Procedimiento de Toma Física de Inventario

Transcripción

1 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Procedimiento de Toma Física de Inventario Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

2 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 OBJETIVO Realizar el inventario físico anual al 100% de las existencias de producto en el Almacén Central, para cumplir con las disposiciones normativas correspondientes al respecto y evaluar el desempeño de las operaciones. ALCANCE Inicia con la toma de inventario de todas las existencias de ejemplares de los títulos almacenados en el subinventario del disponible y termina con la actualización de la existencia teórica en el sistema ERP. 3 POLÍTICAS Generales 1. El levantamiento del inventario físico se llevará a cabo por lo menos una vez al año, debiendo ser al 100%.. Se determinará la fecha de levantamiento dentro del periodo fiscal, a más tardar en el mes de diciembre del año correspondiente. 3. El inventario se deberá llevar a cabo en la época del año donde la operación no se vea afectada por el tiempo que dure la toma del mismo. 4. Con anticipación a la toma física del inventario, la Subgerencia de Almacén y Tráfico informará a las áreas usuarias del Almacén, la realización del inventario y las fechas límite para los distintos servicios. 5. El inventario se programará para realizarse en cinco días hábiles del mes que se trate. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

3 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 3 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6. Cada título será identificado con marbetes conforme a su localización. 7. Las existencias físicas que aún no estén registradas en el sistema y que por ello no se contarán, serán las siguientes: Producción recibida, pendiente de alta. Devoluciones pendientes de registrar en el área correspondiente, debidamente identificada. Material pendiente de despacho que se localizará en el área de embarque, con la factura o remisión correspondiente que lo identifique. 8. En la realización del inventario, se deberán efectuar cinco conteos. Los dos primeros completos y, a partir del tercero, sólo se contarán aquellos títulos que arrojen diferencias en conteos anteriores. Acomodo 9. Dos semanas antes de la toma de inventario, se reacomodarán los títulos que estén sueltos y aquellos que se encuentren en pasillos, con el objeto de tener un orden que facilite el conteo; se verificarán las etiquetas con identificación de cada título. 11. Se deberá cuidar que en la estiba no queden huecos en la parte trasera o en el medio, para evitar que sean contados erróneamente como paquetes. 1. La forma de identificación de los anaqueles es la siguiente A01A donde: A.- pasillo 01.-nivel A.- anaquel 13. La Subgerencia de Almacén y Tráfico es responsable de imprimir los marbetes para que sean colocados en los anaqueles. 14. Los marbetes se generarán por localizador. 15. La captura de los marbetes será automatizada en el sistema desarrollado para ello, de tal forma que permita una revisión expedita de las diferencias entre el primero y segundo conteo y entre conteos sucesivos. 16. Una vez recibidas las remesas de material (producción o devoluciones) y que no puedan ser procesadas en el sistema debido a las cantidades de ejemplares y que no puedan ser capturadas y acomodadas en sus anaqueles, no serán consideradas en el conteo y deberán estar identificadas. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

4 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 4 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 17. Para el trámite de entradas y salidas al Almacén, las diferentes áreas se deberán apegar a las fechas especificadas en el comunicado emitido por la Subgerencia de Almacén y Tráfico. 18. Los Supervisores del Almacén Central elaborarán el corte de documentos en la víspera del inventario, para la revisión posterior del Órgano Interno de Control. Dicho corte abarcará a los cinco últimos documentos tramitados en el Almacén Central. Identificación de subinventarios teóricos a contar 19. Toda la existencia a contar se deberán trasladar al subinventario de Disponible. 0. El subinventario de merma comercial y reprocesos, no se considerará en el conteo. Actividades previas. 1. La Subgerencia de Almacén y Tráfico girará a los usuarios un calendario con las fecha de corte de las siguientes actividades: Cancelación de facturas o remisiones. Depuración de reservas y backorders. Regularización de vales provisionales. Aclaraciones de devoluciones que correspondan al periodo anual. Ingreso de devoluciones al inventario. Recepción de pedidos. Surtido y entrega de pedidos. Recepción de producción nacional e internacional. Recolección de devoluciones. Cierre en ORACLE del módulo de inventarios en la organización Almacén Central.. Los pedidos que no se alcancen a entregar al cliente final quedarán surtidos y apartados para su despacho una vez que concluya la toma física de inventario. 3. Los pedidos que no puedan ser surtidos se cancelarán. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

