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2 . OBJETIVO Establecer los mecanismos que permitan determinar a una fecha determinada las existencias físicas reales, así como identificar todos los bienes de consumo existentes, en el Almacén Central Proveeduría así como en los Almacenes de las unidades administrativas foráneas de la CDI, con base en los registros de las Tarjetas de Kárdex, para conciliar los importes de las existencias resultantes de los bienes de consumo con los registros contables de la CDI. 2. ALCANCE Almacén Central Proveeduría en Oficinas Centrales y Almacenes foráneos, éstos últimos ubicados en las Delegaciones Estatales y CCDI s de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas (CDI). 3. GLOSARIO Almacén Central Proveeduría Almacén Foráneo Bienes de Consumo CABMS CCDI CDI Delegación Estatal Inventario de Bienes de Consumo Lugar ubicado en el edificio del nivel Central de la CDI, destinado para el depósito, guarda y custodia de diversos bienes, principalmente de consumo y, en ocasiones, de activo fijo. Este espacio funciona como una extensión del Almacén General de la CDI, como un medio para facilitar el suministro de bienes en el propio edificio. Lugar ubicado en las instalaciones de las Delegaciones Estatales o CCDI s, destinados para el depósito, guarda, custodia y distribución de diversos bienes, principalmente de consumo y, en ocasiones, de activo fijo. Son aquellos bienes que, de conformidad con el CABMS vigente, son los bienes cuya clave de identificación inicia con una C (Consumo), y que debido a su utilización en el desarrollo de las actividades realizadas por las unidades administrativas, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que emite la Secretaría de la Función Pública. Centro Coordinador para el Desarrollo Indígena. Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas. Cada una de las Unidades Administrativas Foráneas con jurisdicción en una Entidad Federativa. Relación ordenada de los bienes de consumo que se encuentran en Almacén Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI), que permite conocer las existencias reales a una fecha determinada. 2 de 34

3 Precio promedio Responsable del Almacén Este método de control de inventarios, reconoce que los precios varían, según se van comprando las mercancías, durante un ciclo económico. Por lo tanto, las salidas del Almacén Central Proveeduría y foráneos serán valoradas al costo promedio de las existencias disponibles. Servidor público encargado del control de los bienes depositados para su guarda y custodia en el Almacén Central Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI). En el ámbito foráneo, en caso de no existir este nombramiento o persona específica para tal fin, esta función recaerá en el Administrador de la Unidad foránea de que se trate. Unidades Administrativas De conformidad al Estatuto Orgánico vigente, cada uno de los órganos que integran a la CDI, a saber: Nivel central: Unidad de Planeación y Consulta, Unidad de Coordinación y Enlace, Coordinación General de Administración y Finanzas, Coordinación General de Programas y Proyectos Especiales y Dirección General de Asuntos Jurídicos Nivel foráneo: Delegaciones Estatales y los CCDI s de su cobertura. Unidades Operativas Las Unidades adscritas a las Delegaciones o CCDI s (Radiodifusoras, Residencias, Centros Regionales de Información y Documentación CRID s, etc.). 4. MARCO JURÍDICO Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicada en el D.O.F. el 2-V Ley Federal de las Entidades Paraestatales, publicada en el D.O.F. el 4-V-986 y reformada el 2-V Arts. 5, y 59. Ley General de Bienes Nacionales, publicada en el D.O.F. el 20-V Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, publicada en el D.O.F. el 3-III Art. 2, 7, 8 y 9. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, publicado en el D.O.F. el 26-I-990 y reformada el 07-IV-995. Acuerdo por el que se expide el Clasificador por Objeto de Gasto para la Administración Pública Federal, publicado en el D.O.F. el 3-X-2000, y reformado el 7-VII Estatuto Orgánico de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, publicado en el D.O.F. el 23-IV de 34

