PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES INSERVIBLES Y OBSOLETOS DEL PROCESO ADMINISTRACION DE BIENES MUEBLES INMUEBLES Y SEGUROS

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1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los lineamientos y actividades para el reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado de obsolescencia o inservibles, con el fin de darlos de baja, donarlos o destruirlos. La baja se perfecciona con el retiro físico del bien, el descargo de los registros contables del inventario, el cumplimiento de los requisitos establecidos y la normatividad vigente para cada caso, según el acto que le dio origen. El procedimiento se desarrolla en el Nivel Central y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de la. Los clientes internos son todos los funcionarios y contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro y los clientes externos son las aseguradoras, contratistas de proyectos, Organismos de Control, entidades públicas del Estado y las fundaciones sin ánimo de lucro. 1.1 ALCANCE: Inicia: Identificación del bien que se encuentra en desuso, obsolescencia, daño o inservible. Qué hace?: Verificar físicamente los bienes de cómputo, muebles y equipos de oficina, que se encuentran en estado de inservible u obsoletos, a través de los formatos Formato F3 Control de Reintegros y F4 - Concepto Técnico, para los bienes de cómputo. Ubicar, clasificar y organizar los bienes inservibles y obsoletos, confrontando con la base de datos de inventarios y en caso de no encontrarse se deben incluir asignándole a cada uno su respectiva tarjeta Kárdex, con la Orden de Ingreso Almacén, para los Bienes Devolutivos y Consumo Controlado. Elaborar la Orden de ingresos de Reintegro. Elaborar el Acta de Inspección Ocular para los bienes muebles, hacerla firmar por el Jefe Inmediato y dejar registro fotográfico. Ofrecer los equipos de cómputo en cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Ministerio de la Tecnología de la Información y las Comunicaciones MinTIC

2 (Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República. Elaborar Acto administrativo Resolución, Comprobante de egreso acta de entrega de los bienes inservibles y/o obsoletos. Elaborar Acto administrativo Resolución de baja de bienes no utilizados para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades del Estado, solicitando su debida publicación en la página Web de la Entidad. Elaborar comprobante Orden de egreso de reintegros a nombre de la Fundación Sin Ánimo de Lucro correspondiente, dejar registro fotográfico y elaborar Acta de entrega de bienes inservibles y/o obsoletos. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos que debe aportar la entidad beneficiaria. Inspeccionar que la cantidad de bienes inservibles se retiren en su totalidad, de conformidad con lo descrito en la resolución de baja de bienes no utilizados. Verificar el estado de cada uno de los bienes reintegrados que se encuentren técnicamente operando y puedan continuar su prestación de servicio, ubicándolos en un lugar debidamente organizados con el fin de garantizar el buen estado. Elaborar la Orden de Egreso Reintegro, con el fin de ser reasignado para quedar bajo la responsabilidad, salvaguarda y custodia de quien lo recibe. Reportar y conciliar mensualmente, el movimiento de los bienes reintegrados al Grupo de Contabilidad. Termina: Con el Acta de entrega formal de la baja de bienes dados en título gratuito o donación, por su estado de obsolescencia, dañado o Inservibles.

3 1.2 DIAGRAMA DE FLUJO: ENTRADA PROCESO SALIDA A Inicio Identificar los bienes inservibles por dependencia y funcionario Diligenciamiento Formato F3 Control de Reintegro. Elaborar el Formato de F4 Concepto Técnico (Bienes de Cómputo) Elaborar Acta de Inspección Ocular. Para Bienes Muebles. Confrontar y Verificar que los bienes se encuentran en la base de datos. Almacenamiento de los bienes en bodega. No conformidad detectada Incluir el Bien en la base de datos Orden Ingreso Reintegro. Actualizar base de datos Identificar, valorizar los bienes inservibles. Elaborar Tarjeta Kárdex a cada Bien Inservible Formato F6 Control de Bienes Inservibles Selección bienes cómputo para donación a Programa para Educar o Donación a título gratuito Elaboración de las Resoluciones para la Donación según el caso. Publicación Resolución página Web de la Entidad. Elaborar Resolución. 30 días de publicación página Web, no se presenta oferente se hace invitación a una Fundación de Animo de Lucro. Elaborar Orden de Egreso Reintegro. Se descarga Base de Datos, desanota contablemente Elabora Acta de entrega de Bienes Inservibles y/o Obsoletos. Anexa documentación soporte Elaborar Acta de Destrucción de Inservibles cuando nadie la acepte los bienes. Acciones Correctivas Fin

