Departamento Administrativo Nacional de Estadística Dirección de Metodología y Producción Estadística DIMPE

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1 Departamento Administrativo Nacional de Estadística Dirección de Metodología y Producción Estadística DIMPE Levantamiento de Procesos Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción - ELIC Junio 2005

2 ELABORÓ: GESTIÓN DE CALIDAD LEVANTAMIENTO DE PROCESOS REVISÓ: SECRETARIO TÉCNICO ELIC PÁGINA : 2 APROBÓ: DIRECTOR DIMPE TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 4 1. OBJETIVOS 5 2. ALCANCE DEL DOCUMENTO 6 3. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DIAGRAMA JERÁRQUICO FUNCIONAL DIAGRAMA DE CONTEXTO DIAGRAMA DE NIVEL CERO DIAGRAMA DE NIVEL UNO Diagrama de Nivel Uno - Planear y Coordinar Actividades Diagrama de Nivel Uno - Recolectar Información Diagrama de Nivel Uno - Criticar Codificar y Capturar Información Diagrama de Nivel Uno Procesar Información Diagrama de Nivel uno Analizar Información y Preparar Resultados BIBLIOGRAFÍA 20

3 PÁGINA : 3 TABLA DE CUADROS E ILUSTRACIONES Grafico # 1 Diagrama Jerárquico Funcional 12 Grafico # 2 Diagrama De Contexto 13 Grafico # 3 Diagrama De Nivel Cero 14 Grafico # 4 Diagrama De Nivel Uno. 1. Planear Y Coordinar Actividades Dane Central Direcciones Territoriales 15 Grafico # 5 Diagrama De Nivel Uno. 2. Recolectar Información Direcciones Territoriales 16 Grafico # 6 Diagrama De Nivel Uno. 3. Criticar Codificar Y Capturar Información Direcciones Territoriales 17 Grafico # 7 Diagrama De Nivel Uno. 4. Procesar Información Dane Central 18 Grafico # 8 Diagrama De Nivel Uno. 5. Analizar Información Y Preparar Resultados Dane Central 18

4 PÁGINA : 4 INTRODUCCIÓN Las licencias de construcción son un instrumento de control administrativo público, cuyo propósito fundamental es el de planificar coordinadamente el crecimiento de las ciudades, así como velar por el mantenimiento de las normas adoptadas en la estructura de la construcción. De acuerdo con las normas administrativas vigentes, toda persona que construya, debe hacerlo previa autorización otorgada por la curaduría urbana, oficina de planeación o secretaria de obras públicas. Es por ello que el DANE en su esfuerzo por medir y divulgar el comportamiento de la actividad edificadora en el país, toma como fuente de información las curadurías urbanas y las oficinas de plantación, para obtener información sobre el área aprobada y el número de licencias aprobados mensualmente. Este documento pretende hacer una descripción detallada de todos los procesos que intervienen en la investigación; de ahí la necesidad de estandarizarlos, para evitar la realización de actividades que puedan afectar la calidad de la información. El documento incluye diagramas como el Jerárquico Funcional, en cuya elaboración intervienen los equipos que participan en los procesos de la investigación; el Diagrama de Contexto, donde se da a conocer el flujo de información entre fuentes, que son las entradas, y clientes, que son las salidas; finalmente, los Diagramas de Nivel Cero (0) y Uno (1), muestran en detalle los procesos y subprocesos de la investigación.

5 PÁGINA : 5 1. OBJETIVOS Identificar y documentar todos los procesos y subprocesos necesarios para el correcto funcionamiento y obtención de productos finales de la investigación. Disponer de un documento que permita orientar al personal, en la ejecución de los procesos a través de la graficación de los mismos.

6 PÁGINA : 6 2. ALCANCE DEL DOCUMENTO Este documento incluye: Descripción del flujo de la información desde las Direcciones Territoriales hasta la producción de resultados en DANE Central. Para el caso de DANE Central, se describen los procesos para obtener los productos generados por las Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción. Descripción de los diferentes procesos, desde el momento en que se inicia la organización y preparación, hasta la obtención final de los resultados para su posterior divulgación. Representación gráfica de la interacción e interrelación de los procesos y subprocesos de la investigación, así como de las áreas que involucra, mediante los diagramas Jerárquico Funcional, Contexto y de Nivel.

