DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA REPÚBLICA

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1 Licenciado Guillermo Zúñiga Chaves Ministro MINISTERIO DE HACIENDA Estimado señor: 20 de marzo, 2007 FOE-SAF-0111 Al contestar refiérase al oficio No Asunto: Remisión del informe Nro DFOE-SAF , sobre el Primer informe preparado por esta Contraloría General, del estudio efectuado en la Dirección General de Auditoría Interna (DGAI) de ese Ministerio. Para su conocimiento y fines pertinentes, le remitimos el primer informe del estudio realizado en la Dirección General de Auditoría Interna de ese Ministerio. A continuación, se presentan los resultados del estudio. 1. INTRODUCCIÓN Origen del estudio. El estudio se efectuó en cumplimiento del plan anual de trabajo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Objetivo del estudio. Analizar la cobertura y oportunidad de los estudios contemplados en el Plan de Trabajo elaborado por la DGAI para el año 2007, que se relacionan con los controles internos financieros establecidos en el Sistema de Administración Financiera de la República (SAF), específicamente en las áreas de Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional, Crédito Público, Administración de Bienes y Contratación Administrativa Alcance del estudio. El presente documento constituye el primer informe del estudio que se está realizando en la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Hacienda. Los resultados consignados en este documento están referidos al análisis de los diferentes estudios contemplados en el Plan de Trabajo elaborado por la DGAI, para el año de 2007, que se relacionan con el Sistema de Administración Financiera de la República (SAF), específicamente en las áreas de Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional, Crédito Público, Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a efecto de evaluar la

2 2 suficiencia o alcance contemplado en los mismos, respecto a controles internos financieros, además de la oportunidad de ejecución de los mismos. Es importante mencionar que este análisis se realizó con la participación de las autoridades de la Dirección General de Auditoría Interna, por lo que dichos funcionarios conocen y comparten los resultados obtenidos en este examen. El trabajo se desarrolló con base en la normativa de fiscalización aplicable y tomó en consideración lo establecido en la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos (LAFRPP), No. 8131, la Ley General de Control Interno, No. 8292, el Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, entre otras normas Comunicación de resultados del estudio. Los resultados de este estudio fueron expuestos al Lic.Olman Saborío Alfaro, Auditor Interno a.i. del Ministerio de Hacienda, y a la Licda. Claire Chacón Rodríguez, Subauditora, el día 20 de marzo de RESULTADOS. 2.1 Aspectos generales de interés para el estudio. La Ley General de Control Interno, No de fecha 18 de julio de 2002, define por sistema de control interno, la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. La citada Ley indica, además, que la administración activa y la auditoría interna de los entes y órganos sujetos a esa ley, serán los componentes orgánicos del sistema de control interno. Así, es responsabilidad del jerarca y del titular subordinado, establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, y la administración activa es la responsable de garantizar su efectivo funcionamiento. Por su parte, a la Auditoría Interna le corresponde, como parte de sus deberes esenciales, evaluar la suficiencia y pertinencia del sistema de control interno de la entidad. Estas funciones y deberes son especialmente importantes en el caso del Ministerio de Hacienda, dada la trascendencia de sus funciones, y la materialidad y riesgos inherentes al sistema de administración financiera de la República.

3 3 En relación con lo anterior, en la disposición No. 2 del oficio No. 896, (FOE- SAF-0031), de fecha 31 de enero de 2007, emitido por esta Área de Fiscalización del Sistema de Administración Financiera de esta Contraloría, y remitido al Ministro de Hacienda en su oportunidad, se dispuso lo siguiente: Solicitar a la Dirección General de Auditoría Interna de ese Ministerio, una revisión del plan anual de auditoría 2007, con el fin de que ésta valore los estudios programados y en ejecución, referidos a evaluaciones del control interno financiero de los distintos subsistemas y sistemas de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Sistema de Administración Financiera, para efectos de que a la mayor brevedad se logre una cobertura apropiada en materia de control interno financiero y respecto de los objetivos establecidos en la Ley General de Control Interno antes dichos, y en consecuencia se realicen los ajustes que eventualmente correspondan a la programación de esa Auditoría Interna. En este sentido, resulta de gran interés la evaluación de aquellas área, que por su materialidad y riesgos inherentes, sean prioritarias, tales como tesorería y crédito público, contabilidad, administración de bienes y otros pertinentes. De conformidad con lo anterior, y al referirse nuestro análisis a los estudios contemplados en el plan de trabajo de la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda, específicamente en las áreas de Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional, Crédito Público y Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a continuación se presentan los resultados del estudio.: 2.2 Estudios referidos a la Contabilidad Nacional. El Plan de Trabajo para el año 2007 elaborado por la DGAI, detalla dos estudios relacionados con la Contabilidad Nacional: uno que comenzó el año pasado y que se continuo este año, previsto para terminar a finales del mes de marzo de 2007, y otro proyectado para ser ejecutado durante los meses de octubre a diciembre de este año, y que corresponde a una Evaluación del registro y control de las cuentas por cobrar. El primer estudio está referido al control interno de las principales actividades de la Contabilidad Nacional. En el segundo estudio se estableció como objetivo Evaluar los controles del procedimiento de registro y control de las cuentas por cobrar, a fin de determinar si los mismos son adecuados para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento normativo y la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones. La Contabilidad Nacional es el órgano rector del Subsistema Contable, que tiene como objeto proporcionar información sobre la gestión financiera y presupuestaria y