4 2. RESPONSABLES: Responsable Estratégico: Coordinador Grupo Administración de Bienes Muebles Inmuebles y Seguros. Realizar y coordinar el proceso de Reintegro y baja de bienes inservibles. Administrar y Controlar los bienes inservibles hasta la donación y entrega de los mismos. Elaborar los actos administrativos correspondientes a las actividades que se deben desarrollar para el manejo y control de los bienes inservibles hasta la donación y entrega de los mismos. Rendir informe ejecutivo del proceso de baja de bienes inservibles al Superintendente. Responsable Operativo: Funcionario encargado o delegado. Elaborar y estandarizar los respectivos formatos para el registro y control de los bienes que se encuentran en desuso por su estado de obsolescencia, daño o inservible. Depurar y actualizar las bases de datos y dar de baja a los bienes inservibles, obsoletos de la entidad. Reportar y conciliar mensualmente, el movimiento de los bienes reintegrados al Grupo de Contabilidad. Generar informe de las diferencias encontradas en la depuración de la propiedad planta y equipo, con el fin de realizar las investigaciones respectivas, estableciendo las correcciones pertinentes. Generar informe definitivo de los bienes inservibles y obsoletos de la entidad, con el fin de donarlos o destruirlos según sea el caso.

5 3. DEFINICIONES BIENES INSERVIBLES, OBSOLETOS O NO REQUERIDOS: Son aquellos bienes que por su estado de obsolescencia o inservibles, no son útiles al funcionario o dependencia y son susceptibles de donación o remate, además su reparación es más costosa que adquirirlos nuevos. Una vez identificados y clasificados este tipo de bienes, se deberán dar de baja de la base de datos de inventarios. Su registro contable debe permanecer hasta que se adelanten las gestiones de donación o remate. REINTEGRO DE BIENES: Es la devolución de bienes devolutivos y de consumo controlado al Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros, que se encuentran a cargo de los funcionarios y contratistas de la Superintendencia de Notariado y Registro, que ya no son necesarios para el ejercicio de las funciones o no cumplen con el objetivo para los cuales fueron destinados, bien sea porque se encuentran en mal estado, obsolescencia, daño o supresión; optando la administración por su reparación, redistribución o baja. BAJA DE BIENES: Acto administrativo que refleja los bienes susceptibles de donación y destrucción, identificando la descripción de los bienes, el cual sirve como soporte contable para su retiro, y debe ser firmado por el Representante Legal o el Ordenador del Gasto. BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES: Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Representante Legal o el Ordenador del Gasto, para darlos de baja. INSERVIBLES POR DAÑO TOTAL O PARCIAL: En este grupo se consideran aquellos bienes que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad INSERVIBLES POR DETERIORO HISTÓRICO: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.

