venta 0,25 d NO SI 2 Esta actividad la realiza el delegado de la Secretaría de Gobierno antes de la realización del sorteo. H 16 Perforar de manera inmediata los que se encuentran sin perforación C Esta actividad se realiza en presencia del delegado de la Secretaría de Gobierno antes de la realización del sorteo.

4 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DE BILLETERÍA NO VENDIDA H 17 Elaborar y enviar oficio de llamada de atención a los distribuidores que hayan enviado fracciones sin perforar, con el fin de evitar futuras anomalías C 1 d Oficio El auxiliar administrativo proyecta la comunicación para el distribuidor, para la firma del Jefe de la Unidad de Loterias. El envio se realiza a través del proceso Administración de comunicaciones recibidas y oficiales. H 18 Guardar las cajas o paquetes de devoución bien cerradas para su conservación en bodega de almacenamiento 2 Cajas o paquetes de devolución Durante 30 días para posteriores verificaciones de ser necesario, luego de lo cual se procede a su destrucción. H 19 Elaborar acta de verificación de anulación de billetes devueltos no vendidos por los distribuidores de Bogotá y el corte de guillotina de los billetes no entregados para la venta 1d El acta debe ser firmada por el delegado de la Secretaría de Gobierno y a administrativo. H 20 Generar archivo basado en información transmitida por los distribuidores de todo el país, a través del aplicativo comercial 0,5 d Aplicativo Comercial H 21 Transmitir el archivo a la Superintendencia Nacional de Salud e imprimir el formato generado por el aplicativo comercial de Sistemas 15 min D Archivo magnético y soporte de transmisión Transmitir por lo menos media hora antes de la realización del sorteo.

5 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DE BILLETERÍA NO VENDIDA H 22 Realizar copia en CD de los archivos de devolución enviados a la Supersalud y entregar al Subgerente 15 min CD General, Secretaría de Gobierno y Apuestas Permanentes. D H 23 Elaborar acta indicando el número del sorteo y la cantidad de billetes que serán entregados para destrucción. Funcionario Delegado por la Unidad de Recursos Físicos y de la Unidad de Loterías Consecutivo de actas de salida para destrucción El acta debe ser firmada por el funcionario delegado de la Unidad de Recursos Físicos y el de la Unidad de Loterías. H 24 Entregar la billetería no vendida y anulada para Jefe Unidad o destrucción, a la firma funcionario delegado contratada de reciclaje. 1 hora La destrucción respectiva de billetería la debe realizar el contratista, en presencia del funcionario delegado por la Unidad de Recursos físicos. V 25 Supervisar destrucción de la billetería Jefe Unidad o funcionario delegado 1 hora V 26 Verificar el ingreso de los dineros producto de la venta del papel de reciclaje a la Tesorería de la Entidad Jefe Unidad 0,5 hora Comprobante de ingreso Actividad realizada junto con el Tesorero General ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FIN