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1 AUDITORIA GENERAL INFORME AG ( )

2 Revisión de conciliaciones bancarias Febrero 2014

3 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Que las conciliaciones bancarias se preparen con base en la información contenida en los estados bancarios y en los registros contables respectivos. Por qué es importante? Porque las conciliaciones bancarias permiten determinar, en forma oportuna, si se están presentando situaciones irregulares. Qué encontramos? Si bien no se determinaron situaciones irregulares, no se cuenta con un procedimiento para la preparación de las conciliaciones. Qué sigue? Elaborar un procedimiento que permita que las conciliaciones bancarias se realicen en forma adecuada. 1

4 Introducción El estudio se realizó en cumplimiento del programa de trabajo de la Auditoría General para el período 2014 y de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público y en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Objetivo general Comprobar la confiabilidad de los saldos y la adecuada presentación de las cuentas bancarias en el balance de situación. Objetivos específicos 1. Verificar la correcta elaboración de las conciliaciones bancarias. 2. Comprobar la autenticidad de los fondos. 3. Determinar la disponibilidad o restricciones de los saldos. 4. Constatar los registros contables correspondientes a las cuentas bancarias. 5. Analizar otros aspectos relacionados con las conciliaciones bancarias. Alcance La revisión abarcó el período comprendido entre julio de 2012 y diciembre de Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la Auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de 2

5 su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. 3

6 Observaciones 1. No existe un procedimiento escrito y debidamente aprobado por las autoridades correspondientes, en el que se contemplen todos los aspectos que se deben considerar en la preparación de las conciliaciones bancarias. 2. Sobre la cuenta bancaria n.º con el Banco de Costa Rica, se determinó que al : 2.1 Los siguientes depósitos se encontraban pendientes de contabilizar: Numero Fecha Monto , ,828, , ,575, ,934, ,995, Los siguientes cheques se encontraban pendientes de cambio por parte de los beneficiarios: Numero Fecha Monto , , , , , , , , Asimismo, se encontraron 74 cheques, todos del y por cada uno, emitidos a favor de distintas organizaciones comunales del cantón de Grecia que también estaban pendientes de cambio al El análisis efectuado de las conciliaciones bancarias de la cuenta n.º del Banco de Costa Rica, correspondiente al fondo para compras de asignado a la Proveeduría de FANAL, nos permitió determinar que durante un lapso de 7 meses (mayo a diciembre de 2013), solamente se giraron dos cheques: uno en setiembre por y otro en diciembre por

7 Conclusión Se evidencian en esta revisión deficiencias tales como: 1. Falta de un procedimiento escrito que contemple todos los aspectos que deben considerarse en la preparación de las conciliaciones bancarias. 2. Depósitos efectuados en meses anteriores al que no se han registrado. 3. Poca rotación de los recursos asignados al fondo de la Proveeduría de FANAL. Al Área de Logística Recomendaciones 1. Elaborar un procedimiento que contenga todos los aspectos relacionados con la preparación de las conciliaciones bancarias. (Observación n.º 1) 2. Corregir la situación expuesta en la observación n.º 2.1, referida a los depósitos pendientes de contabilizar al Efectuar un análisis de los cheques que al no habían sido cambiados por los beneficiarios y tomar las acciones que cada caso amerita. (Observación n. º 2.2) 4. Analizar la situación señalada en la observación n.º 3, y tomar las medidas que permitan dar un mejor uso a los recursos de la institución. Este informe fue comentado el con la Licda. Lilliana González C., coordinadora del Área de Logística, quien manifestó estar anuente a atender las recomendaciones antes expuestas. Nota: Para la atención de las recomendaciones se deben considerar las instrucciones giradas por el Ing. Carlos Cruz Ch., Gerente General, mediante el oficio GG No del , por medio del cual se atiende nuestro oficio No del ; documentos que pueden ser accesados en la siguiente dirección electrónica (instrucciones y políticas administrativas). 5

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