4 5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5. El Director de a través del Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, será el responsable de difundir a las Delegaciones Estatales el presente procedimiento y, por su parte, el Administrador Delegacional hará lo propio con los CCDI S y unidades operativas de su cobertura. 5.2 Será responsabilidad del Responsable del Almacén Central Proveeduría, así como de los administradores de las diferentes unidades foráneas, realizar el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo con cifras al 30 de junio y 3 de diciembre del ejercicio correspondiente, en el Almacén de su adscripción conforme a este procedimiento. 5.3 Serán sujetos de levantamiento de inventario físico, todos los bienes de consumo que se encuentren depositados en los Almacenes Proveeduría y. Para su control en tarjetas kárdex, se utilizará el método del Precio Promedio. 5.4 Previamente al levantamiento del Inventario de bienes de consumo, el Responsable del Almacén se asegurará de haber registrado los datos provenientes de todas las tarjetas Kárdex existentes, consignando las existencias en el reporte de Inventario físico del Almacén. Dichas tarjetas kárdex se organizarán de manera alfabética. 5.5 Durante el inventario de bienes de consumo, el Responsable del Almacén deberá: ) Ordenar y acomodar los bienes, 2) Elaborar marbetes, colocarlos y realizar el primer conteo físico y, 3) Realizar el segundo conteo físico. Al concluir el levantamiento físico, con la parte desprendible de todos los marbetes colocados, deberá registrar los datos en el documento denominado Inventario físico del Almacén con la finalidad de detectar diferencias de más o de menos en cantidades e importe y corregir ambos de manera oportuna. En caso de resultar bienes sobrantes y/o faltantes, el Responsable del Almacén elaborará los formatos denominados Relación de bienes de consumo faltantes y/o Relación de bienes de consumo sobrantes respectivos. 5.6 El Responsable del Almacén Central Proveeduría, deberá levantar acta administrativa circunstanciada que haga constar los resultados obtenidos en el levantamiento de inventario de bienes de consumo, debiendo firmarla los CC. Director de Recursos Materiales y Servicios Generales, Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios y el mismo como Responsable del Almacén Central Proveeduría. En el ámbito foráneo, el Administrador de la unidad será el responsable de levantar el acta en su unidad administrativa de adscripción, consignando las firmas de los CC. Delegado Estatal o Director del CCDI, según sea el caso, así como su propia firma (del administrador) y la del Responsable del Almacén, en caso de ser una persona distinta al administrador. 4 de 34

5 5.7 Si como resultado del levantamiento de inventario de bienes de consumo resultaran bienes faltantes, éstos deberán ser repuestos con bienes similares a precio actual de mercado o pagarlos a precios de mercado para bienes semejante. En el caso de un importe representativo, el Responsable del Almacén deberá elaborar acta administrativa circunstanciada donde se consigne el faltante detectado. 5.8 Si como resultado del levantamiento de inventario de bienes de consumo resultaran bienes sobrantes, el Responsable del Almacén deberá elaborar la Nota de Entrada y efectuará los registros derivados del sobrante detectado. 5.9 El levantamiento del inventario físico de bienes de consumo se realizará semestralmente. Será responsabilidad del Responsable del Almacén Central Proveeduría y de los administradores de las unidades administrativas foráneas, conjuntamente con personal de la Dirección de Programación y Presupuesto, efectuar la conciliación mensual de su respectivo inventario físico de bienes de consumo contra los registros contables y, en su caso, determinar las diferencias. Una vez conciliadas las cifras, deberán reportarse con la misma periodicidad a la Dirección de Programación y Presupuesto. 5.0 Será responsabilidad del Responsable del Almacén Central Proveeduría o del Administrador en las unidades administrativas foráneas, mantener actualizado el inventario de bienes de consumo y verificarlo física y documentalmente, a fin de mantenerlo libre de bienes obsoletos o en mal estado, separándolos en el mismo Almacén de que se trate, deberá hacerlo del conocimiento del Director de o Delegado Estatal, según corresponda, para su autorización de destino final conforme a la normatividad vigente en la materia; por su parte, los bienes que estén próximos a darse de baja deberán ser considerados en el Inventario Físico hasta en tanto no se realice la licitación respectiva para su enajenación. 5. Será responsabilidad del Responsable de Almacén, recibir y registrar con la Nota de Entrada correspondiente, los bienes de Activo Fijo que sean entregados por los proveedores, para su resguardo, custodia y distribución. 5.2 La incorporación de registros omitidos previos a la Conciliación de Saldos Físico- Contables, se harán tomando en cuenta solamente la información generada durante el periodo que antecede al levantamiento de inventario, es decir, se confrontarán como máximo los registros contables y físicos de los bienes de consumo del semestre inmediato anterior. El importe de las variaciones de la conciliación de saldos físico - contables deberá ser mínimo o nulo, ya que debe entenderse que el registro de movimientos generados en los ajustes previos cumplieron su cometido, equilibrando los saldos contables y los saldos en el Inventario Físico del Almacén Central Proveeduría o Delegacional. 5 de 34

6 5.3 La documentación que quedará bajo el resguardo del Responsable del Almacén Central Proveeduría en Oficinas Centrales, y del Administrador en Delegaciones o CCDI s, deberá contener lo siguiente: Inventario físico definitivo del Almacén Proveeduría o de la Unidad Administrativa Foránea (Delegación /CCDI), con fecha al corte del inventario (original). Notas de Entrada (copia), Tarjetas de Kárdex (original), Ordenes de Cargo (copia), Reportes de Auxiliares (copia), En su caso, reportes de faltantes y/o sobrantes (originales), Ajustes Previos a la Conciliación (original). Conciliación de Saldos Físico - Contables (original). Acta Administrativa Circunstanciada por la conclusión del inventario (copia). 6 de 34

