PROCEDIMIENTO. BAJA DE ACTIVOS FIJOS PÁGINA 1 de 7

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1 BAJA DE PÁGINA 1 de 7 1. OBJETIVO Garantizar el correcto manejo y control de los activos fijos que requieran iniciar proceso de baja según las especificaciones técnicas o por algún siniestro. 2. ALCANCE El siguiente procedimiento esta diseñado para dar cumplimiento en todas las áreas y para todos los activos de la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José. 3. RESPONSABLE Técnico de Activos Fijos Contabilidad Junta Directiva Dirección General Subdirección Financiera y administrativa Auditoría interna Revisoría fiscal Personal adicional cuando se requiera 4. DEFINICIONES ACTIVO FIJO: Elemento tangible que se deprecia. UNIDAD FUNCIONAL: Cada uno de los servicios que realiza los diferentes procesos para el desarrollo normal de las actividades. BAJA: activo que debe ser retirado de su servicio por daño total o parcial, pérdida, deterioro, obsolescencia o terminación de su vida útil. 5. CONDERACIONES GENERALES Recepción Activos para dar de baja: El responsable del área notifica por medio de oficio o correo electrónico a Mantenimiento y/o Sistemas, quienes realizarán la respectiva verificación y solicitud de concepto técnico. Si se requiere traslado ó salida del activo fijo, la dependencia solicitante debe informar a activos fijos para que diligencie formato único en original y copia y proceda con el traslado o salida del activo. Verificación: Mantenimiento y/o Sistemas verifican y clasifican los activos fijos e inician el proceso de exclusión o concepto técnico. Concepto técnico: Debe establecer si el activo que se va a dar de baja es por inservible, obsoleto, deterioro, desuso, manipulación indebida o no utilizable; esto lo debe definir el personal técnico que se tenga contratado para tal fin ó el contratista designado por el Hospital. TECNICO DE

2 BAJA DE PÁGINA 2 de 7 Conceptos técnicos de baja equipos biomédicos los realizará el Ingeniero Biomédico de acuerdo a lo siguiente: o Falta de consecución de partes o accesorios en el mercado. Se considera esta por equipos obsoletos o que salieron del mercado. o Reparación por encima del 70 % del equipo nuevo. o Cuando el equipo presenta problemas de calibración no ajustables. o Equipo obsoleto, son activos que a pesar de que se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. o Cuando el ingeniero biomédico identifique que el equipo afecte la seguridad de la atención en salud al paciente y dará el concepto para la solicitud de baja de este equipo. o Por daño total o parcial; se consideran aquellos activos que ante su daño o destrucción parcial o total, su reparación o reconstrucción resulta onerosa para la entidad. o Por deterioro histórico; aquellos activos fijos que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad. Revisión: El técnico de Activos fijos verifica el traslado del activo al área que está solicitando la baja de este elemento y si es necesario retirarlo del servicio se almacenará en la bodega desinada para almacenar los activos dados de baja. Acta de baja: Se inicia la elaboración de acta baja de activos fijos en donde conste: centro de costos, responsable, clase de activo fijo, características del Equipo, Motivo de la baja, Concepto Técnico (si lo requiere), destino del equipo y firma de acuerdo a lo siguiente: o Sí es equipo biomédico será firmado por el ingeniero Biomédico. o Si es instrumental será firmado por el coordinador de la central de esterilización. o Sí es equipo industrial o muebles y enseres será firmado por el coordinador de mantenimiento. o Sí es equipo de cómputo, redes y comunicaciones será firmado por el coordinador de Sistemas. Verificación Contable: Contabilidad verifica el valor histórico neto (adiciones, ajustes, depreciación o en su defecto aquel que resulte a partir del avalúo técnico), el cual estará relacionado en el cuerpo del acta y debe ser firmado por Coordinadora o analista de contabilidad. Verificación de Información e Inspección Física: El Técnico de Activos Fijos consolidará toda la información, clasificará los activos de baja para la inspección física y presentará el Acta baja de activos fijos, formato de solicitud del servicio que solicita su baja, concepto técnico, demás soportes. TECNICO DE

3 BAJA DE PÁGINA 3 de 7 Para la verificación de la información y la inspección física de los Activos a dar de baja se contará con la participación del delegado de Auditoría Interna, analista de contabilidad y técnico activos fijos. Aprobación del acta: Luego se procederá al proceso de baja, firma de quienes autorizaran el acta de baja y el destino final de los activos previa revisión de los documentos. El acta de baja de activos se autoriza por parte de la Junta Directiva. Registro Contable: Con copia del acta de baja de activos y concepto técnico se identifica en el sistema de información como activo dado de baja. Traslado del Activo: Una vez realizado autorización de acta de baja de activos fijos se almacenara en la Bodega desinada para almacenar los activos dados de baja. Revisión. Posteriormente el Técnico de Activos Fijos entregara el acta de baja a Auditoría Interna Revisoría Fiscal para su respectiva verificación. Archivo: Se archiva el acta de baja con sus soportes en la carpeta de actas de baja que reposa en el Departamento de Contabilidad. La única dependencia autorizada en la Fundación Hospital Infantil Universitario de San José para dar de bajas los activos fijos es la Junta Directiva. Esta acta debe ser soporte para quienes soliciten activos fijos en caso de su reemplazo. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato Acta de Baja de Activos Fijos (SDF-ACF-FM-1) Concepto Técnico (si lo requiere) Verificación Contable. 7. CONTENIDO QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO RECEPCIÓN ACTIVOS PARA DAR DE BAJA STEMAS El responsable del área notifique por medio de oficio o correo el activo que se va a dar de baja. Se informará a técnico de activos fijos para diligenciar formato de traslado de activos del área de mantenimiento o sistemas. Para solicitar concepto técnico y definir conducta. Se entrega el equipo a mantenimiento y/o sistemas para su verificación. TECNICO DE

