PROCEDIMIENTO 4.1: GUARDA Y CUSTODIA DE LOS PROTOCOLOS DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO.

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1 Página: 1 de 10 PROCEDIMIENTO 4.1: GUARDA Y CUSTODIA DE LOS PROTOCOLOS DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO. OBJETIVO: Conservar actualizado el archivo de los protocolos notariales, dando atención oportuna a las solicitudes de los usuarios. ALCANCE: Aplica a los usuarios, así como a los Servidores Públicos del Archivo General de Notarias, responsables de recibir las solicitudes de los usuarios, emitiendo la línea de captura para el pago de derechos, entregando al usuario las copias requeridas. REFERENCIAS: Ley Registral para el Estado de México. Artículos del 115 al 117. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 18 de agosto de Ley del Notariado del Estado de México. Artículo 51. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 3 de enero de Reglamento de la Ley del Notariado del Estado de México. Artículos 79 al 83. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 1 de agosto de Manual General de Organización del Instituto de la Función Registral del Estado de México. Apartado correspondiente al Objetivo y Funciones del Archivo General de Notarias. Periódico Oficial Gaceta del Gobierno, 10 de agosto de RESPONSABILIDADES: El Archivo General de Notarías es la unidad administrativa responsable de la recuperación de los protocolos notariales, para su guarda y custodia definitiva. El Jefe del Archivo General de Notarías deberá: Conservar y administrar el archivo. Revisar y firmar las actas de Entrega-Recepción de Protocolos. Mantener actualizado los expedientes de las notarías del Estado de México. Supervisar las funciones del departamento de Testamentos y el departamento del Archivo Histórico. Administrar adecuadamente los recursos (materiales y humanos) asignados. El Jefe del Departamento del Archivo Histórico deberá: Actualizar cada año el acervo histórico de conformidad con la Ley del Notariado. Revisar y firmar las actas de Entrega-Recepción de Protocolos. (cuando aplique) Tomar las medidas necesarias para conservar en buen estado los protocolos bajo su custodia.

2 Página: 2 de 10 Supervisar las actividades de los investigadores históricos asignados al departamento Elaborar el acta de entrega recepción del Archivo moderno al archivo histórico. El auxiliar del AGNEM deberá: Recibir los protocolos recuperados, comprobando el contenido de los datos del acta de entregarecepción. El operador de captura y manejo de libros deberá: Ingresar al sistema Odilo A3W, colocando a cada libro el código de barras correspondiente, para su ubicación topográfica. Introducir los libros en las cajas, para almacenar en su ubicación topográfica. Color los libros en la ubicación topográfica que les corresponda. Mantener la custodia adecuada para entregar y recibir los libros que sean utilizados por los calificadores en el área de atención al público. La secretaría de la Jefatura del AGNEM: Conserva actualizado los expedientes de las Notarias DEFINICIONES: Apéndice: Libro del protocolo notarial que contiene toda la documentación relacionada con el instrumento notarial correspondiente. Protocolo: Serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario autoriza y custodia temporalmente con ciertas formalidades. Odilo A3W: Sistema informático que funciona a través de radio frecuencia que contiene el registro y ubicación de los libros bajo resguardo del AGNEM AGNEM: Archivo General de Notarias del Estado de México INSUMOS: Oficio de requerimiento para la entrega de protocolo Protocolos y apendices Anaqueles para el depósito de libros. Etiquetas de código de barra. Cajas archivadoras. PC para la operación y manejo del sistema Odilo A3W.

3 Página: 3 de 10 RESULTADOS: Resguardo definitivo de protocolos notariales. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Guarda y Custodia de los Protocolos de los Notarios Públicos del Estado de México Regularización de Escrituras que no fueron Autorizadas Definitivamente por los Notarios Expedición de Copias Certificadas y Simples de Protocolos y Apéndices Revocación de Poderes Notariales Programa de Investigaciones Históricas Elaboración del Informe sobre Existencia de Avisos de Testamento POLÍTICAS: - Es una obligación de los Notarios Públicos, entregar anualmente los protocolos bajo su resguardo, de conformidad al artículo 51 de la Ley del Notariado del Estado de México vigente, por lo que no pueden ser rechazadas las peticiones de los notarios para su entrega, por los notarios deberán remitir al Archivo General de Notarias los libros al año correspondiente. - El jefe del departamento del archivo histórico, podrá firmar las actas en caso de ausencia o autorización del titular.

