8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales (Oficial de Protocolo)

Transcripción

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2 Órgano Judicial : Nº de Página: 2/ DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Pasos Descripción de la Actividad / Acción 1 Recibe solicitud verbal o escrita, junto con la documentación e información de la necesidad de organizar un acto, ceremonia o evento. Solicita autorización a la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia con un (1) mes de anticipación, para realizar el acto, ceremonia o evento. Presidencia de la Corte Suprema (Magistrado Presidente) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Prepara un programa tentativo a seguir, hasta que se oficialice el acto, ceremonia o evento, indicando: fecha, hora, locales sugeridos y el contenido a desarrollarse, así como también la lista de invitados, la cual se adjunta a la solicitud que se envía a la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia. 2 Recibe la solicitud con los documentos adjuntos, revisa y efectúa cambios si lo considera necesario. Si está de acuerdo autoriza el acto, ceremonia o evento, y devuelve los documentos para su trámite o para corrección, en caso que sea necesario. 3 Recibe la autorización e informa por escrito a la Dirección de Seguridad, adjuntado copia de la lista de invitados; igualmente a la Dirección de Servicios Generales para que tomen las acciones correspondientes. Prepara y envía notas a la Secretaría Administrativa y a la Dirección de Abastecimiento y Almacén, informando el desarrollo del acto, ceremonia o evento, para que se tomen las previsiones presupuestarias

3 Órgano Judicial : Nº de Página: 3/15 Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Compras (Cotizador) Pasos 3 necesarias. Descripción de la Actividad / Acción Confecciona la Solicitud de Bienes y/o Servicios Forma DAA/01, para la contratación y alquiler de los bienes y servicios requeridos. 4 Recibe la solicitud de Bienes y/o Servicios y cotiza los bienes y servicios necesarios para llevar a cabo el acto, ceremonia o evento. Solicita verifica. referencia a los proveedores y la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Compras (Cotizador) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Envía la información a la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales, donde se evalúan las alternativas. 5 Evalúa las cotizaciones y propuestas suministradas por los proveedores. Al momento de evaluar las alternativas toma en cuenta las referencias, calidad de los trabajos realizados, servicios suministrados y muestras; y determina lo más conveniente, solicitando la contratación. 6 Da seguimiento a la adquisición y alquiler de los bienes y servicios, para que los proveedores cumplan con las entregas en el tiempo estipulado. 7 Escoge el menú que se ofrecerá y selecciona los modelos de los arreglos florales, letreros y otros ornamentos que se colocarán en el acto, ceremonia o evento. Prepara nota y envía a la Dirección de Servicios Generales, con un (1) mes de

4 Órgano Judicial : Nº de Página: 4/15 Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Presidencia de la Corte Suprema (Magistrado Presidente) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica (Diseñador Gráfico) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Pasos Descripción de la Actividad / Acción 7 anticipación, solicitando los vehículos para el acto, ceremonia o evento. Diseña el modelo de la papelería, según características y especificaciones requeridas, y escribe el texto para la tarjeta de invitación. Si el acto, ceremonia o evento es de la Corte Suprema de Justicia, las tarjetas o notas de invitación deben llevar el Escudo Nacional en color dorado y solicitar el visto bueno de la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia. 8 Recibe el modelo de la papelería y el texto de la tarjeta de invitación, revisa y efectúa cambios si lo considera necesario. Si está de acuerdo autoriza y devuelve los documentos para su trámite o para corrección, en caso que sea necesario. 9 Recibe la papelería y el texto de la tarjeta de invitación, y envía al Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica. 10 Levanta el arte de la papelería y del texto, y envía a la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales. 11 Recibe y revisa el arte, si cumple con los requerimientos, lo aprueba y confecciona los sobres de las invitaciones. Si no se aprueba, se devuelve al Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica, para su corrección. Prepara un listado de recibido conforme, para las tarjetas de invitación.

