Boletín Informativo. La Contabilidad Nacional

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1 Página 1 Contabilidad Nacional Boletín Informativo Volumen Nº6, 2010 Junio 2010 Contenido: Representantes de municipalidades del Gran Área Metropolitana, se reúnen para analizar experiencias de implementación de NICSP. Los beneficios y costos para Costa Rica, de la adopción e implementación de las NICSP. Representantes de municipalidades del Gran Área Metropolitana, se reúnen para analizar experiencias de implementación de NICSP. 1 2 El viernes 23 de julio, se reunieron alrededor de 70 funcionarios y funcionarias de las unidades contables y financieras, de las municipalidades del Gran Área Metropolitana, para analizar experiencias en la implementación de las NICSP. El evento fue organizado por la Asociación de Profesionales en Contabilidad y Finanzas del Régimen Municipal de Costa Rica, en la modalidad de taller. Contó con la participación de tres funcionarios de la Contraloría General de la República y tres de la Contabilidad Nacional, instituciones a las que la citada asociación, cursó invitación. Además de las intervenciones referentes a la apertura del evento, se contó con las siguientes exposiciones: NICSP 5: Provisiones, activos y pasivos contingentes. Implementación en la Municipalidad de Santa Ana. Exposición realizada por el Mag. Alberto Vega Castro. NICSP 17: Propiedad, planta y equipo. Implementación realizada en la Municipalidad de San Carlos. Exposición realizada por el Lic. Diego Madrigal Cruz. Retos en la implementación de las NICSP. Exposición que estuvo a cargo del Lic. Rodolfo Fonseca Pérez, de la Municipalidad de San José. NICSP 2: Estado de flujos de efectivo. Implementación realizada en la Municipalidad de San Ramón. Exposición realizada por la Licenciada Ligia Gutiérrez Moraga. La forma como se organizó el evento, contribuyó a promover la participación tanto con preguntas, como con intervenciones de los participantes que ayudaron a esclarecer los diversos temas tratados. La Contabilidad Nacional agradece a la Asociación de Profesionales en Contabilidad y Finanzas del Régimen Municipal de Costa Rica, la invitación recibida y les insta a seguir promoviendo eventos como estos que son de gran ayuda en el proceso de implementación de la nueva normativa contable internacional.

2 Página 2 Los beneficios y costos para Costa Rica, de la adopción e implementación de las NICSP. En el boletín anterior se trató lo relacionado con la función de la información financiera y sus principales características, así como la situación actual con respecto a la confiabilidad de la información financiera del sector público costarricense. Se analizaron las limitaciones del marco normativo vigente y la forma como se solventan los vacíos en cada institución. También las opciones que tenía el país para contar con un marco normativo contable integral y coherente, exponiendo las razones para adoptar e implementar las NICSP. Se hizo un breve recuento del camino recorrido, empezando por el hecho de que ya el país cuenta con un nuevo Plan General de Contabilidad Nacional debidamente aprobado y que cuenta con el criterio favorable de la Contraloría General de la República. Para concluir esa primera parte del artículo, se comentaron brevemente las tareas y retos que implica la implementación de las NICSP en las instituciones, señalando que eso requiere inversión de recursos; y que se requerirá profundizar en cada institución, en el análisis beneficio-costo, para presentar argumentos sólidos que convenzan a los nuevos jerarcas y su equipo cercano de la necesidad, no solo de apoyar el proyecto, sino de fortalecerlo para lograr holgadamente los objetivos de la implementación. Examinemos con más detalle las principales actividades que deben realizarse para implementar las NICSP y la inversión de recursos que requieren. Capacitación en normativa contable gubernamental Capacitación en normativa contable gubernamental: Las instituciones públicas para el desempeño de sus funciones, y más aún para brindar servicios de calidad a los ciudadanos; deben contar con personal idóneo, debidamente capacitado y motivado, para realizar un trabajo eficiente y contribuir eficazmente al cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. Esto también aplica al personal que trabaja en la gestión financiera institucional, particularmente al personal contable, el cual es el responsable de generar la información financiera que es usada no solo por las instancias de toma de decisiones institucionales, sino también como insumo para los estados financieros consolidados y los tomadores de decisiones a los demás niveles de la administración pública; además de sustento para la rendición de cuentas a los ciudadanos y otras partes interesadas en la gestión de los recursos públicos.