7 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad Responsable del Almacén Formula un oficio donde notifica al Director de Recursos Materiales y Servicios Generales o Delegado Estatal, según sea el caso, la fecha programada para la toma del Inventario Físico de Bienes de Consumo, en los Almacenes Proveeduría y foráneos, respectivamente. 2 Responsable del Almacén 3 Responsable del Almacén 4 Responsable del Almacén Revisa mensualmente mediante pruebas selectivas el Inventario Físico del Almacén (Anexo 0.) de bienes de consumo, contra los auxiliares que respaldan las adquisiciones de los mismos, proporcionados por la Dirección de Programación y Presupuesto o el área financiera que corresponda. Verifica que haya registrado los datos provenientes de todas las tarjetas Kárdex (Anexo núm. 0.2) existentes, consignando las existencias en el reporte de Inventario físico del Almacén (Anexo 0.). Inicia el levantamiento del inventario físico de los bienes de consumo en el Almacén Proveeduría o Foráneo, de conformidad con la política Responsable del Almacén 6 Responsable del Almacén 7 Responsable del Almacén 8 Responsable del Almacén Una vez concluido el levantamiento del inventario físico, utilizando la parte desprendible de los marbetes empleados, registra los datos en la columna denominada Conteo unidades del Inventario físico del Almacén (Anexo 0.), calcula importe utilizando el precio unitario y determina diferencias de más o de menos, según sea el caso. De las diferencias detectadas, elabora el reporte denominado Relación de bienes de consumo faltantes (Anexo núm. 0.4) para el caso de faltantes y/o el reporte denominado Relación de bienes de consumo sobrantes (Anexo núm. 0.5) para el caso de sobrantes. Elabora Acta Administrativa circunstanciada, de conformidad a la política 5.6, para tener evidencia del levantamiento del Inventario Físico. De conformidad a las políticas 5.7 para el caso de bienes de consumo faltantes y 5.8 para el caso de bienes de consumo sobrantes y con base en los documentos denominados Relación de bienes de consumo faltantes (Anexo núm. 0.4) y/o Relación de bienes de consumo sobrantes (Anexo núm. 0.5), procede a la reposición ó pago de los bienes de consumo faltantes o, en su defecto, da entrada mediante la Nota de entrada (Anexo núm. 0.6), respectivamente. 7 de 34

8 Paso núm. Responsable Descripción de la Actividad 9 Responsable del Almacén 0 Responsable del Almacén Responsable del Almacén Imprime el formato Inventario físico del Almacén (Anexo 0.) actualizado, con base en los datos derivados del Inventario físico de bienes de consumo llevado a cabo. Solicita a la Dirección de Programación y Presupuesto, los auxiliares de las cuentas correspondientes a bienes de consumo (de uso inmediato o duradero), con la finalidad de hacer la conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de consumo. Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de consumo, entre el Inventario físico del Almacén (Anexo 0.) actualizado y los reportes de auxiliares del periodo (semestre): No: Ir al paso núm. 2. Si: Reporta que no hay diferencias, Ir al paso núm. 3 2 Responsable del Almacén 3 Responsable del Almacén 4 Responsable del Almacén Elabora el documento denominado Ajustes previos a la conciliación con corte por cuenta contable (Anexo núm. 0.7), donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el periodo; turna copia a la Dirección de Programación y Presupuesto o el área financiera de la Delegación/CCDI para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes. Genera la Conciliación de saldos físico-contable (Anexo núm. 0.8) y recaba firmas de conformidad. Turna copia al Director de Programación y Presupuesto o Administrador Delegacional / CCDI, según corresponda. Archiva los documentos de trabajo de la toma del Inventario Físico de bienes de consumo en el Almacén Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI) en los expedientes de control respectivos, de conformidad con la Política de 34

9 7. DIAGRAMA DE FLUJO Responsable del Almacén Inicio Formula Oficio donde notifica la fecha programa para la toma del inventario físico en los almacenes de proveeduría y foráneos. respectivamente 2 Revisa mensualmente mediante pruebas selectivas el Inventario físico del Almacén de bienes de consumo contra los auxiliares 3 Verifica que haya registrado los datos provenientes de todas las tarjetas de Kárdex, consignando las existencias en el reporte de inventario físico del almacén 4 Inicia la toma del inventario físico de los bienes de consumo en el almacén proveeduría o foráneo, según política Una vez concluido el inventario físico, utiliza la parte desprendible de los marbetes, registra los datos, calcula importe según precio unitario y determina diferencias de más o de menos 6 9 de 34

10 Jefe del Departamento de Adquisición, Almacenes e Inventarios o administrador 5 6 De las diferencias detectadas, elabora reportes Relación de bienes de consumo Faltantes y/o Sobrantes, según sea el caso (anexos núms. 0.4 y 0.5) 7 Elabora acta administrativa circunstanciada según política 5.6, para tener evidencia de la toma del inventario físico 8 Según política 5.7 y 5.8 y con base a las Relaciones de bienes de consumo Faltantes / Sobrantes, inicia el trámite de reposición/pago de bienes faltantes ó la entrada de los bienes sobrantes 9 Imprime el formato inventario físico del almacén, con base en los datos derivados del inventario físico 0 Solicita a la Dir. de Prog. y Ppto. auxiliares de las cuentas de bienes de consumo a fin de hacer la conciliación entre registros contables y el resultado del inventario físico 0 de 34