5 Órgano Judicial : Nº de Página : 5/15 Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Transporte y Mensajería (Mensajero) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Operaciones (Agente de Seguridad) Pasos Descripción de la Actividad / Acción 11 Ordena las tarjetas de acuerdo al listado de recibido conforme y las envía al Departamento de Transporte y Mensajería para su distribución, con un mínimo de cinco (5) días antes del acto, ceremonia o evento. 12 Recibe las invitaciones junto con los listados de recibido conforme, los coteja y firma la copia de los mismos. Distribuye en su totalidad las invitaciones y remite los originales de los listados de recibido conforme, a la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales. 13 Recibe los originales de los listados de recibido conforme; prepara lista de control de llamadas, detalla el nombre de la persona que recibe la llamada, fecha y hora. Confirma la asistencia de los invitados, unos días antes del acto, ceremonia o evento y envía copia de la lista confirmada a la Dirección de Seguridad para que tomen las medidas pertinentes. 14 Coordina y planifica con los estamentos de seguridad del Estado ( Policía, SPI, etc. ) la seguridad del acto, ceremonia o evento. Asegura lo relativo a los estacionamientos para los invitados especiales y facilita su acceso expedito. Coordina la ubicación e instalación de las unidades móviles de las televisoras y radioemisoras y de los vehículos que proporcionan los servicios solicitados por la

6 Órgano Judicial No. De Procedimiento: Nº de Página: 6/15 Unidad Responsable / Funcionario Departamento de Operaciones (Agente de Seguridad) Departamento de Mantenimiento (Aseador, Técnico en Comunicaciones) Departamento de Operaciones (Agente de Seguridad) Secretaría de Comunicación (Fotógrafo, Maestro de Ceremonia) Pasos Descripción de la Actividad / Acción 14 Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales. 15 Limpia y arregla las instalaciones en donde se realizará el acto, ceremonia o evento, previa consulta con la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales, y con la Dirección de Seguridad. Instala y opera el equipo de sonido, realiza pruebas previas, un día antes del acto, ceremonia o evento, conjuntamente con la Secretaría de Comunicación. 16 Facilita el acceso expedito de las instalaciones a los invitados especiales, así como a los periodistas acreditados y a los que cotidianamente dan cobertura a la información judicial. 17 Selecciona el sitio adecuado donde se colocarán los fotógrafos, a fin de que les sean favorables para la iluminación y la disposición del podio y la mesa principal, en consenso con la Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales. El funcionario de la Secretaría que tome las fotografías deberá colocarse con el resto de los fotógrafos, lo mismo se hará con los fotógrafos y camarógrafos de medios de comunicación. Convoca y dirige el ensayo general el día antes, para lo cual proporciona un maestro de ceremonia, quien dirigirá el acto, ceremonia o evento. Atiende a la prensa y proporciona la

7 Órgano Judicial No. De Procedimiento: Nº de Página: 7/15 Unidad Responsable / Funcionario Secretaría de Comunicación (Fotógrafo, Maestro de Ceremonia) Departamento de Mantenimiento (Técnico en Comunicaciones) Departamento de Compras (Cotizador) Departamento de Tesorería (Auxiliar de Contabilidad) Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Pasos Descripción de la Actividad / Acción 17 Atiende a la prensa y proporciona la información esencial, a través de boletín o comunicado de prensa del acto, ceremonia o evento. Toma las fotografías y grava las intervenciones y las entrevistas que se den como resultado de esto. 18 Desmonta y devuelve el equipo, una vez terminado el evento. 19 Verifica que los bienes alquilados sean devueltos en buen estado y en el tiempo estipulado a los proveedores. Orienta a los proveedores para la recepción y presentación de sus cuentas, y le da seguimiento a estas hasta que se efectúen los pagos correspondientes. 20 Recibe las cuentas para el trámite de pago. 21 Convoca a una reunión para evaluar la actividad, una vez finalizada la misma. Elabora y envía cartas de agradecimiento correspondientes. Remite informe a la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, de ser solicitado.

