EMISION DE DOCUMENTOS DE CERTIFICACIÓN

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1 1. Objetivo: Otorgar la validez correspondiente a los estudios realizados de nuestros alumnos mediante la expedición de Certificados Totales y Parciales. 2. Alcance: Aplica para todos los niveles (Bachillerato, Licenciatura y Posgrado) de Universidad ETAC. 3. Definiciones: Certificado Total: Es el documento que expide Universidad ETAC a los alumnos que finalizan el plan de estudios validando haber acreditado al 100% los estudios realizados en la institución. Certificado Parcial: Es el documento oficial expedido por el área de Control Escolar, que contiene la certificación institucional de los estudios PARCIALES cursados y aprobados en su estancia en la institución de una carrera por un alumno NO EGRESADO. Duplicado de Certificado: Cuando se emite un Certificado (Total o Parcial) por segunda ocasión para ser entregado al alumno (a causa de extravío o maltrato). Equivalencia de Estudios: Se refiere al reconocimiento que realiza la Secretaría de Educación Pública (SEP) de la igualdad en el valor o naturaleza de los programas de asignaturas similares que forman parte de planes de estudios de dos instituciones distintas. Esta equivalencia es propuesta por la Universidad donde el estudiante se encuentra activo y se realiza con base en la revisión previa del plan y programas de estudios correspondientes. Historial Académico: Documento donde se establecen las asignaturas y calificaciones cursadas a una fecha determinada. Factura: Documento informativo sobre los pagos realizados en caja. 4. Insumos: Acta de nacimiento (original). Certificado de Secundaria (Bachillerato). Certificado de Bachillerato (Licenciatura). 4 Fotografías tamaño infantil, blanco y negro, papel mate con ropa clara; (para Bachillerato cabello recogido, sin aretes, sin maquillaje). Factura o ficha de depósito pagada y sellada. Historial académico. Certificado Parcial de Estudios (original), en el caso de ingreso por equivalencia. Equivalencia de Estudios (original), en caso de ingreso por equivalencia. 5. Resultados: Emisión y entrega del Certificado Parcial o Total de Estudios. 22 JULIO Corporativo 1 de 5

2 6. Responsabilidades: 4.1 Asistentes de Control Escolar El departamento de Control Escolar es el responsable de realizar las actividades esenciales para la emisión de certificados de estudios a los alumnos inscritos que hayan cumplido con los requerimientos correspondientes a los planes de estudios vigentes de Universidad ETAC. Validar contra expediente del alumno la información que será generada en sistema antes de proceder a la impresión de la documentación. Aplicar los registros y documentos necesarios para su desarrollo. Imprimir borrador de Historial Académico para la verificación y validación de la información. Cancelar los folios de Certificados emitidos con error no entregados al alumno. Revisar el correcto pegado de fotos, hologramas, sellado y firmas. 4.2 Rector del Campus Validar por medio de su firma los Certificados Totales y Parciales de estudios. 4.3 Coordinador de Control Escolar Validar mediante su firma los Certificados Totales y Parciales de estudios. 4.4 Jefe Asistente de Caja Realizar el cobro correspondiente a cada trámite. Validar el pago por medio de facturas. 4.5 Contador Auxiliar Contable Realizar el pago correspondiente de cada trámite. Validar el pago por medio de facturas. 4.6 Gestor Realizar el trámite correspondiente ante SEP 22 JULIO Corporativo 2 de 5