11 Responsable del Almacén 0 Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de consumo, entre el inventario físico del almacén y los reportes de auxiliares del periodo 2 No Coinciden los importes Si 3 2 Elabora el documento Ajustes previos a la conciliación, donde identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y turna copia 3 Genera la conciliación de saldos físico-contable y recaba firmas. Turna copia al Dir. de Prog. y Ppto.o administrador de la Delegación/CCDI 4 Archiva los documentos de trabajo de la toma del inventario físico en los expedientes de control respectivos, según política 5.3 Fin de 34

12 8. REGISTROS Registro Tiempo de conservación Responsable de conservarlo Código de registro o identificación única Inventario Físico del Almacén, ya sea Proveeduría o Foráneo 5 años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo 0. Tarjeta de Kárdex 5 años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo 0.2 Talón de Identificación o Marbete Relación de bienes de consumo faltantes Relación de bienes de consumo sobrantes 5 años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo 0.5 Nota de Entrada 5 años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo 0.6 Ajustes Previos a la Conciliación Conciliación de Saldos Físico- Contables 5 años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo años Responsable del Almacén. CDI-CGAF 58-Anexo CONTROL DE CAMBIOS Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio 6 de julio de 2004 De nueva creación. Incluye los apartados y formatos de la recientemente publicada Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la CDI. 2 de 34

13 0. ANEXOS 0. Inventario Físico del Almacén Central Proveeduría ó Almacén Foráneo 0.2 Tarjeta de Kárdex 0.3 Talón de Identificación o Marbete 0.4 Relación de bienes de consumo faltantes 0.5 Relación de bienes de consumo sobrantes 0.6 Nota de Entrada 0.7 Ajustes Previos a la Conciliación 0.8 Conciliación de Saldos Físico- Contables 3 de 34

14 -Anexo 0. COMISION NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDIGENAS COORDINACION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES INVENTARIO FISICO DEL ALMACEN AL ( ) No. MARBETE DESCRIPCION UNIDAD SALDO UNIDADES IMPORTE REGISTRO PRECIO UNITARIO CONTEO UNIDADES IMPORTE FISICO D I F E R E N C I A S UNIDADES UNIDADES IMPORTE IMPORTE + w + w ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 0 ) ( ) ( 2 ) ( 3 ) ELABORO ( 4 ) REVISO ( 5 ) AUTORIZO ( 6 ) 4 de 34

15 -Anexo 0. Instructivo de llenado Núm. Dice Inventario físico del almacén al Debe anotarse El día, mes y año de la toma del Inventario. 2 No. Marbete El número impreso en el Talón de Identificación o Marbete. 3 Descripción El nombre del bien de consumo con sus características específicas para su identificación. 4 Unidad La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, rollo, caja, etc. 5 Saldo Unidades La existencia en Tarjeta de Kárdex. 6 Importe Registro El importe en Tarjeta de Kárdex, resultado de multiplicar la Existencia (Columna 4) por el Precio Unitario (Columna 5) de la Tarjeta de Kárdex. 7 Precio Unitario Con números, en pesos y centavos, el precio unitario del bien. 8 Conteo Unidades El número de unidades en existencia física de un mismo bien. 9 Importe Físico Con números, en pesos y centavos, el importe de los bienes en existencia física, producto del Precio Unitario (columna 7) por Conteo Unidades (columna 8). 0 Diferencias / Unidades + Diferencias / Unidades - 2 Diferencias / Importe + Con números la diferencia de más que resulta de la existencia en el Conteo Físico comparado con lo registrado en Tarjeta de Kárdex. Con números la diferencia de menos que resulta de la existencia en el Conteo Físico comparado con lo registrado en Tarjeta de Kárdex. Con números, en pesos y centavos, la diferencia de más en el importe de los bienes resultado de la toma física comparado con lo registrado en Tarjeta de Kárdex. 3 Diferencias / Importe - Con números, en pesos y centavos, la diferencia de menos en el importe de los bienes resultado de la toma física comparado con lo registrado en Tarjeta de Kárdex. 5 de 34

16 -Anexo 0. Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse 4 Elaboró El nombre completo, el cargo y la firma autógrafa de Elaboración del Jefe del Almacén Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI), según corresponda. 5 Revisó El nombre completo, el cargo y la firma autógrafa de Revisión del Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios o del Administrador de la Unidad Administrativa Foránea (Delegación / CCDI). 6 Autorizó El nombre completo, el cargo y la firma autógrafa de Autorización del Director de ó del Delegado Estatal o del Director del CCDI. Según sea el caso. 6 de 34