5 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 5 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 4. El área de sistemas deberá instalar en las mesas de control las máquinas a utilizar y probar previamente el ORACLE para la captura de marbetes obtenidos en el conteo manual. 5. La Subgerencia de Almacén y Tráfico elaborará y entregará a usuarios de Almacén Central un programa de actividades de la toma física de inventario. Organización del personal 6. Para el inventario se dividirán a los participantes en los siguientes puestos: Supervisores - Serán los encargados de cada grupo de contadores y verificarán que todas las ubicaciones sean contadas y resolverán los problemas que se pudieran presentar. Contadores - Se dedicarán al conteo de los títulos en cada una de las ubicaciones. Corredores - Serán los encargados de llevar los marbetes ya contados a los capturistas. Mesa de control - Serán los responsables de realizar la captura de marbetes al sistema de inventarios. 7. Se asignará un supervisor para cada equipo de contadores y éste asignará al equipo las localizaciones que debe contar. 8. Se le proporcionará a los Supervisores una copia de la lista de grupos, así como el número de contadores de cada uno para facilitar el control de los marbetes entregados. 9. A cada contador se le asignará un número y se le dará una cangurera la cual contiene, tijeras y pluma, para el llenado y guardado de marbetes, hasta que el corredor lo solicite. 30. Las personas asignadas como corredores deberán recoger a intervalos de tiempo regulares los marbetes ya llenados y llevarlos a la mesa de control para su captura, de igual forma, proporcionarán a los capturistas los datos de los marbetes faltantes solicitados por los supervisores. 31. El Subgerente de Almacén y Tráfico así como el Jefe de Departamento de Tráfico y Control y los supervisores, analizan y evalúan el comportamiento de las actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de éste análisis, toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora que consideren necesarias. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

6 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 6 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: Merma El porcentaje de merma que se aplicará es el siguiente: El.5% de merma sobre el total de inventario en el Almacén Central y los almacenes de Guadalajara y Monterrey. 4 DEFINICIONES Anaquel: Ubicación física que corresponde a un espacio en los estantes. Inventario teórico: Existencia de ejemplares en el Módulo de inventarios del sistema ERP. Inventario físico: Existencia de ejemplares que se localizan dentro del Almacén. Pendientes de alta: Obras que físicamente están en el Almacén, pero que por falta de costo y precio definido no se han ingresado al inventario teórico. Ejemplares por paquete. Número de ejemplares que hay en un paquete. Cama. Número de paquetes que forman la base de la estiba. Alto. Número de camas completas que tiene de alto la estiba. Paquetes sueltos: Número de paquetes que no están contemplados dentro de la cama y de la altura. Ejemplares sueltos: Número de ejemplares que no están dentro de los paquetes y no están contemplados en camas. 1 Porcentajes autorizados por la Junta Directiva en la Segunda Sesión Ordinaria celebrada el 13 de marzo de 003, mediante Ac. 1-I-003 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