3 7. Desarrollo: Responsable No. Descripción de la Actividad 1. Acude a ventanilla del área de Control Escolar ASISTENTE DE CONTROL (VENTANILLA) 2. Orienta al estudiante sobre el proceso a realizar. Le entrega al estudiante la papeleta de autorización de pago y documentación requerida a entregar. 3. Paga en caja el importe del trámite. JEFE ASISTENTE DE CAJA 4. Recibe el pago. Entrega factura al estudiante CONTABLE Acude al área de Control Escolar (Ventanilla) y entrega la factura o ficha de depósito pagada y sellada junto con la documentación completa solicitada en la papeleta de autorización de pago. *Es necesario que la documentación esté completa para dar inicio al trámite. Revisar que los documentos para la expedición del Certificado de Estudios Total o Parcial estén completos. En caso de de ser ingreso por equivalencia, validar que en expediente se encuentre la resolución de Equivalencia de Estudios. Al reverso de la factura del estudiante se colocará la fecha de inicio y la fecha aproximada de entrega del trámite, de igual forma, se anotaran estos datos en la papeleta de solicitud de trámite junto con los datos del alumno (teléfono y correo electrónico). Revisa documentos. Está completa la documentación? SI: Ejecuta la actividad 8 NO: Solicita documentos faltantes. (No se podrá dar inicio al proceso si no se cumple con la documentación completa). Realiza el concentrado donde informa la cantidad de alumnos que entraron en el proceso de trámite de Certificado Total y Parcial, haciendo mención de su número de cuenta, nombre completo del alumno (comenzando por el Nombre), sexo, nacionalidad y número de ciclos cursados en la estancia en la institución. Entrega a la Coordinación de Control Escolar el concentrado de alumnos que solicitaron el trámite de Certificado Total y Parcial. Genera las actas de simplificación para la asignación de hologramas. Una vez asignados los hologramas se realiza el pago correspondiente, elaborando la Hoja de ayuda (E5) y envía al Contador General. Elabora solicitud de cheque. 22 JULIO Corporativo 3 de 5

4 CONTABLE 13. CONTABLE 14. Programa el cheque y efectúa el pago en el banco. Entrega a Dirección de Control Escolar la Hoja de Ayuda (E5) sellada por el banco. 15. Entrega Actas de simplificación a la Responsable de Zona de Servicios Escolares ya con el holograma asignado a cada uno de los alumnos para realizar el trámite de validación de los mismos ante SEP. GESTOR 16. Realiza el trámite correspondiente ante SEP. SEP 17. Recibe documento y sella el acuse. 18. Hace entrega de las Actas de Simplificación validando las mismas mediante un sello. GESTOR Recibe la información y hace entrega a la Responsable de 19. Zona de Servicios Escolares Autoriza la emisión de los Certificados Totales y Parciales. 20. Da inicio a la emisión de Certificados Emite Certificados, analizando el Historial Académico, validando que cumpla con el total de créditos para su carrera, verificando que los datos de los alumnos sean correctos por medio del Acta de Nacimiento, de igual forma, corroborando no se encuentren invadiendo ciclos de niveles inferiores al que se encuentran cursando. Concluida la impresión de cada uno de los certificados, se deberán colocar correctamente la foto y el holograma correspondiente y deberán ser cancelados por medio del sello institucional. *El sello colocado en el holograma se tendrá que cancelar con la firma de la Coordinadora de Control Escolar. Finalizado el proceso, todos los certificados emitidos, tendrán que ser firmados por la Rectora del Campus y la Coordinadora de Control escolar, validando de esta forma, la información emitida en dicho documento. Una vez concluido el proceso de emisión de Certificados se le hace entrega a los alumnos del Original de su Certificado (Total o Parcial) junto con la documentación original que en ese momento se encuentre resguardada en su expediente académico dentro de la institución (Acta de Nacimiento, Certificado de Bachillerato, Certificado médico) según sea el caso. Deberá indicar en la copia de su Certificado la documentación recibida por parte de los asistentes de Control Escolar y validar dicha información mediante su nombre completo, rúbrica y fecha de recibido. Firmará el libro de asignación de folios, indicando la fecha en la que recibe su trámite. 22 JULIO Corporativo 4 de 5

5 28. Resguarda la documentación firmada por el alumno en su expediente correspondiente, en el área de archivo. 22 JULIO Corporativo 5 de 5

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