17 CDI- CGAF-58 -Anexo 0. 2 TARJETA DE KÁRDEX ENTIDAD FEDERATIVA ( ) NUMERO DE TARJETA C.C.D.I. ( 2 ) ( 3 ) DESCRIPCIÓN DEL BIEN: ( 4 ) UNIDAD MIN. MAX. LOCALIZACION ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) FECHA DOCUMENTO DE ENTRADA O SALIDA NUMERO DE DOCUMENTO MOVIMIENTOS ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS PRECIO UNITARIO PRECIO MEDIO VALORES DEBE HABER SALDO ( 9 ) ( 0 ) ( ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) REVERSO DE LA TARJETA DE KÁRDEX FECHA DOCUMENTO DE ENTRADA O SALIDA NUMERO DE DOCUMENTO MOVIMIENTOS ENTRADA SALIDA EXISTENCIAS PRECIO UNITARIO PRECIO MEDIO VALORES DEBE HABER SALDO 7 de 34

18 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.2 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Entidad Federativa El nombre de la entidad federativa en donde se encuentra el Almacén que elabora el formato (Ejemplo. Nayarit o Distrito Federal). 2 CCDI La sede en donde se encuentra ubicado el almacén en oficinas foráneas, o el Almacén Central, según sea el caso. 3 Número de Tarjeta En su caso, dependiendo de las dimensiones y/o distribución del almacén, el número asignado a la Tarjeta. 4 Descripción del Bien El nombre del bien detallando en forma completa sus características y especificaciones, según la Nota de Entrada. 5 Unidad La Unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, rollo, caja, etc. 6 Min. La cantidad mínima de unidades que deberán existir en el almacén, para los bienes de stock, en su caso. 7 Max. La cantidad máxima de unidades que deberán de existir en el almacén, para los bienes de stock, en su caso. 8 Localización En su caso, dependiendo de las dimensiones y/o distribución del almacén, el número de pasillo, anaquel o charola donde se ubica el bien de consumo. 9 Fecha Con números arábigos, el día, mes y año en que se efectúa el movimiento (entrada o salida). 0 Documento de Entrada o Salida El nombre del documento que genera el movimiento, pudiendo ser: Nota de Entrada u Orden de Cargo. Número de Documento El número del documento que genera el movimiento Nota de Entrada u Orden de Cargo. 2 Movimientos / Entrada La cantidad de bienes que ingresan al almacén. 3 Movimientos / Salida La cantidad de bienes a los que se les da salida. 4 Movimientos / Existencia La cantidad resultante de sumar o restar al saldo anterior, la cantidad de bienes que ingresan o egresan. 8 de 34

19 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.2 Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse 5 Precio Unitario El costo de cada unidad del bien, de acuerdo a lo especificado en la Nota de Entrada. 6 Precio Medio Es el precio promedio, que se calcula de la siguiente manera: La suma aritmética de las diferentes cantidades que aparecen en la columna de Precio Unitario, dividido entre el número de unidades en existencia. EJEMPLO: %LHQHVWLSR³$ FRQSUHFLRXQLWDULRGHFRPSUDGHHQWRQFHV[ %LHQHVWLSR³$ FRQSUHFLRXQLWDULRGHFRPSUDGHHQWRQFHV[ %LHQHVWLSR³$ FRQSUHFLRXQLWDULRGHFRPSUDGHHQWRQFHV[ 6XPDWRWDO $ dividido entre el número en existencia de productos tipo A, que en este caso es 6. se realiza la división = $75.00 $ ES EL PRECIO MEDIO (ó PROMEDIO) Nota: Sólo se calculará para los bienes de consumo. 7 Valores / Debe El importe de los bienes que ingresan al almacén, siendo el precio de acuerdo a la Nota de Entrada. 8 Valores / Haber El importe de los bienes que egresan del almacén, siendo el precio de acuerdo a la Orden de Cargo. 9 Valores / Saldo El importe que ampare el valor de las existencias en almacén, o sea, el resultado de sumar o restar al saldo anterior las cantidades registradas en el Debe o en el Haber. Nota: Se podría anotar en la parte inferior de la Tarjeta de Kárdex, en caso necesario, la información complementaria que se considere pertinente para facilitar su manejo, como por ejemplo, repetir el nombre del bien. 9 de 34

20 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.3 Parte desprendible Parte que no se requisitará 20 de 34