7 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 7 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Definen fecha de inventario físico y notifican vía correo a usuarios del Almacén Central. GPR/SAT 1 Genera e imprime marbetes. SAT 11 FCE-ALM-IT.10 FCE-ALM-RE.5 Vía correo explica e informa a supervisores procedimiento y programa de actividades. SAT Separa y coloca los marbetes en cada una de las localizaciones y lo verifica contra etiquetas y código de barras. OPA 1 FCE-ALM-RE.5 Actualiza el catálogo de localizaciones. SUM 3 FCE-ALM-RE.10 Asignan grupos de: contadores, corredores y capturistas; a los contadores se les asigna un número. JTC 13 Realiza actividades de acomodo previas al inventario. OPA 4 Da su Vo.Bo. para iniciar el inventario. OIC 14 Realiza depuración de reservas y backorders. ACO 5 Firma de conformidad el acta de inicio. SAT/OIC 15 FCE-ALM-RE.4 Instala máquinas en la MCO y realiza pruebas en ORACLE. ATI 6 Con apoyo de OPA verifica que se realicen correctamente los conteos. OIC 16 Realiza cierre de movimientos en el módulo de inventarios. SAT 7 FCE-ALM-IT.10 Asigna un grupo de contadores en cada pasillo para su conteo y habrá rotación en los conteos subsecuentes, se da inicio al primer conteo. JTC 17 Genera copias por valuación de subinventarios al inicio del inventario y entrega las copias al OIC y SAT. SUM 8 Registra información necesaria en los marbetes para conteo. CON 18 FCE-ALM-RE.5 Revisa que no existan movimientos en interfase con reserva. SAT 9 Verifica en Sistema que no existan localizadores erróneos e informa a SAT para corrección. SUM 10 Responsable de la Actividad GPR: Gerencia de Producción. SAT: Subgerencia de Almacén y Tráfico. JTC: Jefe de Tráfico y Control. OPA: Operador de Almacén. ACO: Área Comercial. ATI: Área de Tecnología de la Información. OIC: Órgano Interno de Control CON: Contador COR: Corredor CAP: Capturista MCO: Mesa de Control SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

8 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 8 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 1 Desprenden del marbete el talón correspondiente al conteo en curso y lo guarda. CON 19 Válida que la toma de inventario y los ajustes se realizan conforme a procedimiento. OIC 9 Recorre constantemente los pasillos para recoger talones, los lleva a MCO y verifica que todos los marbetes estén llenos totalmente. COR 0 Genera listado por artículo de existencias física y teórica finales con sus diferencias para archivo. SUM 30 Ingresa en la base de datos la información de conteo 1 y, en caso de diferencias se realizan conteos 3,4 y 5. CAP 1 FCE-ALM-IT.10 Realiza transferencia de existencias a los subinventarios de bloqueados y coediciones. SUM 31 Concluida la captura de los marbetes del conteo con el que se este trabajando, se podrá consultar en discoverer, con el reporte Toma de inventarios diferencias conteo disponible, las diferencias que hay entre casa conteo. SAT FCE-ALM-RE.40 Genera valuación por subinventarios para revisar que el ingreso y transferencias de existencias hayan sido correctas. SUM 3 Emite listado del conteo 1 y en el que aparecerán solamente aquellos marbetes que resultaron con diferencias. SAT 3 Firman de conformidad el acta de cierre. SAT/OIC 33 FCE-ALM-RE.6 Asignara grupos de contadores de acuerdo a las diferencias, para realizar tercero, cuarto y hasta quinto conteo. JTC 4 FIN Concluidos los conteos del inventario, genera listado final comparativo entre la existencia teórica y física. SAT 5 Conoce las diferencias resultantes de la toma de inventario y solicita se proceda a las aclaraciones. OIC 6 Revisa y analiza diferencias mayores (de más y menos). Procede a resolver diferencias producto de errores en conteo, claves equivocadas, acomodo erróneo por ediciones, etc. hasta agotar todas las posibilidades de aclaración. SAT/ JTC/SUP 7 Realiza los ajustes en ERP. SAT 8 Responsable de la Actividad GPR: Gerencia de Producción. SAT: Subgerencia de Almacén y Tráfico. JTC: Jefe de Tráfico y Control. OPA: Operador de Almacén. ACO: Área Comercial. ATI: Área de Tecnología de la Información. OIC: Órgano Interno de Control CON: Contador COR: Corredor CAP: Capturista MCO: Mesa de Control SUM: Supervisor de Control de Movimientos Internos. SUP: Supervisores Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

