PROCEDIMIENTO OPERATIVO TOMA FISICA DE INVENTARIOS DE ACTIVO CIRCULANTE EN LOS ALMACENES DE LAS UNIDADES MÉDICAS Y DEPARTAMENTO DE ALMACENES

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1 Autorización Este documento entra en vigor a partir del 15 de Febrero de 2007, a través de la autorización por parte del Lic. Jorge Cruz Medrano, Coordinador de Administración del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, este documento consta de 23 páginas, en su 4ª versión. 1. Definiciones Lic. Jorge Cruz Medrano Autorizó Acta de inventarios Anaquel / Góndola Corte de formas Existencias Inventario físico Stock Zonificación Sistema de información Documento que acuerda la Autoridad Administrativa, que contiene los Hechos y Declaraciones surgidos en todo el proceso de la toma de Inventarío Físico y la cual certifica los resultados obtenidos. Mueble donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación, con base en un orden establecido (alfabético, numérico o cronológico). Documento donde se registran los últimos folios utilizados y demás datos relevantes de los formatos controlados, a una determinada fecha. Cantidad de un bien o mercancía que se tiene almacenado. Es el conteo que se realiza de las existencias en Bodega, confrontando el registro en libros con lo que se tiene físicamente. Reserva de bienes o mercancías que se tienen almacenadas. Planeación del uso y distribución de las áreas del inmueble, conforme a las características de las tendencias de crecimiento. Registro y control de Inventarios que permiten conocer y evaluar el comportamiento y efectividad de un área. 2. Propósito Realizar el registro y control, así como las aclaraciones presentadas en la Toma Física de los Inventarios; en las que se detectaron diferencias de activo circulante existente en las Unidades Médico-Administrativas del Instituto. Página 1 de 23

2 3. Alcance Aplica para la Toma Física de Inventarios de los Almacenes de las Unidades Médicas y Departamento de Almacenes del Instituto. 4. Referencias Código s/c s/c Nombre Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal de la Gaceta del Gobierno del 24 de Febrero del Manual de Procedimientos de Toma Física de Inventarios. s/c Manual de Procedimientos de Unidades Médicas y Almacenes Generales. 5. Formatos Código FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER FO CADM DSER Nombre Relación de Personal que Participa en los Inventarios. Corte de Formas. Conformación del Equipo de Trabajo para Toma de Inventario. Registro de la Mesa de Control. Cedula de Control de Zona Específica. Cedula General de Control de Zona. Inventario Físico. Toma Física de Inventario (Etiquetas). Carta Compromiso. Acta de Cancelación de Inventario. Acta de Toma de Inventario Físico sin Diferencias. Acta de Toma de Inventario Físico con Diferencias. Página 2 de 23

3 6. Registros RC CADM DSER RC CADM DSER Resultados de Inventarios y Aclaraciones Totales y/o Parciales. Informe Mensual de Programas. 7. Requisitos de entrada al procedimiento Contar con el lugar adecuado para instalar la Mesa de Control. Contar con las hojas de inventario. Contar con el plano de ubicación o croquis de los bienes. Contar con relación de parejas. Que los anaqueles cuenten con las etiquetas. Que se cuente con luz suficiente en el área. Acomodo del Activo Circulante de acuerdo al manual. 8. Tiempo de respuesta de trámite y/o servicio Un día. 9. Infraestructura y capital humano 1 Responsable de Sección. 6 Analistas. 1 Secretaria. 1 Chofer. 1 Capturista de Apoyo. 3 Equipos de cómputo. 2 Laptop. 4 Calculadoras. 1 Línea Telefónica con extensión. 10. Producto y/o servicio Oficio de Notificación. Oficio de Solicitud. Resultado final del Inventario de Activo Circulante. Oficio de Aclaración. Página 3 de 23

4 11. Diagrama de Flujo Inicio 1. Elaborar y turnar Borrador de Programa Oficios 1 Petición (siniestro y apertura) 2 Mediados de año (evaluación y comportamiento) 3 Cierre de ejercicio 5 Entrega-Recepción (renuncia, cambio de adscripción, jubilación, movimiento interno) Oficios (Resultado, aclaración, notificación y otros) 2. Recibir, actualizar, emitir, elaborar y turnar Borrador de Programa Oficios 3. Recibir, revisar y determinar Borrador de Programa Oficios 4. Es correcta? No 5. Modificar y conectar Si 2 6. Solicitar, rubricar y turnar 7 Página 4 de 23