4 4 servir de apoyo al Sistema de Cuentas Nacionales. Algunos de los objetivos de la Contabilidad Nacional son: - Promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económica-financiera del sector público. - Promover la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, para apoyar las tareas de control y auditoría. - Obtener de las entidades y organismos del sector público, información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable. Dada la relevancia de los objetivos que establece la Ley General de Control Interno, y la materialidad y riesgos inherentes a los procesos que se efectúan en el área de Contabilidad Nacional, muy especialmente lo relativo a las funciones de promover el registro sistemático de todas las transacciones que afecten la situación económicofinanciera del sector público, tanto para promover un adecuado control de los recursos como para facilitar la toma de decisiones, es importante señalar que, si bien el referido estudio previsto en el plan de trabajo de la Auditoría Interna en la Contabilidad respecto a las cuentas por cobrar es importante, resulta insuficiente para tener un grado de cobertura razonable de los procesos, registro y control de las operaciones que se efectúan en esa Dependencia. Esta Contraloría considera que por la materialidad de las operaciones que se registran en la contabilidad y los riesgos inherentes asociados, así como por la importancia que tiene ese registro para mostrar la situación financiera y patrimonial de la administración financiera de la República, esa Auditoría debería contemplar en su plan de trabajo, en forma recurrente todos los años, una evaluación del control interno financiero, en relación con las principales cuentas de los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional. Estudios de este tipo, permiten visualizar o identificar presuntas debilidades o áreas potenciales de alto riesgo, por lo que una vez detectadas y corregidas las deficiencias, se establece una razonable seguridad de que las operaciones y los registros se ejecutan por parte de la Administración en una forma veraz, pertinente y oportuna. En relación con los estudios sobre el Sistema de Administración Financiera, debe indicarse que el auditor interno y subauditora del Ministerio de Hacienda, manifestaron que en el plan de trabajo de la DGAI para el 2007, adicionalmente se contempla, en cumplimiento de la Ley General de Control Interno, un programa de seguimiento de los informes emitidos por la propia Auditoría y por la Contraloría General de la República, que pretende, entre otros aspectos, fortalecer el control interno respecto de esta materia, aspectos que serán coordinados posteriormente con el Área de Seguimiento de Disposiciones de este Órgano Contralor.

5 5 2.3 Estudios referidos a la Tesorería Nacional y Crédito Público. De conformidad con el Plan de Trabajo de la DGAI, se programó la realización de un estudio en la Tesorería Nacional, en el período comprendido entre marzo y octubre de 2007, referente a la Evaluación del procedimiento de registro y control de la Deuda Pública, con el propósito de determinar si dichos procedimientos son adecuados para garantizar en forma razonable la salvaguarda de los recursos, la eficiencia y eficacia en las operaciones, el cumplimiento normativo y la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones. La Tesorería Nacional es el órgano rector del Subsistema de Tesorería, al cual le corresponde procurar el rendimiento óptimo de los recursos financieros del tesoro público. En este contexto, la Tesorería Nacional tiene como objetivos, entre otros, los siguientes: - Propiciar la recaudación adecuada de los ingresos correspondientes al tesoro público. - Realizar, de manera eficiente y eficaz, los pagos que correspondan. -Mantener al día el servicio de la deuda pública. Asimismo la LAFRPP creo el Subsistema de crédito público, que tiene dentro de sus objetivos la de promover la utilización adecuada del financiamiento por parte del Sector Público, y registrar adecuadamente la deuda pública interna y externa, entre otros aspectos. En virtud de lo anterior, y de común acuerdo con la DGAI, se consideró importante incluir dentro del Plan de Trabajo para este año, un segundo estudio relativo a una evaluación del control Interno financiero, respecto al manejo de ingresos y egresos en la Tesorería Nacional, incluyendo en dicho estudio un examen sobre el desempeño de la unidad de fiscalización que opera en esa Dependencia, todo sin perjuicio de otras prioridades o requerimientos que esa Auditoría Interna considere pertinente incluir en el referido Plan de Trabajo. 2.4 Estudios programados en administración de bienes y contratacion administrativa. Mediante la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, se creó el Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, que tiene diversos objetivos muy importantes en esta materia, y cuyo órgano rector es la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa tiene dentro de sus objetivos, los siguientes :