9 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 9 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Gerencia de Producción/ Subgerencia de Almacén y Tráfico. Subgerencia de Almacén y Tráfico. Supervisor de Control de Movimientos Internos. Operador de Almacén 5. Área comercial Área de Tecnología de la Información Subgerencia de Almacén y Tráfico Supervisor de Control de Movimientos Internos. Definen fecha de inventario físico, y notifican vía correo electrónico a: Gerencias, Jefaturas y a todos los usuarios del Almacén Central. Explica e informa vía correo electrónico a los supervisores el procedimiento a seguir para el inventario, programa de actividades y cierre temporal de operaciones. Actualiza el catálogo de localizaciones. Realiza actividades de acomodo previas al inventario. Realiza depuración de reservas y backorders. Instala maquinas en la mesa de control y realiza prueba en ORACLE que se utiliza para la captura de los marbetes. Realiza cierre de movimientos en el módulo de inventarios Genera copias por: Valuación de subinventarios inicial y transfiere de los subinvetarios de bloqueos y coedición al disponible y entrega las copias al Órgano Interno de Control y Subgerencia de Almacén y Tráfico. Catálogo de localización, FCE-ALM-RE.10 Instructivo de toma de inventario FCE-ALM-IT.10 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

10 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 10 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 9. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Subgerencia de Almacén y Tráfico Supervisor de Control de Movimientos Internos. Subgerencia de Almacén y Tráfico. Operador de Almacén Jefe de Tráfico y Control Órgano Interno de Control Subgerencia de Almacén y Tráfico/ Órgano Interno de Control Órgano Interno de Control Revisa que no existan movimientos en interfase, pedidos con reserva. Verifica en sistema que no existan localizadores erróneos e informa a la Subgerencia de Almacén y Tráfico para su corrección. Genera e Imprime marbetes Separa y coloca los marbetes en cada una de las localizaciones y lo verifica contra etiquetas y código de barras, en caso de inconsistencias informa a Departamento de Tráfico y Control. Asignan de acuerdo al personal disponible los siguientes grupos : Contadores Corredores Capturistas Una vez elegidos, a los contadores se les asignará un número. Da su Vo. Bo. para iniciar el inventario. Firman de conformidad el acta de inicio de toma física de inventario. Con apoyo del personal de almacén verifican que se realicen correctamente los conteos según muestras seleccionadas. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado. Instructivo de toma de inventario FCE-ALM-IT.10 Marbete FCE-ALM-RE.5 Marbete FCE-ALM-RE.5 Acta de inicio de toma física de inventario, FCE-ALM-RE.4

11 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 11 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 17. Jefe de Tráfico y Control. 18. Contadores. 19. Contadores 0. Corredor 1. Capturistas Asigna un grupo de contadores en cada pasillo para su conteo, al término de los conteos se hará rotación de grupos en cada uno de los pasillos. Se da inicio al primer conteo. Registra paquetes por cama, camas de alto, si hay paquetes sueltos los anota; si hay ejemplares sueltos los registra en el marbete. Se marcara con una X los espacios vacíos si no existen paquetes o ejemplares. En el caso de que la obra tenga diferentes estibas o reimpresiones en la misma localización se anotara en las columnas A, B y C. Desprenden del marbete el talón correspondiente al conteo en curso y lo guarda. Recorre constantemente los pasillos para recoger los talones, los lleva a mesa de control y verifica que todos los marbetes de cada conteo (1 y ) estén llenados totalmente. Ingresan en la base de datos la información de los conteos 1 y. En caso de diferencias se realizaran los conteos 3, 4 y 5. Marbete FCE-ALM-RE.5 Instructivo de toma de inventario FCE-ALM-IT.10. Subgerencia de Almacén y Tráfico. Una vez concluida la captura de los marbetes del conteo con el que se esté trabajando, se podrá consulta en discoverer con el reporte Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible, en donde se podrá ir visualizando las diferencias que hay entre cada conteo. Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible FCE-ALM-RE.40 Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

12 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 1 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO Subgerencia de Almacén y Tráfico. Jefe de Tráfico y Control. Subgerencia de Almacén y Tráfico. Órgano Interno de Control Subgerencia de Almacén y Tráfico, Jefe de Almacén y Tráfico, Supervisores Subgerencia de Almacén y Tráfico Órgano Interno de Control Supervisor de Control de Movimientos Internos. Supervisor de Control de Movimientos Internos. Emite listado del conteo 1 y, en el que aparecerán solamente aquellos marbetes que resultaron con diferencias entre ellos. Asignará grupos de contadores de acuerdo a las diferencias, para realizar el tercero, cuarto y hasta quinto conteo. Una vez concluido los conteos del inventario, genera el listado final comparativo entre la existencia teórica y física. Conoce las diferencias resultantes de la toma de inventario y solicita se proceda a las aclaraciones. Revisa y analiza diferencias mayores (de más y menos). De acuerdo a ello procede a resolver diferencias producto de errores en conteo, claves equivocadas, acomodo erróneo por ediciones, etc. hasta agotar todas las posibilidades de aclaración. Realiza los ajustes en ERP. Valida que la toma de inventario y los ajustes se realizan conforme a procedimiento. Genera listado por artículo de existencias física y teórica finales con sus diferencias para archivo. Realiza trasferencia de existencias a los subinventarios de bloqueados y coediciones. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

