PROCEDIMIENTO: ADQUISICIONES MERCADO PÚBLICO

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2 Página 2 de 5 1. PROPOSITO 1.1 Dictar las actividades relacionadas con el proceso de Adquisiciones a través del portal de Mercado Público 2. ALCANCE 2.1 El presente Procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.4 (Compras) de la Norma ISO 9001: PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS Nombre del Procedimiento Control de Documentos Control de Registro 4. DEFINICIONES 4.1 Jefe de Adquisiciones= Supervisor Chile-Compra 4.2 Operador Portal Chile-Compra= Funcionario encargado de completar e ingresar la información de los requerimientos solicitados en el sistema de compras públicas. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre el Jefe Administrativo y el Jefe de Adquisiciones. 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El Encargado de Recepción de Documentos de al recibir una Solicitud de Compra deberá verificar si esta corresponde a la compra de un equipo con consumo eléctrico para ser instalado en dependencias de la Facultad. De ser así deberá venir acompañada con el formulario de Verificación Técnica de Instalación de Equipo Eléctrico u otros caso contrario será devuelta al solicitante para que genere este último documento. 6.2 El Jefe de Adquisiciones recepciona la Solicitud de Compra y verifica firma del

3 Página 3 de 5 solicitante responsable, de los Departamentos o de Directores de Proyectos de Investigación. Si la recepción de la Solicitud de Compra es vía con firma digital, esta será aceptada y la responsabilidad de la solicitud será del propietario del emisor. 6.1 El Jefe de Adquisiciones recepciona Solicitud de Compra la que debe venir con la firma del responsable que autoriza el gasto e imputación de cargo y quien solicita la compra o licitación. 6.2 Una vez autorizada la Solicitud de Compra el Jefe de Adquisiciones verifica que la solicitud de compra cumpla con todos los requisitos administrativos. 6.3 El Jefe de Adquisiciones asigna N de Solicitud de Compra y N de resolución el que se registra en el archivo Control de Resoluciones. 6.4 Si Operador encuentra artículo en catálogo de Chile Compras (Convenio Marco), se procede a la compra directamente. 6.5 El Operador del Portal no encuentra producto solicitado en convenio Marco, publica la licitación y espera el tiempo definido en ella para el cierre de esta. 6.6 Si la Licitación especifica Garantías por Seriedad de la Oferta el proveedor deberá entregarla hasta una hora antes del cierre del Licitación en horario hábil, las cuales serán entregadas al Jefe de Adquisiciones (Supervisor Chile-Compra) las que enviará en custodia a Tesorería donde se firmará Control de Garantías, una copia queda en poder del Jefe de Adquisiciones, otra copia en Tesorería y el original al Oferente, en el marco de la ID de la licitación. 6.7 Una vez cerrada la Licitación, se revisan las ofertas resumidas en Acta de Adjudicación de Licitación y Anexos de los oferentes, que cumplan con las bases de la licitación, una vez generada el acta de adjudicación de licitación, se envía la solicitud en papel para su análisis y/o aprobación al solicitante. 6.8 Una vez tomada la decisión en conjunto con el Solicitante, el Jefe de Adquisiciones (Supervisor Chile-Compra) procede a adjudicar generando Resolución, incorporando todas las firmas de responsabilidad para posterior subirla al portal Chile-Compra. 6.9 Si la Licitación especificó Garantías por Seriedad de la Oferta se procede a hacer devolución de ellas, retirándola el Proveedor participante de la Licitación en Tesorería el que firmará la recepción conforme de esta en copia del Recibo de Garantías 6.10 El Operador del Portal Chile-Compra genera y envía electrónicamente la Orden de Compra al proveedor.

4 Página 4 de El Jefe de Adquisiciones solicitará al Proveedor la Garantía, en caso que las bases de licitación lo especifiquen o estas sean aconsejable solicitarlas, la que se registrará en el Libro Control de Garantías y seguirá igual procedimiento al señalado en el punto Si la oferta no cumple con lo solicitado o no llegan otras, el operador la declara desierta y archiva Declaración Desierta El Proveedor acepta la Orden de Compra, a través del portal Chile-Compra El Jefe de Adquisiciones o el Operador del Portal Chile-Compra hace recepción del producto, junto con la documentación Guía de Despacho o Factura, la que será firmada por la persona que retire el producto para su posterior aceptación, dejando copia digital de la Factura El Operador del Portal Chile-Compra avisa y envía el producto con los documentos respectivos al solicitante de la compra para su recepción conforme El Jefe de Adquisiciones o el Operador del Portal, previo visto bueno de documentación, envía a la recepción de la Unidad de la documentación respectiva El Jefe de la Unidad de envía la documentación a la Unidad de Finanzas para el control presupuestario, con los valores definitivos Una vez tramitada la Resolución en la Contraloría Interna se archiva correlativamente 7. REFERENCIAS 7.1 Manual de Adquisiciones. 7.2 Ley N /2003 sobre compras públicas 7.3 Decreto N 250 reglamento de compras públicas 8. REGISTROS Nombre Responsable Almacenamiento Solicitud de Compra Operador del Portal Orden de compras Verificación técnica de instalación de equipo eléctrico Operador Portal Orden de Compras Licitación Operador del Portal Orden de compras Acta de adjudicación de licitación y Anexos Operador del Portal Orden de Compras

5 Página 5 de 5 Orden de Compra Operador del Portal Orden de Compras Resoluciones Operador del Portal Archivo de Resoluciones Garantías Supervisor de Adquisiciones Tesorería Recibo de Garantías Tesorero Supervisor de Adquisiciones Control de Garantías Libro Control de Garantías Supervisor de Adquisiciones PC Declaración Desierta Operador del Portal Archivo Licitaciones Desiertas Guía de despacho Facturas Jefe de Contabilidad Egresos - Mes Control de Resoluciones Jefe de Adquisiciones Resoluciones Factura (Recepción) Jefe de Adquisiciones PC 9. LISTA DE PÁGINAS ACTUALIZADAS Revisión Fecha Actualización Modificación Página Ítem Síntesis modificación 0 28/09/ /08/ /08/ /06/ /06/ /06/ /10/ Se incluye registro factura (recepción) y se incluye redacción punto /11/ Cambio nombre de formulario de instalación de equipo eléctrico.