21 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.3 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Parte No. No se requisita. 2 Localización En su caso, dependiendo de las dimensiones y/o distribución del almacén, el número de pasillo, anaquel o charola donde se ubica el bien de consumo. 3 Descripción El nombre del bien con las características y especificaciones para su identificación, según la Tarjeta de Kárdex. 4 Recuento Físico / Cantidad 5 Recuento Físico / Unidad 6 Recuento Físico / Recontado por. Con números, la cantidad de bienes de consumo y de stock, en su caso, existentes en el almacén durante el recuento físico (segundo conteo). La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, rollo, caja, paquete, etc. Las iniciales del nombre y apellidos de la persona que realizó el recuento (segundo conteo). 7 Observaciones En su caso, algún comentario relevante digno de consignar. 8 Fecha Segundo Conteo Con números arábigos, el día, mes y año en que se efectúe el segundo conteo. 9 Parte No. No se requisita. 0 Localización En su caso, dependiendo de las dimensiones y/o distribución del almacén, el número de pasillo, anaquel o charola donde se ubica el bien de consumo. Descripción El nombre del bien con las características y especificaciones para su identificación, según la Tarjeta de Kárdex. 2 Conteo Físico / Cantidad 3 Conteo físico / Unidad 4 Conteo físico / Recontado por. Con números, la cantidad de bienes de consumo y de stock, en su caso, existentes en el almacén durante el primer conteo físico.. La unidad de medida con que se identifica el bien según su tipo: kilo, litro, metro, frasco, pieza, rollo, caja, etc. Las siglas de la persona que realizó el primer conteo. 2 de 34

22 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.3 Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe Anotarse 5 Observaciones Algún comentario relevante, en su caso. 6 Fecha primer conteo Con números arábigos, el día, mes y año en que se efectúe el Primer Conteo. 7 al 26 No se requisitan. 22 de 34

23 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.4 COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES RELACION DE BIENES DE CONSUMO FALTANTES INVENTARIO FÍSICO AL: () UNIDAD FORÁNEA O CENTRAL:: ( 2 ) No. PROG. DESCRIPCION CANTIDAD COSTO UNITARIO IMPORTE ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) LUGAR Y FECHA: ( 8 ) ELABORÓ: ( 9 ) RESPONSABLE DEL ALMACÉN VISTO BUENO: ( 0 ) JEFE DEL DEPTO. DE ADQUISICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS ó ADMINISTRADOR 23 de 34

24 CDI-CGAF-56-Anexo 0.4 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Inventario físico al El día, mes y año de corte en que se hará el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo. 2 Unidad Foránea o central El nombre de la unidad administrativa foránea (Delegación / CCDI) ó de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para el caso del Almacén Proveeduría. 3 No. Prog. El número progresivo del bien de consumo faltante en forma ascendente. 4 Descripción El nombre del bien de consumo con sus características específicas para su identificación. 5 Cantidad El número de bienes faltantes expresado en la unidad de medida propia del tipo de bien. 6 Costo unitario Con números, en pesos y centavos, el precio unitario de adquisición del bien de consumo faltante. 7 Importe Con números, en pesos y centavos, el resultado de multiplicar la cantidad de bienes de consumo faltantes por el costo unitario. 8 Lugar y fecha: Los nombres de la localidad, municipio y entidad federativa y el día, mes y año en que se elabora esta Relación. 9 Elaboró: El nombre completo y firma autógrafa del Responsable del Almacén, de la Unidad Administrativa donde se reporta el faltante. 0 Visto Bueno: El nombre completo y firma autógrafa del Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios ó Administrador, según sea el caso. 24 de 34

25 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.5 COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES RELACION DE BIENES DE CONSUMO SOBRANTES INVENTARIO FÍSICO AL: () UNIDAD FORÁNEA O CENTRAL:: ( 2 ) No. PROG. DESCRIPCION CANTIDAD COSTO UNITARIO IMPORTE ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) LUGAR Y FECHA: ( 8 ) ELABORÓ: ( 9 ) RESPONSABLE DEL ALMACÉN VISTO BUENO: ( 0 ) JEFE DEL DEPTO. DE ADQUISICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS ó ADMINISTRADOR 25 de 34

26 CDI-CGAF-56-Anexo 0.5 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Inventario físico al El día, mes y año de corte en que se hará el levantamiento del inventario físico de bienes de consumo. 2 Unidad Foránea o central El nombre de la unidad administrativa foránea (Delegación / CCDI) ó de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para el caso del Almacén Proveeduría. 3 No. Prog. El número progresivo del bien de consumo sobrante en forma ascendente. 4 Descripción El nombre del bien de consumo con sus características específicas para su identificación. 5 Cantidad El número de bienes sobrantes expresado en la unidad de medida propia del tipo de bien. 6 Costo unitario Con números, en pesos y centavos, el precio unitario de adquisición del bien de consumo sobrante. 7 Importe Con números, en pesos y centavos, el resultado de multiplicar la cantidad de bienes de consumo sobrantes por el costo unitario. 8 Lugar y fecha: Los nombres de la localidad, municipio y entidad federativa y el día, mes y año en que se elabora esta Relación. 9 Elaboró: El nombre completo y firma autógrafa del Responsable del Almacén, de la Unidad Administrativa donde se reporta el faltante. 0 Visto Bueno: El nombre completo y firma autógrafa del Jefe de Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios ó Administrador, según sea el caso. 26 de 34

