ORD.: Nº 27 REF.: Auditoria a Conciliación Bancaria a Marzo La Florida, Marzo 22 de 2010.

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1 MUNICIPALIDAD DE LA FLORIDA DIRECCIÓN DE CONTROL ORD.: Nº 27 REF.: Auditoria a Conciliación Bancaria a Marzo La Florida, Marzo 22 de DE: DIRECCIÓN DE CONTROL A: SR. RICARDO ZEPEDA C., ADMINISTRADOR, MUNICIPALIDAD DE LA FLORIDA De acuerdo a nuestro plan de Auditoría 2.010, esta Unidad ha procedido a revisar la conciliación bancaria al 31 de Diciembre de 2009 y cobro posterior de cheques girados y no cobrados, hasta el 17 de marzo del presente. Objetivo : Evaluar, validar y emitir opinión fundada sobre la aplicación de la herramienta de Conciliación del Sistema SMC y su adecuada operatoria. Orientado a validar la razonabilidad del Saldo Contable de la cuenta Disponibilidad. I) ANTECEDENTES 1) Al 31 de Diciembre se nos informa la siguiente composición de la Conciliación Bancaria de la cuenta de fondos Municipales. Saldo Contable según libro mayor $ Cheques Girados y No cobrados Cheques Cobrados No conciliados ( ) Total $ Depósitos Efec.NO conciliados ( ) Depósitos S/cartolas,No conciliado Total ( ) Saldo Conciliación $ Saldo según Cartola banco $

2 Saldo contable según mayor: Al emitir el libro mayor de la cuenta Fondos Ordinarios Cta. Cte. Nº , presenta un saldo de $ , que concuerda con el saldo consignado en la conciliación. Cheques Girados y No cobrados: Del detalle entregado por la unidad de finanzas, esta Dirección revisó el cobro posterior de los cheques, contrastando el listado con las cartolas de enero febrero y hasta el 17 de marzo del presente año, se constató que existen cheques pendientes de los años 2005 al 2008, por un monto de $ , que no han sido ajustados, situación que altera el saldo contable, el que aparece disminuido por dicha cantidad, mostrando una disponibilidad inferior a lo real. Lo mismo para cheques del año 2009 y que tengan más de tres meses, y se encuentran caducados, deben ser reversados contra una cuenta de obligación, puesto que al no cobrarse, el municipio sigue manteniendo esa deuda, pero debe mostrarse en una cuenta acreedora, no rebajando la disponibilidad. Se adjunta anexo con detalle. Al 31 de diciembre el monto de cheques girados no cobrados, ascendía a $ , de la conciliación hecha por esta Dirección, con las cartolas de enero febrero y hasta el 17 de marzo de 2010, se comprobó el cobro de $ Cheques Cobrados No conciliados: Este monto asciende a $ , el que según análisis, corresponde a documentos que no han sido girados en la contabilidad, y que han sido cobrados, por tanto aparecen en la cartola bancaria. Resulta ilógico suponer, que nos pueden cobrar un cheque que nunca hemos girado, tema preocupante, que se agrava con la falta de análisis. Al hacer un análisis detallado, esta unidad pudo verificar que existe un monto de $ , girado a nombre de Aguas Andinas y que efectivamente fue cobrado el día 31 de diciembre de 2009, pero que no fue conciliado por el sistema, debido a que no tiene número asignado, esto explica que haya quedado pendiente en los cheques girados no cobrados y también en los movimientos de banco no calzados con la contabilidad. Este monto debe ajustarse y ser conciliado nuevamente, para que desaparezca como pendiente en ambas partes. Queda un saldo de $ , que no fue posible de hallar, puede corresponder a uno o varios movimientos, que vienen de arrastre, de ahí la importancia de realizar análisis periódicos mensuales, para detectar estas diferencias y ajustarlas en el mismo período. Se adjunta anexo con detalle. Depósitos Efectivos NO conciliados Según informe de conciliación, se trata de depósitos o cargos de la entidad no registrados por el banco, por un total de $ , de los cuales $ , corresponden a movimientos entre los años 2006 y 2008, y $ al año Resulta preocupante pensar que existen depósitos en nuestra contabilidad, que el banco no haya registrado, y que como municipio no hayamos dado cuenta, de estos supuestos faltantes, aunque al hacer un análisis más acabado, podríamos determinar que se trata en 2