3 Página 3 Los beneficios y costos para Costa Rica, de la adopción e implementación de las NICSP La capacitación en contabilidad gubernamental es un tema que por lo general ha estado ausente en los planes de capacitación de las instituciones públicas. En algunas oportunidades se destinan recursos para que el personal contable participe en algún congreso o seminario de contadores o auditores, en que se tratan temas generales de la profesión. Sin embargo, la planificación de la capacitación del personal contable y de áreas relacionadas, en contabilidad gubernamental con el fin de mejorar la calidad de la información financiera institucional, es inusual. La adopción e implementación de las NICSP conllevó a que las instituciones involucradas en esa decisión, comenzaran a organizar procesos de capacitación no solo del personal contable, ya que en muchos casos se organizó capacitación para los equipos o comisiones de implementación y para personal de áreas relacionadas con el proceso contable o que suministran insumos para ese proceso. Esa capacitación ha sido vital para generar conciencia de la necesidad de trabajar en la superación de las debilidades de la información financiera y sus consecuencias; así como para retomar el análisis de los problemas a la luz de la teoría contable y la nueva normativa internacional adoptada. La capacitación en la nueva normativa contable es el reto de la implementación que en la mayoría de las instituciones se ha asumido de primero; no solo porque en una secuencia lógica de organización del proceso de implementación, así debiera ser, ya que se debe conocer lo que se va a implementar; sino también porque hay conciencia de la necesidad de capacitación en este campo, como medio para iniciar la superación de las debilidades de la información financiera. Los recursos invertidos en la capacitación en normativa contable y los que las instituciones tienen presupuestados para este y los años siguientes; son inversión en el fortalecimiento de una área vital de la gestión institucional, con resultados positivos a corto, mediano y largo plazo, no solo a nivel institucional, sino para el conjunto del sector público costarricense, y ahorrará recursos en otros campos como los de control y fiscalización, porque facilitará esos procesos. Sistemas de información integrados: A partir del análisis que hemos hecho de los planes de acción, de las consultas recibidas y de los informes de avance de las instituciones, se observa que el tema de los sistemas de información es un problema que están tratando de resolver o que tienen planeado resolver, muchas instituciones que adolecen de sistemas integrados que generen en forma automática los estados financieros institucionales. Sistemas de Información Integrados

4 Página 4 Los beneficios y costos para Costa Rica, de la adopción e implementación de las NICSP En estos casos, la adopción e implementación de las NICSP, les ha permitido incorporar a sus proyectos y planes de solución de sus problemas informáticos, los requerimientos de la nueva normativa contable; con lo cual el desarrollo de sus nuevos sistemas integrados de una vez adaptados a la nueva normativa contable, es un solo proceso que no requiere recursos adicionales a los que ya tenían previstos. Las instituciones públicas que cuentan con sistemas integrados que aún tienen una vida útil amplia, van a requerir la realización de ajustes para que esos sistemas puedan procesar la información contable y generar estados financieros con base en NICSP. Esos recursos que en la mayoría de los casos ya están presupuestados, constituyen una inversión que les va a posibilitar la generación de información financiera de más calidad y que va a cumplir con los requerimientos de la Contabilidad Nacional para efectos de consolidación. En los casos de órganos desconcentrados con pocos recursos, cuyos procesos contables los realizan en hojas electrónicas, puede ser que puedan continuar llevándolos de esa forma; o deban presupuestar los recursos para adquirir sistemas informáticos adecuados a sus necesidades. Esa inversión conllevará procesos contables más eficientes que liberarán recursos humanos para fortalecer otros aspectos de la información financiera como mejorar la calidad del análisis. Plan de cuentas, políticas y procedimientos contables: La ejecución de las tareas relacionadas con este tema, se facilitan en gran medida, al tener el nuevo Plan General de Contabilidad Nacional que suministra las bases para que cada institución pueda contar con su propio plan contable, tal y como fue sugerido en el Boletín N El esfuerzo principal se centra en la elaboración formulación de políticas contables específicas y en la elaboración de los manuales de procedimientos operativos y contables. Unas instituciones están realizando o planean realizar este trabajo con su propio personal, lo cual no implica inversión de recursos adicionales. Otras instituciones están recurriendo a la contratación de servicios de consultoría para realizar esta y otras tareas del proceso de implementación de las NICSP. En estos casos si se requieren recursos adicionales a los ordinarios de la operación institucional. Hay otras actividades importantes del proceso de implementación como las relacionadas con inventarios, bienes y depuración de cuentas; pero las tres expuestas anteriormente, son las que probablemente requieran incorporar recursos presupuestarios adicionales en mayor medida. Sin embargo, como hemos visto, son inversiones que en la mayoría de los casos se deben realizar para solventar debilidades importantes del proceso contable institucional. La implementación de las NICSP es una oportunidad para resolverlas en forma Plan de cuentas, políticas y procedimientos contables

5 Página 5 Los beneficios y costos para Costa Rica, de la adopción e implementación de las NICSP definitiva y sobre una base sólida, que le permitirá a la institución contar con información financiera confiable, oportuna, comparable y apta para la preparación de los estados financieros consolidados. Este repaso sobre los beneficios que implica para el sector público costarricense, la adopción e implementación de las NICSP y los costos que conlleva ese proceso, debe llevar a la conclusión de que si bien se necesitan recursos adicionales a los usuales para invertir principalmente en capacitación, sistemas de información y políticas y procedimientos contables; en muchos casos, son recursos que se deben o debieron invertir para corregir problemas que se vienen arrastrando desde hace tiempo, y que no permiten contar con información financiera confiable, oportuna y apta para consolidar. En todo caso, son inversiones estratégicas en los sistemas de gestión financiera institucionales, cuyos beneficios superan con holgura, los costos en que se debe incurrir. En estos momentos hay alrededor de doscientas instituciones que están avanzando en el proceso de implementación de las NICSP, además del Poder Ejecutivo, cuyo proceso contable lo realiza la Contabilidad Nacional, que también está trabajando por la implementación de las NICSP, en ese proceso contable. Depuración de cuentas

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