5 7. Recibir, preparar y turnar Documentos 8. Recibir y turnar Documentos 9. Recibir, revisar, firmar y regresar Documentos 10. Recibir y regresar Documentos 11. Recibir, preparar, separa, entregar y esperar Documentos Cuando se trata de los programas se envía oficio con copia del calendario de fechas establecidas a la Subdirección de Control y Riesgo Contable y a la Unidad de Contraloría Interna, para su conocimiento y asistencia; así como se les notifica a las Unidades Médico- Administrativas el día y la hora del evento. 12. Presentar, revisar y determinar 13 Página 5 de 23

6 13. Cumple requisitos? No 14. Levantar, entregar, retirar y conectar Si Instalar, revisar, requisitar, emitir, notificar y determinar Mesa de Control Formatos Acta 16. Existen diferencias? No 17. Entregar y felicitar Soporte Formatos Si Solicitar, notificar y conectar 19. Entregar, revisar y determinar Carta Compromiso Aclaraciones 1 Documentos Soporte Al Responsable del Almacén de la Unidad Médico - Administrativa que firme la carta compromiso, donde se le notifica que a partir de la fecha contará 30 días naturales para presentar la aclaración total y 90 días naturales cuando realice aclaración parcial, considerando los primeros 30 días antes mencionados. 20 Página 6 de 23

7 20. Es Correcta? No 21. Elaborar, entregar y conectar Reporte Documentos Soporte Si Elaborar, validar, entregar, notificar y conectar Reporte Oficio 1 A la Unidad Médico y Administrativa, Subdirección de Registro y Control Contable y Unidad de Contraloría Interna. 23. Elaborar y turnar Reporte 24. Recibir, revisar, elaborar, turnar, conectar y esperar Oficio 1 La Unidad Jurídico y Consultiva, para la aplicación del descuento vía nómina del Responsable del Almacén de la Unidad Médico y Administrativa. 25 Página 7 de 23

8 25. Recibir y turnar Oficio 26. Recibir, revisar, indicar, tramitar y archivar 27. Recibir, revisar y conectar 1 Fin Página 8 de 23

9 12. Descripción del Diagrama de Flujo El Responsable de la Sección de Activo Circulante elabora borrador de programas: 1 Petición (siniestro y apertura), 2 mediados de año (evaluación y comportamiento), 3 cierre de ejercicio, 5 entrega-recepción (renuncia, cambio de adscripción, jubilación, movimiento interno), turna al Capturista de apoyo y a la Secretaria de la Sección de Activo Circulante cuando se trata de oficios varios (resultado, aclaración, notificación y otros) El Capturista de apoyo recibe borrador de programas, actualiza y emite uno para su revisión y la Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe, elabora oficios y ambos turnan borradores al Responsable de la Sección de Activo Circulante El Responsable de la Sección de Activo Circulante recibe borradores de programas, oficios, revisa y determina Es correcta? No es correcta, se modifica y se conecta a la operación Si es correcta, el Responsable de la Sección de Activo Circulante solicita la emisión en limpio, rubrica y turna a la Secretaria de la Sección para el trámite de firmas La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe documentos (programas y oficios) prepara y turna a la Secretaria del Departamento de Servicios para el trámite de firmas La Secretaria del Departamento de Servicios recibe documentos (programas y oficios) y turna al Jefe del Departamento de Servicios para la firma y/o rubrica El, recibe, revisa, firma y/o rubrica documentos (programas y oficios) y regresa a la Secretaria del Departamento de Servicios. Página 9 de 23

10 La Secretaria del Departamento de Servicios recibe y regresa documentos (programas y oficios) firmados a la Secretaria de la Sección de Activo Circulante La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe documentos (programas y oficios) firmados, prepara, separa y entrega a oficialia de partes para su distribución únicamente de oficios, espera acuse y cuando se trata de los programas se envía vía oficio con copia del calendario de fechas establecidas a la Subdirección de Control y Registro Contable y a la Unidad de Contraloría Interna, para su conocimiento y asistencia; así como se les notifica por escrito a las Unidades Médico y Administrativas el día y hora del evento En la fecha indicada del inventario físico, los Analistas de la Sección de Activo Circulante, se presenta a la Unidad Médico-Administrativa para la participación en la mesa de control y revisa que se de cumplimiento de los requisitos y determina Cumple con los Requisitos? No cumple con los requisitos de acuerdo al Manual de Operaciones para la Toma de Inventarios Físicos de Activo Circulante en las Unidades Medicas y Almacenes; el Representante del Departamento de Servicios (Sección de Activo Circulante) levanta acta de cancelación, entrega copia a las áreas involucradas, se retira y se conecta a la operación Si cumple con los requisitos de acuerdo al Manual de Operaciones para la Toma de Inventarios Físicos de Activo Circulante en las Unidades Medicas y Almacenes, el Representante del Departamento de Servicios instala la mesa de control, revisa y requisita formatos que serán utilizados en la toma física del inventario y conjuntamente con los Analistas de la Sección de Activo Circulante, Área Medica - Administrativa, Representante de la Subdirección de Control y Registro Contable, Unidad de Contraloría Interna y da inicio al evento y una vez concluida la toma de inventario el Representante del Departamento de Servicios (Sección de Activo Circulante) emite y notifica resultado al Responsable de la Unidad Médico-Administrativa mediante acta y determina Existen diferencias? Página 10 de 23