8 Nº de Página: 8/ DIAGRAMA DE FLUJO: Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Presidencia de la Corte Suprema de Justicia Departamento de Compras Inicio Recibe solicitud verbal o escrita, para organizar un acto, ceremonia o evento. Prepara un programa tentativo con la información correspondiente. Adjunta toda la documentación necesaria. Solicita autorización por escrito y envia a la Presidencia de la CSJ. Recibe y revisa los documentos. Sí No Está de acuerdo? Autoriza el evento. Efectúa cambios y devuelve. Recibe la autorización e informa por escrito sobre el evento a la Dirección de Seguridad y Servicios Generales, para que tomen las acciones correspondientes. Prepara y envía nota, e informa a Secretaría Administrativa y a Abastecimiento y Almacén, para las previsiones presupuestarias. Confecciona la solicitud de Bienes y/o Servicios para la contratación y alquiler de bienes y servicios requeridos. Recibe la solicitud y cotiza los bienes necesarios. Solicita las referencias a los proveedores y verifica. 1

9 Organo Judicial Nº de Página: 9/15 Departamento de Compras Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Presidencia de La Corte Suprema de Justicia Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica 1 Envía la información, para evaluar las alternativas. Da seguimiento al trámite correspondiente, para que los proveedores cumplan con las entregas en el tiempo estipulado. Evalúa las cotizaciones y propuestas brindadas por los proveedores y determina lo más conveniente. Escoge el menú, flores, letreros y otros ornamentos. Prepara nota y envía solicitando el transporte para el evento. Diseña el modelo de la papelería y escribe el textode la tarjeta de invitación. No Sí El evento es de la CSJ? Solicita el V B de la Presidencia de la CSJ. Recibe y revisa el modelo de la papelería y el texto de las tarjetas de invitación. Sí No Está de acuerdo? Autoriza la papelería y el texto. Efectúa cambios y devuelve. Recibe la papelería y el texto, y lo envía al Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica. Levanta el arte. 2

10 Organo Judicial Nº de Página: 10/15 Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales Departamento de Producción Audiovisual y Producción Gráfica Departamento de Transporte y Mensajería. Dirección de Seguritdad 2 Recibe y revisa el arte de la papelería y el texto de las tarjetas de invitación. Sí No Cumple con los requerimientos? Aprueba. Devuelve. Corrige y remite al Departamento de Protocolo. Confecciona los sobres de las invitaciones y prepara una lista de recibido conforme de los mismos. Ordena las tarjetas de acuerdo al listado y envia al Departamento de Transporte y Mensajería, para su distribución. Recibe los originales de los listados y prepara lista de control de llamadas. Recibe las invitaciones y los listados de recibido conforme, coteja y firma las copias. Distribuye las invitaciones y remite los originales de los listados al Departamento de Protocolo. Confirma la asistencia de los invitados. Envia copia de la lista de invitados confirmada a la Dirección de Seguridad, para las medidas pertinentes. Coordina y planifica con los estamentos de seguridad del estado, la seguridad del evento. Asegura los estacionamientos para los invitados especiales y facilita su acceso expedito. Coordina la ubicación de las televisoras y radioemisoras y de los vehículos correspondientes. 3

11 Organo Judicial Nº de Página: 11/15 Departamento de Mantenimiento Dirección de Seguridad Secretaría de Comunicación Departamento de Compras 3 Limpia y arregla las instalaciones donde se realizará el acto, ceremonia o evento. Instala y opera el equipo de sonido, realizando pruebas previas. Facilita el acceso expedito de las instalaciones a los invitados especiales y periodistas acreditados. Selecciona el sitio adecuado donde se colocarán los fotógrafos. Convoca y dirige el ensayo general el día antes al acto, ceremonia o evento. Atiende a la prensa y proporciona la información esencial. Desmonta y devolve el equipo, una vez terminado el evento. Toma las fotografías y graba las intervenciones y las entrevistas. Verifica que los bienes alquilados sean devueltos en buen estado y en el tiempo estipulado a los proveedores. Orienta a los proveedores para la recepción y presentación de sus cuentas. Da seguimiento a las mismas, hasta que se efectúen los pagos correspondientes. 4