7 PÁGINA : 7 3. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS 3.1 DIAGRAMA JERÁRQUICO FUNCIONAL Este diagrama es un alcance funcional de las diferentes direcciones y equipos que participan directamente en la investigación, los cuales se pueden consultar en el Decreto No 262 del 28 de enero de 2004, y en la matriz de competencias del DANE Central. En la figura número uno (Figura #1), se expone el Diagrama Jerárquico Funcional de ELIC 3.2 DIAGRAMA DE CONTEXTO El diagrama de contexto permite observar todas aquellas fuentes que suministran información para realizar la investigación. Adicionalmente todos aquellos productos y los diferentes clientes internos y externos a los cuales se dirigen. En la figura número dos (Figura #2) se presenta el diagrama de contexto de Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción Las Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción, se alimentan de diversas fuentes que le proveen información relevante para el desarrollo de la investigación. Curadurías Urbanas Oficinas de Planeación Secretarías de Obras Públicas Alcaldías Municipales La información que generan las Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción es la siguiente: Boletín de Prensa Publicaciones especiales Información desagregada Cuadros para Boletín Estadístico

8 PÁGINA : 8 Esta información es recibida por clientes tanto internos como externos, nacionales e internacionales. 3.3 DIAGRAMA DE NIVEL CERO Este diagrama representa el contexto general de la investigación, describiendo los principales procesos de la investigación, flujos de información entre procesos, en medio físico y/o magnético. En el diagrama de nivel cero se observa la interacción de los cinco procesos que se llevan a cabo en el desarrollo de la investigación, tanto en DANE Central como en las Direcciones Territoriales, los cuales se hacen necesarios para la obtención de los productos de Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción. En la figura número tres (Figura # 3) se muestra el Diagrama del Nivel Cero 3.4 DIAGRAMA DE NIVEL UNO Este diagrama se realiza para conocer los subprocesos de cada uno de los procesos identificados en el diagrama de nivel cero y que hacen parte de la investigación Diagrama de Nivel Uno - Planear y Coordinar Actividades Este proceso inicia en DANE Central, a partir de las recomendaciones, ajustes metodológicos y operativos que se planteen por parte del Comité Técnico. Se planean y coordinan todos los aspectos temáticos, logísticos e informáticos de la investigación, mediante la elaboración de cronogramas de actividades, formularios, manuales actualizados, programas informáticos y presupuestos entre otros, para el buen desarrollo de la investigación. En las Direcciones Territoriales, este proceso involucra actividades tales como: organizar, preparar y coordinar aspectos operativos como la planificación de actividades y la capacitación e inducción del personal requerido que va a participar en los procesos operativos de la investigación. Este proceso se inicia en las Direcciones Territoriales,

9 PÁGINA : 9 organizando el material (formularios y manuales), y planeando rutas para distribuirlo directamente a las fuentes. En la figura número cuatro (Figura # 4), se presenta el Diagrama de Nivel Uno - 1.Planear y Coordinar Diagrama de Nivel Uno - Recolectar Información Los cinco primeros días del mes siguiente al de referencia, el recolector visita las Curadurías Urbanas o las oficinas encargadas de la aprobación de las licencias de construcción, con el fin de retirar los formularios que contienen la información de las licencias aprobadas durante el mes. En el caso de no existir aprobaciones durante el mes, se debe diligenciar el Certificado de No Moviendo y hacerlo firmar del encargado de aprobar las licencias. Se debe verificar que dicho certificado se adjunte al total del movimiento del mes. Para el correcto diligenciamiento de los formularios se presta la asesoría necesaria a las fuentes que lo requieran. En la figura número cinco (Figura # 5), se aprecia el Diagrama Recolectar Información Diagrama de Nivel Uno - Criticar Codificar y Capturar Información En este proceso se efectúa una revisión completa del contenido del formulario para verificar el cumplimiento de las normas e instrucciones dadas para el correcto diligenciamiento del formulario. Una vez organizados los formularios que son objeto de la investigación, se procede a realizar el proceso de crítica a cada formulario recolectado.