11 No existen diferencias en piezas (faltantes, sobrantes o caducos) se entrega soporte y oficio de felicitación y se conecta a la operación Si existen diferencias, el Representante del Departamento de Servicios (Sección de Activo Circulante) solicita al Responsable del Almacén de la Unidad Médico Administrativa que firme la carta compromiso, donde se le notifica que a partir de esa fecha, contará 30 días naturales para presentar la aclaración total, 90 días naturales cuando realice aclaración parcial, considerando los 30 días antes mencionados, ante el Departamento de Servicios (Sección de Activo Circulante) y se conecta con la operación Los Responsables de Almacenes de las Unidades Médico-Administrativas entregan aclaraciones totales y/o parciales vía oficio al y/o en forma directa con el Analista o Responsable de las aclaraciones de la Sección de Activo Circulante y conjuntamente revisan la documentación soporte y determina Es correcta? No es correcta la aclaración, el Analista y/o Responsable de las aclaraciones de la Sección de Activo Circulante, elabora reporte con soporte debidamente validado y entrega al Responsable de la Sección y se conecta a la operación Si es correcta la aclaración, el Analista y/o Responsable de las aclaraciones de la Sección de Activo Circulante elabora, valida reporte, mencionando si es parcial o total y entrega al Responsable de la Sección de Activo Circulante y notifica vía oficio a la Unidad Médico-Administrativa, Subdirección de Registro y Control Contable, Unidad de Contraloría Interna y se conecta a la operación Una vez que se termina el lapso convenido en la Carta Compromiso, el Responsable de llevar el Control de este documento, elabora reporte de las Unidades Médico-Administrativas y turna al Responsable de la Sección de Activo Circulante. Página 11 de 23

12 El Responsable de la Sección de Activo Circulante recibe, revisa y elabora oficio para la Unidad Jurídica y Consultiva, para la aplicación del descuento vía nomina del Responsable del Almacén de la Unidad Médico- Administrativa, turna a la Secretaria de la Sección y espera, se conecta a la operación El recibe oficios de notificación del descuento vía nómina del Responsable de la Unidad Médico-Administrativa y turna al Responsable de la Sección de Activo Circulante El Responsable de la Sección de Activo Circulante recibe, revisa e indica al Analista de la Sección de Activo Circulante para su conocimiento, trámite y archivo El Analista de la Sección de Activo Circulante recibe indicaciones, revisa para el seguimiento correspondiente y se conecta a la operación 1. Termina Procedimiento Página 12 de 23

13 13. Instructivo para el llenado de Formatos RELACIÓN DEL PERSONAL QUE PARTICIPA EN LOS INVENTARIOS FO CDAM DSER Numero Nombre Adscripción Puesto Profesión Autorizó Número progresivo de parejas que participan en el Inventario. Nombre completo de la persona que participa en el Inventario, iniciando por apellido paterno, materno y nombre. Unidad Médico-Administrativa donde está asignado el Servidor Público. Categoría funcional del Servidor Público. Grado máximo de estudios del Servidor Público. Nombre y firma del Responsable del Almacén del Área a inventariar. Nombre y firma del Administrador y/o Jefe del Departamento de la Unidad Médico-Administrativa. Página 13 de 23