27 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.6 NOTA DE ENTRADA N FOLIO DIA MES AÑO () (2) PEDIDO (0) NOMBRE: (3) CLAVE: (4) NOMBRE: (5) CLAVE: (6) REMISION () SOLICITANTE: (7) FACTURA (2) PROVEEDOR: (8) REGISTRO: (9) ORDEN DE CARGO (3) NO. PROG. CLAVE CANTIDAD UNIDAD D E S C R I P C I O N PRECIO UNITARIO IMPORTE PROYECTO C L A V E PARTIDA (4) (5) (6) (7) (8) (9) (20) (2) (22) ELABORO: (23) RESPONSABLE DEL ALMACÉN AUTORIZO: (24) JEFE DEL DEPTO. DE ADQUISICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS ó ADMINISTRADOR 27 de 34

28 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.6 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Folio El número de folio progresivo que le corresponde a la Nota de Entrada, asignado en el momento de su elaboración. 2 Día, Mes, Año Con números arábigos, el día, mes y año en que se elabora la Nota de Entrada. 3 Nombre El nombre de la entidad federativa en donde se encuentra el Almacén que elabora la Nota de Entrada (Ejemplo. Nayarit o Distrito Federal). 4 Clave La clave de la entidad federativa (Ejemplo: D.F. clave 09, Nayarit clave 8). 5 Nombre La sede en donde se encuentra ubicado el almacén en oficinas foráneas (Delegación o CCDI), o el Almacén Central, según sea el caso. 6 Clave El número de la clave del Área o Almacén (Ejemplo: Of. Grales. clave 37). 7 Solicitante El nombre de la unidad o área solicitante adonde se asignarán los bienes. 8 Proveedor / Registro En su caso, el número de registro según el Catálogo de Proveedores del Gobierno Federal. 9 Proveedor / Nombre El nombre completo o razón social del proveedor anotado en el Pedido o Contrato. 0 Pedido El número del Pedido, Requisición o Contrato con el cual se hizo la compra. Remisión El número de la Remisión con la que se hizo la compra, en su caso. 2 Factura El número de la Factura con la cual entrega los bienes el Proveedor. 3 Orden de Cargo El número de la Orden de Cargo con la cual se reciben los bienes de los Almacenes de las diferentes unidades administrativas de la CDI. 4 No. Prog. El número progresivo del renglón o de Partida por cada uno de los bienes relacionados. 28 de 34

29 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.6 Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice Debe anotarse 5 Clave En caso de bienes de activo fijo, la clave de cuenta contable que corresponda. En caso de bienes de consumo, no aplica. 6 Cantidad La cantidad de cada uno de los bienes que se reciben en el almacén. 7 Unidad La unidad de medida con que se identifica al bien según su tipo: litro, kilo, metro, caja, pieza, ciento, paquete, etc. 8 Descripción El nombre del bien de Consumo detallando las características y especificaciones que permitan su identificación correcta. 9 Precio Unitario Con números, en pesos y centavos, el costo de cada bien de consumo o precio unitario, considerando los descuentos y el impuesto al valor agregado, correspondientes. 20 Importe El resultado de multiplicar la Cantidad (columna 6) por el Precio Unitario (columna 9). Debajo del último de ellos se deberán totalizar los importes de los bienes a los que se les da entrada. 2 Clave / Proyecto La clave del proyecto para el que se destinarán los bienes conforme lo indica el Pedido, Requisición o Contrato. 22 Clave / Partida El número de la partida presupuestal según lo marque el Pedido, Requisición o Contrato. 23 Elaboró El nombre completo y firma autógrafa del Responsable del Almacén o de la persona que elabora el documento. 24 Autorizó: El nombre completo y firma autógrafa del Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios o, en su caso, del Administrador de la unidad administrativa foránea. 29 de 34

30 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.7 COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES AJUSTES PREVIOS A LA CONCILIACIÓN FECHA: ( ) NÚMERO: ( 2 ) DOCUMENTO QUE SE CORRIGE: ( 3 ) NO. PROG. PRECIO UNITARIO DICE: IMPORTE TOTAL NO. PROG. DEBE DECIR: PRECIO UNITARIO IMPORTE TOTAL OBSERVACIONES ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9) ( 0 ) ( ) ( 2 ) E L A B O R Ó: ( 3 ) RESPONSABLE DEL ALMACÉN 30 de 34