4 Página: 4 de 10 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4.1: GUARDA Y CUSTODIA DE LOS PROTOCOLOS DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO. No. UNIDAD ADMINISTRATIVA / PUESTO 1 AUXILIAR DEL AGNEM ACTIVIDAD El Notario elabora acta de entrega de protocolo, con el acta de entregarecepción correspondiente, en dos tantos una para el expediente del Archivo y otra para el Notario y El Auxiliar recibe el protocolo y verifica los datos asentados en el acta 2 JEFE DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS Se firma el acta entrega-recepción y se resguarda en su expediente correspondiente de cada notaria 3 OPERADOR DE CAPTURA Y MANEJO DE LIBROS Coloca código de barras al libro, lo sube al sistema Odilo A3W, obtenido posición topográfica. Resguarda los protocolos en cajas archivadoras colocándolas en la ubicación topográfica correspondiente. 4 SECRETARÍA DE LA JEFATURA Conserva actualizado los expedientes de las Notarias

5 Página: 5 de 10 DIAGRAMA 4.1: GUARDA Y CUSTODIA DE LOS PROTOCOLOS DE LOS NOTARIOS PÚBLICOS DEL ESTADO DE MÉXICO. DIAGRAMA DE FLUJO AUXILIAR DEL AGNEM JEFE DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS OPERADOR DE CAPTURA Y MANEJO DE LIBROS SECRETARÍA DE LA JEFATURA INICIO 1 El Notario elabora acta de entrega de protocolo, con el acta de entregarecepción correspondiente, en dos tantos una para el expediente del Archivo y otra para el Notario y El Auxiliar recibe el protocolo y verifica los datos asentados en el acta 2 Se firma el acta entregarecepción y se resguarda en su expediente correspondiente de cada notaria 3 Coloca código de barras al libro, lo sube al sistema Odilo A3W, obtenido posición topográfica. Resguarda los protocolos en cajas archivadoras colocándolas en la ubicación topográfica correspondiente. Conserva actualizado los expedientes de las Notarias 4 FIN

6 Página: 6 de 10 MEDICIÓN: Número mensual de protocolos de notarios recibidos Número mensual de solicitudes de recepción de protocolos recibidas. X 100 = Porcentaje de solicitudes de recuperación de protocolos atendidas. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Acta de Entrega Recepción.

7 Página: 7 de 10 INSTITUTO DE LA FUNCIÓN REGISTRAL DEL ESTADO DE MÉXICO ACTA ENTREGA RECEPCIÓN EN LA CIUDAD DE TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO, SIENDO LAS (1) HORAS CON (2) MINUTOS DEL DÍA (3) DEL MES DE (4) DE DOS MIL (5), SE CONSTITUYÓ EN EL DEL INSTITUTO DE LA FUNCIÓN REGISTRAL DEL ESTADO DE MÉXICO, SITUADO EN LA CALLE DE DOCTOR NICOLÁS SAN JUAN SIN NÚMERO, COLONIA EX HACIENDA LA MAGDALENA, CÓDIGO POSTAL 50010, EL LICENCIADO (6), NOTARIO PÚBLICO NÚMERO (7) DEL ESTADO DE MÉXICO, CON RESIDENCIA EN (8), MÉXICO. QUIEN PROCEDIÓ A HACER ENTREGA A ÉSTA OFICINA, DE (9) LIBROS DE SU PROTOCOLO ORDINARIO, MARCADOS CON LOS NÚMEROS DEL (10) AL (10), INCLUSIVE (11) APÉNDICES Y (12) ÍNDICES.- INCLUSIVE (13) PROTOCOLOS ESPECIALES MARCADOS CON LOS NÚMEROS MARCADOS CON LOS NÚMEROS DEL _(14) AL (14) INCLUSIVE (15) APÉNDICES Y (16) ÍNDICES. INCLUSIVE (17) LIBROS DE COTEJO, INCLUSIVE (18) APÉNDICES E (19) ÍNDICES. (20) EXPEDIENTES JUDICIALES ASIMISMO, NO ADJUNTA A LA PRESENTE EL INVENTARIO DE LAS ESCRITURAS QUE NO HAN SIDO AUTORIZADAS DEFINITIVAMENTE COMO LO ESTABLECE EL ARTÍCULO OCHENTA Y OCHO DE LA LEY DEL NOTARIADO EN VIGOR CABE HACER LA ACLARACIÓN QUE TANTO PROTOCOLOS COMO APÉNDICES SE ENCUENTRAN EN ORDEN Y DEBIDAMENTE ENCUADERNADOS, NO HABIENDO SIDO REVISADOS EN SU CONTENIDO CON LO QUE SE DIO POR TERMINADA LA PRESENTE ACTA, FIRMANDO AL CALCE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, PREVIA LECTURA DE LA MISMA EL NOTARIO PÚBLICO NO. _ (21) _ GENERAL DE DEL ESTADO DE MÉXICO EL JEFE DEL ARCHIVO NOTARÍAS (22) (23)