3 su mayoría de ajustes contables que no se han hecho, producto de que no se analizan las partidas. Se adjunta anexo con detalle. Depósitos S/cartolas,No contabilizados Corresponde a depósitos o abonos del banco, no contabilizados en la Municipalidad, por un monto de $ , según informe de conciliación, situación igualmente preocupante que el ítem anterior, a simple vista pareciera que existen montos no contabilizados, depósitos que no están reconocidos en la contabilidad. Cabe además, señalar que existe una diferencia en la información del detalle informado por finanzas, respecto del informe de conciliación, lo que arroja una diferencia de $ Saldo según Cartola banco $ Se validó el saldo informado, con la cartola del banco al 31 de diciembre de 2009, no encontrando diferencias. OBSERVACIONES 1) Al hacer un análisis (Adjunta Anexo Detalle), se han podido visualizar partidas que se repiten en Depósitos Efectivos NO conciliados y Cheques Girados y No cobrados, corresponden a cheques anulados y que no se calzaron por no tener número de documento o por quedar ingresados con pesos de diferencia. Debe ajustarse, realizar la corrección pertinente y volver a conciliar para que se calcen las partidas pendientes. 2) Dentro de las columnas Depósitos Efectivos NO conciliados y Depósitos S/cartolas,No contabilizados, existen movimientos con saldo positivo y negativo, que corresponden a anulación de partidas, pero que no se calzaron con la conciliación, se debe revisar el procedimiento. Todas esas partidas deben desaparecer. 3) Los cheques girados y no cobrados dentro del plazo legal de 2 meses dentro de la plaza y tres meses fuera de plaza, deben ser reversados (anulados), y la obligación traspasar a una cuenta acreedora, hasta que se solicite el pago, en su defecto y considerando la antigüedad (cheques del año 2005 en adelante), se deben castigar y realizar el ajuste pertinente. 4) Resulta inaceptable que una conciliación bancaria presente saldos pendientes, tales como, Depósitos efectivos no conciliados o Depósitos en banco no contabilizados, dado que el control de los recursos que ingresan en nuestras cuentas bancarias, deben ser prioridad en la organización, por tanto el análisis y revisión deben ser diarios y corregir los errores de forma inmediata. 3

4 5) En el informe de conciliación analizado, para los depósitos pendientes, existe una partida que presenta saldo positivo y otra saldo negativo: Depósitos Efectivos.NO conciliados ( ) Depósitos Según cartolas, No conciliado Diferencia ( ) Si bien estos montos, pueden tener explicación en cuanto a que se compensarían el uno al otro, y solo falta realizar los ajustes contables, aún así existe un monto de $ (la diferencia), que no tiene explicación, es decir, nuestra contabilidad registra un monto mayor a lo registrado en el banco, cómo se puede asegurar que este monto no está abultando un saldo de banco, y que no corresponde disponer de estos fondos? O que el banco no ha registrado ingresos en nuestra cuenta y nosotros no hemos tomado las medidas del caso, para proceder a su cobro?, en cualquiera de los dos casos, es el patrimonio municipal el que se está vulnerando, lo que resulta preocupante. RECOMENDACIONES: 1) En el caso de los cheques girados y no cobrados, desde el año 2005 al 2008, según se menciona en el Nº4 de las observaciones, esta Dirección de Control recomienda hacer los ajustes pertinentes, que la Contraloría General de la República señala en OFICIO CGR N DE 2007, Manual de procedimientos contables para cheques caducados por vencimiento del plazo legal de cobro: CONTABILIZACION MOVIMIENTOS FINANCIEROS Reconocimiento de la obligación financiera por cheques girados y no cobrados. DEBE HABER BANCO ESTADO XXX BANCOS DEL SISTEMA FINANCIERO XXX DOCUMENTOS CADUCADOS XXX Pago de obligaciones financieras por cheques girados y no cobrados DOCUMENTOS CADUCADOS XXX BANCO ESTADO XXX BANCOS DEL SISTEMA FINANCIERO XXX Ajuste por la prescripción legal de la deuda. XXX C x C OTROS INGRESOS CORRIENTES - OTROS OTROS INGRESOS XXX 4