13 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 13 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 3. Supervisor de Control de Movimientos Internos. Genera valuación por subinventarios para revisar que el ingreso y transferencias de existencias hayan sido las correctas. 33. Subgerencia de Almacén y Tráfico/ Órgano Interno de Control Firman de conformidad el acta de cierre de toma física de inventario. Acta de Cierre de Toma Física de Inventario FCE-ALM-RE.6 Termina Procedimiento. Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

14 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 14 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad. 6. FCE-ALM-RE.10 Catálogo de localización. 6.3 FCE-ALM-IT.10 Instructivo de toma de inventario. 7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ANEXO NO. DOCUMENTO 7.1 FCE-ALM-RE.4 TÍTULO Acta de Inicio de Toma Física de Inventario 7. FCE-ALM-RE.5 Marbete 7.3 FCE-ALM-RE FCE-ALM-RE FCE-ALM-FV.07 Acta de Cierre de Toma Física de Inventario Toma Inventarios Diferencias Conteo Disponible. Ficha de verificación de las características de Toma Física de Inventario 8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS PUESTO ÁREA Original Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción 1 Almacén Gerencia de Producción V.E. Versión electrónica solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet) Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

15 Fecha de liberación: Área responsable: Gerencia de Producción. Fecha de versión: Número de documento: Versión: 05 Procedimiento de toma física de inventario Páginas : 15 Tipo de documento: Procedimiento Nivel: 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO Subgerencia de Almacén y Tráfico Subgerencia de Almacén y Tráfico Subgerencia de Almacén y Tráfico NATURALEZA DEL CAMBIO Se integra la política 3 relacionada con el % de merma Este procedimiento se presentará en la próxima reunión de COMERI Se actualiza al proceso actual. Se eliminaron las políticas 13 15, 17-19, 4 y 4, se actualizó el procedimiento a la operación actual con una mayor intervención del personal de la Gerencia de Tecnología Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado.

16 ANEXO 7.1 FCE-ALM-RE. 4 ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

17 ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO Fecha de revisión Referencia: Código de documento: FCE-ALM-RE.4 Revisión: 1 FECHA:

18 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: ACTA DE INICIO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita formalizar y registrar la situación al inicio de la toma física del inventario. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefe de Tráfico y Control. 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico o máquina. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se inicia la toma física del inventario. Descripción de actividades Registrar la situación al inicio de la toma física del inventario.

19 ANEXO 7. FCE-ALM-RE. 5 MARBETE

20 Fecha de inventario PARTE No. MARBETE No. Código del documento: Revisión: FCE-ALM-RE.5 1 PARTE No. 1 AL-OP7-1 MARBETE No. SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO Marbete No. CLAVE LOCALIZACIÓN CLAVE LOCALIZACIÓN TÍTULO TÍTULO Clave AUTOR AUTOR CONTEO FÍSICO CONTEO FÍSICO Localización Contador No. A B C Contador No. A B C Ejemplares por paquete Ejemplares por paquete Título Autor Paquetes por cama Paquetes de alto Paquetes sueltos Ejemplares sueltos Paquetes por cama Paquetes de alto Paquetes sueltos Ejemplares sueltos