31 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.7 Instructivo de llenado Núm. Dice Debe anotarse Fecha El día, mes y año en que se elabora el ajuste o corrección. 2 Número Consecutivo anual de correcciones, lo asigna el Responsable del Almacén. 3 Documento que se corrige El tipo de documento donde se encontró la inconsistencia o error, ya sea Nota de entrada u Orden de cargo. 4 Dice / No. prog. El número del renglón de la Nota de entrada u Orden de cargo donde se detectó la inconsistencia o error. 5 Dice / Precio unitario Con números, en pesos y centavos, el importe unitario del tipo de bien de consumo referido en el renglón identificado. 6 Dice / Importe Con números, en pesos y centavos, el importe total del (los) bien(es) del renglón identificado. 7 Dice / Total En pesos y centavos, el importe total que aparece al final del documento que se corrige (Nota de entrada u Orden de cargo). 8 Debe Decir / No. prog. 9 Debe Decir / Precio unitario El número progresivo del renglón de la Nota de entrada u Orden de cargo donde se detectó la inconsistencia o error. En su caso, en pesos y centavos, el importe unitario corregido del tipo de bien de consumo referido en el renglón identificado. 0 Debe Decir / Importe En su caso, en pesos y centavos, el importe total corregido del (los) bien(es) del renglón identificado. Debe decir / Total En pesos y centavos, el importe total corregido que aparece al final del documento de referencia (Nota de entrada u Orden de cargo). 2 Observaciones Los comentarios o notas aclaratorias acerca de la corrección o ajuste. 3 Elaboró Nombre y firma del Responsable del Almacén Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI). 3 de 34

32 CDI- CGAF-58 - Anexo 0.8 COMISIÓN NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE LOS PUEBLOS INDÍGENAS COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCION DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES CONCILIACIÓN DE SALDOS FISICO CONTABLES AL ( ) CUENTA DESCRIPCIÓN / MOVIMIENTO SALDO CONTABLE AL CORTE ( 2 ) SALDO FISICO AL CORTE ( 3 ) VARIACION ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) TOTAL ( 9 ) ( 0 ) ( ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) RESPONSABLE DEL REGISTRO CONTABLE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS (aplica solo nivel central) DIRECTOR DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTO (aplica solo nivel central) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) RESPONSABLE DEL ALMACÉN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES, ALMACENES E INVENTARIOS (aplica solo nivel central) DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES (aplica solo nivel central) 32 de 34

33 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.8 Instructivo de llenado Núm. Dice Conciliación de Saldos Físico- Contables al Debe anotarse La fecha de corte del Inventario del Almacén. 2 Saldo Contable al El día, mes y año, del corte del Saldo Contable registrado en Estados Financieros. 3 Saldo Físico al El día, mes y año, del corte del Saldo Físico registrado en el Inventario Físico. 4 Cuenta Con números, la clave de la cuenta contable del rubro de bienes de consumo (060). 5 Descripción / Movimiento El nombre de la Cuenta Contable, o en su caso, el detalle del movimiento que se realiza mediante Nota de cargo o Nota de entrada para actualizar las cifras presentadas. 6 Saldo Contable Con números, en pesos y centavos, el monto del Saldo Contable registrado en los Estados Financieros de cada Cuenta. 7 Saldo Físico Con números, en pesos y centavos, el monto del Saldo Físico, resultante del Inventario Físico de bienes de consumo. 8 Variación Con números, en pesos y centavos, la diferencia histórica de restar al Saldo Físico el Saldo Contable de cada Cuenta Contable. Esta cifra debería ser mínima o nula, debido a las reclasificaciones y registro derivados de los ajustes previos presentados en el Anexo núm Total / Saldo Contable Con números, en pesos y centavos, la sumatoria de los Saldos Contables de cada Cuenta (tercera columna). 0 Total / Saldo Físico Con números, en pesos y centavos, la sumatoria de los Saldos Físicos de cada Cuenta (cuarta columna). Total / Variación Con números, en pesos y centavos, la sumatoria de las Variaciones (quinta columna). 2 Responsable del Registro Contable 3 Jefe del Departamento de Pagos El nombre completo y la firma autógrafa del Responsable del Registro Contable del Departamento de Pagos o, en su caso, el Administrador. El nombre completo y la firma autógrafa del Jefe del Departamento de Pagos. Aplicable sólo a Nivel Central. 33 de 34

34 CDI- CGAF-58 -Anexo 0.8 Instructivo de llenado (sigue) Núm. Dice 4 Director de Programación y Presupuesto 5 Responsable del Almacén 6 Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios 7 Director de Recursos Materiales y Servicios Generales Debe anotarse El nombre completo y la firma autógrafa del Director de Programación y Presupuesto. Aplicable sólo a Nivel Central. El nombre completo y la firma autógrafa del Jefe del Almacén Proveeduría o Foráneo (Delegación / CCDI), según corresponda. El nombre completo y la firma autógrafa del Jefe del Departamento de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. Aplicable sólo a Nivel Central. El nombre completo y la firma autógrafa del Director de Recursos Materiales y Servicios Generales. Aplicable sólo a Nivel Central. 34 de 34

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