5 Aplicación al ingreso presupuestario DOCUMENTOS CADUCADOS XXX C x C OTROS INGRESOS CORRIENTES -OTROS XXX NOTAS EXPLICATIVAS Los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos, originarán una regularización de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligación en la cuenta Documentos Caducados. En el evento que no se hagan efectivas las obligaciones de pago y se produzca su prescripción legal, los valores deben reconocerse como Ingresos Propios en las cuentas de Deudores Presupuestarios correspondiente. 2) A su vez, para los depósitos contabilizados no conciliados, pendientes entre los años 2006 y 2008 por un monto ascendente a $ , se debe realizar ajuste calzando con las partidas pendientes en depósitos en banco NO conciliados aplicar criterio anterior, es decir ajustar la disponibilidad contra una cuenta complementaria deudora, hasta que se esclarezca su origen. Sin perjuicio de lo anterior y tratándose de lo señalado en los números 1 y 2 precedentes, la entidad edilicia deberá disponer una investigación, para determinar responsabilidades por la NO aplicación de las normas impartidas por contraloría, y negligencia en la aplicación de procedimientos contables, que pudieran eventualmente perjudicar el patrimonio municipal, toda vez que el desorden administrativo conlleva un riesgo de mal uso y desvío de fondos públicos. 3) De la misma forma, deberán previo análisis y emisión de informe, ajustarse las partidas pendientes del año 2009, considerando que las transacciones del año 2009, son más recientes y el personal a cargo está trabajando en la Dirección de Administración y Finanzas actualmente, debe realizarse un examen exhaustivo de las partidas pendientes en conciliación y hacer los ajustes pertinentes. Enviar copia del informe y asientos de ajuste a esta Dirección de Control. CONCLUSIONES 1) Se está utilizando la aplicación de SMC Conciliación bancaria, pero no se realiza un análisis de las partidas pendientes que resultan del informe de conciliación, ni ajuste posterior a fin de regularizar. 5

6 2) La Herramienta Conciliación Bancaria, del sistema SMC, funciona si se ejecuta correctamente, no basta con imprimir el informe de conciliación, se debe revisar y analizar. A través de esta herramienta podemos visualizar errores contables, o simples omisiones que afectan, para que los movimientos no sean calzados. Como herramienta resulta muy útil, pero debe realizarse el análisis pertinente, de manera oportuna. Si diariamente se investiga el origen de las partidas pendientes y se regulariza inmediatamente, evitaremos que se acumule gran cantidad de montos no ajustados, dificultando el análisis. 3) Se debe conciliar el saldo contable diariamente, cada día se deben contabilizar los depósitos que aparecen en cartola y que no se han contabilizado, verificar los aportes externos de programa, identificar y contabilizar de manera oportuna. Cada movimiento pendiente debe ser analizado y corregido dentro del mismo día, por la gran cantidad de movimientos que registra la contabilidad Municipal, no se pueden acumular movimientos pendientes, puesto que se hará más difícil el análisis y su posterior corrección. 4) A la luz de los antecedentes, no se puede otorgar razonabilidad a los saldos contables bancarios al 31 de diciembre de Saluda atentamente a usted, ARTURO MOLINA ZAMORA DIRECTOR DE CONTROL AMZ\CMU\KPR\cmu -Distribución: -destinatario - Dirección de Administración y finanzas -archivo-corr. 6

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