10 PÁGINA : 10 Cuando se ha comprobado que la información esta completa y cumple con las especificaciones dadas en los respectivos instructivos para cada una de las variables de la investigación, se procede a la codificación de esta información, asignando códigos y números a cada formulario que ya se ha criticado, para facilitar su grabación y la conformación de bases de datos. Además, dentro de este proceso se debe escribir a un lado del formulario las palabras que no sean de fácil lectura para agilizar su grabación. Antes de iniciar el proceso de captura, los formularios deben ser organizados por municipios y para cada municipio se numeran los formularios en orden ascendente. Se debe verificar que los formularios de un lote correspondan al mismo municipio. Una vez realizada esta labor se agrupa el total de municipios del departamento correspondiente. Posterior a los procesos de crítica y de codificación de la información, se procede a la captura de cada uno de los formularios. Este proceso hace referencia al conjunto de actividades encaminadas a incorporar al sistema la información contenida en los formularios, mediante la alimentación del aplicativo de captura, para su posterior consolidación en DANE Central. Todo el proceso de captura va acompañado de la asesoría, soporte y asistencia de la Oficina de Sistemas. En la figura número seis ( Figura # 6), se presenta el Diagrama Criticar Codificar y Capturar Información Diagrama de Nivel Uno Procesar Información Este proceso es realizado en DANE Central, e involucra la recepción de la información que envían las Direcciones Territoriales por la Coordinación de Registro y Control de la Información, para ser remitida a la Logística de Registros Administrativos: archivos DBF, indicadores de calidad de critica codificación y captura, Certificados de No Movimiento y formularios físicos, para su consolidación en logística, posteriormente, se generan los cuadros de salida, a los que se revisa su consistencia. En caso de ser necesario, se consulta a la dirección territorial correspondiente, para que ella verifique con las fuentes

11 PÁGINA : 11 de información y se realicen las correcciones pertinentes. Cuando se realizan las verificaciones a que haya lugar, los cuadros de salida son entregados al equipo de temática económica, para su visto bueno y aprobación. Una vez se tiene el visto bueno de temática económica, se generan los cuadros para enviar a la Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística, para consulta y para al elaboración del Boletín Estadístico. En la figura número siete ( Figura # 7), se aprecia el Diagrama Procesar Información Diagrama de Nivel uno Analizar Información y Preparar Resultados Es el proceso final de la investigación, se efectúa en DANE Central, inicia con la revisión por parte de temática económica, de la información contenida en cuadros de salida, como insumo para la elaboración de productos como el Boletín de prensa, cuadros resumen de resultados e información para los clientes tanto internos como externos. Es importante mencionar que en el momento en que se revisa la información de los cuadros de salida, esta puede presentar inconsistencias. Es entonces, cuando se envían a logística, para verificar y validar la consistencia de la información, confirmando con la fuente si es necesario, utilizando la respectiva planilla de verificación. En la figura número ocho ( Figura # 8), se muestra el diagrama de Nivel Uno - Analizar Información y Preparar resultados.

12 PÁGINA : 12 Grafico # 1 Diagrama Jerárquico Funcional SEGÚN DECRETO 262 DEL 28 DE ENERO DE 2004 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA OFICINA DE SISTEMAS COORDINACIÓN SISTEMAS DE TECNICA DIMPE INGENIERO DE SOPORTE ELIC DESPACHO DEL DIRECTOR DIRECCIÓN DE DIFUSIÓN, MERCADEO Y CULTURA ESTADISTICA OFICINA DE PRENSA BANCO DE DATOS COORDINACIÓN VENTAS DESPACHO DEL SUBDIRECTOR DIRECCIONES TERRITORIALES DIRECCIÓN DE METODOLOGÍA Y PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA COORDINACIÓN DE REGISTRO Y CONTROL COORDINACIÓN TEMÁTICA COORDINACIÓN DE LOGÍSTICA DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA COORDINACIÓN OPERATIVA SECRETARIA TÉCNICA ASISTENTE TECNICO JEFE SUBSEDE EQUIPO DE TRABAJO ELIC EQUIPO DE TRABAJO ELIC EQUIPO DE TRABAJO ELIC EQUIPO DE TRABAJO ELIC