6 6 - Propiciar que los bienes y servicios se administren atendiendo criterios técnicos y económicos. Central. - Promover el mantenimiento adecuado de los bienes de la Administración - Propiciar que los bienes se adquieran oportunamente y a satisfacción del interés público, atendiendo los principios de publicidad y transparencia. De conformidad con el Plan de Trabajo de la DGAI para el año 2007, se programaron dos estudios referentes a la Contratación Administrativa, uno relacionado propiamente con los procedimientos utilizados para la contratación administrativa en materia informática, y otro sobre el cumplimiento de la contratación efectuada para el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera (SIGAF). No obstante lo anterior, no se incorporó en el Plan de Trabajo ningún estudio relacionado con la Administración de Bienes. En cuanto a este punto, la Dirección General de Auditoría Interna, propuso incorporar dentro del Plan de Trabajo para el 2007, un nuevo estudio para Evaluar los controles para la integridad y seguridad del sistema SIBINET, utilizando para ello, el software para auditoría denominado ACL. Es importante señalar que la incorporación de este estudio dentro del Plan de Trabajo para el 2007, tiende al cumplimiento de algunos de los objetivos básicos del control interno, cual es el de proteger y conservar el patrimonio público, pues se pretende determinar si los controles existentes garantizan que la información relacionada con la adquisición de bienes que se incluye en el Sistema SIBINET, y que da origen a registros contables en esta materia, es confiable, suficiente y oportuna. 3. CONCLUSIÓN. La Ley General de Control Interno, No.8292 de fecha 18 de julio de 2002, establece dentro de sus objetivos principales, los siguientes : e) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. f) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. g) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. h) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Uno de los componentes orgánicos del sistema de control interno lo es la Auditoría Interna, a la cual le corresponde, dentro de sus deberes escenciales, el de evaluar la suficiencia y pertinencia del sistema de control interno de la entidad. Dentro de este contexto, el análisis inicial efectuado por esta Contraloría General sobre el Plan de Trabajo de la Dirección General de Auditoría Interna para el año 2007,

7 7 permitió determinar que dados los fines y funciones de los subsistemas que conforman el Sistema de Administración Financiera de la República, así como de la materialidad y los riesgos inherentes asociados a dichos subsistemas, es necesario incorporar algunos nuevos estudios en dicho plan, relacionados con la evaluación de controles internos financieros en la Contabilidad Nacional, la Tesorería Nacional, Crédito Público, y la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, que se detallan en el aparte 2 del presente informe.. El conjunto de estudios sobre el control interno financiero que se realicen en relación con el Sistema de Administración Financiera de la República, tiene como objetivo la evaluación del funcionamiento de los controles internos financieros respectivos, valorar los riesgos existentes, determinar áreas críticas u otras medidas que ameriten una profundización o ampliación sobre temas o aspectos específicos, así como el señalamiento de responsabilidades, si procede, por eventuales incumplimientos del ordenamiento jurídico u otras situaciones relevantes. Es necesario señalar que la propuesta de incorporación de nuevos estudios en el plan de trabajo del 2007 de la Dirección General de Auditoría del Ministerio de Hacienda, se realiza sin perjuicio de cualesquiera otras prioridades que puedan derivarse posteriormente como resultado de nuevas circunstancias. 4. DISPOSICIONES. Con el propósito de atender las situaciones comentadas en este informe, esta Contraloría General gira las siguientes disposiciones: Al Ministro de Hacienda Disponer las acciones correspondientes para que la Dirección General de Auditoría Interna de ese Ministerio, se avoque de inmediato a la revisión y modificación del Plan de Trabajo de la DGAI para el año 2007, de tal manera que, adicionalmente a los estudios ya contemplados por esa Auditoría y referidos en los puntos 2.2, 2.3 y 2.4 de este informe, se incluyan en dicho Plan los nuevos estudios relacionados con la evaluación de los controles internos financieros existentes en las Direcciones de Contabilidad Nacional, Tesorería Nacional y Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a saber: evaluación del control interno financiero, en relación con las principales cuentas de los estados financieros que prepara la Contabilidad Nacional, estudio relativo a una evaluación del control Interno financiero, respecto al manejo de ingresos y egresos en la Tesorería Nacional, incluyendo en dicho estudio un examen sobre el desempeño de la unidad de fiscalización que opera en esa Dependencia, un estudio sobre los controles para la integridad y seguridad del sistema SIBINET. Ver los puntos 2.2, 2.3 y 2.4 de este informe. Debido a la importancia de estos nuevos estudios, es necesario que la ejecución de los mismos se programen en el menor tiempo posible durante el presente año

8 8 2007, y se continúe el fortalecimiento de los recursos requeridos por la Auditoría Interna de ese Ministerio. Asimismo para que el los próximos períodos, se programen en forma recurrente, la realización de evaluaciones del control interno financiero, en relación con los Subsistemas del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, (SAF) 4.2 Comunicar a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General, en los próximos quince días, el acuerdo tomado en relación con la disposición anterior. Atentamente Lic. Federico Castro Páez Gerente de Área CAVA/gcc ci: Lic. Walter Ramírez Ramírez, Gerente de la DFOE Dirección General de Auditoría Interna, Ministerio de Hacienda Archivo central (2) Expediente G:

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