21 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: MARBETE.. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento para realizar la toma física de inventario de existencias en el almacén. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Operador de Almacén. 4. FORMA DE LLENADO: Manual y Medio Electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Fecha de Anotar la fecha de inicio de la toma física de inventario. inventario Marbete No. Anotar el número consecutivo de marbete. 3 Clave Anotar la clave del título que se deberá contar. 4 Localización Anotar la localización física del título en los estantes del almacén. 5 Título Anotar el título del los ejemplares a contar. 6 Autor Anotar el autor del título a contar. 7 Contador No. 8 Ejemplares por paquete 9 Paquetes por cama Anotar el número de contador que realizó el conteo de ese título. Anotar el número de ejemplares que contiene el título que se esta contando. Anotar el número de paquetes que contiene cada nivel ( cama ) en la estiba, es decir, contar el número de paquetes que forma un nivel en la estiba. 10 Paquetes de Anotar el número de camas de que está formada la estiba.

22 Id. Elemento Descripción alto 11 Paquetes sueltos 1 Ejemplares sueltos Anotar el número de paquetes que no completan una cama o están sueltos. Anotar el número de ejemplares que no llegan a formar un paquete completo.

23 ANEXO 7.3 FCE-ALM-RE. 6 ACTA DE CIERRE DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

24 ACTA DE CIERRE DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO Fecha de revisión Referencia: Código de documento: FCE-ALM-RE.6 Revisión: 1 FECHA:

25 INSTRUCTIVO DE LLENADO 1. TÍTULO: ACTA DE CIERRE DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO. OBJETIVO DEL REGISTRO: Contar con un documento que permita formalizar y registrar el cierre de la toma física del inventario. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Jefe de Tráfico y Control. 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se inicia la toma física del inventario. Descripción de actividades Registrar la situación al inicio de la toma física del inventario.

26 ANEXO 7.4 FCE-ALM-RE.40 TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE

27

28 Instructivo de llenado 1. TÍTULO: TOMA INVENTARIO DIFERENCIA CONTEO DISPONIBLE. OBJETIVO DEL REGISTRO: Visualizar las diferencias que hay entre cada conteo 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Reporte generado automáticamente por el sistema. 4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción Reporte 1. generado Elementos tomados de la base de datos por el sistema automáticamente, automáticamente para generar el reporte. por el sistema.. Marbete Corresponde al No. De conteo por localizador 3. Item Clave de identificación por artículo. 4. Clave del FCE identificación en el catálogo de obras del FCE 5. Título Descripción de la obra 6. Autor Nombre de la autoría de la obra 7. Colección Clasificación de la obra según catálogo del FCE 8. Área temática De acuerdo al tema, clasificación según catálogo del FCE. 9. Localizador Clave que identifica el lugar de ubicación dela obra dentro del almacén central 10. Conteo1 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100% 11. Conteo Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo al 100% 1. Ctvo Diferencia entre el conteo 1 y 13. Conteo3 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo 14. Ctvo3 Diferencia entre el conteo y Conteo 4 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo3 16. Ctvo4 Diferencia entre el conteo 3 y 4.

29 17. Conteo 5 Registro de la sumatoria del marbete por localizador. Conteo del Ctvo4 18. Ctvo5 Diferencia entre el conteo 4 y Existencia Corresponde a la existencia física final, resultado del 5 conteo. 0. Diferencia Resultado de la diferencia entre las existencias teóricas y físicas. 1. Costo unitario Valor unitario de la diferencia. Costo total Valor total de la diferencia por artículo 3. Estatus Una vez que se agotaron todas las posibilidades de aclaración de diferencias se le da el estatus de cerrado.

30 ANEXO 7.5 FCE-ALM-FV.07 FICHA DE VERIFICACIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO

31 Ficha de verificación de las características del procedimiento Fecha de revisión: Referencia : Código de documento: FCE-ALM-FV.07 Revisión: 1 PROCEDIMIENTO DE TOMA FÍSICA DE INVENTARIO, Característica Método Muestreo Frecuencia Parámetro de control Marbetes en títulos localizados Conteo correcto Visual 100% colocación de marbetes Resultado 100% de la información del marbete Al momento de su colocación Al momento de la recepción Comparación contra Catálogo de Marbetes Coincidencia de datos entre cada conteo Registro Base de datos Base de datos Plan de reacción/ acciones en caso de no conformidad Colocación de marbete faltante Solicitar nuevo conteo conforme procedimiento