13 PÁGINA : 13 Grafico # 2 Diagrama de Contexto CLIENTES INTERNOS PUBLICACIONES ESPECIALES BOLETÍN DE PRENSA BASE DE DATOS I NFORMACIÓN DESAGREGADA DIRECCIÓN DE DIFUSIÓN, MERCADEO Y CULTURA ESTADÍSTICA COMITÉ TÉCNICO DEFINICIONES DE CARÁCTER METODOLÓGICO, LOGÍSTICO Y DE SISTEMAS BASE DE DATOS DIRECCIÓN DE CUENTAS NACIONALES DIRPEN MMM COPIA DE RESULTADOS PARA P UBLICACIÓN EN LA PAGINA WEB OFICINA DE SISTEMAS ELIC CLIENTES EXTERNOS NACIONALES CURADURÍAS URBANAS DE CONSTRUCCIÓN ENTIDADES GUBERNAMENTALES GREMIOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ACADEMIA PUBLICO EN GENERAL OFICINAS DE PLANEACIÓN SECRETARÍAS DE OBRAS PÚBLICAS ALCALDÍAS MUNICIPALES CLIENTES EXTERNOS INTERNACIONALES DE CONSTRUCCIÓN ENTIDADES GUBERNAMENTALES ORGANISMOS INTERNACIONALES ACADEMIA

14 PÁGINA : 14 Grafico # 3 Diagrama de Nivel Cero COMITÉ TÉCNICO ELIC Recomendaciones y ajustes logísticos y metodológicos 1. PLANEAR Y COORDINAR ACTIVIDADES Instrucciones Material de recolección 2. RECOLECTAR Formularios diligenciados certificado de No movimiento 3. CRITICAR - CODIFICAR Y CAPTURAR CURADURÍAS URBANAS ALCALDÍAS MUNICIPALES OFICINAS DE PLANEACIÓN SECRETARIAS DE OBRAS PUBLICAS Información 5. ANALIZAR Y PREPARAR RESULTADOS Cuadros de salida 4. PROCESAR Archivos DBF Cuadros de salida Formularios Cuadros de salida Certificado de no movimiento Cuadros para boletín estadística REGISTRO Y CONTROL DE LA Cuadros para boletín estadístico Cuadros de salida Boletín de prensa y anexos -Base de datos DIRECCIÓN DE DIFUSIÓN, MERCADEO Y CULTURA ESTADÍSTICA Boletín estadístico Boletín Estadístico Información para pagina web OFICINA DE SISTEMAS

15 PÁGINA : 15 Grafico # 4 Diagrama de Nivel Uno. 1. Planear y Coordinar Actividades Dane Central y Direcciones Territoriales COMITÉ TÉCNICO ELIC Recomendaciones y ajustes logísticos y metodológicos 1.1 PLANEAR INVESTIGACIÓN Especificaciones y aspectos metodológicos 1.2 DISEÑO DE APLICATIVO SOPORTE Y MANTENIMIENTO Aplicativo ajustado Especificaciones y Aspectos metodológicos Aplicativo ajustado y formulario Instructivos, formularios y manuales ajustados REGISTRO Y CONTROL DE Aplicativo ajustado y formulario Instructivos, formularios y manuales ajustados 1.3 PLANEAR Y DISEÑAR ASPECTOS LOGISTICOS 1.4 PLANEAR Y DISEÑAR OPERATIVO Instrucciones y material de recolección VA AL SUBPROCESO 2.1

16 PÁGINA : 16 Grafico # 5 Diagrama de Nivel Uno. 2. Recolectar Información Direcciones Territoriales VIENE DEL SUBPROCESO 3.1 Formularios con inconsistencias VIENE DEL SUBPROCESO 1.4 Instrucciones y material de recolección 2.1 DISTRIBUIR MATERIAL Constancia de entrega 2.2 ASESORAR FUENTES Y RECOLECTAR FORMULARIOS Formularios diligenciados Certificado de No movimiento VA AL SUBPROCESO 3.1 CURADURÍAS URBANAS ALCALDÍAS MUNICIPALES OFICINAS DE PLANEACIÓN SECRETARIAS DE OBRAS PUBLICAS Requerimiento asesoría Formularios corregidos VA AL SUBPROCESO 3.1