14 CORTE DE FORMAS FO CDAM DSER Unidad Almacén Fecha del Inventario Físico Programa Fecha Ultimo Folio Utilizado Numero de piezas Importe Primer Folio por Utilizar Observaciones Numero de hojas utilizadas en el Inventario Folios Cancelados Validó Visto Bueno Visto Bueno Nombre de la Unidad Médico-Administrativa sujeta a Inventariar. Nombre del Almacén (Medicamentos, suministros, papelería). Día, mes y año en que se realizo el Inventario. Programas: 1 Petición, 2 mediados de año (Evaluación y comportamiento), 3 Cierre de ejercicio contable y 5 Entrega Recepción (Renuncia, cambios de Adscripción o movimientos internos). Día, mes y año en que se realizó la última entrada o salida de Almacén. Número de folio de la entrada o salida de Almacén. Cantidad de piezas de la entrada o salida del Almacén. Importe total de la entrada o salida de Almacén. Primer folio por utilizar después del inventario. Comentarios por el Responsable de la Mesa de Control. Total de hojas utilizadas en el Inventario Físico. Hojas no utilizadas. Nombre completo y firma del Responsable del Almacén. Nombre completo y firma del Administrador, Jefe del Departamento y/o Responsable del Consultorio. Nombre completo y firma del Representante del Departamento de Servicios. Nombre completo y firma del Representante del Departamento de Contabilidad. Página 14 de 23

15 CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO PARA TOMA DE INVENTARIO FO CDAM DSER Unidad Almacén Fecha de Inventario Pareja Auxiliares de Conteo Supervisores de Conteo Firmas Nombre de la Unidad Médico-Administrativa sujeta a Inventariar. Nombre del área especifica a inventariar. Con números arábigos el día, mes y año en que se efectuó el inventario. Número progresivo de Servidores Públicos que intervienen en el inventario. Nombre de los Servidores Públicos que se designan como Auxiliar de Conteo empezando por apellido paterno y las firmas que integran la pareja. Nombre de los Servidores Públicos que se designen como Supervisores de Conteo, empezando por los apellidos paternos. Total de firmas de los Servidores Públicos que participan en el inventario. Página 15 de 23

16 REGISTRO DE LA MESA DE CONTROL FO CDAM DSER Unidad Clave Cortado al Plano Almacén Conteos Pareja Nombre Anaqueles Hora Firmas Validó Visto Bueno Nombre de la Unidad Médico-Administrativa sujeta a inventariar. Número programático presupuestal correspondiente a cada área. Fecha con números arábigos iniciando por día, mes y año de cuando se realiza el último movimiento de entrada o salida de los activos a inventariar. Nivel de ubicación de los activos. Nombre del almacén o área a Inventariar. Número con letra que corresponda (primero, segundo o tercero) El número de Servidores Públicos que realizan el conteo. Apellido paterno, materno y nombre de cada uno de los Servidores Públicos que integran la pareja. Número correspondiente de anaqueles y hojas asignadas a cada pareja. Con números arábigos se registra el inicio y terminación del levantamiento del inventario de cada pareja. Firma del Servidor Público que participa en el inventario. Nombre completo y firma del Responsable de la Mesa de Control. Nombre completo y firma del Jefe de la Unidad Médico-Administrativa. Nombre completo y firma de los Representantes de los Departamentos de Servicios y Contabilidad. Nombre completo y firma del Representante de la Unidad de Contraloría Interna. Página 16 de 23

17 CEDULA DE CONTROL DE ZONA ESPECÍFICA FO CDAM DSER Unidad Almacén Nombre del Supervisor de Conteo Numero de Zona Numero de Anaquel Hora de inicio Hora de Termino Auxiliar de Conteo Anaqueles Folios Asignados Folios Adicionales Total de Folios Asignados Total de Folios Adicionales Total de Folios Utilizados Total de Folios Cancelados Gran Total de Folios Supervisor de Conteo Nombre de la Unidad Médico-Administrativa sujeta a inventariar. Nombre del almacén a inventariar. Nombre completo del Supervisor de Conteo iniciando por apellido paterno. Número asignado por el Supervisor de Zona. El número de anaquel a Inventariar. Hora de Inicio de la toma de Inventario. Hora de terminación de la toma de Inventario. Nombre completo del Auxiliar de Conteo iniciando por apellido paterno. Número de muebles asignados a cada pareja. Número de hojas asignadas a cada pareja. Número de hojas adicionales a cada pareja. Cantidad total de folios asignados. Cantidad total de folios adicionales. Cantidad total de folios utilizados. Cantidad total de folios cancelados. Concentrado de todos los folios utilizados por pareja. Nombre completo del Supervisor de Conteo iniciando por el apellido paterno y firma. Página 17 de 23