6 3.4. PHVA: Planear: Con la identificación de los recursos humanos, logísticos financieros y tecnológicos, para mantener actualizada la información de la Propiedad Planta y Equipo de la Entidad, de manera veraz, confiable, eficiente, eficaz y oportuna. Hacer: Verificar físicamente los bienes de cómputo, muebles y equipos de oficina, que se encuentran en estado de inservible u obsoletos, a través de los formatos Formato F3 Control de Reintegros y F4 - Concepto Técnico, para los bienes de cómputo. Ubicar, clasificar y organizar los bienes inservibles y obsoletos, confrontando con la base de datos de inventarios y en caso de no encontrarse se deben incluir asignándole a cada uno su respectiva tarjeta Kárdex, con la Orden de Ingreso Almacén, para los Bienes Devolutivos y Consumo Controlado. Elaborar la Orden de ingresos de Reintegro. Elaborar el Acta de Inspección Ocular para los bienes muebles, hacerla firmar por el Jefe Inmediato y dejar registro fotográfico. Ofrecer los equipos de cómputo en cumplimiento a los lineamientos establecidos por el Ministerio de la Tecnología de la Información y las Comunicaciones MinTIC (Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República. Elaborar Acto administrativo Resolución, Comprobante de egreso acta de entrega de los bienes inservibles y/o obsoletos. Elaborar Acto administrativo Resolución de baja de bienes no utilizados para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades del Estado, solicitando su debida publicación en la página Web de la Entidad. Elaborar comprobante Orden de egreso de reintegros a nombre de la Fundación Sin Ánimo de Lucro correspondiente, dejar registro fotográfico y elaborar Acta de entrega de bienes inservibles y/o obsoletos. Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos que debe aportar la entidad beneficiaria. Inspeccionar que la cantidad de bienes inservibles se retiren en su totalidad, de conformidad con lo descrito en la resolución de baja de bienes no utilizados.

7 Verificar el estado de cada uno de los bienes reintegrados que se encuentren técnicamente operando y puedan continuar su prestación de servicio, ubicándolos en un lugar debidamente organizados con el fin de garantizar el buen estado. Elaborar la Orden de Egreso Reintegro, con el fin de ser reasignado para quedar bajo la responsabilidad, salvaguarda y custodia de quien lo recibe. Reportar y conciliar mensualmente, el movimiento de los bienes reintegrados al Grupo de Contabilidad. Verificar: Que se dé pleno cumplimiento a las directrices impartidas por la, a través del Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros para la gestión de baja de bienes inservibles y obsoletos. Actuar: Establecer las acciones de mejora necesarias para el manejo de la gestión de baja de bienes inservibles y obsoletos, producto de las diferencias e inconsistencias presentadas durante la gestión. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN CÓMO? 1. BAJA DE BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS. Descripción de la actividad: Cada funcionario o contratista debe: 1. Identificar los bienes inservibles (Devolutivos o de Consumo Controlado) inservibles u obsoletos y registrarlos en el Formato F3 Control de Reintegros. 2. Entregue al funcionario de Inventarios el formato F3 y los bienes que relaciono.

8 Funcionario de Inventarios debe: 1. Solicitar a Asistencia Técnica o Mesa de Ayuda el Concepto Técnico para los equipos de equipos de cómputo, fotocopiadoras e impresoras, registrando dicho concepto en el formato F4 - Concepto Técnico. 2. Ubicar, clasificar y organizar los bienes inservibles y obsoletos. 3. Verificar, confrontar que se encuentren en la base de datos de inventarios y en caso de no encontrarse se deben incluir asignándole a cada uno su respectiva tarjeta Kárdex, con la Orden de Ingreso Almacén, para los Bienes Devolutivos y Consumo Controlado. 4. Una vez el bien aparezca en la Base de Datos de Inventarios se elabora la Orden de ingresos de Reintegro. 5. Para los bienes muebles se debe elaborar el Acta de Inspección Ocular y hacerla firmar por el Jefe Inmediato en cumplimiento a la Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 y hacer registro fotográfico. 6. Ofrecer los equipos de cómputo al programa de COMPUTADORES PARA EDUCAR, teniendo en cuenta las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA DONACIÓN DE EQUIPOS, el cual fue modernizado por el Ministerio de la Tecnología de la Información y las Comunicaciones MinTIC (Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República). Link 7. Una vez confirmado el ofrecimiento se elabora el respectivo acto administrativo Resolución, junto con el comprobante de egreso a nombre de Computadores para Educar y acta de entrega de bienes inservibles y/o obsoletos. 8. Para aquellos otros bienes inservibles y obsoletos se elabora la Resolución de baja de bienes no utilizados por