17 PÁGINA : 17 Grafico # 6 Diagrama de Nivel Uno. 3. Criticar Codificar y Capturar Información Direcciones Territoriales VIENE DEL SUBPROCESO 4.2 VA AL SUBPROCESO 2.2 Formularios con inconsistencias Formularios con inconsistencias Planilla de verificación con inconsistencias VIENE DEL SUBPROCESO 2.2 Formularios diligenciados Certificado de No movimiento 3.1 CRITICAR Y CODIFICAR Formularios criticados y codificados 3.2 CAPTURAR Indicador de calidad critica - codificación y captura Información capturada VIENE DEL SUBPROCESO 2.2 Formularios corregidos Formularios revisados Planilla de verificación corregida VA AL SUBPROCESO 4.2 VA AL SUBPROCESO 4.1 (archivo DBF) Indicador de calidad de critica - codificación y captura Formularios, cuadros de salida, certificado de no movimiento REGISTRO Y CONTROL DE (archivo DBF) Indicador de calidad de critica - codificación y captura Formularios, cuadros de salida, certificado de no movimiento 3.3 ORGANIZAR Y ENVIAR MATERIAL A DANE CENTRAL

18 PÁGINA : 18 Grafico # 7 Diagrama de Nivel Uno. 4. Procesar Información Dane Central VA AL SUBPROCESO 5.1 VA AL SUBPROCESO 3.2 Indicador de confiabilidad Planilla de verificación con inconsistencias (archivo DBF) Indicador de calidad de critica - codificación y captura 4.1 VERIFICAR MATERIAL Y ARCHIVOS Material y archivos revisados 4.2 CONSOLIDAR Y VALIDAR A NIVEL NACIONAL Planilla de verificación corregida VIENE DEL SUBPROCESO 3.2 Formularios, cuadros de salida, certificado de no movimiento REGISTRO Y CONTROL DE Información consolidad a nivel nacional (archivo DBF) Base de datos para ajustes (archivo DBF) Indicador de calidad de critica - codificación y captura VIENE DEL SUBPROCESO 3.3 Formularios, cuadros de salida, certificado de no movimiento VIENE DEL SUBPROCESO 5.5 VoBo cuadros de salida Planilla de verificación VIENE DEL SUBPROCESO 5.1 VA AL SUBPROCESO 5.1 DIRECCIÓN DE DIFUSIÓN, MERCADEO Y CULTURA ESTADÍSTICA Cuadros de salida Cuadros de salida 4.4 GENERAR CUADROS DE SALIDA Base de datos ajustada y depurada 4.3 AJUSTAR BASE DE DATOS Archivo definitivo base de datos Boletín estadístico REGISTRO Y CONTROL DE Cuadros ELIC para boletín estadístico Boletín estadístico Cuadros ELIC para boletín estadístico

19 PÁGINA : 19 Figura # 8 Diagrama de Nivel Uno. 5. Analizar Información y preparar resultados DANE Centrral VIENE DEL SUBPROCESO 4.4 Planilla de verificación VA A SUBPROCESO 4.4 Cuadros de salida 5.1 ANALIZAR CONSISTENCIA DE LA Cuadros de salida aprobados 5.2 ALIMENTAR SERIES Series actualizadas 5.3 GENERAR INDICADOR DE COMPORTAMI- ENTO Cuadros de salida analizados VA AL SUBPROCESO 4.4 Indicador de confiabilidad VoBo cuadros de salida VIENE DEL SUBPROCESO 4.2 DIRECCIÓN DE MERCADEO, DIFUSIÓN Y CULTURA ESTADISTICA Boletín de prensa y anexos Base de datos 5.5 ELABORAR PRODUCTOS Cuadros de salida para elaborar boletín 5.4 CONTEXTUALIZAR OFICINA DE SISTEMAS Información para pagina web

20 PÁGINA : BIBLIOGRAFÍA Metodología Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción - ELIC Ficha Metodológica Estadísticas de Edificación Licencias de Construcción D@nenet