12 Organo Judicial Nº de Página: 12/15 Departamento de Tesorería Dirección de Protocolo y Relaciones Internacionales 4 Recibe las cuentas para el trámite de pago. Convoca a una reunión para evaluar la actividad, una vez finalizada la misma. Elabora y envía cartas de agradecimiento correspondientes. Remite informe a la Presidencia de la Corte Suprema de Justicia, de ser solicitado. Fin

13 Organo Judicial Nº de Página: 13/15 ANEXO N 1 Día Mes Año Nº REPÚBLICA DE PANAMÁ Unidad Solicitante: FORMA: DAA/01 Fecha de Revisión: Septiembre/2006 USO DEL SOLICITANTE ÓRGANO JUDICIAL SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Nº USO DEL DEPTO. DE ALMACÉN DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO Y ALMACÉN SOLICITUD DE BIENES Y/O SERVICIOS Bienes Servicios Teléfono: Reng. Cantidad Solicitada Unidad ARTÍCULO, MODELO, TIPO, COLOR, DIMENSIONES, ETC. Para uso del Almacén Cantidad a Código Precio Suministrar ESTOS MATERIALES SERÁN USADOS EN FIRMA DEL SOLICITANTE APROBADO IMPORTANTE: OBSERVACIÓN: Le agradecemos detallar las especificaciones técnicas necesarias, para evitar inconvenientes en la atención de los bienes y servicios solicitados. Los renglones cuyo nivel de existencia no sean reportados en la columna correspondiente, "No Serán Atendidos". Sólo se atenderán insumos de tintas, tóner y cintas para impresoras, máquinas de escribir y telefax de aquellos equipos pertenecientes a la institución.

14 Organo Judicial Nº de Página: 14/15 ANEXO No.1 FORMA: DAA/01 Fecha de Edición: Enero/2000 Nº de Revisión: 03 Fecha de Rev.: Septiembre/2006 INSTRUCTIVO: 1.0. OBJETIVO: Tramitar y registrar las Solicitudes de Bienes y/o Servicios en la Dirección de Abastecimiento y Almacén DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Día/Mes/A o: Colocar la fecha en que se realiza la solicitud Nº. Uso del Solicitante: Enumerar secuencialmente todas las solicitudes y colocar el número correspondiente Nº. Uso del Depto. de Almacén: Enumerar secuencialmente las solicitudes tramitadas por la Dependencia, asignándole una numeración interna secuencial Unidad Solicitante: Detallar el nombre de la unidad, despacho, tribunal, juzgado o departamento solicitante y colocar el sello del despacho Bienes/Servicios: Indicar con una (X) equis si lo solicitado es un bien o servicio Teléfono: Anotar el número telefónico del despacho, tribunal, juzgado o departamento solicitante Reng.: Enumerar secuencialmente los renglones, desde el primero hasta el último renglón solicitado Cantidad Solicitada: Colocar el número de unidades solicitadas Unidad: Identificar el tipo de unidad de medida (litros, galones, cajas, docenas, etc.) Artículo, Modelo, tipo, Color, Dimensiones, etc.: Describir con detalle las especificaciones del bien o servicio solicitado Código/Precio: Anotar el código establecido por el Almacén, para el artículo correspondiente. Si no hay en existencia y el bien debe comprarse, anotar el precio estimado Cantidad a Suministrar: Anotar la cantidad a despachar por el Almacén Estos materiales serán usados en: Indicar la actividad, programa o proyecto que serán utilizados los materiales solicitados Firma del Solicitante: Estampar la firma del funcionario (Magistrado, Juez, Secretario, Director, Jefe, etc.), autorizado para tramitar la Solicitud de Bienes y/o Servicios respectiva Aprobado: Firmar el funcionario autorizado para aprobar el suministro del bien o servicio: Secretario(a) Administrativo(a), Sub-Secretario(a) Administrativo(a), Director(a) de Abastecimiento y Almacén, Jefe(a) del Departamento de Almacén.

15 Organo Judicial Nº de Página: 15/ DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Departamento de Compras 3.2 COPIA: Departamento de Almacén 3.3. COPIA: Unidad Solicitante DISPOSICIONES GENERALES: - Las solicitudes de bienes que se envíen al Departamento de Almacén, deben ser coordinadas con el Asistente Administrativo del área.