18 CEDULA GENERAL DE CONTROL DE ZONAS FO CDAM DSER Unidad Ubicación (Domicilio Completo) Fecha de Inventario Fecha del Ultimo Movimiento de Existencias Hoja Numero Zona Nombre del supervisor Firma Auxiliar de Conteo Folios Total de hojas Adicionales Del Folio al Folio Total de hojas por Zonas Total de hojas Canceladas Total de hojas Utilizadas Total de hojas Entregadas Hora Nombre de la Unidad Médico-Administrativa sujeta a inventariar. Nombre de la calle, número, colonia y municipio del inmueble sujeto a Inventario. Día, mes y año en que se realiza el Inventario. Día, mes y año en que se realizó el último movimiento de la entrada y salida. Número correspondiente a la hoja, así como el total de hojas utilizadas. Lugar especifico a inventariar. Nombre completo del Responsable de la Zona. Firma del Responsable de la Zona. Nombre completo del Auxiliar de Conteo (estos son coordinados por el Auxiliar de Conteo). Número de folios asignados a los Auxiliares de Conteo. Número de hojas adicionales entregadas a los Auxiliares de Conteo. Número de hojas adicionales utilizadas. Número de hojas por zona. Número de hojas canceladas. Número de hojas utilizadas. Número de hojas entregadas. Tiempo de inicio y término de conteo del Activo Circulante. Página 18 de 23

19 Responsable de la Mesa de Control Administrador, Jefe del Departamento y/o Responsable del Consultorio Responsable del Almacén Representante del Departamento de Contabilidad Nombre completo y firma del Responsable de la Mesa de Control. Nombre completo y firma del Administrador, Jefe del Departamento y/o Responsable del Consultorio. Nombre completo y firma del Responsable del Almacén. Nombre completo y firma del Representante del Departamento de Contabilidad. Página 19 de 23

20 Este Formato es obtenido por Sistema. INVENTARIO FÍSICO FO CDAM DSER Página 20 de 23

21 TOMA FISICA DE INVENTARIOS (Etiqueta) FO CDAM DSER Fecha Primero Conteo Anaquel Góndola Estiba Hoja Pareja Segundo Conteo Anaquel Góndola Estiba Hoja Pareja Con números arábigos día, mes y año en que se realiza el Inventario Físico. Registro Total de Artículos del Primer Conteo. Número del mueble inventariado donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación. Número del mueble inventariado donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación. Número de estiba inventariada. Número de hojas utilizadas. Número de pareja del primer conteo. Registro total de artículos del segundo conteo. Número del mueble inventariado donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación. Número del mueble inventariado donde se colocan los diversos artículos para su adecuado acomodo, manejo e identificación. Número de estiba inventariada. Número de hojas utilizadas. Número de pareja del segundo conteo. Página 21 de 23

22 RESULTADO DE INVENTARIOS Y ACLARACIONES TOTALES Y/O PARCIALES RC CDAM DSER Número Progresivo Unidad Fecha de Inventario Faltantes Sobrantes Faltantes Pendientes Sobrantes Pendientes Sumas, Diferencias, Totales Elaboro Reviso Visto Bueno Asignar con números arábigos el número progresivo a cada Unidad Médico-Administrativa. Anotar el nombre de la Unidad Médico-Administrativa. Anotar con números arábigos la fecha en que se realizo el inventario físico. Anotar el resultado de piezas e importe por cada Unidad Médico-Administrativa. Anotar el resultado de piezas e importe por cada Unidad Médico-Administrativa. Anotar la diferencia de las piezas e importe que continúan por aclarar de cada Unidad Médico- Administrativa. Anotar la diferencia de las piezas e importe que continúan por aclarar de cada Unidad Médico- Administrativa. Anotar el importe general de cada columna con la diferencia correspondiente. Nombre completo y firma de la Persona Responsable del Control. Nombre completo y firma del Jefe de Sección de Activo Circulante. Nombre completo y firma del. Página 22 de 23

23 INFORME MENSUAL DE PROGRAMAS RC CDAM DSER Coordinaciones de Servicios de Salud y/o Administración Observaciones Elaboro Reviso Visto Bueno Anotar la cantidad de áreas de lo programado y realizado por cada uno de los programas. Anotar la justificación de porque se realizaron de más o menos en cada uno de los programas. Anotar nombre completo y firma del Responsable del Control de la Sección de Activo Circulante. Anotar nombre completo y firma del Jefe de la Sección de Activo Circulante. Anotar nombre completo y firma del Jefe de Departamento de Servicios. Página 23 de 23

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