8 Página: 8 de 10 EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS RESPONSABLE DE RECIBIR (24) (25) INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO ACTA ENTREGA - RECEPCIÓN Objetivo: Formalizar la entrega recepción de los protocolos, dando cumplimiento a la Ley del Notariado del Estado de México. Distribución: Se elabora en dos tantos en original firmados y sellados por el Notario y el Jefe del Archivo, guardando un tanto cada uno. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1 siendo las.. Anotar la hora en que se inicia el acta de entrega recepción. 2 con.. Anotar los minutos en que se inicia el acta de entrega recepción. 3 del día.. Anotar el día en que se elabora el acta de entrega recepción. 4 del Anotar el mes en que se realiza el acta de entrega recepción. 5 del año de. Anotar el año en que se realiza el acta de entrega recepción. 6 el licenciado Anotar el nombre de Notario Público que hace la entrega de los libros. 7 Número del Estado de México Anotar el número de Notario Público que hace la entrega de los libros. 8 con residencia en.. Anotar la residencia del Notario Público que hace la entrega de los libros.

9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL Código: 202G14300 Página: 9 de 10 9 procedió a hacer la entrega de Anotar el número de libros que entrega el Notario Público. 10 Inclusive número de libros Anotar la cantidad de los libros que entrega el Notario Público. 11 número de apéndices Anotar el número de apéndices que entrega el Notario Público. 12 número de índices Anotar la cantidad de índices que entrega el Notario Público. 13 número de protocolos especiales Anotar el número de protocolos especiales que entrega el Notario Público. INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO ACTA ENTREGA - RECEPCIÓN No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN Número de protocolos especiales número de apéndices Anotar el número de protocolos especiales que entrega el Notario Público Anotar la cantidad de apéndices que entrega el Notario Público. 16 número de índices Anotar la cantidad de apéndices que entrega el Notario Público. 17 número de libros de cotejo Anotar la cantidad de libros de cotejo que entrega el Notario Público. 18 número de apéndices Anotar la cantidad de apéndices que entrega el Notario Público. 19 número de índices Anotar la cantidad de índices que entrega el Notario Público. 20 número de expedientes judiciales Anotar la cantidad de expedientes judiciales que entrega el Notario Público. 21 número de notario Anotar el número de Notario Público. 22 nombre de notario Anotar el nombre del Notario Público. 23 nombre Jefe del Archivo General de Notarías 24 nombre del Jefe del Archivo histórico Anotar el nombre del Jefe del Archivo General de Notarias. Anotar el nombre del Jefe del Archivo Histórico del AGNEM.

10 Página: 10 de nombre del responsable de recibir en bodega Anotar el nombre del responsable de la bodega del archivo, para su resguardo definitivo.

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