9 la para ofrecerlos a título gratuito a otras Entidades del Estado, la cual debe ser publicada en la página Web de la Entidad, a través de la Oficina de Divulgación. Decreto 1510 de Cumplido el plazo de (30) treinta días y al no presentarse oferente, se ofrecen a una Fundación Sin Ánimo de Lucro. 10. Una vez confirmado el ofrecimiento, se debe elaborar el comprobante: Orden de egreso de reintegros a nombre de la Fundación Sin Ánimo de Lucro correspondiente, hacer registro fotográfico junto con el acta de entrega de bienes inservibles y/o obsoletos. 11. Los requisitos mínimos que debe aportar la entidad beneficiaria, son: Acta de Nombramiento si es una entidad del Estado, carta de aceptación, copia del Rut, copia cámara de comercio, copia del documento de Identidad del Representante Legal y el poder del Representante legal, autorizando la persona que retira los bienes inservibles y obsoletos dados en donación Una vez se verifiquen el cumplimiento de los requisitos exigidos, debe inspeccionar que la cantidad de bienes inservibles se retiren en su totalidad, de conformidad con lo descrito en la resolución de baja de bienes no utilizados. 13 Se debe guardar y archivar toda la documentación soporte para la baja de bienes inservibles, obsoletos y no requeridos por la entidad, de conformidad con lo establecido por la Ley General de archivo Ley 594 de Responsable: Funcionario y Contratista, Funcionario encargado del manejo de Inventarios. Conocimiento: En Administración de inventarios, y manejo contable. Valor agregado: Realizar con eficiencia la identificación de los bienes inservibles, obsoletos y no requeridos por la entidad. Con el fin de mantener depurada la Propiedad Plata y Equipo de la entidad.

10 Normatividad: Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 ; Decreto 1510 de (Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República) y demás Actos Administrativos emitidos por la SNR. Herramientas de control: Orden de Ingreso Almacén. Orden de ingresos de Reintegro; Resolución de baja de bienes, Orden de egreso de reintegros, Acta de entrega de bienes inservibles, Verificación de documentación de la entidad beneficiaria. Frecuencia: Anual. Tecnología (M. A. S): Manual. 2. REINTEGRO DE BIENES QUE SE ENCUENTRAN EN BUEN ESTADO. Descripción de la actividad: Funcionario de Inventarios debe: 1. Con base en el registro de reintegro de bienes, Formato F3, verificar el estado de cada uno, siempre y cuando se encuentren técnicamente operando y puedan continuar prestando un servicio, se deben dejar en stock y ubicarlos en un lugar debidamente organizados con el fin de garantizar el buen estado. 2. En caso de que se requieran en las dependencias del Nivel Central u Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, se debe elaborar la Orden de Egreso Reintegro, con el fin de ser reasignado para quedar bajo la responsabilidad, salvaguarda y custodia de quien lo recibe. 3. Reportar y conciliar mensualmente, el movimiento de los bienes reintegrados al Grupo de Contabilidad. 4. Para el caso de las Oficinas de Registro Seccionales deben presentar mensualmente, el movimiento de bienes reintegrados a la Oficina Principal y esta a su vez debe reportar y conciliar mensualmente, dicho movimiento al Grupo de Contabilidad.