4 BAJA DE PÁGINA 4 de 7 QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO VERIFICACION CONCEPTO TÉCNICO REVIÓN ACTA DE BAJA VERIFICACIÓN CONTABLE STEMAS CONTRATISTA TÉCNICO DE TÉCNICO DE INGENIERO BIOMEDICO COORDINADORA DE INSTRUMENTACIÓN STEMAS En la entrega o solicitud de revisión del activo fijo. Iniciar proceso de Exclusion concepto técnico. y Mantenimiento, Sistemas y/o contratista verifican que activo debe darse de baja. Verificados los activos que por sus Se entregan los activos Solicitar al técnico características se fijos a la empresa de activos fijos la requiere concepto encargada de emitir baja de los activos. técnico para establecer concepto técnico. el motivo de la baja. Para revisar que los activos a dar de baja estén debidamente clasificados, coincidan con el Una vez verificado el Verificando que los concepto técnico, activo fijo por parte de activos a dar de baja tengan todos los Mantenimiento, estén relacionados en los soportes y Sistemas y/o contratista documentos soportes y su determinar el retiro y emitido concepto correspondiente del servicio para técnico si se requiere. inspección física. traslado a bodega desinada para almacenar los activos dados de baja. Se adjuntan los soportes y se relaciona en el acta (SDF-FAC-FM-1) centro Revisados los de costos, responsable, Iniciar elaboración documentos soportes y clase de activo fijo, de acta baja de realizada la inspección características del Equipo, activos fijos. física. Motivo de la baja, Concepto Técnico (si lo requiere), destino del equipo y firma Se entrega a contabilidad formato acta de baja con sus soportes y firmas. Para verificar el costo del activo fijo y adjuntar soportes. Contabilidad verifica el valor histórico neto (adiciones, ajustes, depreciación o en su defecto aquel que resulte a partir del avalúo técnico, anexa este reporte en el cuerpo del acta y firma. TECNICO DE

5 BAJA DE PÁGINA 5 de 7 QUÉ QUIÉN CUÁNDO PARA QUÉ CÓMO VERIFICACIÓN INFORMACIÓN E INSPECCIÓN FICA ACTA DE BAJA REGISTRO CONTABLE TRASLADO DEL ACTIVO DADO DE BAJA REVISADO INTERNA Y REVISORIA FISCAL ARCHIVO TÉCNICO DE ACTIVOS INTERNA JUNTA DIRECTIVA INTERNA REVISORIA FISCAL TÈCNICO DE El Técnico de Activos Fijos consolidará toda la Para realizar la información, clasificará verificación e los activos de baja para inspección fisica de la inspección física y los activos a dar de presentará el Acta baja baja. de activos fijos con sus soportes. El Acta de Baja de Activos Firmas debe estar firmada por las personas relacionadas en el punto e, f y g con los soportes adjuntos. Con el Acta de Baja de Activos Fijos aprobada con sus soportes. Una vez realizado autorización de acta de baja de activos fijos Se tenga el acta debidamente diligenciada fimada y aprobada. Cuàndo se haya elaborado y firmado el acta de baja de activos. Autorizar la baja del activo Realizar el registro de baja de activos fijos en el sistema. Para realizar traslado del activo fijo dado de baja. Firma y revisión de esta. Para tener un registro completo y confiable del activo. El analista de contabilidad, técnico de activos fijos y delegado de Auditoria Interna, verifican Acta de baja de Activos Fijos, con sus correspondientes soportes y firman la correspondiente acta. Firmará la Junta Directiva quien debe autorizar la baja de activos. Se ingresa al módulo de Activos Fijos y se identifican los activos a dar de baja. El técnico de Activos Fijos almacenara en la Bodega desinada para almacenar los activos dados de baja. El tecnico de activos fijos entregará el acta de baja de activos a Auditoria Interna y Revisoria Fiscal, para su respectiva verificacion y firma de esta. Con copia del acta de baja de activos, concepto técnico, se identifica en el sistema de información como activos dados de baja. Y se guarda el acta de baja en la carpeta de actas. TECNICO DE

6 BAJA DE PÁGINA 6 de 7 8. FLUJOGRAMA INICIO, STEMAS Recepción de activos a dar de baja STEMAS Verificación, STEMAS Recuperan Activo Fijo TEC, ACTIVOS FIJOS Revisión TECNICO DE, INGENIERO BIOMEDICO, COORDINADORA DE INSTRUMENTACIÓN STEMAS,, Firman Acta de entrega y concepto de Activos Fijos Verificación Contable INTERNA Verificación e Inspección Física INTERNA Devuelve los documentos si se encuentran incompletos, o presentan inconsistencias. A 1 TECNICO DE

7 BAJA DE PÁGINA 7 de 7 A JUNTA DIRECTIVA Aprobación Acta Devuelve los documentos si se encuentran incompletos, o presentan inconsistencias. Registro Contable Traslado del Activo INTERNA REVISORIA FISCAL Revisado Archivo 1 FIN TECNICO DE