11 5. Se debe guardar y archivar toda la documentación soporte de reintegros, de conformidad con lo establecido por la Ley General de archivo Ley 594 de Responsable: Funcionario encargado del manejo de Inventarios. Conocimiento: En Administración de inventarios, y manejo contable. Valor agregado: Realizar con eficiencia la identificación de los bienes reintegrados en buen estado. Con el fin de facilitar de manera oportuna su traslado y control de los bienes reintegrados. Normatividad: Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 ; Decreto 1510 de y demás Actos Administrativos emitidos por la SNR. Herramientas de control: Formato F3 Reintegro de Bienes, Orden de Egreso Reintegros, Movimiento mensual. Frecuencia: Mensual Tecnología (M. A. S): Manual. Descripción de actividad: 3. SEGUIMIENTO Y CONTROL PAR MANTENER ACTUALIZADA LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LA SNR. Funcionarios del Grupo Administración de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros. 1. Se realiza seguimiento y control físicamente, por parte del Grupo de Administración de Bienes Muebles Inmuebles y Seguros en cada una de las dependencias de la SNR. Con el fin de mantener toda la información de la Propiedad Planta y Equipo de la Entidad, actualizada de manera veraz, confiable, eficiente, eficaz y oportuna. 2. Realizar acompañamiento, seguimiento y control a la gestión de Baja de Bienes Inservibles, obsoletos y no requeridos por la entidad a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del País. Con el fin de mantener toda la información de la Propiedad Planta y Equipo de

12 la Entidad, actualizada de manera veraz, confiable, eficiente, eficaz y oportuna. Responsable: Funcionarios y/o contratistas del Grupo de Administración de Bienes Muebles Inmuebles y Seguros. Conocimiento: En Administración de inventarios, Contaduría, Excel, tablas Dinámicas. Valor agregado: Garantizar eficientemente, el control y realidad de la Propiedad Planta y Equipo de la SNR. Normatividad: Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 ; Decreto 1510 de 2013, y demás Actos Administrativos emitidos por la SNR. Herramientas de control: Formatos estandarizados del procedimiento. Frecuencia: Diaria Tecnología (M. A. S) Manual 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Decreto 1510 de Resolución 8631 del 17 de septiembre de 2012 Circular 1035 del 4 de diciembre Circular 496 del 17 de julio de 2012 Circular 677 del 9 de diciembre de 2011 Memorando 127 del 29 de julio de 2011 Circular 244 de 3 de diciembre de Circular de noviembre de 2009 Memorando Internos 132 de 15 de julio de 2009 Resolución 7596 del 28 de diciembre de 2005 Ley 734 de 2002 de febrero 5 de 2002 (Código Único disciplinario) Decreto 2324 de 2000 Presidencia de la República El Plan General de la Contabilidad Pública. Ley 594 de 2000.

13 6. NOTAS DE CAMBIO. N/A. VERSION FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO 7. ANEXOS: FORMATOS: CODIGO: -FR-01 -FR-02 -FR-03 -FR-04 -FR-05 -FR-06 -FR-07 GL-ABMIS-PR-01-FR-03 GL-ABMIS-PR-01-FR-04 NOMBRE: ORDEN DE INGRESO DE REINTEGRO ACTA DE INSPECCION OCULAR OFRECIMIENTO DE BIENES A ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO RESOLUCION BAJA DE BIENES NO UTILIZADOS ORDEN DE EGRESO DE REINTEGRO ACTA DE ENTREGA DE BIENES INSERVIBLES Y/O OBSOLETOS ACTA DE DESTRUCCION DE INSERVIBLES Control de Reintegros Concepto Técnico Elaboró: Julio Cesar Pedraza Camacho Martha Isabel Navarrete Jején Grupo Administración de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros. Revisó: Daniel Alberto Castillo Roa Coordinador Grupo Administración de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros. Heyner Carrillo Romero Grupo MECI - Calidad Aprobó: Liliana Fernández Muñoz Directora Administrativa. Juan Carlos Torres Rodríguez Coordinador Grupo MECI CALIDAD Fecha: Agosto 13 de 2014 Fecha: Septiembre 11 de 2014 Fecha: Noviembre 12 de 2014.

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